Event-Management-Software: Braucht mein Unternehmen das überhaupt?

Sie überlegen, ob Ihr Unternehmen eine Event-Management-Software anschaffen sollte? In diesem Artikel erfahren Sie die acht häufigsten Anzeichen dafür, dass Event-Management-Software Ihrem Unternehmen wirklich helfen kann. Zunächst ist es aber wichtig, zu verstehen, was diese Technologie überhaupt macht.

Was ist Event-Management-Software?

Unter Event-Management-Software versteht man ein Tool, mit dem Veranstaltungsplaner mehrere Eventtechnologien verwalten können – von einer einzigen Plattform oder einem Backend aus. Event-Management-Plattformen bieten Funktionen, die den gesamten Veranstaltungszyklus beeinflussen – von Marketing über Vor-Ort-Betreuung bis zu Nachbereitung. (Ist das nicht der Fall, handelt es sich wahrscheinlich nur um eine Einzellösung.)

Event-Management-Software kann einige oder viele der folgenden Funktionen umfassen:

• Planung
• Budgetierung
• Team-Management
• Registrierungswebsite und Ticketsystem
• Event-Marketing (inklusive E-Mail- und Social-Media-Marketing)
• Event-Apps
• Interaktion vor Ort (Teilnehmer-Networking, Gamification und/oder Benachrichtigungen)
• Publikumsinteraktion (Live-Abstimmungen, Fragen an den Referenten etc.)
• Sponsorenpromotion und -verwaltung
• Digitale Beschilderung
• Umfragen
• Datenbibliotheken
• Berichterstattung und Statistiken
• Suche und Verwaltung der Eventlocation

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Sollten Sie eine Event-Management-Software anschaffen?

Sie fragen sich bestimmt, ob der Kauf einer Event-Management-Plattform sich wirklich lohnt. Überwiegen die Vorteile den Aufwand an Zeit und Ressourcen für den Einkauf der Technologie, die Schulung und die Einrichtung? Vielleicht nutzen Sie schon mehrere unterschiedliche Einzellösungen, um Ihr Event zu verwalten und Ihre Teilnehmer einzubinden (wie etwa einzelne Tools für Registrierung, eine Event-App, E-Mail-Marketing und Umfrage-Tools).

Jede Art von Organisation und Veranstaltung kann von Event-Management-Plattformen profitieren. Dazu zählen auch externe Veranstaltungsplaner und Agenturen, die mehrere Kunden von einem Backend aus verwalten müssen.

Hier sind die wichtigsten Anzeichen dafür, dass Ihr Team von einer einheitlichen Event-Management-Plattform profitieren kann:

Zeichen Nr. 1: Mehr als 5 Tools werden momentan benutzt, um Ihre Events zu verwalten und aufzuwerten.

Jonglieren Sie mehrere verschiedene Eventtechnologien, damit Ihre Teilnehmer vor, während und nach der Veranstaltung aktiv dabei sind? Dann könnten Sie von der Nutzung einer einzigen Plattform profitieren.

Es wäre leichter für Ihr Team, eine einzige Anwendung zu erlernen und zu benutzen, als separate Logins und Training-Sessions für jedes einzelne Tool zu benötigen. Damit sind z. B. Tools für Ihre Registrierung, Umfragen, Event-App, Publikumsinteraktion, Netzwerken und digitale Beschilderung gemeint.

Mit einer einzigen Event-Management-Plattform könnten Sie auch Zeit einsparen, da Ihr personalisiertes Design oft für mehrere Produkte gleichzeitig gilt. Dadurch müssen Sie nur eine Anwendung konfigurieren anstatt mehrere.

Zeichen Nr. 2: 1–2 andere Abteilungen (außer Ihrer eigenen) müssen Ihnen helfen, Ihre Technologie zu verwalten.

Brauchen Sie Hilfe von einem weiteren Team oder einer anderen Abteilung innerhalb Ihrer Organisation, um Ihre Eventtechnologien zu verwalten – etwa IT, Produktentwicklung, Finanzen, Vetrieb oder Marketing? Das kann Sie daran hindern, Ihre Veranstaltung effizient durchzuführen.

Eine einzige Plattform heißt, Sie können als Veranstaltungsplaner Ihr Event so ausrichten, wie Sie möchten. Sie können einfach Änderungen vornehmen, ohne warten zu müssen oder eine komplizierte Befehlskette zu durchlaufen. Am Ende sparen Sie Zeit, verbessern die Kommunikation und können Ihre Technologie leichter kontrollieren.

Zeichen Nr. 3: Sie teilen sich Lizenzen/Verträge für Ihre Eventtechnologie mit 1–2 anderen Abteilungen (außer Ihrer eigenen).

Geteilte Lizenzen für Ihre Event-Marketing- und -Management-Tools können verschiedene Probleme verursachen. Erstens gibt es oft nur eine beschränkte Anzahl von Nutzerzugängen für Ihr Team, da andere Personen in Ihrer Organisation ebenfalls Zugang brauchen. Zweitens rechnen viele Anbieter von Event-Management-Lösungen pro Zugang oder Nutzerlizenz ab.

Lizenzen und Tools zu teilen mag für einige Organisationen ökonomisch sein. Gleichzeitig wird es dadurch schwieriger, bei Unzufriedenheit den Anbieter zu wechseln oder den Preis zu verhandeln, da andere Abteilungen in den Entscheidungsprozess involviert werden müssen.

Zeichen Nr. 4: Sie können den Preis für Eventtechnologie nicht verhandeln.

Wenn Sie getrennte Einzellösungen verwenden, ist es oft schwierig, Ermäßigungen oder Zusatzfunktionen herauszuhandeln. Ihre Ausgaben pro Anwendung sind meistens zu niedrig dafür. Wenn Sie sich hingegen auf einen Anbieter beschränken und dort mehr investieren, z. B. für verschiedene Anwendungen oder mehrere Events, kann das Ihre Abrechnung vereinfachen und erhöht die Chancen auf einen Extra-Rabatt.

Zeichen Nr. 5: Ihre Eventtechnologien sind nicht integriert.

Wenn Ihre Anwendungen die Daten nicht automatisch miteinander teilen, müssen Sie mehr Zeit investieren, um die Daten in jedes einzelne Tool hochzuladen. Wenn Sie z. B. getrennte Registrierungs- und E-Mail-Marketing-Tools haben, müssen Sie meistens eine Teilnehmerliste aus dem Registrierungstool herunterladen und auf Ihrer E-Mail-Marketing-Plattform wieder hochladen, um Teilnehmern wichtige Updates schicken zu können. Ändern sich diese Daten – etwa wenn eine neue Person sich für Ihr Event registriert – müssen Sie die Daten erneut hochladen. Dadurch können Fehler entstehen und Sie laufen Gefahr, dass versehentlich veraltete Versionen benutzt werden.

Software-Integrationen zwischen Eventtechnologien können dieses Problem lösen. Somit fließen Daten automatisch in Echtzeit. Vorausgesetzt natürlich, dass die verschiedenen Anbieter diese zur Verfügung stellen und Sie das nötige Budget für mögliche Einrichtungskosten haben. Eine einzige Plattform sollte jedoch keine Integrationen zwischen ihren Produkten benötigen, weil alle Daten im gleichen System beherbergt werden. Dieser automatische Datenfluss erspart Ihnen Zeit und verhindert Probleme mit verschiedenen Dateiversionen.

Zeichen Nr. 6: Berichte erstellen und Daten sammeln erfordert Einloggen bei verschiedenen Tools.

Wenn Sie mehrere Einzellösungen verwenden, müssen Sie für die Auswertung oft verschiedene Berichte herunterladen und Daten manuell in Excel zusammenführen, um aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten. Das macht es sehr mühselig, Einblicke in das gesamte Teilnehmererlebnis zu erhalten und zu teilen. Eine einzige Plattform reduziert die benötigte Zeit für das Sammeln und Exportieren von wichtigen Veranstaltungsdaten. So erhalten Sie schneller die Ergebnisse, die für Ihre Stakeholder von Interesse sind.

Zeichen Nr. 7: Sie veranstalten mehrere Events pro Jahr oder haben mehrere Teams, die Veranstaltungen planen.

Eine einzige Lösung zum Verwalten mehrerer Events und Teams kann die Veranstaltungsplanung erleichtern. Erstens ist es einfacher, bestimmte Aspekte verschiedener Veranstaltungen zu finden, zu organisieren und zu bearbeiten (anstatt mehrere Events und Logins pro Tool zu haben). Zweitens ist es leichter, mehrere Events bei Ihrem Publikum zu bewerben und zu vermarkten oder Teilnehmerdaten für mehrere Veranstaltungen anzuzeigen.

Außerdem ermöglicht eine einzige Plattform es Ihnen, Daten von mehreren Events schneller und leichter zu vergleichen, z. B. von Jahr zu Jahr. Angenommen, Sie ersetzen eine Ihrer separaten Eventtechnologie-Einzellösungen von einem Jahr zum nächsten. Das könnte heißen, dass Ihre Daten und Erkenntnisse weg sind oder sich nicht mit dem neuen Tool vergleichen lassen.

Zeichen Nr. 8: Sie und/oder Ihre Technikabteilung haben Probleme damit, Ihre ganzen Event-Tools zu erlernen und einzurichten.

Damit mehrere Personen in Ihrem Team die Eventtechnologie-Tools benutzen können, sind Trainings unabdingbar. Diese Schulungen können bei Einzellösungen sehr zeitintensiv sein, da diese oft tiefgehende Funktionen für ihre spezifische Aufgabe anbieten. Professionelle Marketing-Automation- oder CRM-Tools erfordern oft lange Kurse, bis man sie meistert – wofür die meisten Planer weder Zeit noch Lust haben.

Fehlt es Ihrem Team an Personen mit den technischen Fähigkeiten, um die Tools zu verwalten und anzupassen? Dann kann das den Planungsprozess verlangsamen und die kleinsten Veränderungen schwierig machen. Eine Event-Mangement-Plattform vereinfacht das Lernen, Benutzen und Anpassen Ihrer Eventtechnologie, weil die Produkte so entwickelt wurden, dass sie zusammenarbeiten und sich auf die Bedürfnisse des Veranstaltungsplaners konzentrieren.

Wenn Ihnen die Hälfte der oben beschriebenen Situationen bekannt vorkommt, können Sie von Event-Management-Software profitieren. Erfahren Sie mehr über die EventMobi Experience Manager Plattform für Veranstaltungsplaner.

Was sind die Nachteile beim Kauf einer Event-Management-Software?

Einige mögliche Nachteile der Benutzung einer Event-Management-Software:

• Die Kosten können hoch sein, wenn Sie bisher kostenlose oder nur einmalig nutzbare Tools verwendet haben. Viele Event-Mangement-Plattformen können kostspielig sein (besonders für größere Unternehmen). Oft funktionieren sie nach dem Abo-Prinzip und erfordern einen ganzjährigen Vertrag anstatt Abrechnung pro Event. Halten Sie Ausschau nach Plattformen mit flexiblen Preisoptionen, basierend auf den verwendeten Funktionen, Anzahl der Teilnehmer und/oder Anzahl der Veranstaltungen – je nachdem, was für Ihre Organisation am besten ist. 
• Event-Management-Plattformen haben oft weniger tiefergehende Funktionen als Einzellösungen. Einzellösungen werden in der Regel dafür gebaut, nur eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen – und das außerordentlich gut. Halten Sie Ausschau nach Plattformen, die zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten bieten. Wägen Sie auch die Vor- und Nachteile bestimmter Funktionen ab, auf die Sie vielleicht verzichten müssen, um zu sparen.
• Nicht alle Event-Management-Software-Tools werden von derselben Firma entwickelt. Es gibt auch Event-Management-Software, die aus verschiedenen zusammengekauften Eventtechnologie-Lösungen besteht. Diese bauen natürlich nicht alle auf derselben Plattform auf, wodurch Fehler bei der Auswertung und Datenübertragung entstehen können. Außerdem wird es dadurch schwerer, die verschiedenen Produkte zu erlernen. Damit fällt einer der Hauptgründe für die Verwendung einer einzigen Plattform weg. Wenn Sie einen Anbieter in Betracht ziehen, bei dem dies der Fall ist, fragen Sie nach einer Produktdemo, in der mehrere Produkte gezeigt werden.
• Einige Anbieter von Event-Management-Software berechnen hohe Gebühren für API-Integrationen. Fragen Sie während des Kaufprozesses nach Integrationsservices oder Einrichtungskosten. Erkundigen Sie sich auch, ob es einen offenen REST-API-Key gibt, den Ihr Team für Integrationen benutzen kann. Dies kann sehr hilfreich sein, wenn Sie jemanden mit Technikwissen im Team haben, der die Integration bauen kann (was Ihnen einige Kosten erspart).

Wie Sie die Anschaffung von Event-Management-Software durchsetzen

Folgende Vorteile kann die Einführung einer Event-Management-Software haben:

• Verbesserter Kaufprozess
  • Zeitersparnis bei der Recherche mehrerer Tools während des Kaufprozesses
  • Vereinfachte Abrechnung durch weniger Anbieter
  • Kann kosteneffizienter sein als eine Lizenz für Einzellösungen
  • Bessere Möglichkeit zur Kostenverhandlung bei nur einem Anbieter
• Zeitersparnisse
  • Einfacheres Erlernen von einer einzigen Plattform als von mehreren Anwendungen
  • Verwaltung eines einzigen Teams vs. Zusammenarbeit von mehreren Abteilungen
  • Vereinfachte Auswertung
• Optimiertes Event-Management
  • Mehrere Produkte teilen sich Dateien und personalisiertes Design
  • Vereinfachte Verwaltung des Teams und mehrerer Events
  • Ggf. keine Einrichtung von Integrationen zwischen zahlreichen Tools erforderlich

Es ist wichtig, dass die gewählte Lösung auch Integrationen anbietet (ready-to-use oder persönlicher Integrationsservice), da Sie vielleicht weiterhin Tools verwenden möchten oder müssen, die Ihre Organisation bereits benutzt.

Außerdem sollten Sie eine Plattform mit vielen Anpassungsoptionen wählen, damit sie genau auf Ihre Veranstaltung zugeschnitten werden kann. Insbesondere, wenn Sie an die komplexen Funktionen gewöhnt sind, die Einzellösungen mitunter anbieten.

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