Buenas Prácticas para Obtener Feedback con una App de Eventos

Cuando se trata de enviar encuestas para obtener retroalimentación en tu evento, mientras más rápido las puedas mandar, normalmente mejor es la respuesta! Aunque las Apps de Eventos han agilizado el proceso de obtener retroalimentación (recuerdas el dolor de cabeza de enviar las encuestas en papel?), la calidad del feedback realmente depende de lo que preguntes.

Por eso te presentamos las siguientes mejores prácticas para obtener retroalimentación usando tu App de eventos. Con tu App de Eventmobi puedes mandar 3 tipos diferentes de encuestas: votaciones en vivo, encuestas de las sesiones, y encuestas generales del evento.

Comenzando (correctamente)

En Eventmobi pensamos en las encuestas de retroalimentación de tres diferentes maneras:

• Votaciones en vivo
• Encuestas de retroalimentación de las sesiones
• Encuestas de retroalimentación del evento en general

Determinar qué es lo que estás tratando de conseguir con la encuesta o votación te ayudará a definir el mejor método de retroalimentación a utilizar,  así como lo que vas a preguntar, cuándo y cómo preguntarlo. Podríamos pasar un día entero discutiendo qué deberías y qué no deberías preguntar en cada fase del evento, sin embargo; concretándonos en los objetivos de la encuesta o votación  (y tomando en cuenta las recomendaciones siguientes en este artículo), obtendrás una encuesta o votación bien acabada que tus participantes estarán felices de completar. Por ejemplo, si tu objetivo es medir la calidad de los palestrantes, lo mejor es crear una pregunta para responder con un rating de 1 a 5 estrellas y enviarla inmediatamente después de la sesión.

Votaciones en Vivo

Usualmente mas cortas que las encuestas, y amarradas directamente a las sesiones dentro de la App de Eventos, pueden ser tratadas como parte de la sesión y ser manejadas directamente por el presentador. Es particularmente util cuando el objetivo es tener respuestas en tiempo real, como ir tomando la temperatura de la audiencia a lo largo del evento, medir el interés en un tópico o discusión específica, o llegar a cierto concenso durante la charla. Las Encuestas en vivo necesitan el apoyo y uso de los conferencistas, pues ellos serán quienes las implementen dentro de las sesiones.

Encuestas de las Sesiones

También ligadas a las sesiones dentro de la Agenda de la App, deberían ser enviadas inmediatamente después de la sesión. Ya que los participantes pueden estar en un break o  trasladándose, las preguntas deben cortas y fáciles de responder (por ejemplo, rating de 1 a 5 estrellas, respuestas cerradas de sí o no, o selección múltiple). Estas encuestas deben enfocarse en la sesión con la que están relacionadas, ya que es lo que estará en el top of mind de los participantes. Proveedores líderes de encuestas ofrecen preguntas específicamente relacionadas al contenido, así los conferencistas pueden ajustar la retroalimentación a los tópicos discutidos (por ejemplo, una pregunta de selección múltiple preguntando cual fue el aporte principal de la charla). También es buena idea pedir a los palestrantes que hablen de la encuesta y que estimen un período de tiempo para que los participantes puedan llenarla antes de la siguiente actividad.

Encuesta General del Evento

No está relacionada con las sesiones, y deben ser utilizadas para obtener información mas detallada a cerca del evento como un todo, usadas principalmente para recabar información pre y post evento. Son usualmente las mas extensas de los tres tipos de feedback y las mas apropiadas para tener respuestas abiertas. Ya que los participantes las recibirán antes y después del evento, tendrán más tiempo para completarlas. Sin embargo, llenar una encuesta puede no ser la prioridad para los participantes y eso convierte la tarea de dirigir su atención hacia ella una tarea ardua. Con Eventmobi, puedes adjuntar una Alerta de Encuesta que puede ser enviada a través de la App a los teléfonos de todos los participantes.

Creando las mejores Encuestas o Votaciones

La Tecnología mejora la distribución y recolección de encuestas y votaciones, pero tiene la limitación de que puede ser vista principalmente en dispositivos móviles, lo que significa que: a menor la pantalla mayores las distracciones. Ha sido dicho antes y lo repetimos ahora: La cantidad de preguntas, el tamaño de las preguntas, y el detalle de cada una, todos tienen un impacto en la calidad de retroalimentación que obtengas. Si tu encuesta es muy larga, los participantes probablemente no la completarán, si las preguntas son muy largas, probablemente no las leerán, y si son preguntas muy detalladas las respuestas no serán tan útiles tampoco.

• Mantén un tema por encuesta o votación.
• Mantén tus encuestas cortas y directas.
• Mantén las preguntas tan concisas y específicas como sea posible sin excluir a nadie.

Malas Preguntas

Las respuestas que los participantes están por enviar son una valiosa mercancía, así que obtener lo mejor de cada pregunta es realmente importante. Además de evitar preguntas largas y vagas, también debes tener cuidado con:

• Redacción pobre de las preguntas o el uso de jerga( por ejemplo,”Qué fue lo que mas te gustó del video POTUS de la charla anterior?”)
• Preguntas capciosas (por ejemplo, El conferencista anterior te pareció sorprendente o maravilloso?)
• Hacer preguntas sin importancia. Entender a tu audiencia es parte integral de entender su retroalimentación ( por ejemplo, si preguntas en una conferencia llena de ingenieros cuál de las sesiones fue la que más les gustó, es razonable pensar que sus respuestas se enfocarán hacia las charlas de ingeniería).

Buenas Preguntas

Además de mantener las preguntas simples y limitadas a un solo asunto, tus preguntas deben también:

• Enfocarse en cosas sobre las que tienes control en el evento (por ejemplo, preguntas de selección múltiple preguntando si una sesión en particular tenía una apropiada duración).
• Dar a los participantes la oportunidad de responder completamente, asegurando que tienen la oportunidad de explicar porqué se sintieron, o no, de cierta manera (por ejemplo, una simple pregunta de seguimiento con una respuesta abierta preguntando porqué respondieron de cierta manera la pregunta anterior).
• Tener una variedad amplia y balanceada de respuestas para que nadie se vea forzado a responder algo que no representa su manera de pensar (lo que va a impactar negativamente tu data). Si es posible que no sepan la respuesta, habilita “no sé” como una opción al responder.

Tips Estratégicos

1. Presenta la parte correspondiente al envío de retroalimentación con una charla de “Cómo mandar feedback” como parte de la charla inaugural, o mejor todavía, enséñales a los participantes exactamente cómo accesar a las encuestas y votaciones. No vayas simplemente a tirarles una encuesta con 10 preguntas de respuesta abierta a la hora del almuerzo porque nadie se va a interesar en responderla.
2. Incluye una muestra de una encuesta o votación en vivo, junto con tu charla de “Cómo mandar feedback” para que la audiencia se familiarice con el proceso e introducirlos de manera gradual en el asunto. Capta la atención de tu audiencia con una pregunta entretenida a cerca de un asunto importante o divertido( por ejemplo, preguntar en una conferencia de diseño gráfico que tipo de cara les gusta a ellos usar mas). Intercala un toque de diversión o de reflexión en las preguntas a lo largo del cuestionario para mantenerlos intrigados pensando cuál ira a ser la siguiente pregunta.
3. Si estás tratando de medir la efectividad en una charla educativa, simplemente preguntando si aprendieron algo no va a revelar la calidad de la sesión. Preguntando de una escala de 1-10 cuánto entendieron del tema antes y después de la experiencia de aprendizaje te ayudará a calibrar la calidad del mismo.
4. Introduce el tema tecnológico para los conferencistas que estarán usando la plataforma  al principio del evento, ya que será una valiosa adición a su charla. Ofrécete a colaborar en las preguntas e involúcralos en la medida que se sientan confortables. Los palestrantes necesitan tener interés usando la tecnología o de lo contrario no les va a importar implementarla correctamente, disminuyendo su impacto. Si los conferencistas pasan volando por la parte de votaciones en vivo, no dando a la audiencia tiempo suficiente para responder, la audiencia pensará que mandar feedback no es importante. Si todo ese tema parece molestar al conferencista, también molestará a la audiencia.
5. No importa si recibes comentarios positivos o quejas, considera responder a la retroalimentación. Esto puede ser desalentador, dependiendo del tamaño de tu evento, y no sugerimos responder a cada uno de los comentarios, pero responder a las verdaderas retroalimentaciones hará que tu evento sobresalga asegurando que los participantes se sienten escuchados