Estudo de caso: Como aprimoramos o aprendizado e o envolvimento de nossos funcionários durante o retiro corporativo anual da EventMobi
Para nós da EventMobi, o vínculo entre as equipes e o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal são as razões pelas quais amamos a cultura da empresa. Poder confiar em nossos colegas de trabalho, contribuir com ideias, saber que a nossa opinião é levada em consideração e sentir orgulho do grande valor que proporcionamos aos nossos clientes são fatores que contribuem para a construção de um ambiente de trabalho produtivo e divertido.
Desde os primórdios da EventMobi em 2010, todo ano fazemos nossas malas e partimos para um Retiro de Equipe. Temos escritórios em Toronto e Berlim, e entre os dois, até o momento, já visitamos Bahamas, Milão, Barcelona e Islândia, para citar apenas alguns lugares. Este verão, nossa equipe de Berlin esteve em Lisboa para um retiro de cinco dias. A equipe passou dois desses dias em um espaço de co-working. Depois de tanto trabalho, era hora da diversão! Pegamos as colheres de cozinha e assistimos a uma aula de culinária portuguesa antes de nos dirigirmos ao Oceano Atlântico para surfar.
A tecnologia da EventMobi tem como principal objetivo oferecer a melhor experiência de evento possível, tanto para organizadores como para participantes, por meio de soluções inovadoras, como, por exemplo, nosso aplicativo de gestão de eventos. Dessa forma, não há melhor maneira de demonstrar o quão útil pode ser o aplicativo senão usando-o em nosso próprio retiro. O texto a seguir irá detalhar a forma como utilizamos a tecnologia do nosso aplicativo de eventos para aprimorar a aprendizagem e o envolvimento dos participantes, bem como para garantir o pleno funcionamento do evento.
Agenda e categorias: Saiba sempre o que está acontecendo
A agenda se tornou o coração do nosso retiro de equipe. Com informações de todo tipo, como detalhes do voo, transporte até o hotel, horários de trabalho e jantares em equipe, as diversas e numerosas atividades programadas ao longo dos cinco dias podiam ser facilmente pesquisadas graças às categorias identificadas por cores. A agenda podia ser exibida em formato de lista ou calendário e permitia a consulta em modo off-line, o que foi um grande benefício, pois nem sempre tínhamos acesso a uma conexão wi-fi e a cobrança do uso do plano de dados (roaming internacional) em Portugal teria tido um grande impacto no orçamento!
Perfis dos participantes: Os Mobiers podem se conhecer melhor
Um dos objetivos do retiro era permitir que nossos funcionários pudessem se conhecer ainda melhor. Alguns Mobiers (funcionários da EventMobi) fazem parte do quadro de funcionários desde o início da empresa, enquanto outros começaram a apenas algumas semanas. De forma a criar um ambiente mais relaxante para que nossos funcionários pudessem se conhecer em um nível mais pessoal, a criação de perfis no aplicativo foi um grande benefício.
Playlist da Spotify: Música para os nossos ouvidos
Nos dois primeiros dias do retiro, a equipe trabalhou em um espaço de co-working em Londres. A conexão com a internet era excelente e as salas eram claras e bem equipadas. Mas para realmente tornar isso divertido e produtivo, precisávamos colocar música no ambiente!
Levando em consideração que cada indivíduo tem sua preferência musical, pedimos a todos que colocassem a sua música preferida em seu perfil no aplicativo. Nós então compilamos todas as músicas em uma playlist (lista de reprodução) da Spotify, que estava integrada ao nosso aplicativo. Inspirando-nos em festivais de música, acreditamos que ao preparar uma playlist com as músicas preferidas dos participantes poderíamos criar expectativa e proporcionar experiências positivas que seriam lembradas durante anos.
Acesso a informação em um único local (incluindo off-line)
Para criar uma boa experiência de retiro, sempre existem alguns detalhes que precisam ser mantidos em primeiro plano para que a realização do evento ocorra com maior tranquilidade. Fatores logísticos como dados de voo ou pontos de encontro para reuniões podem ser complicados, visto que mudanças de última hora são muito comuns. É por isso que é tão importante poder centralizar a informação atualizada em um único local (como um aplicativo de eventos) que possa ser referenciado em tempo real por todos os organizadores e participantes. A seguir apresentamos uma imagem da tela inicial do nosso aplicativo. A tela continha todas as áreas frequentemente acessadas, especialmente a agenda e as informações do hotel.
A área do mapa no aplicativo apresentava a localização dos apartamentos onde ficamos hospedados, o espaço de co-working e os restaurantes onde jantávamos juntos à noite. Incluímos também os supermercados e os bares mais próximos, que ficavam a uma curta caminhada. Informações sobre o wi-fi, códigos de acesso para os apartamentos e detalhes de contato dos proprietários do apartamento também foram incluídos no aplicativo.
A prática biblioteca de documentos do aplicativo também continha as passagens aéreas de cada funcionário. Queríamos tornar tudo o mais fácil e conveniente possível para os Mobiers. Eles não precisavam revirar suas caixas de e-mail para encontrar e imprimir suas passagens aéreas, já que tudo podia ser acessado por meio do aplicativo, inclusive em modo off-line.
Feed de atividades: Compartilhe fotos para manter as memórias vivas
Capturar e compartilhar momentos são uma parte importante de como os participantes vivenciam um evento, especialmente enquanto estão viajando. Entretanto, nem todos os tipos de fotos são adequados para compartilhar com o público em redes sociais como Facebook e Instagram.
Uma grande funcionalidade do aplicativo da EventMobi é o Feed de Atividades, uma rede social interna onde os participantes podem compartilhar fotos que ficam visíveis apenas para as pessoas que possuem acesso ao aplicativo do evento.
A seguir está um exemplo extraído do nosso Feed de Atividades, que permitiu a criação de um álbum de fotos compartilhado onde os funcionários podiam publicar fotos e curtir as suas favoritas.
Notificações via push: Mantenha os seus participantes atualizados
As notificações via push por meio do aplicativo nos permitiram enviar mensagens espontâneas e pré-agendadas aos nossos funcionários. Por exemplo, enviamos um lembrete 24 horas antes do horário de partida com informações sobre os regulamentos de bagagem da companhia aérea e fornecendo um link para o cartão de embarque. Até mesmo comunicações de alterações de última hora na agenda podiam ser facilmente transmitidas.
Experiências divertidas de gamificação: Jogo de perguntas e respostas da EventMobi!
O destaque da programação foi o “EventMobi Jeopardy!”. Para aqueles que desconhecem o termo “Jeopardy!”, trata-se de um programa de televisão de perguntas e respostas, no qual respostas de diferentes categorias são lidas e os jogadores têm de formular as perguntas correspondentes. Em nossa versão, fatos interessantes, engraçados ou surpreendentes eram dados sobre os funcionários. Os jogadores deviam escrever em um quadro negro o nome do Mobier a quem achavam que a pista se referia.
A fim de coletar material suficiente para realizar o jogo, uma pesquisa foi criada e distribuída por meio do aplicativo do evento quatro semanas antes do retiro da equipe. Alguns exemplos das perguntas realizadas são: “Qual é o seu talento secreto?”; “Se você fosse escrever um livro, qual seria o título?”
Compartilhamento de documentos e anotações: Criar workshops memoráveis
Eventos podem facilmente se tornar uma experiência agitada para os participantes, especialmente quando envolvem sessões e/ou workshops intensos ou em grande quantidade ao longo do dia. Isso pode dificultar ao participante assimilar os novos conhecimentos adquiridos.
Para nosso retiro corporativo, era importante proporcionar o máximo de valor possível aos funcionários. Queríamos que eles aprendessem efetivamente novas habilidades e ampliassem seus conhecimentos, de modo a facilitar seu sucesso profissional.
O ponto chave para possibilitar aos participantes aplicarem o conhecimento adquirido foi garantir que todos tivessem acesso aos documentos e anotações realizadas durante os workshops. Isso foi possível por meio de uma funcionalidade do aplicativo da EventMobi denominada Feedback da Sessão. Anotações eram feitas nesta sessão registrando quem eram os participantes, quais foram os principais resultados e próximos passos a serem realizados.
A pessoa que liderava o workshop era responsável por realizar o registro e disseminar o conteúdo a todos os participantes.
Conclusão
Aplicativos de eventos auxiliam organizadores de eventos a criarem retiros corporativos e viagens de incentivo ainda melhores. A partir de informações do hotel, detalhes da agenda e passagens de avião, os participantes sempre têm as informações mais recentes disponíveis, mesmo off-line. Caso uma mudança de última hora seja necessária, um aplicativo de eventos torna o processo de comunicação muito simples. Usado de maneira apropriada, um aplicativo de eventos também ajuda a promover um senso de comunidade e pertencimento aos participantes, de forma a ter um grande potencial para criar vínculos entre os funcionários e motivá-los ao longo do ano. Um aplicativo de evento também contém uma grande quantidade de dados a respeito de seus funcionários, que podem ser utilizados para extrair informações úteis e gerar insights para a criação do seu próximo evento.
Nosso retiro em Lisboa definitivamente não teria corrido tão bem e com um nível de interação tão alto entre os funcionários sem o uso de um aplicativo de eventos. A chave para o uso desse tipo de tecnologia é não torná-la o foco do evento. Em vez disso, ela atua como ferramenta de apoio para que os planejadores e participantes possam experimentar o evento da forma mais harmoniosa e envolvente possível.
Você tem interesse em conhecer como um aplicativo de eventos pode tornar o seu próximo retiro ou viagem de incentivo uma experiência tranquila e envolvente? Nossos especialistas em tecnologia de eventos estão disponíveis para responder a todas as suas perguntas.