8 dicas para identificar se a sua empresa precisa de um sistema de gestão de eventos

Antes de começar a avaliar se a sua empresa deve usar um sistema de gestão de eventos, é importante entender o que esse sistema faz.

O que é um sistema de gestão de eventos?

Sistema de gestão de eventos se refere a qualquer ferramenta projetada para auxiliar organizadores de eventos a gerenciar, em uma única plataforma ou interface, as várias tecnologias utilizadas em eventos. Plataformas de gestão de eventos oferecem funcionalidades que afetam todo o ciclo de vida do evento – do marketing à operação do evento, até o acompanhamento pós-evento (caso contrário, trata-se apenas de uma solução de atendimento pontual).

Sistemas de gestão de eventos podem incluir alguns ou muitos dos seguintes tipos de ferramentas:

• Planejamento
• Orçamento
• Gestão de equipes
• Cadastro e emissão de bilhetes on-line
• Marketing do evento (incluindo via e-mail e nas redes sociais)
• Aplicativos de eventos
• Engajamento no evento (networking entre participantes, gamificação e/ou notificações)
• Sistemas de resposta interativos, como pesquisas em tempo real, faça uma pergunta etc.
• Gestão e promoção de patrocinadores
• Sinalização digital
• Pesquisas
• Bibliotecas de dados
• Relatórios e análises
• Pesquisa e gerenciamento de locais

Você deve comprar um sistema de gestão de eventos?

Você pode não ter certeza se os benefícios de uma plataforma de gestão de eventos irá superar o tempo e os recursos necessários para adquirir, aprender e configurar a tecnologia utilizada pela plataforma. É possível que você já possua diversas soluções independentes (não integradas) para realizar a gestão de seus eventos e engajar os participantes (por exemplo, ferramentas separadas para cadastro, e-mail marketing, pesquisa em tempo real e aplicativo do evento). Todos os tipos de empresas e eventos podem se beneficiar do uso de plataformas de gestão de eventos, incluindo organizadores e agências de eventos para terceiros que precisam gerenciar vários clientes a partir de uma única interface.

A seguir estão os sinais de que a sua equipe pode se beneficiar de uma plataforma unificada de gestão de eventos.

Sinal #1: Atualmente, mais de 5 ferramentas estão sendo utilizadas para gerenciar e alavancar os seus eventos.

Se você precisa lidar com diferentes ferramentas para engajar os participantes antes, durante e após o seu evento – você pode ter muito a ganhar com o uso de uma única plataforma.

Seria mais fácil para a sua equipe aprender a utilizar uma ferramenta única do que ter logins distintos e receber capacitações para uso de cada uma de suas ferramentas. Isso pode incluir uma gama diversa de ferramentas desconectadas, como: cadastro; aplicativo do evento; sistema de resposta interativo (audience response system – ARS); redes e comunidades; e assinatura digital. Uma plataforma única de gestão de eventos também pode proporcionar economia de tempo, uma vez que utilizar ferramentas de diferentes fornecedores acarreta em diferentes formas de uso – dessa forma existe grande economia na configuração de uma única ferramenta em vez de várias.

Sinal #2: Além da sua própria equipe, uma ou duas equipes adicionais são necessárias para auxiliar na gestão de suas ferramentas.

Depender de outras equipes ou departamentos na sua empresa para gerenciar suas diversas ferramentas de evento – como TI, Engenharia de Produto, Finanças, Operações e/ou Marketing e Vendas – pode reduzir a sua eficiência na gestão do evento.

Uma única plataforma significa que você, como organizador do evento, é capaz de configurar o seu evento de acordo com as suas preferências. Você pode realizar alterações de forma simplificada sem precisar aguardar uma outra equipe ou passar por um complicado processo de aprovação. No final, você economiza tempo, agiliza a comunicação e recupera o poder de controle sobre sua tecnologia com mais facilidade.

Sinal #3: Você está compartilhando a licença de uso das ferramentas de evento com uma ou duas equipes (além da sua própria equipe).

Compartilhar licenças de uso das ferramentas de gestão do seu evento com outras equipes pode ocasionar alguns problemas. Primeiramente, você pode ter um limite no número de usuários simultâneos. Além disso, vários provedores de soluções de gestão para eventos cobram a licença por usuário, o que encarece o licenciamento.

Compartilhar licenças e ferramentas pode resultar em economia para algumas empresas, mas também pode tornar moroso o processo de mudança de fornecedor ou de negociação de valores, caso você esteja insatisfeito com a ferramenta, uma vez que outras equipes estarão envolvidas na tomada de decisão.

Sinal #4: Você não é capaz de negociar custos com fornecedores de soluções.

Quando são utilizadas soluções de atendimento pontual, pode ser difícil negociar descontos ou funcionalidades extras, uma vez que o gasto individual pode ser muito baixo para ter poder de barganha com o fornecedor. Gastar mais com um único fornecedor que oferece diversas ferramentas de controle de eventos não apenas simplifica o seu processo de pagamento mas também facilita a negociação de descontos com base em volume de consumo.

Sinal #5: Suas soluções de gestão não são integradas.

Caso as suas ferramentas não compartilhem, de forma automatizada, os dados entre elas, você despenderá mais tempo com o registro dos dados em cada ferramenta. Por exemplo, se você utiliza uma ferramenta para realizar o cadastro dos participantes e outra para o envio de e-mail marketing, você provavelmente precisará realizar o download da lista de participantes da ferramenta de cadastro e em seguida fazer o upload na ferramenta de e-mail marketing quando for enviar atualizações importantes para os participantes. Caso os dados sejam alterados – por exemplo, se um novo participante se cadastrar no evento – será necessário fazer um novo upload. Isso aumenta o risco de erros como, por exemplo, o envio de versões desatualizadas devido a erro humano.

É possível integrar as ferramentas de evento de diferentes fornecedores para resolver esse problema –- isso é,  caso as soluções sejam providenciadas por ditos fornecedores e você possuir orçamento para pagar por possíveis custos de instalação. Entretanto, uma plataforma única não precisa de integrações entre os seus produtos, porque todos os dados são armazenados em um único sistema. Esse fluxo de dados automatizado pode economizar tempo e evitar problemas de versão de dados.

Sinal #6: Gerar relatórios e coletar dados significa fazer login em ferramentas distintas.

Ao utilizar várias soluções pontuais, gerar relatórios consolidados pode exigir o download de dados de diferentes relatórios e uma trabalhosa vinculação de dados por meio de planilhas Excel para compartilhar informações relevantes dos participantes nos eventos. Uma única plataforma pode otimizar o tempo necessário para coletar e exportar dados importantes do evento e expor informações relevantes para as partes interessadas.

Sinal #7: Você organiza diversos eventos ao longo do ano ou tem várias equipes organizando eventos.

Uma solução única com funcionalidades que permitam realizar a gestão de equipes e o controle de múltiplos eventos simultâneos pode tornar o gerenciamento de eventos mais fácil. Primeiramente, fica mais fácil encontrar, organizar e alterar aspectos específicos de múltiplos eventos (em contraste à necessidade de utilizar várias ferramentas com logins diferentes). A solução facilita também a divulgação e o marketing de múltiplos eventos para o seu público, e permite visualizar, de forma centralizada, os dados dos participantes em múltiplos eventos.

Além disso, uma plataforma única pode permitir a você comparar com mais rapidez ou facilidade os dados de vários eventos, ou de vários anos. Imagine utilizar uma solução pontual de gestão de eventos um ano e então substituí-la no ano seguinte; isso significaria uma possível perda de dados e aprendizado, caso fossem incompatíveis com a nova solução que você adotasse.

Sinal #8: Você e/ou sua equipe técnica tem dificuldade em aprender e configurar todas as ferramentas de gestão de eventos que estão em uso.

Obter o treinamento apropriado para que várias pessoas de sua equipe sejam capazes de utilizar as suas ferramentas de gestão de eventos pode ser uma tarefa demorada para soluções de atendimento pontual, que podem ter um grande número de funcionalidades para a função que executam. Por exemplo, ferramentas de nível profissional para automação de marketing ou relacionamento com o cliente geralmente requerem treinamentos extensos para atingir um conhecimento avançado – exigência para a qual a maioria dos organizadores de evento não tem tempo ou disposição.

A falta de pessoas na sua equipe com habilidade técnica suficiente para gerenciar e configurar essas ferramentas pode levar a um processo de planejamento lento no qual até mesmo pequenas mudanças se tornam complexas. Uma plataforma de gestão de eventos pode fazer com que o processo de aprendizado, utilização e configuração se torne mais simples, já que os módulos da plataforma foram projetados para funcionamento integrado e com o foco em atender às necessidades dos organizadores de evento.    

Quais são as desvantagens na compra de um sistema de gestão de eventos?

Algumas das potenciais desvantagens em utilizar um sistema de gestão de eventos são:

• Os custos podem ser altos se você estiver acostumado a utilizar ferramentas de uso único ou gratuitas. Muitas plataformas de gestão de eventos podem ter um alto custo (principalmente as de atendimento a grandes empresas). Muitas são baseadas no modelo por assinatura, com contratos de carência anual em vez de faturamento por evento. Procure por plataformas com custo variável com base na quantidade de funcionalidades utilizadas, no número de participantes envolvidos, e/ou no número de eventos – a que se enquadre melhor na forma de trabalho da sua empresa.
• Plataformas de gestão de eventos podem ter uma cobertura superficial em termos de recursos e funcionalidades em algumas partes do seu produto comparadas com soluções de atendimento pontual, que são geralmente projetadas para executar uma função em especial – e a fazem extremamente bem. Procure por plataformas que possuam várias opções de customização, e certifique-se de avaliar os prós e contras de certas funções ou funcionalidades das quais você possivelmente esteja abrindo mão ao economizar no valor.
• Nem todos os sistemas de gestão de eventos são desenvolvidos por uma única empresa. Alguns sistemas de gestão de eventos são uma compilação de diversas soluções adquiridas – ou seja, soluções que não são construídas na mesma plataforma. Isso pode ocasionar falhas na transferência de dados e na geração de relatórios. Além disso, pode ser ainda mais difícil assimilar os diferentes produtos que compõem o sistema, o que vai contra o propósito de adquirir uma plataforma única. Se este for o caso do fornecedor que você está avaliando, solicite uma versão de demonstração que contenha vários módulos para teste.
• Alguns fornecedores de sistemas de gestão de eventos podem cobrar altas taxas para realizar integrações de sistemas via API’s. Pergunte pelos custos de serviços de integração ou configuração durante o processo de compra. Verifique também se o fornecedor possui uma API REST pública que a sua equipe possa utilizar para realizar integrações. Isso será extremamente útil caso você tenha técnicos na sua equipe que possam facilitar o desenvolvimento de integrações (proporcionando economia de custos).

Como conseguir aprovação para a compra de um sistema de gestão de eventos

Consulte a seguir os possíveis benefícios de adotar uma plataforma de gestão de eventos:

Processo de compra melhorado

• Economia de tempo ao evitar a necessidade de avaliação de diversas ferramentas no processo de compra
• Faturamento simplificado por possuir menos fornecedores
• Custo-benefício pode superar a alternativa de licenciar as melhores ferramentas de atendimento pontual
• Melhores oportunidades para negociar valores com um único fornecedor

Economia de tempo

• Aprendizado facilitado com uma única plataforma em vez de diversas ferramentas
• Gestão realizada por uma única equipe ao invés de gestão colaborativa com vários departamentos
• Relatórios simplificados

Gestão simplificada de eventos

• Soluções integradas e arquivos compartilhados entre produtos e ferramentas
• Simplicidade na gestão de equipes e de múltiplos eventos
• Pode evitar a necessidade de configuração de integrações entre várias ferramentas

É importante procurar por soluções que ofereçam integrações (serviços customizados ou “direto da fábrica”), pois você ainda pode querer ou precisar utilizar ferramentas adotadas na sua empresa.

É importante também procurar por uma plataforma que ofereça diversas opções de customização para que possa ser adaptada ao seu evento – especialmente caso você esteja acostumado com a complexidade das funcionalidades que as soluções de atendimento pontual ocasionalmente oferecem.

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