4 dicas (Mais 1 dica bônus) para conquistar 100% de adesão ao aplicativo móvel do seu evento

Pode parecer impossível, mas não é. Sim, é possível ter 100% de adesão ao aplicativo móvel do seu evento, principalmente se estamos falando de um evento corporativo. Uma das objeções que sempre ouço em relação ao uso de apps móveis em eventos é a aparente dificuldade em promover o app e ter uma alta adesão em seu evento. O que vemos na prática, com base na experiência de mais de 10.000 eventos é que a adesão pode variar muito de evento para evento. No entanto, um conjunto de boas práticas para turbinar a adesão e engajamento dos participantes e conquistar, em muitos casos, até 100% de adesão.

Vamos revisar algumas práticas que fazem diferença e você pode considerar no seu próximo evento.

1. Comece a promover o app do evento com pelo menos 1 mês de antecedência

Um erro bastante comum dentre organizadores de eventos que estão iniciando o uso da app é deixar para fazer o lançamento da app no primeiro dia do evento. O primeiro dia do evento é fundamental nesse processo, como vou comentar uma pouco mais adiante, mas é importante começar a promoção com antecedência. Duas ou três campanhas por emails antes do email ajudam a dar a partida no processo. É importante começar a publicar a app já com algum conteúdo. Não se preocupe em lançar a app somente quando a agenda estiver fechada. É normal lançar a app com informações gerais do evento, informações sobre o destino e local do evento, destaque de algum keynote speaker já confirmado, informações para a preparação do evento etc. Essa preparação termina com um email no dia anterior do evento fazendo uma convocação final e, sempre, com alguma entrega de valor, como: “A agenda final está disponível”, “Veja a lista completa de participante”, “Veja os detalhes para o seu transporte até o evento”. Com uma estratégia assim é comum o evento começar já com 50% a 70% de adesão. Um bom começo, mas ainda um longo caminho para os 100%.

2. Torne seu app essencial para o participante

O próximo passo consiste em, desde o princípio, fazer seu app móvel essencial para o participante do evento. Combine recursos opcionais, mas que chamam a atenção dos participantes, como, por exemplos, uma lista de restaurantes ou atrações turísticas no destino, com funcionalidades mandatórias com preencher uma pesquisa ou preencer um termo de participação. Outro ponto fundamental é manter a agenda atualizada e sempre disponível somente no app. Dessa forma, você irá economizar com impressões, realizar um evento mais sustentável e incentivar seus convidados a usarem o app do evento.

3. Coordene uma blitz no primeiro dia do evento

O primeiro dia do evento é fundamental para recrutar os convidados que ainda não acessaram a app do evento. Uma blitz combinando várias ações vai fazer a diferença. Veja aqui algumas dessas ações:

• Caso o transporte seja feito de forma coletiva através de Shuttle, por exemplo, oriente a equipe de transporte a reforçar o acesso ao app.
• Na entrada do evento uma equipe de promotores deve abordar cada participante que chega perguntando sobre a app e oferencedo ajuda caso necessário.
• Mantenha uma mesa com um técnico para resolver casos mais complexos. Sempre vai existir um smartphone mais antigo ou precisando liberar alguma memória.
• Inclua uma chamada na abertura do evento, informando como acessar o app do evento e como o app será utilizada durante todo o evento.
• Para fechar a blitz inclua uma interação através do app durante a primeira sessão do evento, como por exemplo, uma votação ou uma sessão de perguntas e respostas.

4. Escolha um fornecedor de app que te ajude no processo de promoção e adesão

Por fim, uma solução que te apoie no processo de promoção da app é fundamental. Uma solução ágil e flexível vai fazer a diferença. Vamos ver algumas características devem ser consideradas.

• A app deve ser multi-plataforma, suportar iOS, Android, tablets, assim como o acesso web e via um laptop. Mesmo com a maioria iOS e Android nas ruas, sempre vai existir um Blackberry ou Windows Phone que podem comprometer seu desejado 100% se sua solução não for flexível.
• Uma solução flexível que dê autonomia ao organizador do evento a atualizar informações a qualquer momento.
• Relatórios online de monitoramento que permitirá ao organizador do evento acompanhar dia-a-dia, ou mesmo minuto-a-minuto, como está a adesão.
• Um sistema de inscrição integrado com a app também ajudará que o processo esteja conectado e a instalação da app seja um processo natural.

Em um evento recente que participei todas as práticas acima, dentre outras, foram aplicadas com muito sucesso. Após o primeiro dia a adesão estava em 99%. O uso da solução foi intensa e efetiva, desde o primeiro dia, enriquecendo o evento em vários aspectos. Mas e esse 1% que faltou? Aqui vai a dica bônus.

Dica Bônus: Ganhe o comprometimento da equipe para fazer acontecer

A equipe não desistiu. Demonstrando um altíssimo comprometimento com o objetivo do 100% a equipe se organizou para fazer uma abordagem pessoal, um-a-um, com os atrasados. O comprometimento da equipe fez diferença na organização de todas as ações anteriores e também nesse sprint final.