Caso de estudio: GetWellNetwork logra ahorro de costos y deleita a los asistentes
| Los presupuestos de los eventos son constantemente reducidos.
Esto significa que los planificadores de eventos están bajo una presión constante para entregar resultados excepcionales, pero con presupuestos limitados. La impresión, en particular, puede tomar una gran parte del presupuesto del evento, y consume una gran cantidad de tiempo y recursos muy valiosos. No importa cuántas veces hagas un doble y triple control para asegurarte de que no haya errores antes de enviarlo a la impresora, inevitablemente algo se pierde o la información necesita actualizarse. |
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| Y tienes tantas pelotas para hacer malabares al mismo tiempo que es un verdadero desafío organizar y comunicar todos los detalles en el momento adecuado. Una app de eventos puede ahorrar muchos dolores de cabeza a los planificadores de eventos, sin mencionar que reduce la cantidad de desperdicio, permite cambios de última hora y, sobre todo, ahorra en costos de impresión. ¡Piensa en todas las demás cosas para las que podrías usar ese presupuesto del evento! | |
| El siguiente caso de estudio destaca cómo la empresa GetWellNetwork, pudo ahorrar decenas de miles de dólares y al mismo tiempo celebrar una conferencia que fue la más atractiva para los asistentes. | |
Acerca de GetWellNetwork |
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| GetWellNetwork brinda soluciones, herramientas y estrategias para la participación de los pacientes con el fin de ayudar a las organizaciones de atención médica a brindar experiencias individualizadas a pacientes y familiares. | |
La Conferencia GetConnected |
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| La Conferencia GetConnected es la conferencia y exposición bienal de usuarios de GetWellNetwork que reúne a los usuarios de productos de la compañía durante tres días de construcción comunitaria, educación e innovación en torno al futuro del compromiso con el paciente. | |
Los objetivos del evento |
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1. Educar a los asistentes sobre las últimas tendencias en la industria |
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| El enfoque de la conferencia fue sobre la innovación y la colaboración en torno al futuro del compromiso con el paciente y la familia. El equipo de eventos reclutó líderes de opinión de GetWellNetwork y de su base de clientes para presentar estos temas. | |
2. Presentando lanzamientos de nuevos productos |
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| La sección de innovación de la Conferencia GetConnected se mostró en la sala de exposiciones. Aquí es donde exhibieron sus líneas de productos. El componente de la colaboración fue uno de los elementos más importantes que les encargaron a Tanya y Bethany, organizadoras del evento. Y decidieron invertir en la app de eventos para crear un sentido de comunidad y fomentar colaboración entre los asistentes. | |
¿Por qué invertir en una App de Eventos? |
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| Al ser una empresa de tecnología, GetWellNetwork sabía que fallar en el uso de la tecnología en su conferencia sería una falla para alinear la marca del evento con su misión corporativa. El equipo de eventos decidió que lo mejor para alcanzar los objetivos de su evento es hacer que la app de eventos sea el cerebro de la conferencia. Necesitaban reemplazar todos sus folletos de papel y guías de programas, así como funcionar como una herramienta para aumentar la interactividad de los asistentes y construir una mejor comunidad de conferencias. | |
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Comprar vs. desarrollar una app de eventos |
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| Este fue el primer año en que GetWellNetwork celebró la Conferencia GetConnected desde que se cambió al modelo bienal, lo que significó que el presupuesto para el evento fuera un desafío. Debido a esto, el equipo de eventos inicialmente quiso desarrollar la app de eventos internamente, pero se encontraron con algunos problemas. | |
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| Con GetWellNetwork siendo una compañía de tecnología, tenían muchas personas con talento en la empresa, por lo que desarrollar una app de eventos era algo que podrían haber hecho con bastante facilidad. Pero, al final, no tenían la capacidad. La compañía se enfocó en preparar nuevos productos para lanzarse al mercado a tiempo para la conferencia, por lo que crear una nueva app de eventos podría haber sido una gran distracción. | |
| También existió el riesgo adicional de que la app de eventos no se termine a tiempo para las promociones de marketing previas al evento. Por lo tanto, al decidir aprovechar un proveedor de app de eventos, el equipo de eventos tenía la garantía de que se cumplirían sus plazos. | |
¿Por qué GetWellNetwork eligió EventMobi? |
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| El presupuesto siempre es una preocupación cuando se trata de comprar una tecnología de eventos, y luego de evaluar las opciones de los proveedores, GetWellNetwork determinó que EventMobi ofrecía el mejor retorno de la inversión para el equipo de eventos. | |
Gamificación |
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| El equipo de eventos había utilizado diferentes soluciones de app de eventos en el pasado para sus conferencias, pero a todos les faltaba una integración de gamificación perfecta. | |
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Fácil de usar |
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| Con todas las demás prioridades que requerían atención y tiempo antes de la Conferencia GetConnected, el equipo de eventos necesitaba una solución fácil de usar y rápida de aprender. | |
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¿Cómo GetWellNetwork logró sus objetivos del evento? |
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Encuestas en vivo |
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| Las encuestas en vivo se usaron durante las sesiones en las que la participación de la audiencia y los comentarios fueron clave para crear una experiencia atractiva. Un buen ejemplo de donde la participación de la audiencia fue crítica fue durante un evento similar a Shark Tank en el que una variedad de prometedoras compañías de servicios de salud presentaron lanzamientos cortos a la audiencia. Luego, la audiencia votó por el lanzamiento ganador a través de una encuesta en vivo. | |
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Notificaciones automáticas |
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| Las notificaciones automáticas fueron una forma fácil de resaltar algunas de las actividades únicas que se llevan a cabo durante la conferencia, como la rueda de la fortuna gigante que se instaló fuera del lugar. Además, un monitor ubicado en un área de alto tráfico en el evento mostró la funcionalidad de la presentación de EventMobi en vivo. Los asistentes pudieron ver la tabla de clasificación a lo largo de la conferencia como una alternativa a sus teléfonos móviles. Esto mantuvo el juego en la cumbre de su mente. | |
| Se enviaron comunicaciones a través de la app de eventos para anunciar la rueda de la fortuna. Con el fin de obtener un boleto para el viaje, se enviaron notificaciones automáticas adicionales para instruir a los asistentes a visitar patrocinadores específicos o un área designada en la sala de exposiciones. | |
Gamificación |
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| El equipo de eventos estaba muy consciente de lo que su audiencia esperaba de la Conferencia GetConnected. Los asistentes incluyeron profesionales del cuidado de la salud que estaban constantemente comprometidos con los pacientes, por lo que este tipo de experiencia y nivel de conexión es lo que el equipo quería emular. Para lograr esto, el equipo recurrió a la gamificación de eventos. | |
La propuesta de 3 pasos de GetWellNetwork para usar la gamificación del evento: |
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| 1. Maximizar la adopción de la app de eventos | |
| 2. Diseñar la app de eventos para una fácil participación | |
| 3. Hacer que la gamificación sea una parte integral del diseño del evento | |
Resultados
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