Virtuelle Events organisieren: Praxistipps für Veranstalter

Virtuelle Events werden bereits als Zukunft der Veranstaltungsbranche gehandelt. Aber wie funktioniert das Ganze aus einer Planerperspektive? Hier im EventMobi-Blog geben wir Ihnen nützliche Tipps, wie Sie selbst virtuelle Events organisieren können.

Was sind eigentlich virtuelle Events?

Bis vor wenigen Jahren war es noch eindeutig: Um ein Event zu veranstalten, braucht man einen bestimmten Veranstaltungsort, an dem Menschen zusammenkommen. Dank des technologischen Fortschritts hat sich das in letzter Zeit jedoch geändert. Veranstaltungsbesucher müssen heute nicht mehr im selben Raum oder Gebäude sein, um an einem Event teilzunehmen. Typische Beispiele, die wohl jeder kennt, sind Meetings per Videokonferenz oder Webinare. Doch auch größere Veranstaltungen wie Messen oder Kongresse können heutzutage entweder teilweise oder komplett virtuell stattfinden. Zum Beispiel können bei einer Konferenz, die traditionell in einem Kongresszentrum stattfindet, Vorträge per Livestream im Internet übertragen werden. Das ermöglicht Teilhabe auch für Personen, die nicht vor Ort sein können. Aber es gibt mittlerweile sogar gänzlich virtuelle Events, zu denen Besucher, Referenten und Aussteller gar nicht mehr anreisen müssen. Teilnehmer können über eine Online-Plattform virtuelle Messestände besuchen, mit Ausstellern chatten und an Vorträgen im Webinar-Stil teilnehmen.

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Virtuelle Events organisieren: Welche Vorteile gibt es?

Virtuelle Veranstaltungen haben eine Reihe an Vorteilen gegenüber klassischen Live-Events. Einer der wichtigsten Punkte sind natürlich die Kosten: Als Veranstalter sparen Sie zum Beispiel bei der Miete für den Veranstaltungsort, beim Catering und beim Eventpersonal. Doch auch für Fachbesucher lohnt sich das Ganze finanziell: Es fallen weder Kosten für Anreise und Unterkunft an, noch fehlt man tagelang im Büro. Dadurch ist die Wahrscheinlichkeit wesentlich höher, dass die Veranstaltungsteilnahme genehmigt wird. Außerdem erhöht sich die Reichweite Ihres Events, wenn auch Personen ohne entsprechendes Budget teilnehmen können, wie Vertreter von Start-Ups oder zusätzliche Mitarbeiter aus einem Unternehmen, das sonst nur ein oder zwei Personen geschickt hätte. Durch die größere Reichweite ist die Teilnahme für Aussteller und Sponsoren natürlich besonders attraktiv.

Aber auch der Umweltschutz ist ein wichtiger Faktor, der für virtuelle Events spricht. Insbesondere Flugreisen hinterlassen einen großen CO₂-Fußabdruck. Außerdem entsteht bei Veranstaltungen grundsätzlich eine Menge Müll, z. B. durch zahlreiche Printprodukte wie Broschüren oder Flyer, die oft achtlos weggeworfen werden. Bei virtuellen Events werden diese Materialien digital zur Verfügung gestellt und der Papierverbrauch dadurch drastisch reduziert.

Ein weiterer Vorteil ist die bessere Nachverfolgung der Aktivitäten für Veranstalter und Aussteller gleichermaßen. Bei einem virtuellen Messestand wissen Sie genau, wie viele Besucher sich den Stand angesehen haben, Informationen angefordert haben usw. Manuelles Badge-Scannen zum Erfassen von Leads entfällt – und damit auch die Kosten für entsprechende Geräte.

Für Teilnehmer sind virtuelle Events ebenfalls praktisch: Sie sparen sich lange Reisezeiten und können den Veranstaltungsbesuch zeitlich flexibel an andere Verpflichtungen anpassen. Und wer wegen eines vollen Zeitplans einen interessanten Vortrag verpasst, kann sich diesen im Nachhinein „on demand“ anschauen.

Welche Veranstaltungen sich eignen

Ob Sie Ihr Event wirklich in den virtuellen Raum verlegen sollten, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Grundsätzlich kann jede Art von Veranstaltung virtuell stattfinden, aber nicht immer ist das die beste Wahl. Nehmen wir das Beispiel Messe: Wenn sich Ihre Veranstaltung zum Beispiel an die Technologiebranche wendet, können die meisten Produkte wohl problemlos auf digitale Weise präsentiert werden. Wenn aber der Fokus stark auf dem Live-Erlebnis liegt und die Besucher mit nicht-digitalen Produkten interagieren sollen, ist der herkömmliche Weg womöglich der bessere – zum Beispiel bei einer Messe im Food-Bereich.

Außerdem sollten Sie Ihre Zielgruppe im Blick behalten. Noch sind virtuelle Events eine ziemliche Neuheit. Ist Ihr Publikum wenig online-affin, könnte eine rein virtuelle Veranstaltung eher auf Ablehnung stoßen. Zum Glück wird dies mit der Zeit immer unwahrscheinlicher, da Technologie mittlerweile ein integraler Teil des Alltags ist und selbst ältere Generationen heute im Internet unterwegs sind. Es gibt immer noch die Möglichkeit, zunächst nur einen virtuellen Aspekt hinzuzufügen, wie Live-Übertragung ausgewählter Vorträge im Internet, bevor Sie ganz auf ein virtuelles Event setzen.

Virtuelle Events organisieren: Was brauche ich?

Je nach Größe und Umfang der Veranstaltung benötigen Sie verschiedene Tools. Für einfache Meetings oder Webinare reicht oft eine Konferenz-Software wie Zoom, Google Meet oder GoToMeeting. Diese Tools beinhalten oft interaktive Funktionen wie Live-Umfragen oder Q&A.

Wenn Sie gleich eine komplett virtuelle Messe oder Konferenz planen, können Sie eine spezialisierte Plattform wie das virtuelle Eventportal von EventMobi nutzen. Auf dieser zentralen Plattform können Sie u.a. Vorträge live streamen, Networkingmöglichkeiten für Teilnehmer bieten und digitale Ausstellerstände einrichten.

Mehrere Aspekte bei der Planung von virtuellen Events sind übrigens identisch mit einer traditionellen Veranstaltung, etwa die Registrierung und das Eventmarketing.

Was muss ich als Veranstalter von virtuellen Events beachten?

Wie bereits erwähnt funktionieren virtuelle Veranstaltungen in vielerlei Hinsicht genau so wie klassische Live-Events. Zum Beispiel sollte es feste Öffnungszeiten geben, zu denen Ihre Messestände „besetzt“ sind, das heißt, in dieser Zeitspanne sollte immer ein Mitarbeiter des jeweiligen Ausstellers per Chat verfügbar sein. Übrigens dürfen Ihre Aussteller bei virtuellen Messen gerne kreativ werden: Auf herkömmliche Visuals wie Rollups sollte verzichtet werden. Regen Sie stattdessen die Verwendung von Multimedia-Content, zum Beispiel Produktvideos oder interaktiven Demos, an. Nutzen Sie die Möglichkeiten von digitalen Technologien aus!

Sie wissen bereits, dass Veranstalter und Aussteller bei einem virtuellen Event einiges an Kosten sparen können. Selbstverständlich sollten davon auch Ihre Teilnehmer profitieren: Setzen Sie den Ticketpreis daher möglichst niedrig an oder machen Sie den Eintritt gleich kostenlos. Gerade für wenig technikaffine Besucher baut das Hürden ab – wenn man nichts zu verlieren hat, ist man eher offen dafür, Neues auszuprobieren.

Ebenfalls bereits angesprochen wurde das Thema Nutzer-Tracking: Auf einer Online-Plattform ist es wesentlich leichter, das Verhalten Ihrer Teilnehmer nachzuvollziehen als bei einer traditionellen Veranstaltung. Wichtig ist jedoch Transparenz, denn Sie möchten natürlich nicht das Vertrauen Ihrer Besucher aufs Spiel setzen. Im virtuellen Bereich ist Datenschutz besonders wichtig, also sprechen Sie mit Ihrem digitalen Messepartner über dieses Thema und formulieren Sie auf der Registrierungsseite klar und deutlich, wie Teilnehmerdaten verwendet werden. Was Sie natürlich ohnehin bei jeder Veranstaltung tun sollten – egal, ob sie rein digital oder in der „echten Welt“ stattfindet!

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