Sieben Aspekte, auf die Sie bei einer Event-App achten sollten
Bei der Planung einer Veranstaltung ist eine Menge zu bedenken:
- Wollen Sie sie vor Ort, online oder als Hybridevent-Erlebnis aufziehen?
- Wen sollten, wen werden Sie einladen? Und womit locken Sie, damit alle der Einladung folgen?
- Welche Referent*innen sind dabei und welche Ereignisse stehen auf der Tagesordnung?
- Wie viel können Sie ausgeben?
Eine der zentralen Entscheidungen ist bei all dem, welche Event-App Sie wählen.
Die ideale App dient als Drehscheibe Ihres Events, über die einfach alles läuft, vom Marketing im Vorfeld bis zur Veranstaltungsauswertung im Nachgang. Außerdem hat sie prägenden Einfluss darauf, wie die Teilnehmer*innen Ihre Veranstaltung insgesamt erleben und wahrnehmen.
Um Ihnen die richtige Wahl für Ihr nächstes Event zu erleichtern, haben wir die wichtigsten Elemente herausgearbeitet, die bei einer Veranstaltungs-App nicht fehlen sollten.
Bei der EventMobi-Event-App sind all diese Komponenten integriert. Doch wofür auch immer Sie sich entscheiden: Vergewissern Sie sich, dass Ihre App leistungsstark genug ist, um alles zu meistern, was auf dieser Liste steht.
Lassen Sie sich davon überzeugen, wie einige unserer Kunden mit unserer Event-App fesselnde Veranstaltungen auf die Beine gestellt haben.
Hier entlang zu beeindruckenden Erfolgsgeschichten!
1. Die Event-App mit Ihrem Branding personalisieren
Ihre Event-App verschafft Ihrer Veranstaltung Wiedererkennungswert. Die Teilnehmer*innen loggen sich hier schon im Vorfeld ein und nutzen dieses Tool an jedem einzelnen Ihrer Event-Tage. Das Erscheinungsbild sollte also definitiv zu Ihrer Marke passen.
Achten Sie bei der Wahl einer App also auf unkomplizierte Individualisierung mit Logos und Markenelementen sowie auf die Möglichkeit, Wording und Sprachstil selbst zu gestalten. All das sollte einfach und ohne großen Programmieraufwand machbar sein, damit Sie Ihre Ressourcen besser anderen Aspekten widmen können.
2. Mit Marketing im Vorfeld zur Teilnahme animieren
Für eine hohe Rendite Ihres Events müssen Sie für Ihre Zielgruppe(n) vorab wirkungsvoll die Werbetrommel rühren. Das sollte mit der Event-App ein Leichtes sein.
Sie können auf diesem Kanal Veranstaltungshighlights in den Fokus rücken und zum Beispiel Top-Referent*innen, Ihre Hauptsponsoren, besondere Sessions und Networking-Gelegenheiten hervorheben.
Eine weitere Option ist, über die App Updates zum Programm und Infos zur Anreise zu verschicken, je näher der große Tag rückt. Oder wie wäre es mit Infos zu Sehenswürdigkeiten im Umfeld des Veranstaltungsorts?
Ihre Event-App sollte auch das Engagement Ihrer Sponsoren erleichtern, etwa mit Werbebannern oder Widgets auf dem Startbildschirm. So verhelfen Sie ihnen zu einem besseren Return on Investment, was Ihre Veranstaltung anbelangt.
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3. Programm und Eventinfos übersichtlich abrufbar bereitstellen
Dass Veranstaltungen für alle Beteiligten besonders erfreulich verlaufen (woraufhin sie mit hoher Wahrscheinlichkeit auch in Zukunft gern wieder mit von der Partie sind), hängt auch davon ab, ob sie sich überall gut orientieren und schnell zu den gewünschten Vorträgen und Sessions finden können. Das gilt für physische ebenso wie für virtuelle Räume.
Eine durchdachte Event-App hält all das gebündelt bereit. Hier können Sie den User*innen interaktive Raumpläne bereitstellen und sie an die gewünschten Orte navigieren. Geben Sie ihnen auch das Programm an die Hand – mit der Option, per Auswahl einzelner Punkte in der App individuelle Veranstaltungsprogramme anzulegen.
4. Anmeldung und Check-in zu Selbstläufern machen
Den ersten Eindruck von Ihrer Veranstaltung erhält Ihr Publikum bei der Anmeldung bzw. Registrierung und dann beim Einchecken. Ohne eine entsprechend konzipierte App kann der Check-in aufwendig sein und Nerven kosten.
Doch mithilfe der passenden Anwendung können die Teilnehmer*innen bequem eigenständig einchecken: einfach mit der App und Tablets. Zudem können Sie maßgeschneiderte Badges im gewünschten Branding verteilen, mit denen sich übrigens die Einbindung und das Networking der Teilnehmer*innen fördern lässt.
5. Mit packendem Networking Mehrwert bieten
Als Eventplaner*in müssen Sie stets dafür sorgen, dass alle Gäste viele neue Kontakte knüpfen können. Die besten Event-Apps spielen Ihnen dabei perfekt in die Karten.
Bei der EventMobi-App zum Beispiel lassen sich über die integrierte Chatfunktion öffentliche wie private Nachrichten verschicken. So können sich alle jederzeit und ortsunabhängig vernetzen. Teilnehmer*innen, Referent*innen, Sponsoren, sie alle können ihr Profil mit Angaben zum persönlichen Hintergrund und Kontaktdaten gestalten, worauf alle anderen Zugriff haben. Die User*innen brauchen nur auf einen Button zu tippen, um zu einem Vor-Ort- oder Onlinemeeting einzuladen. Mit anderen Worten: Networking einfach und ungezwungen.
Besonders leistungsstarke Veranstaltungs-Apps machen Networking nicht nur leicht, sondern auch unterhaltsam: mit Gamification. Damit lassen sich Aufgaben und Wettbewerbe für das Publikum wie Freundschaftsspiele gestalten, bei denen das Kontakteknüpfen im Mittelpunkt steht. Zudem können alle User*innen über die App an Liveumfragen teilnehmen und im Verlauf der Programmpunkte Fragen beisteuern.
6. Veranstaltungsinhalte online auf Dauer lebendig halten
Eine starke Event-App ist auch deshalb so wertvoll, weil sie Sie sogar über den eigentlichen Anlass hinaus mit den Teilnehmer*innen verbindet. Nutzen Sie das virtuelle Eventportal im Anschluss an das Event einfach als Plattform für Inhalte, die auch längerfristig interessant sind, also für sogenannten Evergreen-Content.
Statt all die großartigen Inhalte Ihrer Veranstaltung anschließend in den Schubladen bzw. auf den Speicherplatten alt und grau werden zu lassen, sollten Sie sie dauerhaft verfügbar machen. Über diese Plattform können die Teilnehmer*innen später Beiträge ansehen, die sie verpasst haben, oder Sessions erneut ansehen, die sie besonders ergiebig fanden. Ganz nebenbei können Sie all diese Materialien somit auch für Ihr Marketing praktisch neu aufbereiten und verwerten.
7. Feedback einholen und zur nächsten Eventplanung übergehen
Für Veranstaltungsplaner*innen wird es oft besonders spannend, wenn der letzte Vorhang gefallen ist.
Dann können Sie Ihre Event-App nutzen, um Rückmeldungen von Teilnehmer*innen, Referent*innen und Sponsoren einzuholen. Das dürfte für Sie besonders wertvoll sein, und mit der EventMobi-App können Sie Ihre Fragebögen passgenau gestalten. Auf diese Weise erhalten Sie nützliche Erfahrungsberichte und konstruktive Kritik. Und damit können Sie wiederum Ihre nächste Veranstaltung zu einem noch größeren Erfolg machen.
