10 virtuelle Veranstaltungsformate und wie Sie diese umsetzen

Im Moment sind Online-Events meist die einzige Alternative zu realen Veranstaltungen. Doch eignen sich alle bisher bekannten Veranstaltungsformate für die Übertragung in den digitalen Raum? Klares Jein! Bei manch einer Veranstaltung ist die virtuelle Variante dem Offline-Event sehr nahe. Online-Wissensvermittlung beispielsweise sind viele von uns gewohnt – sowohl Planer*in als auch Teilnehmer*in. So funktionieren Webinare über die entsprechende Videokonferenz-Software ziemlich gut. Für virtuelles Networking dagegen braucht es etwas mehr Einsatz und Interaktionstools.

In diesem Gastbeitrag blickt XING Events auf die virtuelle Abbildung der bekanntesten und beliebtesten Eventformate. Sie reichen von kleinen, informellen Gesprächen bis zur großen Messe. Und eines sei direkt vorweggenommen: Sie lassen sich mit ein bisschen Kreativität alle online abbilden.

Kamingespräch

Ein Kamingespräch, auch bekannt als Fireside Chat, meint im Prinzip eine lockere, informelle Unterhaltung. Damit es virtuell funktioniert, brauchen Sie lediglich ein Tool, das ein Videogespräch zwischen wenigen Personen ermöglicht. Genau das können die allermeisten Videokonferenz-Tools. Wählen Sie am besten eines aus, das auch auf mobilen Endgeräten funktioniert, damit sich die Teilnehmer auch abseits von Rechner und Schreibtisch zuschalten können und eine lockere Atmosphäre entsteht. Mit ein wenig Einfallsreichtum, wie beispielsweise einem Kamin als Hintergrundbild, schaffen Sie zusätzlich das passende Ambiente; passendes Catering für die Teilnehmer bietet sich in der kleinen Runde ebenfalls an. 

BarCamp

Bei einem BarCamp wird das Eventprogramm zu Beginn in der Planungssession von allen Teilnehmern gemeinsam geplant und je nach Resonanz wird ihnen beim realen Event ein Raum zugeteilt. In diesen Räumen finden dann die Vorträge, Workshops oder Diskussionsrunden statt. Dieses Konzept lässt sich digital gut umsetzen. Entscheidend ist, einen strukturierten Prozess zur Vorstellung der möglichen Beiträge und anschließenden Abstimmung zu finden. Bewährt hat sich, dass der Moderator für einen Teilnehmer das bislang stumm geschaltete Mikrofon wieder aktiviert und dieser anschließend seinen Programmpunkt vorstellt. Nun wird die Session von einem zweiten Organisator in einen zentral einsehbaren Eventplan eingetragen. Wichtig ist, dass der Raumwechsel für die Teilnehmer digital möglichst einfach funktioniert. Dazu benötigen Sie ein Tool, das Breakout-Sessions oder eben untergeordnete Räume zulässt. 

World Café

Bei einem klassischen World Café findet der Austausch an unterschiedlichen Tischen statt, wobei die Teilnehmer von Tisch zu Tisch wechseln. Lediglich der jeweilige Gastgeber bleibt an seinem Tisch sitzen. Er begrüßt Neuankömmlinge und stellt bei jeder Runde vor, was die vorherige Gruppe an diesem Tisch erarbeitet hat. Die Ergebnisse werden auf Papiertischdecken festgehalten und am Ende zentral präsentiert. Ähnlich wie beim eben vorgestellten BarCamp kommt es virtuell darauf an, den Wechsel zwischen den einzelnen Räumen möglichst einfach zu gestalten. Außerdem sollten sich die Teilnehmer der virtuellen Tischrunden sehen können. Dazu benötigen Sie ein Videokonferenz-Tool mit Bildübertragung und zuvor klar kommunizierte Ablaufregeln. Bei der Präsentation der Tischergebnisse sollten die Zeiten von einem Organisator oder dem Haupt-Moderator im Blick behalten und wenn notwendig auf diplomatische Art und Weise gekürzt werden. Als Alternative für die digitalen Tischdecken können Sie integrierte Whiteboards der Konferenz-Tools oder externe Whiteboards wie MURAL und miro beziehungsweise einfach Google Docs nutzen.  

Table Session

Bei einer Table Session eines realen Events findet der Austausch der Teilnehmer ebenfalls an runden Tischen statt. Mit dem Unterschied, dass die Themen nichts miteinander zu tun haben müssen. Die Teilnehmer können die Tische wechseln, müssen es jedoch nicht. Als Eventveranstalter können Sie Table Sessions einmal ins Programm einbauen oder mehrfach durchführen. Table Sessions eignen sich bei realen Veranstaltungen besonders dann, wenn Sie viele unterschiedliche Themen gleichzeitig in einem großen Saal bespielen wollen. Sie sind hervorragend fürs Networking unter den Teilnehmern und fürs Brainstorming. Wollen Sie Table Sessions in die digitale Welt bringen, brauchen Sie zuvor klare Kommunikationsregeln. Begrenzen Sie die Zahl der Tisch-Teilnehmer und lassen Sie die Mikrofone der einzelnen Teilnehmer zunächst stumm geschaltet. Der Moderator jedes digitalen Tisches sollte Spielregeln aufstellen, wer wann eine Rede einbringen kann, zum Beispiel durch ein Handzeichen. Sprechen alle darauf los, wird es in digitalen Räumen noch unübersichtlicher als dies in der realen Welt der Fall ist. 

Seminar

Seminare werden häufig mit Fokus auf Weiterbildung eingesetzt. Dabei handelt es sich meist um Vorträge eines Referenten, die zwischendurch oder hinterher um Fragen der Teilnehmer ergänzt werden. Die virtuelle Variante kennen wir alle: das Webinar. Während in der realen Welt Seminare häufig ganztägig stattfinden oder auch über mehrere Tage andauern können, sollten Sie bei Webinaren die Vortragsdauer deutlich kürzen. Das liegt vor allem an der geringen Aufmerksamkeitsspanne im virtuellen Raum. Eine mittlerweile beliebte Dauer beträgt 20 Minuten und lässt dazwischen Zeit für ein wenig Bewegung, Essen und Trinken sowie eine mentale Verschnaufpause. 

Workshop

Workshops oder auch Breakout Sessions sind in der realen Welt vor allem für den Austausch und das Arbeiten in kleineren Gruppen mit bis zu 25 Teilnehmern gedacht. Der Referent wird bei diesem Eventformat mehr zum Moderator und begleitet den kreativen Entstehungsprozess der Gruppenarbeit. Gerade diese Zusammenarbeit funktioniert in der virtuellen Welt weniger gut als bei physisch stattfindenden Workshops – es sei denn, Sie steuern die Interaktion sehr genau. Nur wer in der Gruppe diszipliniert nacheinander spricht und die Ergebnisse strukturiert festhält, wird Arbeitsergebnisse produzieren können. Möchten Sie Workshops digital anbieten, achten Sie auf möglichst kleine Gruppen – dann kann Ihnen auch dies gelingen. Anderenfalls laufen Sie Gefahr, dass sich ein, zwei Personen besonders einbringen, während alle anderen nur stumm zuschauen. 

Podiumsdiskussion

Sie kennen Sie bestimmt von realen Events: Die klassische Podiumsdiskussion, bei der sich mehrere Redner auf einer Bühne zu einem Thema austauschen. Damit dieser Austausch klappt, strukturiert ein Moderator das Gespräch und achtet auf die Zeiteinhaltung. Entweder Sie bringen die Diskutanten für einen Live-Stream in ein reales Aufnahmestudio oder Sie schalten die Redner aus den jeweiligen Home-Offices zu. Der Moderator achtet auch bei der virtuellen Podiumsdiskussion auf die Zeit der Beiträge. Sie können die Runde auch für die Interaktion mit Ihren Teilnehmern öffnen. In diesem Fall beobachtet der Moderator zugleich den Live-Chat des Publikums, clustert die Fragen und bringt sie in die Diskussionsrunde ein. 

FishBowl

Eine FishBowl ist die moderne Form der Podiumsdiskussion, die die Teilnehmer etwas mehr einbindet. Bei einem realen Event sitzen die Diskutanten in einem inneren Stuhlkreis und die Zuhörer im äußeren. Darüber hinaus gibt es im inneren Kreis einen leeren Stuhl für den Teilnehmer, der sich aktiv einbringen will. Dies können Sie wie bei der zuvor vorgestellten digitalen Podiumsdiskussion umsetzen. Der leere Stuhl sollte dabei vom Moderator gemanagt werden. Er kann dazu im Chat prüfen, wer sich einbringen möchte und diesem Teilnehmer die Stimmrechte geben. 

Keynote

Dieser frontale Vortrag aus der realen Eventwelt lässt sich ziemlich einfach in die virtuelle Version übertragen. Dazu benötigen Sie wie beim Webinar einen Redner, seine Präsentation, möglicherweise einen Moderator sowie die klassische Online-Eventtechnologie. Binden Sie ein Interaktionstool in diese frontale Präsentation ein, wird sie lebendiger für Ihre Teilnehmer. Allerdings hat auch eine klassisch vorgetragene Botschaft via Live-Stream ihre Berechtigung. 

Konferenz 

Eine Konferenz ist meist eine ein- oder mehrtägige Veranstaltung, die mehrere hier bereits vorgestellte Eventformate miteinander kombiniert. Sie lässt sich sehr gut digitalisieren, wenn Sie auch das Networking unter den Teilnehmern ermöglichen, zum Beispiel in 1:1-Videosessions. Bedenken Sie, wie bereits beim Webinar angesprochen, die kürzere Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer und die Anstrengung, die eine ganztägige Bildschirm-Konferenz mit sich bringt. Kürzen Sie daher die einzelnen Redebeiträge, bauen Sie Pausen ein und setzen Sie auf Interaktion. Ein spannendes Format für interessante virtuelle Konferenzen ist es, die Beiträge Ihrer Referenten auf acht Minuten zu begrenzen und dann acht Minuten Zeit für die Fragen der Teilnehmer zu lassen. 

Messe

Messen zeichnen sich in der realen Welt durch den realen und zufälligen Austausch der Teilnehmer sowie die Präsentation von Produkten und Services aus. Das können Sie mit den bereits vorgestellten virtuellen Eventformaten umsetzen, zum Beispiel in Form von Webinaren oder virtuellen Keynotes. Anbieter von virtuellen Messe-Plattformen ahmen außerdem die Messewelt mit Hilfe von 2D- oder 3D-Welten nach und binden mehrere Aussteller und Vortragsbühnen ein. An den Messeständen gibt es wiederum Videos, Präsentationen, Live-Chats mit dem Standpersonal oder sogar 1:1 Videosessions mit dem Aussteller. Bedenken Sie bei der Digitalisierung Ihrer Messe, dass auch diese ein interessantes Vortragsprogramm benötigt, damit Sie überhaupt Teilnehmer anlocken können.

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Abschließende Tipps zur Toolauswahl für digitale Veranstaltungsformate

Alle oben genannten Online-Eventformate lassen sich auf drei Kategorien herunterbrechen: kleinere Events mit bis zu 25 Teilnehmern, mittlere Veranstaltungen mit bis zu 1.000 Teilnehmern und größere virtuelle Messen und Konferenzen ab 1.000 Teilnehmern. Diese Einteilung hilft Ihnen bei der Auswahl des passenden Tools, das Sie auf Ihrer Event-Plattform oder in Ihrer Event-App integrieren möchten. 

Wenn Sie sich nun fragen, wie Sie aus dem Tool-Dschungel richtig wählen, dann sind vor allem zwei Punkte besonders relevant:

• Haben Sie einen Budgetrahmen? 
• Welches Tool ist bereits in Ihrem Unternehmen im Einsatz? Können Sie ein Upgrade hinzubuchen oder die jetzige Paketstufe für verschiedene Formate nutzen?
• Wie leicht können es die Teilnehmer bedienen? Müssen sie Applikationen herunterladen oder kann es gleich im Web-Browser losgehen?
• Welche Interaktionsmöglichkeiten wollen Sie anbieten und welche hat der Tool-Anbieter bereits integriert?

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