Ehrliche Eventgrafiken: Netzwerken bei Veranstaltungen

In unserer Rubrik Ehrliche Eventgrafiken schauen wir uns mit einer Prise Humor an, was in der Veranstaltungsbranche besser laufen könnte, vor allem im Bereich Digitalisierung. Wir veröffentlichen regelmäßig neue Grafiken hier auf unserem Blog sowie auf Twitter und Instagram – diese dürfen natürlich gerne geteilt werden!

Ehrliche Eventgrafiken erscheint in Kooperation mit unserem Medienpartner tw tagungswirtschaft.

Netzwerken – manche lieben es, manche hassen es, aber jeder macht es. Wenn Menschen auf Business-Events wie Kongresse oder Messen gehen, ist Networking meist einer der Hauptgründe für die Teilnahme. Im Idealfall spricht man mit interessanten Menschen und tauscht Visitenkarten aus – aber wir kennen wohl alle auch Situationen, die nicht gerade nach Plan verlaufen. Was beim Netzwerken schiefgehen kann und was Sie als Eventplaner dagegen tun können, schauen wir uns in diesem Artikel an.

Netzwerken bei Veranstaltungen: Das Problem in Kurzform

Wie war noch mal Ihr Name …?

Kontaktpflege über soziale Medien ist zwar praktisch, aber wie findet man sein Gegenüber online wieder, wenn man den Namen vergessen oder sich einander gar nicht vorgestellt hat? Natürlich fragt der erfahrene Netzwerker immer nach der Visitenkarte oder E-Mail-Adresse, aber wenn man plötzlich merkt, dass man in fünf Minuten beim nächsten Workshop sein muss oder anderweitig abgelenkt wird, steht selbst der Networking-Profi manchmal mit leeren Händen da. Oder man kommt zwar mit 30 Visitenkarten nach Hause, weiß aber im Nachhinein gar nicht mehr, mit wem man eigentlich über was geredet hat.

Zu viel Programm

Eigentlich ist allgemein bekannt, wie wichtig Networking für Teilnehmer ist. Trotzdem gibt es immer noch Veranstaltungen, wo der ganze Tag mit Vorträgen und Workshops gefüllt ist. Zum Netzwerken bleibt bestenfalls die Kaffee- oder Mittagspause – die ja eigentlich dazu dienen soll, mal kurz neue Kräfte zu tanken. Wer „socialisen“ eher anstrengend findet, muss sich entscheiden: in der Pause seine Energie fürs Netzwerken aufbrauchen oder ohne neue Kontakte nach Hause gehen?

Die richtigen Leute treffen

Wenn Sie sich in der obenstehenden Grafik wiedererkennen, dann wissen Sie: Nur weil jemand sich auf der gleichen Branchenveranstaltung herumtreibt, muss es sich nicht unbedingt um einen wertvollen Geschäftskontakt handeln. Nichts gegen Studenten oder Vertriebsmitarbeiter per se, natürlich – sie alle haben ihre Daseinsberechtigung. Was Teilnehmer und Veranstalter tun können, damit sich auf Netzwerktreffen die richtigen Leute zusammenfinden, folgt im zweiten Abschnitt.

Netzwerken bei Veranstaltungen: Wie man es besser macht

Event-App als digitales Adressbuch

Sie gehört zur Grundausstattung jeder Event-App: die Teilnehmerliste. Je nach Art und Größe der Veranstaltung kann der Organisator diese Liste entweder komplett vorab hochladen, oder Teilnehmer erstellen eigene Accounts, damit ihr Profil in der App erscheint. Dies frühzeitig zu tun, hat einen großen Vorteil: Teilnehmer können sich schon vorher ansehen, wer noch zu der Veranstaltung geht. Per Chat- oder Terminbuchungsfunktion kann man sich dann direkt über die App zu einem persönlichen Treffen verabreden. Diese Art der digitalen Kontaktaufnahme mag manchem leichter fallen, als andere direkt anzusprechen. Und für die chronischen Namens- und Gesichter-Vergesser unter uns: Ein schneller Blick in die Teilnehmerliste hilft nach dem Event dabei, sich zu erinnern. Als Veranstalter sollten Sie deshalb alle Teilnehmer dazu ermuntern, ihr Profil vollständig auszufüllen – inklusive Foto.

Menschen zusammenbringen: Matchmaking, Gamification & Co

Was bei Dating-Seiten funktioniert, kann man genauso gut bei geschäftlichen Events anwenden: Menschen mit gemeinsamen Interessen zusammenbringen. Damit Ihnen als Veranstalter diese Aufgabe leichter fällt, können Anbieter wie beispielsweise Converve helfen: Hier werden Teilnehmer per Software miteinander „gematched“. Und auch für die schnöde Visitenkarte gibt es interaktive digitale Alternativen, zum Beispiel die Smart Devices von Visit by GES, die man aneinanderhält, um Kontaktdaten mit dem Gesprächspartner auszutauschen.

Wenn Sie kein Extra-Tool anschaffen wollen, können Sie auch bestimmte Eckdaten in Ihrem Registrierungsformular abfragen und diese später für ein Kennlern-Spiel verwenden. Grundsätzlich gilt: Wenn Teilnehmer einen Anlass haben, miteinander ins Gespräch zu kommen, passiert der Rest von ganz allein.

Zeit und Raum zum Netzwerken bieten

Je mehr Möglichkeiten zum Netzwerken Sie als Veranstalter bieten, umso wahrscheinlicher, dass es zu interessanten Begegnungen kommt. Auch wenn Sie kein Networking-Spiel, Speed-Dating oder ähnliche Aktivitäten planen – sorgen Sie dafür, dass Ihren Teilnehmern wirklich genug Zeit und auch Platz für entspannte Gespräche zur Verfügung steht. Zum Beispiel eine Networking-Lounge mit gemütlichen Sitzgelegenheiten und genug Privatsphäre, um Geschäftliches zu besprechen. Auch immer beliebt ist ein Selfie-Bereich – natürlich sollte Ihr Veranstaltungslogo auf dem Erinnerungsfoto gut zu sehen sein, damit erfolgreiches Netzwerken mit Ihrem Event assoziiert wird.

Sie möchten noch mehr Networking-Tipps erhalten? Dann empfehlen wir das kostenlose eBook Effektiver netzwerken bei Veranstaltungen mit digitaler Terminbuchung.

Alle Beiträge aus der Reihe “Ehrliche Eventgrafiken” finden Sie!