Hinter den Kulissen des Praxisfrühstück – Das Erfolgsrezept der virtuellen MICE-Reihe

Inhaltsverzeichnis:

• Das Team – Kompetenzen teilen, voneinander lernen
• Das Praxisfrühstück-Format – Ein Plädoyer für gute Konzepte
• Die virtuelle Plattform
• Marketing und Kommunikation
• Hinter den Kulissen – Produktion
• Das Rezept zum virtuellen Erfolg
• Fehlerkultur: Was definitiv schief lief und woraus wir lernen können

Die Gründung der MICE-Roadshow Praxisfrühstück 2013 war eine Kampfansage an Alteingesessenes: Weg von steifen Hotelführungen hin zu Netzwerkveranstaltungen, die digitaler, inhaltlich wertvoll und menschlich sind. Wir von EventMobi veranstalteten gemeinsam mit starken Partnern wie den AMERON Hotels und Spacebase von 2015 bis 2018 über 20 Events in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Hier zeigten wir, wie man Impulsvorträge und praxisorientierte Workshops an einem Vormittag unterbringt und wie Teilnehmende bei entspannter Atmosphäre und Frühstücksbuffet wertvolle Kontakte mitnehmen können. Der Trumpf im Ärmel der Praxisfrühstücker*innen war dabei schon immer die Leidenschaft für Inhalte: Von brandaktuellen Themen wie den Umfrageergebnissen zu Frauen in der Veranstaltungsbranche der tw tagungswirtschaft und der IMEX über spannende Einblicke hinter die Kulissen der ersten papierlosen Tagung oder in die Küchen von Sterneköch*innen bis hin zu einzigartigen Perspektiven wie jener des Sicherheitsbeauftragten des Kölner Karnevals.

Nach einer auch durch Corona bedingte Kreativpause kehrte das Praxisfrühstück als virtuelle Veranstaltung zurück. Um den veränderten Seh- und Interaktionsgewohnheiten des Online-Publikums Rechnung zu tragen, ging das neue virtuelle Praxisfrühstück im Frühjahr 2021 in Serie.

Während der Moderator Anton von Verschuer bei jeder Vor-Ort-Veranstaltung rund 30-50 Teilnehmende mit den berühmten Worten “Gratuliere, Sie sind nun Praxisfrühstücker” in die Community einschwor, war das Publikum der virtuellen Serie ungleich größer: Rund 2.200 Eventprofis meldeten sich insgesamt zu den drei Episoden an. Aus dem Live-Chat und aus dem Feedback ging hervor, dass eine Frage besonders unter den Nägeln brannte: “Wie sah die Umsetzung hinter den Kulissen des Praxisfrühstück aus?”

Bereits durch die Veröffentlichung von No-Show-Zahlen des Praxisfrühstücks und dem Anstoß der dazugehörigen Debatte 2017 haben wir uns für Transparenz entschieden, weshalb wir uns auch jetzt nur zu gerne in die Karten schauen lassen.

Das Team – Kompetenzen teilen, voneinander lernen

Die meisten Eventplaner*innen können es bestätigen – im vergangenen Jahr musste man sich so schnell anpassen und so viel lernen wie zuletzt zur Abi-Prüfung. Der Tsunami an Webinaren und neuen Digitalformaten riss uns unerbittlich aus den branchenüblichen Zyklen des Eventkalenders in eine “Always-On”-Welt, in der zukunftsweisende Konferenzen und Referent*innen mit Celebrity-Status keinen teuren, zeitintensiven Flugreisen mehr bedurften, sondern nur wenige Klicks entfernt waren.

Während die Straußenstrategie – Kopf in den Sand – als erster Impuls nahe lag, entschied sich der Großteil der Planer*innen für die steile Lernkurve durch das Ausprobieren, Evaluieren und Optimieren. Die vielen neuen Aspekte von virtuellen Veranstaltungen verlangten von Eventplaner*innen, sich gänzlich neue und bisher höchstens branchennahe Kompetenzen anzueignen: Live-Streaming-Terminologie, Videoproduktion, digitale Meetingkonzepte, Datenanalyse. Nach dem interdisziplinären Ansatz suchten auch die Initiator*innen des Praxisfrühstück ihr Team zusammen: EventMobi als Anbieter einer virtuellen Eventplattform brachte qua neuen Naturgesetzen virtueller Veranstaltungen die Location mit. Dank alter Schulfreundschaften kam die Regieagentur Farhouse Media sowie das Produktionsteam von Bildquadrat an Bord, die sonst solche Dinger wie Die Sendung mit der Maus und die 1Live Krone Verleihung drehen und aus Spaß am Experimentieren Platz für das Praxisfrühstück machten. Mehr Expertise geht nicht! Die Kölner Eventagentur Klubhaus unterstützte mit geballter Meeting-Design-Erfahrung aus rund 50 virtuellen Events und einem Netzwerk, das der coolen letzten Reihe des Schulbusses ähnelte. Gemeinsam brachten wir mit jeweils rund fünf Wochen Vorlaufzeit die erste Staffel des digitalen Praxisfrühstücks auf die Glasfaserkabel.

Das Praxisfrühstück-Format – Ein Plädoyer für gute Konzepte

Während sich im vergangenen Jahr ein wahrer Technologie-Fetisch einschlich und Eventplaner*innen die Specs von Zoom, GoToWebinar & Co. auswendig kannten, kam der goldene Satz “Form follows Function” oft zu kurz. Eventplaner*innen starteten mit den Tools, die sie kannten oder unbedingt ausprobieren wollten, statt zuerst das Ziel der Veranstaltung zu definieren. Dass viele Organisationen ihr Veranstaltungsportfolio nun online abbilden mussten, war eigentlich eine Chance zu hinterfragen, welchen Zweck ein Event erfüllt, oder ob man es nur immer schon so gemacht hatte. In einem herausragenden Vortrag plädiert “Der Ablaufregisseur” Chris Cuhls für Inszenierung und Storytelling bei virtuellen Events, die Resonanz – also Wirkung – beim Publikum erzeugen, es nicht nur erreichen sondern bewegen. 

Die Konzeptkrise führte dazu, dass Eventtech-Anbieter plötzlich beratende Agenturleistungen übernahmen, und es im virtuellen Raum an starken Veranstaltungskonzepten mangelte. Mit dem Praxisfrühstück-Format haben wir die veränderten Seh- und Interaktionsgewohnheiten des Online-Publikums ernst genommen und uns bewusst eine Scheibe von erfolgreichen TV-Formaten und YouTube-Kanälen abgeschnitten. So wurde aus der MICE-Roadshow eine Eventserie mit drei Episoden zu je 90 Minuten, in denen je ein Oberthema in unterschiedlichen Rubriken erörtert, zerlegt, hinterfragt und diskutiert wird. Das Ziel war klar: Experimentierräume für virtuelle Events schaffen, Wissen auf unterhaltsame Art vermitteln und die Praxisfrühstück-Community verbinden. Dass die Praxisfrühstücker*innen dabei dem Thema treu geblieben sind und sich nicht zu ernst nehmen, erkennt man an der gesunden Portion Frühstücksreferenzen im Programm. Die Rubriken, die wir uns vorgenommen hatten, lauten:

• Wissensstück: Diese Rubrik umreißt das Thema knapp, um Teilnehmer*innen mit den unterschiedlichsten Wissensständen eine gemeinsame Basis für Diskussion zu bieten.
• Nachschlag: Im Anschluss wird tiefer in das Thema eingetaucht, ein Teilaspekt diskutiert oder Praxisbeispiele vorgestellt.
• Kaffee oder Tee? – Das Streitgespräch: Zu einem provokanten Statement nehmen zwei Expert*innen je die Pro- und Contra-Seite ein und bringen den jeweiligen Standpunkt messerscharf auf den Punkt. 
• Kaffeehaus: Weil die angeregtesten Gespräche zwischen fremden Dichter*innen & Denker*innen bei einer Tasse Kaffee entstehen, eröffnen wir ein kleines Kaffeehaus im virtuellen Raum.

Das bewusst kurze Programm und die Einteilung in noch kürzere, abwechslungsreiche Rubriken wirkte der Zoom-Fatigue entgegen und schuf durch Muster eine positive Erwartungshaltung über mehrere Episoden hinweg.

Die virtuelle Plattform

Die virtuelle Eventplattform von EventMobi diente dem Praxisfrühstück als digitales Zuhause. Diese wird bei EventMobi auf Basis einer Lizenz pro Veranstaltung vergeben, beinhaltet alle verfügbaren Funktionen und bietet dadurch volle Flexibilität für Veranstalter*innen. Referenten- und Ausstellerprofile, Interaktions-Tools sowie natives Live-Streaming und interaktive Meetingräume erlaubten die unkomplizierte Umsetzung des digitalen Formats. Mit dem einfach zu bedienenden Backend benötigt man 1-2 Arbeitstage, um die Plattform zu gestalten und mit Inhalten zu füllen – Listen-Uploads, Dokumentenbibliotheken und sogenannte Self-Edit-Links für Referenten- und Ausstellerprofile machen dies besonders effizient. 

Bei der Gestaltung der virtuellen Eventplattform lag das Augenmerk auf folgendem:

1. Markenerlebnis: Die Wohngemeinschaft der virtuellen Formate

Bevor man etwas kommuniziert, sollte man wissen, wer man ist. Obwohl das Team bei der Gestaltung der neuen Praxisfrühstück-Marke auch versucht war, die Farbsättigung nach unten zu korrigieren, brachte eine Kollegin es auf den Punkt: Während sich das Gros der virtuellen Branchenevents in dunkelblau und schwarz hüllen und mit futuristischen, aber oft wenig aussagenden Sujets die digitale Revolution proklamieren, sehnen sich viele Eventprofis nach dem digitalen Eckcafé an einem sonnigen Tag. Vom Publikum liebevoll als “Wohngemeinschaft unter den virtuellen Formaten” bezeichnet, war es uns wichtig, die digitale Eventlocation auch so einzurichten: vom Homepage- und Menü-Design über Farben und Schriften bis hin zur Live-Produktion mit Bauchbinden und Einspielern sowie der Gestaltung des Kaffeehauses als Frühstücks-Speisekarte.

2. Flexible Integration für maximale Personalisierbarkeit

Form follows Function muss auch in der Welt der Out-of-the-box Plattform-Lösungen bedeuten, die technischen Möglichkeiten maximal dem Eventziel anpassen zu können, um ein nahtloses Teilnehmererlebnis zu ermöglichen. EventMobi bietet eine offene API-Schnittstelle, was etwa die Integration des Registrierungssystems mit der virtuellen Eventplattform ermöglichte. So konnte sich jede*r angemeldete Teilnehmende problemlos einloggen und das persönliche Profil vervollständigen. Die Einbettung von spannenden Tools wie wonder.me zur Abbildung des Kaffeehauses und dem Whiteboard-Tool Padlet als Fotowand in der Eventplattform erlaubten es uns, die Funktionen zu erweitern und den Teilnehmenden dennoch ein einheitliches Nutzererlebnis zu bieten.

3. Ganzjährige Community-Strategie: eine Plattform, alle Formate

Der nachhaltige Vorteil von virtuellen Eventplattformen ist es, mehrere Formate wie Fortbildungswebinare und Netzwerkevents sowie interaktive digitale Elemente übersichtlich auf einer Plattform abzubilden. So macht sich die Investition in die Plattform und der Marketingaufwand gleich mehrfach bezahlt, wenn es Organisationen gelingt, eine ganzjährige Community aus ihrem Eventpublikum zu machen. Während man für Events vor Ort eine Location, Catering und Technik buchen muss, lassen sich im Rahmen einer virtuellen Eventplattform schnell und unkompliziert Programmpunkte erstellen und mit Live-Chat, Q&A und Live-Umfragen interaktiv gestalten. Im Anschluss an Staffel 1 des Praxisfrühstücks wurden auf der Plattform alle Aufnahmen sowie Präsentationsfolien und Graphic Recordings zur Verfügung gestellt – sehen Sie selbst.

Marketing und Kommunikation

Die allgegenwärtige Zoom-Fatigue bedeutet auch, dass man selbst mit den bahnbrechendsten Inhalten und einem mit Branchenstars besetzten Podium besonders laut und auf mehreren Kanälen trommeln muss, um die virtuellen Besucherränge zu füllen. Das Praxisfrühstück hatte im Gegensatz zu neuen Digitalformaten den großen Vorteil, vielen Planern bereits bekannt und liebgewonnen zu sein. Was vor Ort Spaß macht, muss auch digital was taugen! Dennoch haben wir auf folgende Promotionsstrategie gesetzt, um sagenhafte 2.200 Registrierungen insgesamt zu erreichen:

• Hausaufgaben: Für Glaubwürdigkeit und Attraktivität eines neuen Formats müssen die Grundpfeiler stehen: Website, Registrierungsseite und Social-Media-Accounts. Zudem trugen wir die drei Episoden in diverse Branchenkalender ein und legten viel Wert auf ansprechend gestaltetes, personalisiertes E-Mail-Marketing. 
• Persönliche Einladungen via Social Media: Die Stärke des Praxisfrühstück-Teams zeigte sich auch auf Social Media in Form von Reichweite: Viele Eventplaner*innen folgten den persönlichen Einladungen zum Praxisfrühstück durch die Privatprofile unseres Teams auf LinkedIn und XING.
• Pressearbeit: Besonders dem Narrativ “Das Praxisfrühstück ist zurück!” wurde großes Interesse entgegengebracht. Ein Presseartikel auf Pressebox zeigte schnell Wirkung.
• Newsletter-Platzierungen für mehr Reichweite: Um auch über die eigene Datenbank hinaus Anmeldungen zu generieren, investierten wir in Platzierungen in Branchennewslettern wie Event Partner und VDVO. 

Referent*innen als Sprachrohr nutzen: Oftmals bestehen Synergien zwischen Referent*innen und Veranstaltern. Beispielsweise nahm Katrin Taepke etwa am Streitgespräch der ersten Episode zum Thema “Technologie limitiert kreative Veranstaltungskonzepte” teil und fasste das Pro und Kontra auf ihrem Blog MICEstens-digital.de zusammen – ein Win-Win für beide Seiten!

Hinter den Kulissen – Produktion

Für die Produktion des Praxisfrühstück holten wir uns die Vollprofis von Farhouse Media und Bildquadrat an Bord. Mit ihrer Erfahrung im Bereich TV-Produktionen und Großevents verzauberten sie uns dermaßen, dass wir sie in der ersten Episode auch dem Publikum nicht vorenthalten wollten – hier geht’s zur Aufnahme, wo Tobias Fremer und Niklas Windeck neben dem Fachjargon auch die praktische Remote-Box (im Bild) erklären.

Die Termine aller drei Episoden wurden vorab festgelegt, und die Vorlaufzeit belief sich auf ca. auf fünf Wochen pro Episode. In wöchentlichen Terminen mit dem Team klärten wir zuerst die Inhalte, dann die Kommunikation, und erst zuletzt den genauen Ablauf und Regieanweisungen. Wo sich Eventplaner wohl eher wie TV-Regisseure fühlen: Die Produktion virtueller Veranstaltungen benötigt einen sehr detaillierten Regieplan, der sekundengenau angibt, wann Einspieler, Bauchbinden oder Remote-Referent*innen zugeschaltet werden sollen.

Für das Praxisfrühstück kamen zwei Arten der Live-Produktion zum Einsatz:

• Studio-Produktion 

Für Episode 1 und 2 waren wir – natürlich unter Beachtung der Hygienemaßnahmen und Abstandsregeln – im Studio von Bildquadrat in Neuss zu Gast. Dies hatte natürlich den großen Vorteil, dass Regie, Personal, Licht, Ton- und Kamera-Technik bereits an einem Ort waren und Reisekosten und logistischer Aufwand gering gehalten wurden. Im Studio waren sechs Personen involviert: Zwei Kameraführer*innen, ein*e Licht- und Tontechniker*in, zwei Personen in der Regie und eine Regisseurin.

• Remote-Produktion

Für Episode 3 bauten wir passend zum Thema “Kreative Kollaboration in digitalen Meetings” reale Bedingungen nach und verzichteten auf ein Studio. Gedreht wurde dabei mit einem Kameramann in den Büroräumen von Klubhaus in Köln. Die Moderator*innen bewegten sich dabei durch die Räumlichkeiten und schalteten Gastreferent*innen live auf Bildschirmen hinzu. Die Bildregie produzierte den Live-Stream dabei in Neuss und gab von dort Regieanweisungen. Auch die Produktion eines Live-Streams mit komplett virtuellen Referent*innen kann so sehr kostengünstig und mit überschaubaren Aufwand umgesetzt werden – EventMobi bietet dies als optionale Serviceleistung zur virtuellen Eventplattform an.

Die häufigsten Fragen im Live-Chat waren, welches Setup benutzt wurde und wie viel eine Produktion im Praxisfrühstück-Stil kostet. Eine eindeutige Antwort gibt es darauf nicht, da bei allen drei Episoden unterschiedlich viel Personal und Technik zum Einsatz kam. Schreiben Sie aber gerne eine unverbindliche E-Mail an info@bildquadrat.de, um Ihr nächstes Event zu besprechen.

Das Rezept zum virtuellen Erfolg

1. Zweckgebundenheit und Experimentierräume

Bei allen drei Themen haben wir uns im Team Gedanken gemacht, mit welchem Wissensstand das Publikum zum Praxisfrühstück kommt und was es danach wissen, verstehen, können soll. Auch wollten wir möglichst viele unterschiedlichen Funktionen und Tools ausprobieren, aber natürlich nur, wenn dies dem Inhalt dienlich war. Wir machten dies in der Hoffnung, dass unsere Experimentierfreude, unser Enthusiasmus und Spaß an virtuellen Konzepten ansteckt – und somit Berührungsängste mit der Planung von virtuellen Events abgebaut werden. 

2. Feedback und Reiteration

Ein Eckpfeiler des Praxisfrühstücks war es schon immer, Publikumsfeedback konsequent abzufragen, ernst zu nehmen und unmittelbar einfließen zu lassen. Nach jeder Episode gab es ein Debrief-Meeting mit dem ganzen Team, wo wir jene Dinge sammelten, die gut und weniger gut liefen und das Feedback der Teilnehmenden auswerteten. Aufgrund von Feedback haben wir nach Episode 1 etwa mehr Zeit für technische Hinweise eingeplant, professionelle Moderationskarten sowie eine Live-Chat-Betreuung eingesetzt und neue Rubriken erschaffen. Denn: Fühlt sich das Publikum ernst genommen und beteiligt, entsteht größere Loyalität dem Format gegenüber.

3. Menschen mit Herzblut

Während bei virtuellen Events vieles messbar ist – die Verweildauer im Live-Stream, Klicks und Interaktionen – so ist der Einfluss der menschlichen Komponente zwar unbestritten aber schwer quantifizierbar. Wir sind überzeugt: Auch oder gerade bei virtuellen Veranstaltungen muss das Menschsein im Mittelpunkt stehen. Wichtig war uns zum Beispiel, Namen des Teams zu nennen und so Leistung sichtbar zu machen aber auch eine menschliche Verbindung zum Publikum aufzubauen: Christoph war der technische Support, Lisa betreute den Chat, Stefan hieß der Kameramann und Pia saß in der Regie an den Reglern. Denn: Wenn wir Leidenschaft zeigen, Emotionen wagen und Imperfektion zugeben, so wird auch die Rückmeldung des Publikums eine menschliche sein.

4. Ein Win-Win für Partner und Publikum

Ein für das Publikum kostenfreies Format wie das Praxisfrühstück in dieser Produktionsqualität ist nur möglich, wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen und letztendlich auch davon profitieren. Allen Partnern – EventMobi, Klubhaus, Farhouse Media und Bildquadrat – war es in erster Linie ein Anliegen, mit ihrer Expertise zu glänzen, ohne das Praxisfrühstück in eine Werbeveranstaltung zu verwandeln. Die virtuelle Eventplattform bot mehrere Möglichkeiten, den Kontakt zu den Partnern zu vereinfachen und wertvolle Gespräche zu erzeugen. So erhielten alle Partner ein Profil mit Bildern, Videos, Dokumenten und Links. Für das Publikum war es ganz einfach, sich im Anschluss an den Live-Stream unverbindlich mit den Jungs von der Produktion oder den Referent*innen im Kaffeehaus auszutauschen und via Fragebögen ihr Interesse an einer Zusammenarbeit zu bekunden.

Fehlerkultur: Was definitiv schief lief und woraus wir lernen können

Trotz des vielen Lobes für die Premiere des virtuellen Praxisfrühstück ist uns ehrliche Selbstreflexion wichtig. Da hinter jeder noch so detailliert geplanten Veranstaltung eben Menschen stehen, passieren auch erfahrenen Profis Fehler. Doch nur das offene Sprechen darüber, was schief gelaufen ist, ermöglicht eine Verbesserung für die nächste Staffel. Deshalb hier unsere Top-Patzer und wie man es besser machen kann:

• Speakerbriefings und Probedurchlauf:
  Da das Praxisfrühstück ein Leidenschaftsprojekt aller Partner ist, aber neben dem Tagesgeschäft laufen muss, wurden beim technischen Check der Referent*innen und den Probedurchläufen gerne mal die Abkürzung genommen. Das führte live leider dazu, dass auch mal Einsätze nicht stimmten oder falsche Inhalte eingeblendet wurden. Fazit: Auch Vollprofis fallen ohne Probe auf die Nase!  
  
  Die Lösung: Um nochmals Chris Cuhls zu zitieren: Was nicht geprobt wird, findet nicht statt. Amen. 

• Keep it simple, stupid!
  Aus Detailverliebtheit wünschten wir uns für das Praxisfrühstück regelmäßig komplexere Setups, als es notwendig war. Der Mix aus Referent*innen und Moderator*innen an mehreren Orten, Graphic Recording, Videoeinblendungen und Bildschirmen führte dazu, dass wir für eine relativ kurze Veranstaltung ziemlich viele Kabelmeter und Audio- und Videoeingänge verwalten mussten, was leicht zu Fehlern im Ablauf führen kann.
  
  Die Lösung: Wie der Titel schon sagt, sollte der Ablauf so kompliziert wie nötig und so simpel wie möglich gehalten werden. Vorab aufgenommene Redebeiträge beispielsweise reduzieren Komplexität.

• Der Wilde Westen im Live-Chat: 
  Live-Chats bei virtuellen Events vereinen positive und negative Aspekte des Kommunikationsverhaltens im Internet. Im Optimalfall erfahren Teilnehmende einen Mehrwert durch angeregte Zuschauerdiskussionen parallel zu den Veranstaltungsinhalten. Im schlechtesten Fall wird der Chat überflutet mit kontraproduktiven Nörgeleien, den immer gleichen Fragen und ungenierter Eigenwerbung.
  
  Die Lösung: Intensive Betreuung des Chats durch eine Bezugsperson und klare Kommunikation der Chat-Etiquette.

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