FRESHES Denken für FRESHE Planer

Letztes Jahr nahm EventMobi zum ersten Mal an der FRESH Konferenz in Kopenhagen teil. Die FRESH Konferenz wird vom Meeting Support Institute (MSI) organisiert und sieht sich als Testgelände für neue Modelle und Strategien für Konferenzen, Kongresse und Meetings.

Als kleinen Vorgeschmack auf die 2014er-Ausgabe (26. – 28. Januar) möchten wir gerne mit Ihnen teilen, was wir 2013 gelernt haben:

Drei Dinge die wir letztes Jahr auf der FRESH Konferenz gelernt haben:

Keine Angst vor hybriden Meetings

Seit Jahren diskutieren Veranstaltungsplaner über den Sinn- und Unsinn von sogenannten hybriden Meetings. Hybridmeetings sind Meetings, bei denen ein Teil oder der ganze Veranstaltungsinhalt kostenlos oder kostenpflichtig im Internet angeboten wird. Teilnehmer können die Konferenz von ihrem Rechner aus mitverfolgen, und idealerweise auch daran teilnehmen.

Die FRESH Konferenz war ein solches Hybridmeeting. Alle Sessions  wurden  live gestreamt (übertragen). Teilnehmer konnten, selbst wenn sie keine Zeit hatten nach Kopenhagen zu reisen, gegen eine geringe Gebühr teilnehmen und die Sessions mitverfolgen.

Der mobile Event-Guide der FRESH Konferenz erlaubte es Teilnehmern, an Live-Abstimmungen und Umfragen teilzunehmen.

Das Hybridelement der Veranstaltung hatte sogar einen positiven Einfluss auf die Teilnehmerzahlen: Die meisten Hybrid-Teilnehmer waren Eltern oder Planer mit starker Auftragslage – Teilnehmer, die sonst nicht hätten teilnehmen können. Dazu nutzen  viele Teilnehmer das Angebot, die das erste Mal auf die FRESH Konferenz aufmerksam geworden sind, sich aber nicht waren, ob sich eine Teilnahme  lohnt.

Viele der Fern-Teilnehmer sagten, dass Sie gerne nächstes Jahr an der FRESH Konferenz persönlich teilnehmen würden. Das Hybrid-Event steigerte also das Interesse, Anstatt, wie oft befürchtet, zu einem Teilnehmerrückgang zu führen.

Technologie erweitert Events, anstatt sie zu ersetzen

Die FRESH Konferenz ist eine Spielwiese für innovative Veranstaltungsplaner. Einige Teilnehmer dieser Konferenz  arbeiten für die innovativsten Unternehmen dieser Welt, u.a. Phonak, IKEA oder die NASA. Natürlich spielte bei diesem Klientel Technologie eine große Rolle.

Es wurde schnell klar, dass Technologie die Event-Branche  nicht bedroht, sondern eher bereichert. Die Event-App der FRESH Konferenz war tief in das Geschehen eingebunden. So wurde die App zum Beispiel genutzt, um dem Publikum zu erlauben mit zu diskutieren, dem Referenten Fragen zu stellen oder Sponsoren zu bewerten. Es war offensichtlich, dass dies zu keinem Zeitpunkt als Ersatz für menschliche Interaktion gedacht war, sondern als effektive Erweiterung. So lebte die Konferenz, nach wie vor, von Moderatoren und Vermittlern, Netzwerken und dem gemeinsamen Erlebnis. Auch wenn Inhalte übermittelt wurden, so stand Technologie immer nur vermittelnd im Raum und hatte keinen Einfluss auf die Qualität der Inhalte selbst.

Es wurde auch ersichtlich, dass Teilnehmer sich nicht von Technologie blenden lassen: Zwar wartete die FRESH Konferenz mit vielen tollen Neuerungen auf, von Event Guides über Kameras bis hin zu neuen Projektionstechniken. Das reichte aber nicht aus, um das Publikum zu “bestechen” oder “abzulenken”. Stattdessen blieben die Teilnehmer fokussiert und interessiert. Mehrwert ist also wirklich “mehr Wert”. Ohne anfänglichen Mehrwert kann auch Technologie diesen nicht steigern.

Meetings sind lebendig

Das beeindruckende an der FRESH Konferenz war  die Vielfalt, mit der die Teilnehmer empfangen wurden. Die Auswahl der Themen und Veranstaltungen waren sorgfältig und einfallsreich  getroffen.

Natürlich wirken einige Formate erst einmal befremdlich: Wenn die Teilnehmer sich in einem dunklen Raum unter dem Tisch verstecken, und sich mit einer Taschenlampe aus Büchern vorlesen, hat das wenig mit einem klassischen Kongress zu tun. Wenn Planer sich in einem Gerichtssaal versammeln, damit die Richter, wie vor Gericht, über Ideen und Veranstaltungen urteilen können, kommt man sich vielleicht mehr vor wie im Theater.

Manche dieser Formate wurden darauf hin genauso schnell wieder begraben, wie sie aufgekommen sind. Andere hingegen blieben hängen und fanden auch schnell auf anderen Meetings Verwendung. Zum Beispiel brachte Polo Loser von MCI das Gerichtsaal-Format auf, welches einige Monate später auch wieder unter großem Zuspruch auf der Meetopolis-Konferenz in Brüssel zum Einsatz kam.

Die FRESH Konferenz ist ein Spielplatz für Planer. Manche Ideen sind gut, andere nicht. Gut, dass es einen Ort gibt, wo man diese ausprobieren kann, und sich inspirieren lassen kann.

Kommen auch Sie zur FRESH Konferenz!

Wollen Sie auch zur FRESH Konferenz? Treffen Sie uns vom 26. – 28. Januar in Kopenhagen.