Event-Personal: Mit diesen Tipps glänzt Ihr Event-Team vor Ort

Veranstaltungen erfolgreich zu planen, durchzuführen und nachzubereiten ist bei weitem keine einfache Angelegenheit. Das Eventpersonal richtig zu managen, zählt zu den Kernaufgaben von Veranstaltungsplanern und ist ein bestimmender Faktor für erfolgreiche Events. Finden Sie heraus, wie Sie Ihr Event-Personal bei Ihrer nächsten Veranstaltung besser vorbereiten und so Ihren Teilnehmern höherwertige Events bieten können.

In unserer Praxisserie sprechen wir speziell über bekannte Probleme der Eventbranche und bieten hilfreiche Tipps und Tricks von Experten, um diese zu bewältigen.

Die Planungsphase jeder Veranstaltung kann sich ohne Frage als aufreibend gestalten. Als Verantwortlicher gilt es, von der Registrierung über das Catering hin zum Goodie Bag für Teilnehmer zahlreiche Dinge gleichzeitig zu meistern und zu beachten. Dazu gehört auch ganz klar das richtige Management des Teams, das vor Ort anwesend ist. Dazu zählen viele verschiedene Akteure, wie etwa interne Mitarbeiter, aber auch externe Personen, wie temporäre Kräfte, Referenten, Cateringpersonal und Techniker müssen hier hinzugerechnet werden. Das Event-Team repräsentiert am Veranstaltungsort das Unternehmen bzw. die Organisation gegenüber den Teilnehmern und Ausstellern. Das Team setzt außerdem das um, was in der Vorbereitungsphase akribisch und bedacht geplant wurde. Somit trägt das Veranstaltungspersonal maßgeblich zum Teilnehmererlebnis und letztlich dem Erfolg des Events bei. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass das Event-Team sich dieser Verantwortung bewusst ist und über alle Ressourcen verfügt, um vor Ort glänzen zu können.

Die Ausgangssituation erkennen

Um das Personal richtig briefen zu können, gilt es zu verstehen, wie sich das Team vor Ort zusammensetzt, denn dies kann nach Größe und Art der Veranstaltung stark variieren. Manchmal besteht das Event-Team rein aus internen Mitarbeitern, wenn auch mit unterschiedlichem inhaltlichen Fokus. Gerade bei größeren Events ist es jedoch notwendig, mit temporären Kräften zu arbeiten. Oft kann auch eine Kombination dieser Optionen vorkommen. Als Veranstaltungsplaner lautet dann die erste Aufgabe, zu erkennen, welche Informationen und Ressourcen das jeweilige Team genau benötigt und als zweiten Schritt diese in kürzester Zeit effektiv zu vermitteln. Doch wie kann man dies erfolgreich durchführen?

Denn eins haben alle möglichen Konstellationen gemeinsam: Sie sind nicht aktiv in die Veranstaltungsplanung eingebunden.

Lisa Jeller, Koordinatorin des #praxisfrühstück berichtet von Ihrer Erfahrung bei der MICE-Roadshow:

Wie ermittelt man am besten, wie viel Personal während der Veranstaltung überhaupt benötigt wird?

Prinzipiell empfiehlt es sich, auf Nummer sicher zu gehen und lieber zu viel als zu wenig Personal einzuplanen. Es muss Klarheit darüber herrschen, welche Rollen bzw. Positionen es vor Ort zu besetzen gibt. Dies unterscheidet sich stark von Veranstaltung zu Veranstaltung.

Fragen, die hier helfen können: Wie viel Personal benötige ich etwa bei der Registrierung, Informationsständen oder während Mahlzeiten? Wird Personal bei einzelnen Programmpunkten oder Vorträgen benötigt?

Zusätzlich muss möglicher zusätzlicher Personalbedarf eingerechnet werden. Dazu zählen natürlich etwa Pausen zwischen Programmpunkten und Mahlzeiten, aber auch Pausen für das Personal selbst müssen bei der Personalplanung beachtet werden.

Anbieter wie die ucm.agency bieten zu Einem eine Plattform, um schnell qualifiziertes Personal für verschiedenste Eventaufgabenbereiche zu finden. Zusätzlich findet man hier unter anderem Unterstützung bei der Planung des Personalbedarfs.

Wichtig ist es, die Aufgabengebiete jeder Rolle oder Position klar zu definieren, egal wie umfangreich diese ist. Gerade bei Veranstaltungen, wo temporäre Kräfte mitarbeiten kann so sichergestellt werden, dass diese schnell über ihren Verantwortungsbereich informiert sind. Diese Definitionen können dann auch für weitere Veranstaltungen herangezogen werden und reduzieren Arbeitsaufwand nachhaltig.

Wie kann sichergestellt werden, dass das Event-Team das Unternehmen bzw. die Organisation richtig repräsentiert?

Hier geht es primär darum, sämtliche Beteiligten aktiv in das Event einzubinden, anstatt nur eine Liste mit Aufgaben zu vergeben ohne Kontext zu liefern. Egal ob Mitarbeiter oder temporäre Aushilfe, auch hier ist Kommunikation das Schlüsselwort. Alle Beteiligten sollten auf alle Fälle vorab ausführliche Informationen und Fakten zum Event selbst, den Teilnehmern und gegebenenfalls dem Veranstalter erhalten, um das Event wirklich zu verstehen.

Außerdem ist es als Veranstalter hilfreich, einen Blick hinter die Kulissen zu gewähren. Außenstehende sollen sehen, welcher Arbeitsaufwand hinter der Veranstaltung steckt oder wie bestimmte Prozesse zustande kommen. Als Teammitglied versteht man so, wie jeder einzelne Beitrag sich auf den Gesamterfolg der Veranstaltung auswirkt und welche Verantwortung hier jeder eigentlich trägt.

Praxis-Tipp: Bei Veranstaltungen mit hohem Personalbedarf empfiehlt es sich, hierfür eine Nebenveranstaltung für alle Beteiligten in einem lockeren Rahmen, wie zum Beispiel einem Team-Grill-Event, zu organisieren um zu zeigen, dass das Team wertgeschätzt wird.

Wie und welche Informationen sollten dem Event-Personal zur Verfügung gestellt werden?

Wenn die notwendigen Rollen definiert sind und das benötigte Personal kalkuliert wurde, gilt es das Event-Team auf einen einheitlichen Wissensstand zu bringen und zu informieren, was konkret auf sie zukommt. So wird sichergestellt, dass das Team vor Ort professionell auftritt.

Prinzipiell empfiehlt sich, lieber zu viel als zu wenig zu kommunizieren. Wichtig ist, dass diese Informationen nicht stückchenweise sondern gesammelt beim Veranstaltungsteam ankommen, damit diese sämtliche Informationen schnell an einem zentralen Ort abrufen können. Das Format, indem diese kommuniziert werden, sollte immer ident sein. Wenn erste Informationen als PDF rausgehen, sollten später keine Powerpoint-Präsentationen oder reine Text-E-Mails folgen.

Inhaltlich müssen vor allem 3 Themengebiete abgedeckt werden, um eine erfolgreiche und nahtlose Veranstaltung zu gewährleisten:

• Die Veranstaltung: Geben Sie einen Überblick zur Veranstaltung selbst: Was ist der Anlass bzw. der Hintergrund? Was möchte Ihre Organisation erzielen? Wer sind die Teilnehmer und warum besuchen sie die Veranstaltung? An dieser Stelle kann auch der verbundene Arbeitsaufwand vermittelt werden, um die Rolle des Events nochmals zu unterstreichen. Ziel ist es, dass alle Beteiligten sich als tragender Teil der Veranstaltung sehen.
• Administratives: Hier geht es darum, Eckdaten zum Veranstaltungsablauf zu kommunizieren. Wer muss wann wo sein? Was muss die Person mitnehmen? Allgemeine Verhaltensregeln (Wie spreche ich Teilnehmer an?) und Dresscode werden an dieser Stelle thematisiert. Außerdem ist kontinuierliche Transparenz von höchster Bedeutung, daher sollten Informationen bezüglich Zeitplänen, Bezahlung bzw. Überstunden hier klar kommuniziert werden. Nicht zuletzt sollte jedes Teammitglied wissen, wo  Verpflegung und Toiletten zu finden sind und wie das WLAN-Passwort lautet.  

Praxis-Tipp: Nutzen Sie Technologie! Fordern Sie Informationen wie Kleidergrößen nicht über einzelne E-Mails ein, sondern nutzen Sie hierfür zentrale Formulare. Verwenden Sie Bilder, um sicherzustellen, dass der Dresscode klar kommuniziert und verstanden wurde.

• Organigramm, Aufgabenverteilung: Die definierten Aufgabenbereiche sollten für alle zugänglich sein, damit Klarheit darüber besteht, wer vor Ort wofür zuständig ist. Ein Video, das permanente Mitarbeiter vorstellt kann vor allem temporären Kräften helfen, sich einen schnellen Überblick zu verschaffen.

Praxis-Tipp: Erstellen Sie individuelle Namensschilder für Ihr Team, die auf der Rückseite wichtige Ansprechpersonen, deren Rolle und Kontaktdaten aufschlüsseln. Vor allem die Telefonnummern von Hausmeistern, Sicherheits- und Rettungskräften sind im Notfall so schnell zur Hand.

Außerdem sollten 2 weitere Briefings durchgeführt werden:

• Last-Minute Informationen: Kurz vor Beginn der Veranstaltungen sollten nochmal die wichtigsten Informationen (Zeiten, Packlisten, Adressen) als Erinnerung rausgehen. Hier sollten auf keinen Fall neuen Inhalte kommuniziert werden. Gibt es jedoch kurzfristige Änderungen oder Probleme, sollten diese offen angesprochen werden, sofern sie das Personal betreffen.
• Vor Ort: Planen Sie genug Zeit am Veranstaltungsort ein, um das gesamte Team nochmal persönlich zu begrüßen und ein gemeinsames Briefing zu geben, um das Personal zu motivieren. Hier sollte Raum für Fragen gegeben und letzte Dinge besprochen werden. Das Briefing eignet sich auch, um das Personal mit etwaiger Technik vertraut zu machen.

Praxis-Tipp: Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten von überall Zugang zu allen Ressourcen haben, haben wir eine Event-App für unser Veranstaltungsteam genutzt. Hier sind immer alle wichtigen Informationen, Dokumente wie etwa Zeitpläne, Organigramme oder Anreiseinformationen stets mobil abrufbar und kurzfristige Änderungen können außerdem über Push-Benachrichtigungen einfach kommuniziert werden.

Auch Tools wie InitLive können Veranstaltungsplaner dabei unterstützen, Zeitpläne für Eventpersonal zu erstellen, diese gegebenenfalls kurzfristig anzupassen, sowie mit dem Event-Team zu kommunizieren.

Doch ohne das richtige Zeitmanagement nutzen Ihrem Event-Team die besten Ressourcen nichts. Umfangreiche Briefings wenige Stunden vor Veranstaltungsbeginn durchzuführen, ist ineffektiv und resultiert meistens in Verwirrung und Chaos. Das wirkt schnell unprofessionell auf Teilnehmer. Geben Sie Ihrem Team genug Zeit, alle Ressourcen und Informationen in Ruhe durchzugehen und gegebenenfalls Fragen zu stellen. Je nach Größe und Veranstaltungsformat empfiehlt es sich, zumindest ein bis zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn sämtliche Ressourcen bereitzustellen.

Fakt ist, dass jede Veranstaltung Verbesserungspotenzial für die Zukunft liefert. Deswegen sollte nach dem Event Zeit für eine ausführliche Nachbesprechung mit dem gesamten Team eingeplant werden, um das Feedback aller Beteiligten einzuholen. Da aktive und motivierte Mitglieder des Event-Teams am Erfolg der Veranstaltung interessiert sind, sollten hier auch Zahlen und Fakten zum Ablauf der Veranstaltung präsentiert werden. So sieht das Event-Team auch den konkreten Output ihres Beitrags.

Abschließend kann also klar gesagt werden: Der Schlüssel zu einem professionellen Event-Team ist Kommunikation. Wenn der Wert des Events richtig vermittelt, die Rollen aller Mitglieder klar definiert und die richtigen Ressourcen zeitgerecht geliefert werden, damit diese ihre Rollen auch erfüllen können, steht einer erfolgreichen Veranstaltung nichts mehr im Wege.

Beim Praxisfrühstück erhalten Sie immer Informationen zu aktuellen Entwicklungen & Trends in der MICE-Branche. Die neuesten Termine finden Sie Praxisfrühstück.