Event-Sponsoring – Modelle, Beispiele & Tipps vom Profi

Event-Sponsoring ist viel mehr als nur das Platzieren eines Logos auf einer Bühne. Es eröffnet spannende Möglichkeiten für Veranstalter und Sponsoren, echte Win-win-Situationen zu schaffen. Dabei ist Sponsoring nicht nur eine Finanzierungsquelle – es kann auch das Event aufwerten, seine Reichweite vergrößern und die gesamte Erfahrung für die Teilnehmenden verbessern.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Event-Sponsoring strategisch einsetzen, welche Modelle es gibt, und wie Sie Sponsoren mit modernen Tools und kreativen Ansätzen begeistern können.

Auf einen Blick

• Event-Sponsoring bedeutet, dass eine Veranstaltung von einem Sponsor mit finanziellen Mitteln oder anderen Leistungen unterstützt wird. 
• Im Gegenzug erhält der Sponsor bestimmte Vorteile – in erster Linie Sichtbarkeit und Kontakt zu den Teilnehmenden.
• Mit sogenannten Sponsoringpaketen „pitcht“ der Veranstalter dem Sponsor die Vorteile und Rahmenbedingungen des Sponsorings. Dazu gehört auch ein Anschreiben.
• Es gibt viele verschiedene Strategien, geeignete Sponsoren zu finden und zu überzeugen.

Definition: Was ist Event-Sponsoring?

Event-Sponsoring ist eine Partnerschaft zwischen einem Unternehmen und dem Veranstalter eines Events. Dabei unterstützt der Sponsor das Event mit Geld, Produkten oder Dienstleistungen. Im Gegenzug erhält das Unternehmen die Möglichkeit, seine Marke, Produkte oder Botschaften einem spezifischen Publikum zu präsentieren, oder auch Kontaktadressen und Teilnehmer*innen-Daten zu erhalten.

Die Vorteile von Event-Sponsoring

Event-Sponsoring bringt viele Vorteile – sowohl für die Veranstalter als auch für die Sponsoren.

Für Veranstalter: Der offensichtlichste Vorteil ist die finanzielle Unterstützung. Sponsoring kann aber noch mehr leisten: Durch hochwertige Ausrüstung, zusätzliche Programmpunkte oder besondere Goodies lässt sich die Qualität eines Events steigern, wenn Sponsoren eingebunden werden. Stellen Sie sich vor, Sie veranstalten eine Fachkonferenz: Dank eines Sponsors können Sie u. a. Ihre Event-App mit Networking-Funktionen erweitern, was die Teilnehmer*innen begeistert und die Attraktivität Ihrer Veranstaltung erhöht.

Für Sponsoren: Sponsoring bietet Zugang zu einer genau definierten Zielgruppe. Sie können potenzielle Kund*innen in einer fokussierten Umgebung ansprechen, die perfekt zu ihrer Marke passt. Ein weiteres Beispiel: Ein Start-up aus der Tech-Branche sponsert eine Entwicklerkonferenz und hat die Chance, durch Workshops oder Demo-Sessions sein neues Produkt direkt vor Ort vorzustellen.

Diese Win-win-Situation macht Event-Sponsoring zu einem zentralen Bestandteil moderner Eventplanung.

Beispiele für Event-Sponsoring

Um zu zeigen, wie vielseitig Event-Sponsoring sein kann, werfen wir einen Blick auf konkrete Beispiele aus der Praxis:

1. Technologiekonferenz: Ein Softwareanbieter übernimmt das Sponsoring für die WLAN-Infrastruktur auf der Veranstaltung. Das Firmenlogo erscheint auf der Login-Seite des WLANs, und die Teilnehmer*innen assoziieren das Unternehmen automatisch mit dem reibungslosen Zugang zu einer wichtigen Serviceleistung. Gleichzeitig bietet der Sponsor in der Event-App exklusive Whitepapers zum Download an – eine smarte Kombination aus Branding und Lead-Generierung.
2. Verbandsveranstaltung: Ein Finanzdienstleister sponsert die jährliche Tagung eines Berufsverbands. Das Unternehmen präsentiert sich mit einem Stand in der Ausstellungshalle und bietet eine spezielle Session an, in der über aktuelle Branchentrends informiert wird. Zusätzlich wird das Logo des Sponsors auf den Programmbroschüren und in der Event-App prominent platziert, und Teilnehmer*innen erhalten die Möglichkeit, individuelle Beratungsgespräche zu buchen.
3. Virtuelles Event: Ein Anbieter von Videokonferenzlösungen sponsert die Breakout-Sessions eines Online-Events. Während der Sessions wird das Sponsorenlogo eingeblendet, und die Teilnehmenden erhalten nach dem Event ein exklusives Angebot für die Nutzung der Software.
4. Hybrid-Event: Ein Catering-Unternehmen sponsert die Verpflegung auf einer hybriden Messe. Vor Ort sind ihre Speisen an verschiedenen Food-Ständen verfügbar, während Online-Teilnehmer*innen in der Event-App exklusive Rabattcodes für Lieferdienste erhalten.

Sie sehen: Event-Sponsoring ist vielseitig und kann individuell angepasst werden, um für alle Seiten Mehrwert zu schaffen.

Was kann man Sponsoren anbieten?

Ein erfolgreiches Sponsoring-Angebot zeichnet sich dadurch aus, dass es den Sponsoren klare Mehrwerte liefert – und das an möglichst vielen Kontaktpunkten während des gesamten Event-Lebenszyklus: vor, während und nach der Veranstaltung. Hier ein Überblick über die vielseitigen Möglichkeiten:

1. Sichtbarkeit auf dem Event: Ein Klassiker, der immer zieht. Platzieren Sie Logos auf Event-Badges, in der Event-App, auf digitalen Displays oder sogar auf Fußboden-Beschilderungen. Für virtuelle Events sind Banner auf der Plattform, während Livestreams oder in Breakout-Räumen beliebt. Ein Beispiel: Ein Sponsor wird exklusiv in einem „Willkommen“-Banner eingebunden, das die Teilnehmenden beim Login auf der Event-Plattform begrüßt.
2. Interaktion: Ermöglichen Sie Sponsoren den direkten Kontakt zu den Teilnehmer*innen – sei es über virtuelle Stände, Breakout-Sessions oder vor Ort an Ausstellungsständen. Auch innovative Ansätze wie Push-Nachrichten über die Event-App oder personalisierte E-Mails mit relevanten Angeboten sind effektive Wege.
   Übrigens: In unserem ultimativen Leitfaden für Event-App-Sponsoring erfahren Sie, wie Sie Ihre Event-App für Sponsoren attraktiv machen.
3. Ressourcenbereitstellung: Sponsoren können zusätzlich ihre Expertise in Form von Whitepapers, Demo-Videos oder anderen Ressourcen bereitstellen. Diese Inhalte können in einer ganzjährigen Content-Bibliothek verfügbar gemacht werden, die Teilnehmer*innen jederzeit nutzen können. Ein Beispiel: Ein Sponsor bietet ein interaktives Webinar an, das auch nach dem Event noch abrufbar ist.
4. Lead-Generierung: Ein entscheidender Vorteil für Sponsoren: Mit modernen Event-Technologien können Kontakte, z. B. aus bestimmten Sessions oder Standbesuchen, generiert und an die Sponsoren übergeben werden.
5. Social Media und E-Mails: Erwähnungen in Social-Media-Posts oder Newslettern sind ein weiteres starkes Argument für Sponsoren, da sie die Reichweite über das Event hinaus vergrößern.
6. Hybrid-Optionen: Sponsoren profitieren von einer Kombination aus physischer Präsenz und virtuellen Angeboten. Zum Beispiel können Produkte vor Ort präsentiert und gleichzeitig über Livestreams einem weltweiten Publikum gezeigt werden.

Egal, welche Art von Event Sie veranstalten, Sie können potenziellen Sponsoren mit Sicherheit viele Vorteile bieten. Diese müssen natürlich sorgfältig ausgewählt und möglichen Sponsoren präsentiert werden – hier kommen Sponsoringpakete ins Spiel.

Sponsoringpakete: Der „Pitch“ gegenüber potenziellen Sponsoren

Sponsoringpakete sind strukturierte Angebote, die Veranstalter für potenzielle Sponsoren zusammenstellen. Sie bieten Sponsoren die Möglichkeit, aus verschiedenen Leistungsstufen oder individuellen Optionen zu wählen, je nach Budget und Zielsetzung.

Warum Pakete?

Sponsoringpakete erleichtern es, Sponsoren klare Mehrwerte anzubieten, und sie sorgen für eine transparente Struktur. Sie helfen auch, verschiedene Bedürfnisse zu bedienen – von Unternehmen, die maximale Sichtbarkeit anstreben, bis hin zu solchen, die auf Interaktion oder Lead-Generierung fokussiert sind.

Gestaffelte Sponsoringpakete

Das klassische Modell funktioniert in Stufen, etwa Bronze, Silber und Gold. Je höher die Stufe, desto mehr Leistungen sind inkludiert. Ein „Gold-Sponsor“ könnte etwa einen Keynote-Vortrag halten, prominent auf allen Event-Materialien erscheinen und zusätzliche Werbeflächen in der Event-App erhalten.

À-la-carte-Sponsoring

Dieses Modell ist flexibler und lässt Sponsoren aus einem Katalog spezifische Leistungen wählen. Ein Unternehmen könnte sich zum Beispiel dafür entscheiden, nur eine Breakout-Session zu sponsern oder eine exklusive Push-Benachrichtigung während der Veranstaltung zu versenden.

Mehr Beispiele und Tipps, wie Sie attraktive Sponsoringpakete gestalten, finden Sie in unserem Beitrag „Sponsoringpakete für Events gestalten – Modelle, Beispiele, Tipps“.

Wie gewinnt man Sponsoren? 5 Tipps vom Profi

Sponsoren zu gewinnen, erfordert eine durchdachte Strategie und eine klare Kommunikation der Mehrwerte, die Ihre Veranstaltung bietet. Wir bei EventMobi setzen uns täglich mit dem Thema Sponsoring auseinander und unterstützen unsere Kund*innen dabei, Sponsoren glücklich zu machen. Hier sind erprobte Ansätze, die Ihnen helfen, potenzielle Partner zu überzeugen:

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1. Denken Sie wie ein Sponsor

Einer der wichtigsten Schritte, um Sponsoren erfolgreich zu gewinnen, ist, ihre Ziele und Bedürfnisse zu verstehen. Sponsoren investieren nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Ressourcen, und sie erwarten dafür messbare Ergebnisse. Wenn Sie sich in ihre Lage versetzen, können Sie individuellere und überzeugendere Angebote machen. Die wichtigsten Ziele sind:

• Aufmerksamkeit auf Produkteinführungen lenken

Viele Sponsoren nutzen Events, um neue Produkte oder Dienstleistungen ins Rampenlicht zu rücken. Sie suchen nach kreativen Wegen, ihre Innovationen den richtigen Zielgruppen vorzustellen. So könnten z. B. auf einem Hybrid-Event vor Ort Teststationen und virtuell Livestreams angeboten werden, bei denen die Teilnehmenden das Produkt in Aktion erleben.

• Kontakte mit wichtigen Zielgruppen anbahnen und pflegen

Netzwerken ist das Herzstück vieler Sponsoring-Strategien. Events bieten Sponsoren die Gelegenheit, gezielt Beziehungen zu relevanten Branchenakteur*innen und potenziellen Kund*innen aufzubauen. Beispielsweise bieten virtuelle Coffee-Chats oder Breakout-Sessions eine hervorragende Möglichkeit, direkt mit Teilnehmenden ins Gespräch zu kommen.

• Neue Zielgruppen erschließen

Für viele Sponsoren ist das Erreichen neuer Zielgruppen entscheidend, um zu wachsen. Ein gut organisiertes Event ist die perfekte Plattform, um diese Zielsetzung zu erfüllen. Beispiel: Ein Unternehmen, das normalerweise nur B2B-Kund*innen anspricht, sponsert ein Event mit starkem B2C-Fokus, um neue Märkte zu testen.

• Stagnierende Marken neu positionieren

Sponsoren, deren Marke in einer bestimmten Branche nicht mehr so präsent ist, suchen oft nach Wegen, ihre Position zu stärken oder neu zu definieren. So könnte ein traditionsreiches Unternehmen eine Diskussionsrunde zum Thema „Innovation trifft Erfahrung“ sponsern und damit seine Relevanz für moderne Zielgruppen unterstreichen.

• Allgemeine Markenbekanntheit steigern

Manche Sponsoren wollen schlicht und einfach mehr Menschen mit ihrer Marke vertraut machen. Events sind dafür ideal, da sie spezifische Zielgruppen fokussieren. Ein typisches Beispiel ist die Platzierung des Logos auf sämtlichen Event-Materialien, von Badges über Programmbroschüren bis hin zu virtuellen Bannern.

• Marken mit sozialer Verantwortung bzw. CSR-Initiativen in Einklang bringen

Corporate Social Responsibility (CSR) ist ein zunehmend wichtiger Teil von Sponsoring-Strategien. Unternehmen wollen zeigen, dass sie nicht nur wirtschaftlich, sondern auch gesellschaftlich oder ökologisch wertvoll agieren. Beispiel: Ein Sponsor finanziert das Catering, wobei ausschließlich regionale und faire Produkte verwendet werden. Oder: In einer speziellen Session können CSR-Initiativen des Sponsors vorgestellt werden, etwa durch Vorträge oder eine Podiumsdiskussion.

Extra-Tipp: Zielgruppenanalyse hilft, Sponsoren zu überzeugen

Wenn Sie Ihren potenziellen Sponsoren konkrete Daten zur Zielgruppe Ihres Events liefern können – z. B. Berufsgruppen, Interessen oder Branchen – steigert das die Attraktivität Ihres Angebots enorm. Erstellen Sie ein Sponsoring-Booklet, das genau darlegt, wie das Event und seine Teilnehmenden zur Zielgruppe des Sponsors passen.

Noch mehr Ideen gibt’s in unserem Beitrag „66 kreative Eventsponsoring-Ideen, wie Sie Ihre idealen Sponsoren gewinnen können“.

2. Ein überzeugendes Sponsoren-Anschreiben

Ein gutes Anschreiben ist klar strukturiert, individuell formuliert und hebt die Gemeinsamkeiten zwischen den Zielen des Sponsors und Ihrem Event hervor. Statt allgemeiner Phrasen zu verwenden, sollten Sie konkrete Zahlen, Daten und Beispiele anführen. Zum Beispiel: „Unsere Konferenz zieht jährlich 500 Fachleute aus Ihrer Zielbranche an. Mit Ihrer Teilnahme als Gold-Sponsor könnten Sie nicht nur mit den Teilnehmenden ins Gespräch kommen, sondern auch Ihre neue Produktlinie in einer exklusiven Keynote vorstellen.“

Ein überzeugendes Sponsoren-Anschreiben ist der Schlüssel, um potenzielle Partner*innen für Ihre Veranstaltung zu gewinnen. Es ist der erste Kontaktpunkt, bei dem Sie zeigen können, dass Sie die Ziele des Unternehmens verstehen und konkrete Mehrwerte bieten können. Dabei geht es nicht nur darum, Ihr Event zu präsentieren, sondern eine Vision zu vermitteln: Wie kann das Sponsoring des Unternehmens auf Ihrer Veranstaltung zu einem Erfolg werden?

Noch mehr Tipps und kostenlose Vorlagen finden Sie in unserem Beitrag „Sponsoren-Anschreiben: Muster und Tipps, um zu überzeugen“.

3. Nutzen Sie moderne Event-Technologie

n der heutigen Eventlandschaft ist Technologie ein unverzichtbares Werkzeug, um Sponsoring-Angebote attraktiv und messbar zu machen. Von interaktiven Event-Apps bis hin zu digitalen Displays bietet die richtige Technologie Sponsoren unzählige Möglichkeiten, ihre Marke bei Ihrer Zielgruppe zu platzieren – und das auf innovative Weise.

• Lead-Capture-Technologie: Sponsoren möchten Leads generieren. Mit QR-Codes und automatisierten Tools wird die Kontaktaufnahme effizienter.
• Event-Apps: Bieten Sie interaktive Funktionen wie Gamification oder personalisierte Push-Nachrichten.
• Digitale Beschilderung: Dynamische Werbeflächen, die Sponsoren prominent sichtbar machen.
• Social-Media-Integration: Sponsoren können in Echtzeit Teil des Social Buzz werden.
• Metriken und Berichte: Zeigen Sie Sponsoren durch Live-Daten den direkten Erfolg ihres Engagements – z. B. durch Klickzahlen, App-Downloads oder Interaktionen.

4. Die richtigen Preise festlegen

Ein fairer Preis für Sponsoring-Pakete ist entscheidend. Analysieren Sie vergangene Sponsorenprojekte, um den Wert verschiedener Leistungen realistisch einzuschätzen. Der ideale Preis liegt unter dem wahrgenommenen Wert – so fühlt sich die Investition für Sponsoren lohnenswert an.

Ein Beispiel: Sie bieten ein Paket mit prominenten Bannerplätzen, Zugang zu Lead-Listen und einer Social-Media-Erwähnung an. Recherchieren Sie, was Ihre Konkurrenz für ähnliche Leistungen verlangt, und setzen Sie einen Preis, der Ihre Marge sichert, aber wettbewerbsfähig bleibt.

5. Organisation und Transparenz großschreiben 

Unternehmen mit Erfahrung im Sponsoring von Veranstaltungen sind oft besonders wachsam, wenn es um organisatorische Mängel geht. Viele haben möglicherweise schon negative Erfahrungen mit schlecht besuchten, unzureichend geplanten oder gar chaotischen Events gemacht. Umso wichtiger ist es, potenzielle Sponsoren und Aussteller von Ihrer Professionalität zu überzeugen, indem Sie transparent aufzeigen, dass Sie jedes Detail für ein gelungenes Event im Blick haben:

• Stellen Sie potenziellen Partnerunternehmen vorab eine Kopie Ihres Ablaufplans zur Verfügung.
• Teilen Sie Werbematerial mit Ihren Sponsoren.
• Informieren Sie regelmäßig über den Stand der Ticketverkäufe.
• Nutzen Sie Referenzen und Zitate zufriedener Sponsoren und Aussteller, um Vertrauen aufzubauen.
• Reagieren Sie schnell und präzise auf Fragen aller Art.

Mit einer so sorgfältigen Vorbereitung vermitteln Sie Vertrauenswürdigkeit und Professionalität. Das macht die Zusammenarbeit für Aussteller und Sponsoren zu einer lohnenden und sicheren Investition in Ihr Event.

Sponsoring-Erfolg messen und präsentieren

Nach dem Event sollten Sie Sponsoren einen detaillierten Bericht zur Verfügung stellen, der die wichtigsten Kennzahlen klar und ansprechend darstellt. Denn Sponsoren möchten genau wissen, welche Ergebnisse ihr Engagement erzielt hat – und das so konkret wie möglich. Ein entscheidender Aspekt ist also die Messung des Return on Investment (ROI), also des Verhältnisses von Kosten und Nutzen. Mit den richtigen Tools und einer klaren Strategie können Sie diesen Nachweis liefern und gleichzeitig Ihre Veranstaltung als professionellen Partner präsentieren.

Welche Kennzahlen sind wichtig?

• Reichweite: Zeigen Sie, wie oft die Marke des Sponsors gesehen wurde. Dies können Impressionen in der Event-App, die Anzahl der Teilnehmer*innen in Sessions oder die Reichweite von Social-Media-Posts sein.
• Interaktion: Wie viele Teilnehmende haben sich aktiv mit den Angeboten des Sponsors beschäftigt? Beispiele sind Besuche an virtuellen oder physischen Ständen, Downloads von Ressourcen oder Klicks auf eingebettete Links.
• Leads: Eine der wertvollsten Kennzahlen für Sponsoren ist die Generierung von Kontakten. Hier können Sie z. B. die Anzahl der Teilnehmenden an einer gesponserten Session oder die Zahl derjenigen, die Interesse an weiteren Informationen geäußert haben, auswerten.
• Feedback: Sammeln Sie Daten über die Wahrnehmung des Sponsors durch Umfragen oder Bewertungen von Teilnehmenden. Ein positiver Eindruck bei Ihrer Zielgruppe ist für Sponsoren von unschätzbarem Wert.

Event-Sponsoring für Verbände

Für Verbandsveranstaltungen bietet Sponsoring ganz besondere Chancen: 

• Spezifische Zielgruppen: Verbandsveranstaltungen ziehen meist hochspezialisierte Teilnehmende an – ein unschätzbarer Vorteil für Sponsoren, die spezifische Branchen oder Nischenmärkte ansprechen möchten. Ein Beispiel wäre ein IT-Verband, dessen Konferenz Top-Entscheider*innen aus der Technologiebranche zusammenbringt.
• Relevante Inhalte: Die Themen von Verbandsveranstaltungen sind oft eng mit den Herausforderungen und Trends einer Branche verbunden. Sponsoren können sich hier durch passende Beiträge, wie Case Studies oder Fachvorträge, positionieren und als Thought Leader etablieren.
• Langfristige Verbindungen: Verbände haben meist enge Beziehungen zu ihren Mitgliedern, was Sponsoren eine einmalige Gelegenheit bietet, nicht nur kurzfristig, sondern auch nachhaltig sichtbar zu werden.

Wie Sie vielleicht schon festgestellt haben, gelten bei der Planung und Durchführung von Verbandsveranstaltungen besondere Regeln – und so auch beim Sponsoring. In unserem Beitrag „Verbandsveranstaltungen erfolgreich sponsern lassen“ finden Sie 11 Sponsoring-Strategien für Ihren Verband.

Legen Sie los – und erhöhen Sie Ihre Einnahmen!

Eins dürfte bis hierhin deutlich geworden sein: Event-Sponsoring bietet riesige Chancen, mehr aus Ihrer Veranstaltung herauszuholen, sei es finanziell oder inhaltlich. Lassen Sie sich diese Chancen nicht entgehen und beginnen Sie mit der Entwicklung Ihrer Sponsoring-Strategie! Ja, es mag zunächst kompliziert erscheinen, sich mit Sponsoringpaketen, Preisstrukturen und Eventtechnologie zu beschäftigen, die möglichen Sponsoren Mehrwert bieten. Aber es lohnt sich! Und wir von EventMobi sind an Ihrer Seite – mit hilfreichen Vorlagen und Leitfäden, informativen Blogartikeln und unserer leistungsstarken Eventmanagement-Software, die Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung unterstützt.