Eventplanung 2024: Der große Guide mit Checkliste

Ein Event zu organisieren, das begeistert und positiv in Erinnerung bleibt, ist keine leichte Aufgabe. Zum einen gibt es viel zu beachten und ein reibungsloser Ablauf ist von diversen Faktoren abhängig, die es zu berücksichtigen gilt. Zum anderen sind die Ansprüche an Veranstaltungen in den letzten Jahren merklich gestiegen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie professionelle Events planen, die Ihre Zielgruppe auf allen Ebenen überzeugen. Und mit der Checkliste für die Eventplanung behalten Sie zu jedem Zeitpunkt alle To-Dos und Kosten im Blick.

Back to life: Erfolgreiche Events durch zeitgemäße Konzepte

Die „Spielregeln“ der Eventplanung haben sich durch die Learnings der virtuell geprägten vergangenen Jahre grundlegend verändert – nicht nur in Form von Hygienekonzepten, sondern auch in Bezug auf die Erwartungen der Teilnehmenden. Diese entscheiden jetzt kritischer, wofür sie ihre Zeit aufwenden. Sie haben sich an den Komfort und die Flexibilität gewöhnt, die virtuelle Events mit sich bringen, und sie haben neue, unterhaltsamere Formen der Präsentation und Interaktion kennengelernt. Darüber hinaus lässt sich ein gesteigertes Bewusstsein in Bezug auf das Thema Nachhaltigkeit feststellen.

Die gute Nachricht: Wir können die in „virtuellen Zeiten“ gewonnenen Erkenntnisse auf Vor-Ort-Events anwenden und diese dadurch verbessern oder bei hybriden Formaten Online-Publikum und Präsenzteilnehmer*innen aktiv einbeziehen! Und zwar so: 

Die Veranstaltung zum Erlebnis machen

Erlebnismarketing ist Trend und das aus gutem Grund: Erlebnisse lösen Emotionen aus, die entscheidend dazu beitragen, dass Menschen eine Verbindung zu Ihrer Marke aufbauen. Ein Erlebnis kann – im Gegensatz zu einer öden Veranstaltung – unvergesslich sein und trägt damit zu einer positiven und vor allem langfristigen Bindung bei. 

So gestalten Sie Events spannender und machen sie zum Erlebnis:

• Kürzen Sie die Länge von Präsentationen (nicht mehr als 25 Minuten pro Slot).
• Vermeiden Sie reine Frontalpräsentationen und fördern Sie stattdessen die Interaktion mit dem Publikum.
• Nutzen Sie Gamification-Elemente für mehr Spaß und um Ihr Publikum zu gewünschten Handlungen zu motivieren.
• Fördern Sie Austausch und Networking unter Ihren Teilnehmer*innen, um größtmöglichen Mehrwert zu liefern.
• Hinterlassen Sie schon beim Einlass einen positiven Eindruck – durch einen reibungslosen, modernen Check-in-Prozess und ansprechende Event-Badges.

Vorteile digitaler Kanäle nutzen

… denn diese bieten Flexibilität und neue Möglichkeiten, die Ihr Event enorm bereichern können.

• Ziehen Sie in Erwägung, Ihr Event hybrid aufzuziehen, indem Sie es sowohl vor Ort als auch online für Ihr Publikum zugänglich machen. Dabei bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie das komplette Vor-Ort-Programm streamen oder für beide Kanäle separate Inhalte bereitstellen. Denken Sie auch darüber nach, das Remote-Publikum mit einzubeziehen bzw. bekannte Speaker virtuell auf das Vor-Ort-Event zuzuschalten. In jedem Fall kann ein Online-Programm Ihr physisches Event wunderbar ergänzen und die Zahl der Teilnehmer*innen erhöhen.
• Nutzen Sie eine Event-App und  Digital Signage statt Papierprogrammhefte.
• Dokumentieren Sie die Veranstaltung in Form von Video-Content – so verlängern Sie ihre Lebensdauer. Darüber hinaus können Inhalte geteilt werden und so zur Vermarktung des Events beitragen.
• Integrieren Sie Social Media, um Interaktion zu fördern.

Kollaboration & Networking fördern

Networking hat in den letzten Jahren eine zunehmende Bedeutung für die Teilnehmenden von Events erhalten. Bedienen Sie dieses Interesse, indem Sie Raum zum Netzwerken bieten und interaktive Formate wie Podiumsdiskussionen in Ihr Programm integrieren (probieren Sie auch spannende  alternative Formate wie z. B. Speed Networking aus!). Darüber hinaus können Sie mithilfe digitaler Tools großartige Möglichkeiten für den Austausch bieten:

• Chats und Video-Meetings: Teilnehmer*innen unterhalten sich virtuell 1:1 oder in der Gruppe.
• Activity Feed: Teilnehmer*innen können Texte und Fotos innerhalb der Event App teilen und diskutieren.
• Social Wall: zeigt mit Event-Hashtags versehene Beiträge in sozialen Netzwerken in Echtzeit.

Doch die Interaktion muss nach Ende der Veranstaltung nicht aufhören. Wenn Sie regelmäßige Events planen, können Sie auf den Aufbau einer ganzjährigen Event-Community hinarbeiten, um Ihre Teilnehmer*innen langfristig zu binden.

Tipp: Wie das funktioniert? Das erfahren Sie in unserem kostenfreien Leitfaden “Das Geheimnis erfolgreicher Teilnehmerbindung: Ganzjährige Interaktion”.

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Nachhaltige Konzepte entwickeln

Ein zeitgemäßes Eventkonzept beinhaltet Überlegungen zum Thema Nachhaltigkeit. Je größer das Event, desto mehr Einfluss haben nachhaltige Entscheidungen insbesondere auf dessen CO₂-Bilanz und Abfallproduktion. Und da die Menschen diesbezüglich immer bewusster und kritischer werden, wirken sich nachhaltige Konzepte nicht nur positiv auf die Umwelt, sondern auch die Bewertung durch Ihre Teilnehmer*innen aus. Diese können beinhalten:

• Klimafreundliche An- und Abreisemöglichkeiten 
• Verzicht auf unnötige Werbegeschenke
• Event-App statt Papierbroschüren
• Einsatz von Mehrweggeschirr
• Vegetarische/vegane Angebote
• etc.

Einsatz digitaler Kanäle, Unterhaltung und Networking-Angebote: Die gewonnenen Erkenntnisse für virtuelle Events können wir nun auch für Vor-Ort-Events anwenden.

Was macht ein Event erfolgreich?

Wenn Sie diesen Guide lesen, haben Sie es sich zum Ziel gesetzt, eine „erfolgreiche Veranstaltung“ zu organisieren – aber was bedeutet „erfolgreich“ eigentlich konkret? Diese Frage sollten Sie im Vorfeld unbedingt für sich beantworten und die Ziele und Bewertungskriterien für Ihre Veranstaltung definieren.

Kostendeckung

Eines Ihrer wesentlichen Ziele bei der Veranstaltung sollte es sein, die Kosten der Veranstaltung zu decken und am Ende nicht „draufzulegen“. Der ROI (Return on Investment) muss – zumindest auf lange Sicht – stimmen. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt zur Erfolgsmessung.

Teilnehmerzahl

Legen Sie im Vorfeld fest, wie viele Besucher*innen Sie gerne auf Ihrer Veranstaltung empfangen möchten. Das erleichtert nicht nur die Planung, sondern beeinflusst auch weitere Ziele wie Bekanntheit und Leads. Um eine realistische Zahl zu ermitteln, können Sie vergleichbare Veranstaltungen analysieren.

Teilnehmerquote und No-Show-Quote

Neben der absoluten Teilnehmerzahl ist natürlich auch relevant, wie viele der eingeladenen Personen sich tatsächlich für die Veranstaltung registrieren (Teilnehmerquote) und wie viele der registrierten Teilnehmer*innen nicht erscheinen (No-Show-Quote).

Interaktion

Interaktion lässt auf Aufmerksamkeit und Interesse schließen – dementsprechend können Sie eine hohe Interaktion (z. B. mit Inhalten, Sponsoren, Gamification-Elementen, Nutzung der Networking-Funktionen, Beteiligung auf der Social Wall etc.) anstreben.

Zufriedenheit

Zufriedene Teilnehmende, die wiederkommen möchten und positiv von der Veranstaltung berichten, sind Gold wert und gehören somit zu den Zielen einer erfolgreichen Veranstaltung. Daneben spielt natürlich auch die Zufriedenheit der Sponsoren eine große Rolle, da diese maßgeblich zum ROI des Events beitragen und eine möglichst langfristige Partnerschaft mit Ihnen eingehen sollen.

Bekanntheit und Image-Verbesserung

Events sind eine effektive Möglichkeit, ein Unternehmen bekannt zu machen und seinen Eindruck nach außen positiv zu beeinflussen. Dies kann, aber muss nicht zu Ihren Zielen gehören.

Leads

Natürlich bieten Veranstaltungen auch den idealen Raum, um potenzielle Kund*innen auf die eigenen Angebote aufmerksam zu machen und als Kund*innen zu gewinnen. Mit Hilfe von Lead-Capture-Lösungen lassen sich vielversprechende Kontakte leicht nachverfolgen und bewerten.

Schritte bei der Planung und Durchführung eines Vor-Ort-Events:

Ein gelungenes Event setzt sich aus vielen „Einzelteilen“ zusammen, die bei der Veranstaltungsorganisation bedacht werden sollten.

1. Event-Konzept
   Eckdaten wie Ziele, Zielgruppe, Budget, Termine, Format, Eventtechnologie etc. festlegen
2. Buchungen
   Location, Dienstleister*innen (Catering, Personal) und Speaker*innen anfragen und buchen
3. Vorbereitung
   Programm aufstellen, Marketingmaterialien erstellen, Werbung schalten, Kommunikation mit Teilnehmenden aufnehmen, rechtlich absichern, Sponsoren gewinnen, Kommunikation mit Ausstellern
4. Aufbau und Testen
   Mobiliar und Technik installieren und testen
5. Veranstaltungstag
6. Abbau
7. Nachbereitung
   Bild- und Videomaterial aufbereiten und teilen, Danksagungen versenden, Analyse und Erfolgsmessung

Tipp: 🎬 In diesen 8 kurzen Videos lernen Sie, wie Event-Tech Sie bei der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung unterstützen kann.

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Wie viel Zeit sollte für die einzelnen Schritte eingeplant werden?

Das ist stark von Größe und Art des Events abhängig und lässt sich deswegen leider nicht pauschal beantworten. Während manche Veranstaltungen bis zu zwei Jahre im Voraus organisiert werden, können andere innerhalb von zwei Monaten auf die Beine gestellt werden.

Unser Tipp: Planen Sie immer „rückwärts“ vom Eventtermin. So erkennen Sie schnell, wie viel Vorlauf Sie für die Planung der einzelnen Schritte benötigen.

Werfen wir nun einen genaueren Blick auf die einzelnen Schritte …

Event-Konzept

Bevor es an die eigentliche Planung geht, müssen die Eckdaten für das Event festgelegt werden. Sie bilden die Grundlage für alle weiterführenden Entscheidungen.

Ziel festlegen

Überlegen und definieren Sie, welche Ziele Sie mit der Veranstaltung verfolgen. Dadurch schaffen Sie einen Rahmen für die weitere Eventplanung und machen den Erfolg der Veranstaltung messbar. Voraussetzung für Letzteres ist natürlich, dass Ihre definierten Ziele auch messbar sind. Die für Sie relevanten Kennzahlen zur Erfolgsmessung werden übrigens Key Performance Indicators (kurz KPIs) genannt.

Hier einige Beispiele für messbare Ziele:

• 1.000 Teilnehmer*innen 
• 80 Leads
• Berichterstattung in 5 Branchen-spezifischen Medien
• 50.000 € Gewinn
• Durchschnittliche Bewertung von mindestens 4 von 5
• 50 % wiederkehrende Teilnehmer*innen
• Insgesamt 500.000 Impressionen von Event-Beiträgen auf Social Media
• 99% Nutzung der Event-App

Darüber hinaus sollten Ihre Ziele gemäß der SMART-Formel spezifisch, attraktiv, realistisch und terminiert sein. Wenn Sie zum ersten Mal ein Event planen, haben Sie vielleicht Schwierigkeiten damit, für Ihr Unternehmen und Ihre Branche realistische Ziele zu definieren – das wird Ihnen jedoch zunehmend leicht fallen, sobald Sie einige Erfahrungswerte gesammelt haben.

Zielgruppe definieren

Auch die Definition der Zielgruppe spielt für spätere Entscheidungen eine wichtige Rolle und gehört deshalb zu einem wichtigen To-Do bei der Veranstaltungsorganisation. Überlegen Sie u. a., wie der Kenntnisstand der Zielgruppe zu den Veranstaltungsthemen ist, um das Programm entsprechend aufzustellen.

Thema/Motto und Titel des Events

Soll das Event einem bestimmten Thema oder Motto folgen, sollte sich dieses in verschiedenen Elementen widerspiegeln – z. B. Dekoration, Speisekarte oder Programm.

Vor Ort, remote oder hybrid?

Diese Entscheidung ist von mehreren Faktoren abhängig, die Sie sorgfältig abwägen sollten. Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Veranstaltungsformen behandeln wir im Beitrag Präsenz-, Online- oder Hybridveranstaltungen? 2023 richtig entscheiden.

Eventtechnologie und Event-App

Eventtechnologie unterstützt nicht nur die Eventplaner*innen hinter den Kulissen, sondern kann auch maßgeblich zum Veranstaltungserlebnis beitragen.

Mit einer Eventmanagement-Software können Sie leistungsstarke virtuelle Event-Plattformen erstellen und dadurch einzigartige Hybrid- oder Online-Events realisieren. Vor-Ort-Veranstaltungen können Sie durch die Nutzung einer Event-App aufwerten: Sie lässt sich nicht nur als praktisches Tool für den kontaktlosen Check-in einsetzen, sondern kann Ihren Teilnehmer*innen mit interaktiven Programm- und Raumplänen, Networking-Möglichkeiten, interaktiven Elementen und vielem mehr einen großen Mehrwert bieten.

Veranstaltungstermin und -ort

Wann und wo soll das Event stattfinden? Bei dieser Entscheidung gibt es einiges zu beachten:

• Um möglichst viele Teilnehmer*innen zu gewinnen, wählen Sie nach Möglichkeit ein Datum, das nicht mit Feiertagen, Urlaubs- und Ferienzeiten sowie Konkurrenzveranstaltungen kollidiert. Feiertage wirken sich übrigens auch auf die Personalkosten aus!
• Planen Sie genügend Zeit für Auf- und Abbau ein.
• Um Kosten zu sparen, sollten Sie langfristig planen und genügend Zeitpuffer einplanen.
• Ebenso können Sie günstiger wegkommen, wenn Sie bei der Terminwahl flexibel sind und Nebenzeiten der Locations in Betracht ziehen. 
• Bei der Wahl der Location sind u. a. mit einzubeziehen: Teilnehmerzahl (die Veranstaltungsräume müssen ausreichend Platz bieten), Ausstattung, Image, Anbindung, Angebot an Hotels und Restaurants in der Nähe.

Projektteam zusammenstellen

Je nach Umfang wird die Eventplanung die Kapazitäten einer einzelnen zuständigen Person übersteigen. Stellen Sie in diesem Fall ein Projektteam zusammen und verteilen Sie die Aufgaben unter den Teammitgliedern. Alternativ sollten Sie in Betracht ziehen, Drittanbieter (wie z. B. Event-Agenturen) mit an Bord zu holen.

Budgetplanung

Überraschend hohe Kosten sind wohl der Albtraum jeder bzw. jedes Event-Verantwortlichen. Umso wichtiger ist, dass Sie die Kosten im Vorfeld schätzen und auch während der Planung stets im Blick behalten. 

Beginnen Sie damit, sämtliche Einnahmen und Ausgaben aufzulisten.

Welche Kosten muss ich einkalkulieren?

Je größer und aufwändiger Ihre Veranstaltung, desto länger und kleinteiliger wird Ihre Budgetplanung ausfallen. Hier eine Übersicht der gängigsten Ausgaben bei Vor-Ort-Meetings und Events:

Fixe vs. variable Kosten

Bei der Event-Budgetplanung haben Sie es mit zwei Arten von Kosten zu tun: solche, die bei steigender Teilnehmerzahl gleich bleiben (fixe Kosten) und solche, die proportional steigen (variable Kosten). Wir empfehlen, fixe und variable Kosten separat aufzuführen. So können Sie die Gesamtkosten für unterschiedliche Teilnehmerzahlen schnell und einfach ausrechnen.

Hier ein Beispiel:

Anzahl Gäste	200	400	Art der Kosten
Essen & Getränke (35 €/Person)	7.000 €	14.000 €	Variabel
Raummiete	5.000 €	5.000 €	Fix
Entertainment	2.000 €	2.000 €	Fix
Gesamt	14.000 €	21.000 €
Durchschnittliche Kosten / Gast	70 €/Gast	52,50 €/Gast

Eine Auswirkung auf Ihre Kalkulation hat vor allem auch das Event-Format. Mehr dazu, wie Sie Ihre Ausgaben kalkulieren und Einnahmen mit Ihrem Event generieren, lesen Sie in diesem Blogbeitrag zum Thema Budgetplanung.

PROFI-Tipp: Budgetplanung

• Trennen Sie fixe und variable Kosten für einen besseren Überblick.
• Berechnen Sie die Kosten pro Teilnehmer.
• Kalkulieren Sie auch „versteckte“ Kosten (z. B. Reinigungskosten, Zahlungsmittelgebühren) und einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben mit ein.

Zeitplanung

Erstellen Sie einen Zeitplan mit den wesentlichen Terminen und Eckdaten. So vermeiden Sie, wichtige To-Dos zu spät anzugehen, und behalten zu jeder Zeit den Überblick. Tragen Sie z. B.  Deadlines für den Ticketverkauf, die Speaker*innen-Rekrutierung und die Programmerstellung ein.

PROFI-TIPP: Zeitplanung

• Planen Sie immer „rückwärts“ vom Eventtermin. So erkennen Sie schnell, wie viel Vorlauf Sie für die Planung der einzelnen Schritte benötigen.
• Unbedingt genügend Puffer einplanen, damit unvorhergesehene Verzögerungen abgefedert werden können.

Sponsoring

Sponsoren sind eine attraktive Einnahmequelle für Ihr Event. Überlegen Sie, wer hierfür infrage kommt und welche Sponsoring-Möglichkeiten Sie anbieten möchten. Die zwei gängigsten Modelle sind gestaffelte Sponsoringpakete und „À-la-carte“-Sponsoring. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Sponsoringpakete.

Sicherheits- und Hygienekonzept

Ihre Besucher*innen sollen sicher sein und sich zu jeder Zeit sicher fühlen. Hygienemaßnahmen können (auch dann, wenn sie nicht verpflichtend sind) dazu beitragen. Je nach Veranstaltungsart und -größe ist Sicherheitspersonal (Security) ein wichtiger Faktor, um die Sicherheit auf Ihrer Veranstaltung zu gewährleisten. Stellen Sie außerdem einen Plan auf, was in Notfallsituationen (Brand, medizinischer Notfall) zu tun ist, und treffen Sie entsprechende Vorkehrungen.

Gesetzliche Vorschriften prüfen

Dieser Punkt wird schnell vergessen, kann Ihnen aber eine Menge Ärger ersparen: Informieren Sie sich darüber, ob Ihre Veranstaltung oder bestimmte Teile davon bei einer Behörde angemeldet werden müssen (z. B. Ordnungsamt) und ob Versicherungen benötigt werden. Das ist aber längst nicht alles. Wenn Essen und Getränke angeboten werden, ist beispielsweise die Einhaltung des Lebensmittelgesetzes relevant. Wenn Sie kommerzielle Musik spielen wollen, müssen Sie dies bei der GEMA anmelden. Und auch für Veranstaltungsräume gibt es häufig Vorgaben, z. B. bzgl. der maximalen Personenzahl, Breite der Gänge oder Restriktionen für den Standbau.

Datenschutz

Das Thema Datenschutz bleibt leicht unter dem Radar, sollte aber auf keinen Fall ignoriert werden. Gerade, wenn Technologie wie Check-in- und Lead-Capture-Systeme zum Einsatz kommen, sind Datenschutz-Vorkehrungen auf Ihrer Veranstaltung ein Muss. Informieren Sie sich daher über die Anforderungen und fragen Sie bei den Anbietern der von Ihnen genutzten Event-Software nach.

Speaker, Dienstleister und Ausstattung buchen

Wahrscheinlich werden Sie bei Ihrer Veranstaltung auf externe Dienstleister*innen und Expert*innen zurückgreifen. Hier gilt: Je früher Sie anfragen und buchen, desto reibungsloser wird die Eventplanung verlaufen. Außerdem haben Sie wahrscheinlich mehr Auswahl und können ggf. günstigere Angebote ergattern.

Speaker*innen und Moderator*innen

Überlegen Sie, welche Speakerinnen und Speaker zum Thema passen und dem Event einen Mehrwert bieten können. Zu einem gelungenen Event gehören außerdem eine oder mehrere Personen, die durch das Programm führen.

Personal

Benötigen Sie Personal, z. B. an Einlass und Garderobe? Was ist mit Technik oder Security? Gehen Sie jeden Teil Ihrer Veranstaltung sorgfältig durch und kümmern Sie sich entsprechend um Unterstützung.

Catering

Keine gelungene Veranstaltung kommt ohne Essen und Getränke aus! Wichtig dabei:

• Überlegen Sie sich, inwiefern auf die Bedürfnisse verschiedener Personengruppen eingegangen werden soll (z. B. Vegetarier*innen und Veganer*innen, Personen mit Allergien und religiöse Gruppen)
• Buffet, Menü oder Fingerfood?
• Soll es Paketpreise, Getränkepauschalen oder Ähnliches geben?
• Wie lassen sich nachhaltige Konzepte im Catering umsetzen?

Veranstaltungstechnik

Kümmern Sie sich um die Bereitstellung technischer Hilfsmittel für ein überzeugendes Veranstaltungserlebnis. Das könnten zum Beispiel sein:

• Bildschirme/Beamer
• Licht
• Ton
• Livestream
• Check-in

Möglicherweise verfügt der Veranstaltungsort bereits über eine entsprechende Ausstattung – fragen Sie hier also zuerst nach. Andernfalls können die benötigten Geräte bei Technikverleih-Unternehmen angemietet werden.

PROFI-TIPP: Streaming bei hybriden Events

Für professionelles Streaming kann zusätzliche, mitunter kostspielige Technik anfallen, die Sie bei der Zeit- und Budgetplanung nicht vergessen sollten.

Foto- und Videomaterial

Ihr Vor-Ort-Event sollte mit Fotos und Videos dokumentiert werden – dadurch wird es langlebiger; außerdem können die Inhalte später online geteilt werden. Wenn Sie externe Fotograf*innen und Kameraleute benötigen, müssen diese rechtzeitig engagiert werden.

Musik

Die passende Musik bringt Stimmung in Ihre Veranstaltung. Hier kommt neben Musik vom Band auch Live-Musik infrage. Achtung: Wenn Sie kommerzielle Musik abspielen wollen, müssen Sie sich um entsprechende GEMA-Lizenzen kümmern.

Mobiliar und Deko

Was wird benötigt, um den gewählten Veranstaltungsstandort in eine einzigartige Event-Location zu verwandeln? Denken Sie u. a. an:

• Bestuhlung
• Messestände
• Digital Signage 
• Floristik, Luftballons und sonstige Deko

Marketingmix planen

Für die Bewerbung Ihres Events gibt es diverse Möglichkeiten – zuerst ist also zu erörtern, welche davon Ihre Zielgruppe am besten erreichen und gleichzeitig in den Budgetrahmen passen. Ziehen Sie sowohl Offline- als auch Online-Kanäle in Betracht:

• Einladungen (postalisch oder per Mail)
• Website (Event-Landingpage, ggf. Startseite und weitere Unterseiten) + Registrierung
• Social Media (Unternehmensseite, Veranstaltungsseite, Corporate Influencer)
• Plakatwerbung
• Flyer
• Newsletter
• Anzeigen in (Online-)Zeitschriften
• Pressemitteilungen
• Etc.

Bedenken Sie, dass es in der Regel mehrere Kontaktpunkte braucht, bis sich jemand für den Kauf eines Veranstaltungstickets entscheidet. Es empfiehlt sich daher, mehrere Kanäle einzusetzen und diese wenn möglich über einen längeren Zeitraum bis zum Veranstaltungstag zu bespielen (z. B. in Form von E-Mail-Flows und regelmäßigen Social-Media-Postings).

Sonstige Materialien

Sofern Sie vor Ort Einlassbändchen, Namensschilder, Lagepläne, Goodies etc. verteilen möchten, müssen diese gestaltet und bestellt werden.

Vorbereitung

Der Plan steht – jetzt werden Sie aktiv und gestalten Programm und Marketingmaterialien, akquirieren die Teilnehmenden und holen Berechtigungen ein.

Veranstaltungsprogramm

Legen Sie den zeitlichen Ablauf der Veranstaltung fest: Einlass, Vorträge, Pausen, Networking-Gelegenheiten, etc. Berechnen Sie dabei mit ein, dass Ihre Besucher*innen genügend Zeit brauchen, um von A nach B zu gelangen. 

Falls Sie sich für ein hybrides Veranstaltungskonzept entschieden haben: Gibt es für das Remote-Publikum dasselbe Programm oder müssen hier weitere Inhalte ausgearbeitet werden?

Teilnehmerliste

Wer gehört auf die Liste der Personen, die eine Einladung erhalten sollen (Achtung: Presse nicht vergessen!)? Falls es sich um ein „offenes” Event handelt: Wie erreichen Sie extern einen möglichst großen Teil Ihrer Zielgruppe?

Marketingmaterialien

Für jeden Marketingkanal muss das Material mit Text, Bild und Video gestaltet und ggf. bestellt werden.

Ticketverkauf und Registrierung

Bereiten Sie alles Nötige sowohl für den Online-Vorverkauf als auch den Verkauf vor Ort vor. Richten Sie außerdem das System für die Gäste-Registrierung ein.

Kommunikation mit Teilnehmenden

Stellen Sie einen reibungslosen Ablauf und die Zufriedenheit Ihrer Gäste sicher, indem Sie ihnen im Vorfeld wichtige Informationen zukommen lassen und sie auf das Event einstimmen. Als Kommunikationskanäle eignen sich vor allem E-Mails oder eine Event-App, welche auch vor Ort eine positive Erfahrung gewährleistet.

Tipp: Finden Sie im großen Event-App 1×1 heraus, wie Sie mit einer Event-App die Kommunikation und das Engagement Ihrer Teilnehmer*innen bei Hauptversammlungen, Seminaren, Webinaren, Incentive-Reisen, Sales-Kick-offs, Galas, Preisverleihungen und vielem mehr optimieren können!

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Kommunikation mit Sponsoren und Ausstellern

Treten Sie mit potenziellen Sponsoren und Ausstellern in Kontakt, um sie für Ihr Event zu gewinnen. Die Kommunikation mit Ausstellern und Organisation der Messestände stellt einen extra Punkt auf Ihrer To-Do-Liste dar. Bei Online-Veranstaltungen gibt es übrigens die Möglichkeit, virtuelle Stände zu integrieren.

Rechtliches

Kümmern Sie sich um alle rechtlichen Pflichten in Verbindung mit Ihrer Veranstaltung, etwa:

• Veranstaltung bei den zuständigen Behörden anmelden
• Genehmigungen für Parken und Sperrstundenverlängerung einholen
• Versicherungen abschließen (z. B. Veranstalterhaftpflicht)
• Künstlersozialkasse bei vergüteten Auftritten von Künstler*innen
• Anmeldung bei der GEMA für Musiknutzung
• Einhaltung der Lebensmittel-Hygienevorschriften
• Brandschutz und Sicherheit: Löschwasserversorgung, verfügbare Feuerlöschgeräte, Zufahrten für Rettungs- und Feuerwehrwagen, Fluchtwege, Sicherheitsvorkehrungen zur Verhinderung von Bränden, ggf. Einsatz einer Brandwache
• Erlaubnis des zuständigen Ordnungsamts einholen
• Antrag auf die Zulassung von Ausnahmen vom Lärmschutz
• Tombola anmelden
• Einhaltung des Datenschutzes

Achtung: Diese Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit – informieren Sie sich unbedingt über mögliche weitere Pflichten im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltung!

Aufbau und Testen

Je nach Eventgröße sollten Sie für den Aufbau am Veranstaltungsort genügend Zeit einplanen – mit Puffer, da es immer zu unvorhersehbaren Verzögerungen kommen kann. Zu den wichtigsten To-Dos zählen:

• Mobiliar und Technik installieren und testen
• Einlass vorbereiten
• Personal, Aussteller & Speaker briefen

Nachbereitung

Nach dem Event ist die Arbeit noch nicht beendet. Nachdem Abbau und Reinigung der Location erledigt sind, gibt es noch einige To-Dos, die Sie nicht vergessen sollten:

• Danksagungen an Sponsoren, Personal, Speaker*innen, Personal und Teilnehmende versenden
• Foto- und Videomaterial aufbereiten
• Erfolgsmessung
• Recaps verfassen und auf den eigenen Kanälen (Blog, Social Media) teilen
• Gestreamte Inhalte können nachträglich auf der Eventplattform zur Verfügung gestellt werden
• Ggf. Aufbau und Pflege einer ganzjährigen Event-Community

Erfolgsmessung – ein Punkt, den Sie nicht auslassen sollten

Jetzt wird Bilanz gezogen: War das Event ein Erfolg? Um diese Frage zu beantworten, analysieren Sie die Daten zu den im Vorfeld definierten KPIs (Teilnehmerzahl, Leads, Bewertungen etc.). Bei virtuellen und hybriden Events sind die Analyse-Möglichkeiten dank verfügbarer Daten besonders gut. Hier reicht ein Blick in die Nutzungsstatistiken Ihrer Eventplattform, um z. B. die Interaktion zwischen den Teilnehmer*innen zu messen oder die beliebtesten Programmpunkte zu identifizieren. Vor Ort lassen sich besonders beliebte Themen über den Check-in zu einzelnen Sessions ermitteln und dadurch  nützliche Rückschlüsse für die nächste Veranstaltung ziehen.

Zur Bestimmung Ihres Return on Investment (ROI) lesen Sie unseren Beitrag „Event-ROI messen mit Eventdaten: 5 einfache Wege“. 

Eventplanung-Checkliste zum kostenlosen Download

Jetzt kennen Sie alle wichtigen Aspekte für die Planung einer erfolgreichen Veranstaltung. Wir wissen, dass es nicht ganz leicht ist, bei all den Themen und Aufgaben den Überblick zu behalten. Deshalb haben wir eine detaillierte Vorlage für die Eventplanung erstellt, mit der Sie die wichtigsten To-Dos sowie die Finanzen für Ihre Veranstaltung immer im Griff haben.

Die Checkliste enthält:

🗒️ Ausführliche Checkliste mit To-Dos zu Eventkonzept, Buchung von Dienstleister*innen, Vorbereitung, rechtlicher Absicherung und mehr.

🏷️ Tabelle zur Planung der Marketingmaßnahmen rund um Ihr Event.

💰 Budgetplanung zur einfachen Berechnung der Kosten und Einnahmen.