[Fallstudie] #praxisfrühstück: 5 Tipps, wie Sie mehr aus Ihrer Event-Registrierung herausholen
Angefangen 2014 als kleine Netzwerkrunde hat sich das #praxisfrühstück, das von EventMobi zusammen mit den AMERON Hotels organisiert wird, als beliebte Veranstaltungsreihe in der Eventbranche etabliert. Das Erfolgsrezept ist denkbar simpel – spannende Impulsvorträge und Workshops zu aktuellen Themen der Veranstaltungsbranche, ein gesundes Frühstücksbuffet und die Möglichkeit zum Netzwerken in entspannter Atmosphäre – und das Ganze kompakt am Vormittag.
Im Sommer 2016 waren wir mit dem #praxisfrühstück in Köln, Stuttgart, Berlin und Hamburg unterwegs. Wir begleiteten die Veranstaltungsreihe von der Teilnehmer-Registrierung, über die Event-App mit Umfrage- und Feedbackfunktionen und Social-Media-Integration auf Live Displays bis hin zur Auswertung mit Hilfe von Nutzungsberichten und möchten unsere Erfahrungen in einer spannenden Casesatudy mit Ihnen teilen!
Hier sind fünf Tipps für Sie, wie Sie noch viel mehr aus Ihrer Event-Registrierung herausholen können!
1. Ihre Marke beginnt schon beim Registrierungsprozess
Nicht nur die Veranstaltung will visuell gut aufbereitet sein – gutes Branding beginnt schon mit dem Registrierungsprozess. Die Registrierungsseite für das #praxisfrühstück haben wir mit nur wenigen Klicks mit einem Hintergrundbild und Logo versehen – die Veranstaltungsdetails werden automatisch von der Event-App importiert. So glänzte das #praxisfrühstück schon beim ersten Berührungspunkt mit einem einheitlichen Auftreten.
Personalisierbare Einladungs- und Bestätigungsmails enthalten alle wichtigen Details und machen die Kommunikation besonders leicht. Die Registrierung funktioniert sowohl am Desktop-PC als auch mobil auf Tablet und Smartphone.
2. Personalisieren Sie das Anmeldeformular und lernen Sie Ihre Teilnehmer schon vor dem Event besser kennen
Die Zielgruppe genau zu kennen ist für den Erfolg einer Veranstaltung essentiell. Was unsere Teilnehmer vom #praxisfrühstück erwarten? Wir haben sie einfach gefragt!
Personalisierte Formularfelder erlauben es, die Wünsche und Ansprüche der Teilnehmer besser kennenzulernen. Im Rahmen der #praxisfrühstück-Anmeldung etwa wurde die Branche, in der die Teilnehmer aktiv sind, abgefragt, um mit Fallbeispielen während der Vorträge genauer auf das Zielpublikum eingehen zu können. Außerdem wurden die Teilnehmer nach Frühstückspräferenzen oder Allergien befragt. Diese Informationen konnten ganz einfach an das Catering weitergegeben werden, um das Frühstücksangebot entsprechend anzupassen.
Wichtig: Zu viele, vermeintlich unrelevante oder intime Fragen können potenzielle Teilnehmer abschrecken. Setzen Sie Prioritäten und fragen Sie gezielt, was auch für die Umsetzung Ihres Events sinnvoll ist.
3. Behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Teilnehmerdaten
Das #praxisfrühstück umfasste vier Veranstaltungen mit rund 360 Anmeldungen. Dabei war es besonders wichtig, dass die Teilnehmerdaten übersichtlich an einem Ort zu finden sind und auch Änderungen in letzter Minute in Echtzeit aktualisiert werden. Das Registrierungsmodul von EventMobi ist nahtlos mit der Event-App integriert – das heißt, jeder, der sich registriert, erscheint automatisch mit seinen Details in der Teilnehmerliste der Event-App. Jetzt müssen sich die Teilnehmer nur noch einloggen und ihr Profil vervollständigen, und schon können sie sich mit anderen Teilnehmern sowie Referenten vernetzen.
Im Content Management System (CMS) der Plattform behalten Planer jederzeit den Überblick über die Teilnehmerdaten. Das CMS ist jedoch keine Einbahnstraße – der Export als Excel-Datei mit nur einem Klick ermöglicht auch die Auswertung, Filterung und Weiterverarbeitung der Daten.
4. Nutzen Sie Rabattcodes als Tracking-Instrument
Rabattcodes sind eine hervorragende Art, Partnern und besonderen Gästen vergünstigte oder kostenlose Tickets anzubieten und sie damit für ihre Unterstützung zu belohnen. Wir räumten Partnern und Sponsoren die Möglichkeit ein, vergünstigte Tickets an Ihre Kontakten weiterzugeben und selbst im Rahmen von Marketingaktivitäten Rabatte anzubieten. Im CMS konnten wir die Codes ganz einfach erstellen und behielten den Überblick, welche Codes bereits wie oft eingelöst wurden.
Rabattcodes haben jedoch noch eine weitere Funktion!
Wir haben die Codes sinnvoll nach den jeweiligen Partnern benannt, um so sehen zu können, wer für welchen Anteil der Teilnehmer verantwortlich ist. Eine weitere Möglichkeit war es, die Rabattcodes für diverse Marketingaktivitäten anders zu benennen, um die Werbewirksamkeit zu messen.
5. Sorgen Sie für einen reibungslosen Check-In bei Ihrem Event
Ein reibungsloser Ablauf beim Begrüßen und Einchecken der Gäste vermittelt einen professionellen ersten Eindruck. Wir haben dazu unsere integrierte Check-In-App verwendet, konnten damit vor Ort Namen schnell finden und abhaken. So konnten wir im Anschluss auch lückenlos nachvollziehen, wer da war und wer nicht. Diese Aufschlüsselung bietet eine weitere Möglichkeit zur Personalisierung! Im Rahmen des #praxisfrühstücks wurden angepasste Follow-Up-Emails ausgesendet – No-Shows erhielten so etwa keinen Link zum Feedback-Formular.
Bei einer Veranstaltungsreihe wie dem #praxisfrühstück machte es auch Sinn, auf die Uhrzeit des Check-Ins zu achten. Wann kommen die meisten Gäste an der Location an? So können Personalressourcen für zukünftige Veranstaltungen besser geplant werden.
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