Ehrliche Eventgrafiken: Eventmanagement-Software

In unserer Rubrik Ehrliche Eventgrafiken schauen wir uns mit einer Prise Humor an, was in der Veranstaltungsbranche besser laufen könnte, vor allem im Bereich Digitalisierung. Wir veröffentlichen regelmäßig neue Grafiken hier auf unserem Blog sowie auf Twitter und Instagram – diese dürfen natürlich gerne geteilt werden!

Ehrliche Eventgrafiken erscheint in Kooperation mit unserem Medienpartner tw tagungswirtschaft.

Die Auswahl an Eventmanagement-Software und Projektplanungs-Tools auf dem Markt ist riesig. Und doch greifen so viele Eventplaner immer noch auf einen echten Dinosaurier unter den Computerprogrammen zurück: Microsoft Excel. Seit 1985 findet sich das Tabellen-Tool auf fast jedem PC und viele von uns denken offenbar: Was lange währt, wird endlich gut. Aber es gibt eine ganze Reihe an Gründen, warum wir bei der Veranstaltungsplanung lieber nach Alternativen schauen sollten.

Eventmanagement-Software: Das Problem in Kurzform

Nicht für die Teamarbeit geeignet

Wer Veranstaltungen im Team organisiert, der kennt das Problem: Man speichert eine Excel-Datei auf dem eigenen Computer, schickt sie per E-Mail an die Kollegin, die nimmt Ergänzungen oder Änderungen vor und schickt sie einem zurück – bald existieren zahllose Versionen derselben Datei. Und jeder von uns hat wahrscheinlich schon mal ausversehen eine veraltete Datei angehängt, weil er den Überblick verloren hat. Zwar gibt es mittlerweile auch Online-Alternativen wie Google Sheets, die sich in Echtzeit von mehreren Personen bearbeiten lassen. Aber auch diese Tools teilen ein Problem mit Excel – was uns zum nächsten Punkt bringt.

Excel ist keine Eventmanagement-Software

Dieser Punkt liegt natürlich auf der Hand. Mit Excel lässt sich alles mögliche machen – aber die Software ist nicht auf Veranstaltungsplanung oder zumindest Projektmanagement ausgelegt. Das heißt, es gibt keine vorgefertigten Templates, zum Beispiel zur Erstellung eines Eventbudgets. All das müssen Planer selbst einrichten, was ziemlich zeitaufwändig sein kann. Bei Tools, die konkret für die Zusammenarbeit von Teams entwickelt wurden, finden wir hingegen allerhand nützliche Funktionen, die Excel fehlen. Zum Beispiel können verschiedene Teammitglieder ihre eigenen To-Do-Listen erstellen und abhaken, man kann sich an fällige Deadlines erinnern lassen oder anderen Mitarbeitern neue Aufgaben zuweisen und diese darüber benachrichtigen.

Keine Integration mit anderen Tools möglich

Die meisten Eventplaner benutzen eine Kombination aus unterschiedlichen Tools, wie z. B. Registrierungssoftware, CRM-Tool, Eventmarketing-Software, Veranstaltungswebsite und Event-App. Sobald man mehr als zwei solcher Tools benutzt, müssen Daten wie z. B. Teilnehmerinformationen zwischen beiden Systemen synchronisiert werden. Doch das ständige manuelle Hoch- und Runterladen von aktualisierten Excel-Teilnehmerlisten ist nicht nur zeitraubend, sondern weist auch eine große Fehleranfälligkeit auf. Vermeiden kann man das durch Integrationen. Eine Integration stellt eine Verbindung zwischen zwei verschiedenen Tools her und synchronisiert Daten automatisch – etwa zwischen Ihrer Registrierungssoftware und Ihrer Event-App. Schauen Sie sich als Alternative zu Excel also nach Programmen um, die offen für Integrationen mit anderen Tools sind!

Excel ist ein optischer Albtraum

Zwar kann man eine Excel-Tabelle mit eigenen Farben, Schriftarten usw. aufpeppen, aber das ist nur ein kleiner Trost. Was die Übersichtlichkeit betrifft, steckt Excel einfach immer noch in den Achtzigern fest – und das mag für viele Nutzungsarten ja auch völlig in Ordnung sein. Aber wenn wir eine Veranstaltung organisieren, ist es von höchster Wichtigkeit, immer den Überblick zu behalten. Komplexe Tabellen mit endlosen Spalten sind da nicht unbedingt das A und O. Auch in Sachen Design haben viele andere Programme die Nase vorn – und lassen sich oft viel einfacher an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Eventmanagement-Software: Wie man es besser macht

Investieren zahlt sich aus

Eine der Hauptgründe, warum Excel bei Veranstaltungsplanern so populär ist, liegt auf der Hand: Meistens ist das Programm auf unserem Computer bereits vorinstalliert. Neue Software anzuschaffen bedeutet erstmal, seinen Vorgesetzten die Zusatzkosten schmackhaft zu machen. Es sprechen allerdings gute Gründe für die Investition in ordentliche Eventmangement-Software. Zahlreiche Abläufe werden deutlich effizienter und zeitsparender, und vor allem bei großen Teams, vielen Veranstaltungen und mehrjähriger Nutzung des Tools haben sich die Kosten sehr schnell ausgezahlt.

Projekt- vs. Eventmanagement-Software

Je nach Unternehmen kann es sich lohnen, wenn alle Abteilungen auf das gleiche Tool setzen. Projektmanagement-Software lässt sich auf viele Bereich anwenden, auch auf die Veranstaltungsplanung. Für Eventagenturen und selbstständige Veranstaltungsplaner kann es jedoch sinnvoller sein, eine spezialisierte Eventmanagement-Software anzuschaffen. Diese enthält relevante Funktionen z. B. für die Suche nach Eventlocations oder Hotels, für Eventmarketing, für die Kommunikation mit Teilnehmern, für Budgetplanung und Erstellung von Rechnungen. Auch wenn nicht jede Eventmanagement-Software alle diese Optionen bietet, können Sie sich oft mit Integrationen das Leben erleichtern, etwa durch Verbindung des Eventmarketing-Tools mit Ihrer CRM-Software.

Für eine Übersicht, welche Anbieter von Eventmanagement-Software auf dem Markt verfügbar sind, empfehlen wir das umfassende Ebook von MICEstens Digital.

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