Die Zukunft der Eventtechnologie steht in ihren Startlöchern

Ein Gastbeitrag von Myriam van Alphen-Schrade (XING Events)

Wie Sie neue Technologien für Ihr Eventmanagement nutzen können

Haben Sie sich auch schon einmal vorgestellt, wie schön es wäre, mal eben virtuell über eine Messe zu schlendern? Exotische Locations anzuschauen, ohne in ein Flugzeug steigen zu müssen? Auf den Teilnehmer zugeschnittene Unterlagen in virtuelle Goodiebags zu packen ohne Papiermüll zu verursachen?  Wie würden Sie das finden?

Mithilfe neuester Technologien ist das heute schon machbar. Wenn es um die Auswahl der richtigen Technologien geht, müssen Veranstalter erst einmal verstehen, welche Technologien es am Markt gibt. Deshalb haben wir dieses Jahr den XING Events Report „Die Zukunft der Eventtechnologie“ veröffentlicht. Wir geben in dem Report einen Überblick über die wichtigsten Technologien, praxisnahe Beispiele sowie konkrete Tipps.

Virtuelle Realität (VR), Near Field Communication (NFC), Face-ID und die Digitalisierung traditionell eventspezifischer Angebote gehören aus unserer Sicht zu den spannendsten Technologien, die die Eventbranche zunehmend transformieren werden. Sie ermöglichen Veranstaltern, ihr Event nicht nur schnell und zügig, sondern auch effizient und nachhaltig zu organisieren.

Virtuelle Realität – Die virtuelle Welt erfahren und erleben ohne vor Ort zu sein

Konferenzen und Messen finden vermehrt als virtuelle und hybride Events statt und haben sich neben traditionellen Events als neue Kategorie etabliert. Sie werden häufiger genutzt, um Kosten zu senken und eine größere Reichweite zu erzielen.

So können Veranstalter mit Hilfe von VR-Technologien schon im Vorfeld eine Location virtuell präsentieren. Eine weitere Möglichkeit ist die Technologie als Zusatz zu nutzen, um den Zuschauern vor Ort einen exklusiven Ausflug zu ermöglichen, wie beispielsweise einen interaktiven Workshop an einem Karibikstrand. Gerade auf Messen kann VR helfen, ein besseres Verstehen von komplexen Produkten zu ermöglichen.

Tipp: War die Technologie vor ein paar Jahren noch teuer und kompliziert, ist sie heutzutage einfach integrierbar und in kleinerem Umfang auch kostengünstig. Ein Einstieg in das Medium ist daher immer möglich.

Face-ID – Viel mehr als Ticket zum Event

Die Face-ID-Technologie bietet momentan das schnellste und komfortabelste Einlassmanagement sowie eine sichere Personenidentifikation auf Events.

Wichtig ist dabei zu wissen, dass die Bildberechnung auf DSGVO-konformen Servern und die Anwendung vollständig vom Gast durchgeführt wird. Bei Face-ID wird zu keinem Zeitpunkt ein Foto gespeichert. Im Vorfeld werden lediglich aus dem temporär hochgeladenen Foto innerhalb von 1–2 Sekunden die Biometrie-Daten ermittelt.  Die Verarbeitung und Speicherung der dann verschlüsselten Biometrie-Daten erfolgt vollständig DSGVO-konform, zusätzlich auch noch getrennt von den Personendaten auf unterschiedlichen Servern. Bei einem Scan vor Ort erfolgt der technisch gleiche Prozess in umgekehrter Folge. Aus dem Live-Bild werden innerhalb von Sekunden die Biometrie-Daten ermittelt und mit den Daten auf dem Face-ID-Server verglichen.

Tipp: Für den Veranstalter bedeutet Face-ID weniger Aufwand, da der Prozess der Berechnung der Biometrie-Daten problemlos in jede Online-Registrierung integriert werden kann.

NFC-Technologie – Die interaktive Eventtechnik für einmalige Eventerlebnisse

Die NFC-Technologie ermöglicht eine kontaktlose Identifikation und wird in Zukunft wahrscheinlich Barcode und QR-Code ablösen. NFC-Technologien gibt es schon seit den 80er Jahren und werden im Alltag beispielsweise in EC-Karten zum kontaktlosen Zahlen oder für einen schnellen Einlass bei Skipässen oder Hotelkarten verwendet.

Tipp: Near Field Technologien (NFC) ermöglichen personalisierte Teilnehmererfahrungen.

Let’s get digital – Die Digitalisierung traditioneller Produkte

Digitale Technologien drängen in den Markt und digitalisieren traditionelle Eventbereiche wie beispielsweise Goodie Bags. Hierbei erhalten Teilnehmer über Microsites Zugang zu Informationen wie Präsentationen, Fotos, Videos und Gewinnspielen. Eine individuelle, personalisierte Kommunikation mit den Teilnehmern, da jeder eine eigene URL hat, ist möglich. Sponsoren erhalten die Möglichkeit, die Öffnungsraten und damit die Attraktivität ihrer Inhalte zu messen. Das Ganze ist natürlich ressourcenschonend, statt Plastik oder Papier wird der Goodie Bag digital zugestellt.

Tipp: Mit der Echtzeit-Datenanalyse ist es möglich das Interessen- und Kaufpotenzial der Besucher zu erkennen und bequem seinen Sponsoren zur Verfügung zu stellen. Teilnehmer müssen sich im Vorfeld keine App herunterladen. Stattdessen öffnen sie die Microsite auf ihrem Smartphone, Tablet oder Computer.

An der Individualisierung führt kein Weg vorbei

Ein zentrales Thema, welches alle Technologie-Anbieter vereint, ist dabei die Individualisierung. Um das individuelle Eventerlebnis zu kreieren, müssen Veranstalter zunehmend ihre Teilnehmer kennen und in den Mittelpunkt rücken. Nur durch diese Informationen können sie ihrem Teilnehmer sein persönliches Eventerlebnis bieten.

Dass die Individualisierung nicht nur ein kurzzeitiger Trend ist, der in Form von Google-Algorithmen auf uns zugeschnittene Informationen liefert, ist mittlerweile jedem klar. Aufgrund von Analysen werden uns tagtäglich nicht nur individuelle Anzeigen und personalisierte Kaufempfehlungen oder Filme zugespielt; dieser Trend macht vor keiner Branche halt und hat Einfluss auf alle Bereiche des Lebens, der Wirtschaft und der Gesellschaft.

Jetzt schlau lesen und Die Zukunft der Eventtechnologie den ganzen Report downloaden!

Über die Autorin:

Seit fast 10 Jahren ist Myriam van Alphen-Schrade als Kommunikationsspezialistin für etablierte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen aktiv. Seit 2012 verantwortet sie die PR und Kommunikation bei XING Events.

Myriam hat verschiedene Studien zum Thema Social Media und Digitalisierung veröffentlicht unter anderem die Studie Kongresse & Konferenzen im Wandel “Wie digitale Innovationen die Branche verändern” oder den Social Media & Events Report, welcher sich als eine Pflichtlektüre unter Veranstaltern etabliert hat und als wichtige Informationsquelle zum Thema Social Media in der Veranstaltungsbranche dient.