Guia de Eventos Virtual: Como realizar a conferência online

A woman watching a livestream during a virtual job fair on her laptop, indoors on a table

Tenha Sucesso com Eventos Virtuais

Mesmo que muitos organizadores de eventos ainda não tiveram a oportunidade de realizar um evento virtual ou híbrido, passar de um formato presencial para um virtual oferece novas oportunidades para engajar participantes e patrocinadores – tudo isso enquanto se estende o alcance do seu evento.

Quando o local físico da composição do seu evento é removido, o design do mesmo exige uma reavaliação, no entanto, isso pode até facilitar a criação de um fluxo perfeito, resultando num mix correto de conteúdo e interatividade.

Mesmas Metas, Novas Táticas

Embora as metas e objetivos do seu evento permaneça os mesmos, você precisará de novas ferramentas e táticas para realizá-los. Num formato presencial, a tecnologia é muitas vezes periférica à agitação e a adrenalina das atividades realizadas no local. Em um formato virtual, a tecnologia do seu evento será o centro das atenções. O fluxo do seu evento e a interação entre participantes, palestrantes e patrocinadores será ditada pelas capacidades da plataforma de eventos virtuais que você escolher.

Uma plataforma de eventos virtuais flexível e intuitiva lhe proporcionará a maior liberdade ao desenvolver seu evento. Você também deve ser capaz de usar a mesma plataforma para alternar para um formato híbrido ou presencial, à medida que as restrições de viagem e saúde mudarem.

Considere como você será capaz de alinhar conteúdo e complexidade com o nível certo de engajamento. Por exemplo, pequenas reuniões internas podem simplesmente requerer um hub central para mostrar uma única transmissão ao vivo e conteúdo de vídeo pré-gravado com recursos de envolvimento como bate-papo em grupo, enquanto conferências maiores podem precisar executar várias sessões simulives (significa: simulações ao vivo = conteúdo pré-gravado com interação ao vivo) com salas de breakout de vídeo para o máximo de engajamento possível.

O sucesso de um evento virtual depende de uma monetização eficaz, produção de vídeo de alta qualidade e as ferramentas certas de engajamento.

Nas últimas semanas, a equipe da EventMobi tem tido centenas de conversas com clientes enquanto os organizadores de evento ao redor do mundo buscam novas formas de criar eventos virtuais atraentes. Para ajudá-lo a entender como você pode adaptar sua reunião, conferência ou feira para um formato online, nós descrevemos os tipos mais comuns de eventos que estamos ajudando a se tornarem virtuais, e listamos as ferramentas e serviços profissionais que estamos utilizando para criar um evento virtual envolvente.

Virtual Event Space with multi-video livestream session and Registration Website

Tipo de Evento Virtual:
Reunião Interna

Você está planejando…Uma reunião curta e focada, por exemplo
Revisão trimestral
Atualização de políticas
Treinamento interno
Você espera…• Educar, informar, receber feedback
• Criar uma biblioteca de conteúdo (incluindo slides e gravações das sessões) que será acessível após o término do evento
Você está procurando por…• Uma plataforma de eventos virtuais de fácil configuração self-serve
• Capaz de se integrar com as nossas plataformas existentes de webinar, livestream e registro
Tamanho e Escopo: 50 a 500 ou mais participantes
Duração do evento:de 2 a 4 horas em um único dia, ou uma série de eventos curtos
Formato da programação:Linear – fluxo de vídeo único de plenário contínuo, sessões educativas e palestras
Nível de Engajamento Desejado:Baixo – limitado a enquetes em tempo real e perguntas e respostas durante as transmissões ao vivo

O que é importante:

Opções de Vídeo:••Integre e transmita a partir de plataformas de vídeo conferência ou vídeo hosting de sua preferência
Os participantes podem assistir às transmissões e fornecer feedback em tempo real com enquetes ao vivo e sessões perguntas e respostas
Link para vídeos gravados antes e depois do evento
Patrocínio:Não necessário
Networking:••• Bate-papo básico e discussões em grupo sobre tópicos da sessão
Participação:•••• Enquetes, sessões de perguntas e respostas ou gamificação para avaliar a retenção de audiência e obter feedback
• Sessões de pesquisa para obter feedback sobre os palestrantes e conteúdo
• Chat privado e em grupo para prover oportunidades de networking
Entretenimento:Não necessário
Métricas de Sucesso:•••• Porcentagem de registrantes que fizeram login
• Número de participantes online que assistem a livestreams e vídeos pré-gravados
• Grau de engajamento (percentual de participação)
• Transferência de conhecimento testado através de pesquisas pré/pós ou ao vivo durante transmissões

O que você precisa:

EventMobi Virtual SpaceSelf-service
• Integrar-se com qualquer plataforma de inscrição (Swoogo, Cvent, Eventbrite, etc.), ou deixar a EventMobi construir o seu website e formulários de registro
• Inclui enquetes ao vivo, perguntas e respostas e discussões em grupo.
• Integrar Livestream e videoconferência a partir de Ferramentas como Zoom, GotoWebinar, Wistia, YouTube, Vimeo, Twitch, On24 ou qualquer fonte de streaming RTMP
• Fazer upload de vídeos pré-gravados para criar uma galeria de vídeos pré ou pós evento

Virtual Conference

Tipo de Evento Virtual:
Conferência

Você está planejando…Um evento de médio porte, participantes pré-cadastrados, por exemplo:
• Conferência de usuários
• Kick-off de vendas
• Eventos de treinamento Premium
Você espera…• Oferecer aos participantes e patrocinadores/expositores uma grande variedade de oportunidades para se conectarem
Você está procurando por…• Marketing e inscrições em eventos
• Uma plataforma virtual elegante e profissional, fácil de navegar para os participantes
• Preparação e dia de suporte
• Produção de alta qualidade e fluxos harmoniosos de conteúdo são críticos
Tamanho e Escopo: 200 a 1000 ou mais participantes, além de um bom número de expositores
Duração do evento:• Programa de um ou vários dias
Formato da programação:• Um ou dois canais de transmissão para sessões contínuas de liveestream, moderadas por um mestre de cerimônias digital
• Muitos breakouts pré-gravados ou simulives para que os participantes possam explorar o que quiserem, quando quiserem.
Nível de Engajamento Desejado:• Alta – criar oportunidades divertidas para networking é fundamental
• Incentivar conexões 1:1
• Incentivar o engajamento com sorteios ou brindes, agregando valor a patrocinadores
• Criar workshops menores ou mesas redondas moderadas para aumentar o grau de participação
• Habilitar chat em tempo real, enquetes e perguntas e respostas durante as transmissões ao vivo

O que é importante:

Ferramentas de Vídeo:•••• Uma mistura de livestream e vídeo pré-gravado, com acesso em diferentes níveis de conteúdo exclusivo
•Integrar com a plataforma de videoconferência de preferência para workshops e mesas redondas
• Produção de livestream de alta qualidade para as principais transmissões com enquetes de engajamento ao vivo e perguntas e respostas
Patrocínio:•••• Tudo, desde stands de expositores virtuais a brindes patrocinados e banners publicitários
• Incorporar vídeos patrocinados em liveestreams, ou sobrepor mensagens patrocinadas em transmissões pré-gravadas ou ao vivo
Networking:•••• Múltiplos fóruns para bate-papo dos participantes e para conectar-los com os patrocinadores
• Uso potencial de workshops moderados e mesas redondas
Participação:•••• Ferramentas para incentivar a participação em eventos patrocinados com gamificação
• Sondagens em tempo real, perguntas e respostas durante as sessões ao vivo
• Sorteios ao vivo entre as sessões
Entretenimento:•••• Oferta de coquetel virtual patrocinado
• Música ao vivo antes da abertura da sessão principal
• Cestas de brindes podem ser enviadas para o público remoto para serem abertas durante o evento ao vivo
Métricas de Sucesso:•••• Contagem dos participantes no log-in e execução de vídeo
• Grau de engajamento (percentual de participação)
• Transferência de conhecimento testado através de pesquisas pré/pós ou ao vivo durante transmissões
• Contagem de vídeo play do patrocinador e cliques em banner de anúncios
• Caso de forte uso pós-evento

O que você precisa:

Hotsite para Marketing de Eventos e Inscrições• Escolha um modelo pré-desenhado ou um design totalmente personalizado
• Integração de teaser em vídeo, banners publicitários e perfis robustos de patrocinadores.
• Agenda de sneak peek
• Disponibilizar diferentes tipos de ingressos, permitir que os inscritos se inscrevam nas sessões, administrar os limites das sessões, etc.
Painel de Mídias Sociais• Monitore os posts nas mídias sociais e acompanhe as informações da rede social
• Identifique e entenda o impacto de influenciadores no evento
• Incorpore um mural de mídia social ao vivo no seu site de marketing de eventos e espaço virtual de eventos
Espaço Virtual de Eventos e Serviços GoLive! da EventMobi• Configuração, design e construção do espaço para eventos virtuais
• Programação com links para sessões de vídeo, entretenimento e atividades sociais
• Integração de vídeo e livestream
• Adicionar enquetes ao vivo, pesquisas, perguntas e respostas às sessões
• Discussões da mesa redonda de vídeos privativos
• Desafios de gamificação
• Patrocínio de logotipos e banners publicitários
Gestão de Expositores Configuração completa de estandes virtuais de expositores:
• Logotipo do expositor, descrição, informações para contato
• Bate-papo por chat individual
• Produção de uma apresentação de 1 hora do patrocinador
• Estratégia de obtenção de pistas e de sorteio de brindes
Gestão de Palestrantes • Preparo da pré-sessão e configuração do espaço virtual
• Dia de suporte à transmissão ao vivo ou captura de conteúdo pré-gravado
Pré-Produção de SessõesA produção de sessões pré-gravadas (simulive) inclui:
• Cartão de título (intertítulo)
• Sobreposição de marcas, textos e gráficos
• Adição de vídeo de patrocinador antes e depois da sessão
Produção ao Vivo• Preparo do fluxo do show
• Suporte em tempo real para hosts e palestrantes
Suporte em tempo real à participantes• Chat em tempo real para auxiliar no acesso, recursos e solução de problemas gerais

Virtual booth for virtual event

Virtual Event Type: Conference & Expo

Você está planejando…Um evento de grande escala, por exemplo:
• Encontro anual
• Conferência
• Exposição
Você espera…• Oferecer uma variedade de sessões educativas em diferentes formatos
• Apoio para aproximar os participantes e patrocinadores/expositores
• Criar oportunidades de exposição da marca e conduzir geração de negócios para os patrocinadores
Você está procurando por…• Com todos os toques e detalhes, assim como suporte completo
• Do design e produção de vídeo até o dia de execução e suporte em tempo real – este evento exigirá todas as mãos ao convés
Tamanho e Escopo: • 1000 a 20000 ou mais participantes, acima de 100 expositores
Duração do evento:• Programação de vários dias
Formato da programação:• Aberto – múltiplas streams em simultâneo, breakouts e algumas sessões previamente agendadas
• Flexibilidade aos participantes para ‘escolher a sua própria aventura’, com conteúdo gravado antes e depois do evento
Nível de Engajamento Desejado:• Média – a participação em sessões online é importante para algumas sessões mas não para todas as transmissões
• Oportunidades para conectar patrocinadores e participantes via chat ou workshops patrocinados ou mesas redondas
• O networking dos participantes pode ser facilitado com reuniões pré-agendadas, chat e vídeo-chamadas

O que é importante:

Ferramentas de Vídeo:•••• Tudo e qualquer coisa, desde sessões pré-gravadas e livestreams até vídeo sob demanda com perguntas e respostas ao vivo – mas a qualidade deve ser de ponta.
• Capacidade de criar simulives (reproduzir vídeos pré-gravados) e depois trazer o apresentador e o palestrante ao vivo para receber perguntas e dar respostas.
Patrocínio:•••• Crítico para a gerar receitas
• Exige oportunidades ilimitadas para impulsionar o conhecimento da marca e gerar oportunidades para os parceiros
• Dependendo do preço do ingresso e do pacote de patrocínio, potencial oportunidade de enviar cestas de brindes antes do evento
Networking:•••• Criar um ambiente de networking espontâneo e orgânico entre todos os participantes – sejam eles participantes, palestrantes ou patrocinadores
Participação:•••• Interatividade é fundamental – mesas redondas virtuais, webinars patrocinados e painéis ao vivo com perguntas e respostas em tempo real
Entretenimento:•••• Tudo, desde shows ao vivo até mixers sociais virtuais
Métricas de Sucesso:•••• Contagem de participantes no log-in e vídeo play
• Grau de envolvimento
• Contagem e cliques em banner de anúncios do patrocinador

O que você precisa:

Hotsite para Marketing de Eventos e Inscrições• Escolha um modelo pré-elaborado ou um design totalmente personalizado
• Integração de teaser em vídeo, banners publicitários e perfis robustos de patrocinadores.
• Agenda de sneak peek
• Disponibilizar diferentes tipos de ingressos, permitir que os inscritos se inscrevam nas sessões, administrar os limites das sessões, etc.
Painel de Mídias Sociais• Monitore os posts nas mídias sociais e acompanhe as informações da rede social
• Identifique e entenda o impacto de influenciadores no evento
• Incorpore um mural de mídia social ao vivo no seu site de marketing de eventos e espaço virtual de eventos
Espaço Virtual de Eventos e Serviços GoLive! da EventMobi• Configuração, design e construção do espaço para eventos virtuais
• Programação com links para sessões de vídeo, entretenimento e atividades sociais
• Integração de vídeo e livestream
• Adicionar enquetes ao vivo, pesquisas, perguntas e respostas às sessões
• Discussões da mesa redonda de vídeos privativos
• Desafios de gamificação
• Patrocínio de logotipos e banners publicitários
Gestão de Expositores Configuração completa de estandes virtuais de expositores:
• Logotipo do expositor, descrição, informações para contato
• Bate-papo por chat individual
• Produção de uma apresentação de 1 hora do patrocinador
• Estratégia de obtenção de pistas e de sorteio de brindes
Gestão de Palestrantes • Preparo da pré-sessão e configuração do espaço virtual
• Dia de suporte à transmissão ao vivo ou captura de conteúdo pré-gravado
Pré-Produção de SessõesA produção de sessões pré-gravadas (simulive) inclui:
• Cartão de título (intertítulo)
• Sobreposição de marcas, textos e gráficos
• Adição de vídeo de patrocinador antes e depois da sessão
Produção ao Vivo• Preparo do fluxo do show
• Suporte em tempo real para hosts e palestrantes
Suporte em tempo real à participantes• Chat em tempo real para auxiliar no acesso, recursos e solução de problemas gerais

Estes são apenas alguns dos tipos de eventos que utilizam a plataforma EventMobi de ponta a ponta para migrar para o virtual. Desde a promoção e inscrição do evento até a entrada ao vivo no dia do evento, estamos aqui para lhe ajudar a cada passo da sua jornada. Reserve já sua demonstração personalizada para saber mais sobre o Espaço Virtual da EventMobi e GoLive! Serviços Profissionais.

Este artigo foi co-autorado por Amanda Toms, EventMobi Gerente de Contas Senior, Global Enterprise & Key Accounts. Conecte-se com ela no LinkedIn