5 Estratégias Para Descobrir as Preferências do Participante e Melhorar a Experiência no Evento

Projetar uma reunião ou evento que “atinja na marca” nunca é uma questão de sorte. É uma questão de projeto. Para garantir a satisfação do participante e a melhor experiência de evento possível, todos os aspectos de um evento devem ser personalizados, incluindo conteúdo, restauração, temas, decoração, música e entretenimento. Descobrir as preferências do participante é uma parte importante da experiência do evento, mas muitas vezes é negligenciada. Muitas vezes, o design de um ano é baseado no que foi feito no ano anterior.

Manter-se a par das tendências, descobrindo “o que rola”, e monitorar os dados demográficos só o levará até determinado ponto. Para identificar as preferências dos participantes e do mercado-alvo para eventos específicos, é importante perguntar ao invés de assumir que você sabe o que as pessoas querem.

Infelizmente, muitas agendas e menus de catering são “esculpidos em pedra” meses antes de uma reunião ou evento, resultando em oportunidades perdidas de personalização.

5 Métodos para a Coleta de Informações dos Participantes

Há uma série de métodos testados e comprovados para identificar as preferências de um grupo específico. Eles se mostraram eficazes na pesquisa de marketing, mas essas abordagens são subutilizadas no planejamento de eventos:

1. Grupos Focais

Uma discussão guiada com participantes de um mercado demográfico ou alvo específico. Grupos focais são geralmente utilizados para coletar dados qualitativos visando projetar campanhas de marketing ou lançamentos de produtos.

Com o Skype, GotoMeeting e outras ferramentas on-line, torna-se mais fácil do que nunca reunir participantes para um grupo focal. Hoje, as pessoas podem participar no conforto de suas casas.

Dicas Rápidas para o Uso de Grupos Focais:

• • Prepare um guia de entrevista com as áreas que você deseja cobrir.
  • Idealmente, grupos focais devem ser gravados (ou seja, vídeo pessoal, áudio ou vídeo para ambiente on-line).
  • Para grupos focais presenciais realizados, tenha um facilitador e um transcritor separados.
  • Disponibilize tempo suficiente para explorar todas as áreas em profundidade.
  • Mantenha-os relaxados e informais.
  • Siga o fluxo. Lembre-se que o objetivo é descobrir o que os participantes pensam, sentem e esperam.

• Explore áreas e tópicos levantados pelos participantes.

 2. Pesquisas por Email

Uma pesquisa curta e direcionada com algumas perguntas pode descobrir rapidamente as preferências do participante.

Dicas Rápidas para o Uso de Pesquisas por Email:

• Lembre-se, a maioria das pessoas é inundada de emails.
• Mantenha as pesquisas por email focadas em até 6 áreas.
• Use 1 pergunta por área.
• Use perguntas de múltipla escolha
• Deixe espaço suficiente para pesquisas.

3. Pesquisas pelo Aplicativo de Eventos

Com os níveis atuais de sobrecarga de e-mail, pesquisas enviadas por meio de aplicativos geralmente podem atingir seus respondentes mais facilmente do que os e-mails.

4. Perfis do Participante

Um perfil de 1 ou 2 páginas preenchido pelos participantes do evento pode ser de grande valor no ajuste de conteúdo e abordagens do evento. Inclua-os em formulários de inscrição para conferências e envie-os por e-mail para participantes de eventos corporativos.

Dicas rápidas para o Uso dos Perfis de Participantes:

• Colete informações sobre o nível de experiência, problemas e preocupações de cada participante.
• Pergunte a cada participante sobre seu nível de conhecimento para cada área de conteúdo que você está pensando em incluir.
• Inclua uma lista de verificação de estilos de aprendizagem com 4 a 6 perguntas por estilo.
• Colete informações sobre restrios exigência de refeições.

5. Sessões Unconference

Através deste processo informal no início de uma conferência ou reunião, os participantes têm a oportunidade de identificar suas preocupações prementes e moldar a agenda. O valor de e-mail que eles fornecem é garantir que o conteúdo aborde as preocupações latentes dos participantes. Às vezes, isso não pode ser antecipado. Pense no 11 de setembro, no furacão Sandy, no vulcão da Islândia, em QUALQUER desastre natural, uma grande eleição ou a proibição do laptop. Questões emergentes estarão no topo das mentes da maioria dos participantes.  

Dicas rápidas para o Uso das Sessões Unconference:

• As dicas rápidas para grupos focais também são importantes para sessões Unconference.
• Comece como um grupo inteiro.
• Defina o contexto.
• Divida os participantes em grupos com não mais de 6 a 8 membros.
• Re-una e dê aos grupos a oportunidade de se apresentarem.
• Identifique pontos de preocupação.
• Destaque aqueles que já estão cobertos na agenda.
• Identifique peritos para fazer apresentações ou facilitar sessões com foco nos tópicos emergentes.

Lembre-se, descobrir as preferências do participante só é eficaz se você realmente usa a informações. Para garantir que você possa usar as informações que você reunir:

• Evite uma agenda lotada.
• Sempre construa alguma margem ou “espaço em branco” em agendas de eventos para fornecer um prazo para enriquecer o conteúdo.
• Seja transparente e informe aos participantes como a contribuição deles moldou o conteúdo e a abordagem.

Perguntas Sugeridas para se Descobrir as Preferências do Participante do Evento

Algumas das preferências do participante que tornam importante para os planejadores de eventos e reuniões descobrirem incluem:

• Perguntas e problemas latentes.

Descubra: Quais assuntos ou tópicos você precisa abordar para que os participantes da conferência ou reunião considerem que a mesma agrega-lhes valor.

• Estilos preferenciais de aprendizagems

Os métodos que são usados para entregar conteúdo são tão importantes quanto o conteúdo. Definir o perfil dos estilos de aprendizagem preferidos dos participantes ajudará você a distribuir o conteúdo de uma maneira que seja fácil para os participantes entenderem e digerirem.

• Visual: aprende vendo visuais, gráficos e vídeos coloridos
• Auditivo: valoriza apresentações e oportunidades para ouvir ao conteúdo
• Cinestésico: precisa se envolver ativamente na aprendizagem através de jogos, trabalho em grupo pequeno, estimulação tátil
• Analítico: os oradores precisam incluir fatos, números e estatísticas para criar credibilidade
• Estruturado: para seguir facilmente o conteúdo, as apresentações devem ter uma estrutura tradicional com início, meio, fim e transições claros

Descubra: se os jogos de aprendizagem aumentam ou diminuem a credibilidade dos oradores. Se os participantes ficarem inquietos depois de se sentarem e ouvirem os alto-falantes por mais de 15 minutos. Se os participantes preferirem métodos de entrega tradicionais ou criativos.

• Gostos musicais.

A música não é apenas para pausas ou entretenimento. Pesquisas pioneiras do cientista búlgaro Georgi Lozanov descobriram o fato de que ela pode melhorar a aprendizagem. MAS, alguns participantes acham que música de fundo distrai.

Descubra: Que gêneros musicais os participantes preferem (clássico, jazz, rock ‘n roll, country e western, heavy metal, hip-hop, rap, eletrônico). Se os participantes acham a música de fundo agradável ou perturbadora.

• Entretenimento preferido.

Descubra: Que tipo de entretenimento e atividades sociais os participantes preferem (por exemplo, eventos esportivos, dançar, apresentações de dança, bandas ao vivo, DJs, concursos de talentos).

• Requisitos de Restauração.  

Descubra: Forneça uma checklist e dê aos participantes a oportunidade de identificarrem alergias, sensibilidades alimentares (por exemplo, lactose, glúten), restrições alimentares (por exemplo, sem sal, low-carb), pedidos especiais de refeição (por exemplo, kosher, halal, vegetariano, vegano).

Você precisa de mais ideias de como coletar informações e entregar uma melhor experiência? Entre em contato e fale com um dos nossos especialistas.

 

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