Reservación de Citas de EventMobi: la respuesta moderna para eventos de networking
Estamos encantados de anunciar una nueva e importante mejora en la plataforma de la app de eventos EventMobi con la introducción de la Reservación de Citas. Esta nueva herramienta ayudará a los asistentes a conectarse y a reservar reuniones individuales entre ellos antes y durante tu evento.
Los programas de eventos tienden a estar llenos de sesiones y actividades, lo cual es genial porque eso es lo que esperan los asistentes. Tener un programa de eventos diverso te permite crear oportunidades casuales para establecer un networking aleatorio en el sitio. Sin embargo, aunque hay momentos de conexiones casuales, una programación repleta a menudo deja una cantidad insuficiente de tiempo para que las personas hagan networking y construyan conexiones más grandes y significativas uno a uno.
Ya sea que la conversación sea formal o informal, relacionada con el negocio o casual, tus asistentes al evento y las otras partes interesadas ahora cuentan con una herramienta que les permite explorar la lista de asistentes y reservar reuniones entre ellos. Tan pronto como tu app de eventos esté activa, los asistentes podrán usar una poderosa herramienta para conectarse y programar citas en su agenda antes del evento, y continuar la conversación cara a cara en el sitio.
Los asistentes quieren más oportunidades de networking
La IAEE, PCMA y The Experience Institute realizaron un estudio para determinar las razones principales por las que las personas deciden asistir a los eventos. En “La decisión de asistir a un estudio“, los resultados muestran que el networking es uno de los tres principales impulsores para la asistencia a eventos.
De hecho, en todas las generaciones encuestadas (Pre Boomers, Boomers, Generación X y Generación Y Millennials), el 76 % de los encuestados dijo que es importante que los eventos les brinden oportunidades para establecer contactos y hacer conexiones. En general, esto tiene un gran impacto en su decisión de asistir a un evento. Las oportunidades de networking son especialmente importantes para los Millennials ya que un 84 % informaron que este un factor determinante. Las generaciones más jóvenes ven los eventos que asisten como una forma de hacer crecer su networking y buscar oportunidades de empleo.
Aunque siempre es difícil lograr que los asistentes confirmen la inscripción anticipadamente, la mayoría de los asistentes (84 %) tienden a registrarse para un evento de 2 a 6 meses antes de la fecha del evento. Entonces, esto significa que la mayoría de los solicitantes ya habrán confirmado su asistencia a tu evento antes de que empieces a promocionar tu app de eventos. Es durante este tiempo cuando estarían más dispuestos a aprovechar las ventajas de revisar la lista de asistentes, personalizar el calendario de eventos y reservar citas con otros asistentes.
Antes, los organizadores de eventos que podían aprovechar realmente la tecnología del evento y el diseño de las actividades de networking dentro del programa del evento requerían mucho trabajo, recursos y tiempo. Los patrocinadores y expositores tenían que confiar en una lista de asistentes (si se proporcionaba alguna) y enviar correos electrónicos fríos para presentarse con la esperanza de recibir las respuestas. Y para los asistentes, no tenían idea de quién más iría al evento, por lo que no había manera de establecer un networking antes del evento.
Con la herramienta EventMobi Reservación de Citas, tus asistentes no solo pueden explorar la lista de asistentes, también pueden programar horarios y confirmar reuniones en el sitio con otros asistentes o expositores con semanas de anticipación. ¡Piensa en esto como una manera de facilitar las conversaciones en el pasillo antes de que comience tu evento!
Cómo se benefician las partes interesadas del evento de la reserva de citas
Beneficios para los interesados:
Organizadores de Eventos
- Para usar la herramienta de Reservación de Citas, los asistentes deberán registrarse con anticipación y descargar la app de eventos, lo que ayudará a impulsar las actividades previas a la participación y la tasa de adopción de la app de eventos.
- Promover la Reservación de Citas es una excelente manera de incentivar a los asistentes a comenzar a usar la app de eventos antes de estar en el sitio y familiarizarse con otras características de la app, especialmente la planificación del día y las sesiones
- Permitir que los asistentes y otras partes interesadas del evento participen en interacciones cara a cara de alta calidad aumenta el valor y el éxito del evento en general
- Las reuniones uno a uno ayudan a crear un sentido de comunidad que mantendrá a los asistentes deseando mantenerse en contacto y reunirse de nuevo en el próximo evento
- Saber que más asistentes reservarán las reuniones entre sí ayuda a guiar el diseño del espacio para eventos para garantizar que haya suficiente espacio para las reuniones y la privacidad.
- Tener acceso a los datos que resaltan el impacto del evento al facilitar las conversaciones entre los asistentes, lo que puede correlacionarse directamente con el éxito de tu evento en forma de referencias y repeticiones en el registro
Asistentes
- El tiempo en el sitio se maximiza a su máximo potencial al programar reuniones antes del evento en lugar de dedicar tiempo a la coordinación durante el evento
- Reservar reuniones uno a uno con personas específicas brinda la oportunidad de establecer conexiones significativas dentro de la comunidad y conocer gente nueva
- Es fácil buscar contactos específicos a través de la lista de asistentes y encontrar a otros por el nombre, compañía o título del trabajo
- Se evitan las presentaciones incómodas en persona ya que la comunicación en línea es mucho menos intimidante
- Decidir la hora y el lugar de una reunión es fácil de coordinar a través de la función de chat
- Al programar reuniones en la app de eventos, es una excelente manera para que los asistentes evalúen el éxito del evento por la cantidad de nuevas conexiones y conversaciones que tuvieron.
Proveedores / Patrocinadores / Vendedores
- El tiempo se maximiza al programar reuniones antes del evento con compradores potenciales en lugar de buscarlos durante el evento o esperar a que lleguen al área expositora
- Las reuniones cara a cara con compradores potenciales son grandes oportunidades para generar clientes potenciales calificados y construir relaciones positivas para realizar un seguimiento futuro
- Al utilizar la app de eventos, la administración de citas se puede simplificar, ya que se integra perfectamente con el calendario de la conferencia de los asistentes y patrocinadores
- Ayuda a los clientes potenciales a encontrarte compartiendo la ubicación de tu estand dentro de tu solicitud de la cita
Reclutadores
- El hecho de poder buscar en la lista de asistentes a candidatos específicos y agendar reuniones antes del evento garantiza un mejor uso del tiempo para los reclutadores
- Los reclutadores obtienen grandes resultados en la evaluación de candidatos y viceversa a través de reuniones cara a cara
Inversores
- La Reservación de Citas permite a los inversionistas comunicarse directamente con las compañías de interés y aprender más sobre ellas
- Los inversores pueden estar buscando hablar con varias compañías, por lo que poder reservar citas antes del evento les ayuda a organizar su agenda y aprovechar al máximo su tiempo en el evento
Equipo de administración
- Durante los eventos internos de la empresa, como un lanzamiento de ventas o asambleas, el hecho de poder reservar reuniones antes del evento es particularmente útil para las compañías que tienen equipos remotos u oficinas internacionales donde los empleados regularmente no tienen la oportunidad de asistir a reuniones presenciales
Equipo de productos
- En un evento externo de la compañía, como una conferencia de usuarios, la capacidad de reservar reuniones es extremadamente útil para que el Equipo de Productos de una organización obtenga comentarios de sus usuarios
- Al programar reuniones con usuarios o clientes específicos antes de la reunión, el Equipo de Productos puede hacer un mejor uso de su tiempo en vez de buscar contactos específicos durante el evento
Equipo de ventas/cuentas
- Al igual que el Equipo de Productos, en un evento externo de la compañía, el Equipo de Ventas puede maximizar el tiempo que invierte en aumentar la cantidad de clientes o conectarse con nuevos prospectos potenciales
- Al poder reservar reuniones antes del evento, el Equipo de Ventas puede programar tantas reuniones como sea posible para construir sus relaciones
Introducción de la Reservación de Citas de EventMobi
1. Simplicidad al máximo
La herramienta de Reservación de Citas de EventMobi está optimizada para programar reuniones uno a uno. La facilidad de uso está en el corazón de su diseño con un conveniente proceso de 2 pasos que no requiere capacitación o habilidades especiales de los asistentes.
Un proceso fácil de dos pasos:
- Usa la app de eventos para encontrar una persona específica en la lista de asistentes
- Solicita una reunión con esa persona
Luego puedes ver los detalles de tu cita en tu agenda y cancelar una reunión ya aceptada si es necesario.
2. Integración con la agenda y el chat
Al integrar las funciones de Reservación de Citas y Chat, los asistentes pueden programar fácilmente reuniones unos a uno. El diseño intuitivo permite que las citas se administren a través del Chat, lo que reduce la molestia de los correos electrónicos de ida y vuelta para coordinar una nueva hora o explicar los detalles. Los asistentes tienen la capacidad de aceptar o rechazar la invitación a la reunión a través del Chat. Además, la reunión se muestra en la agenda personalizada para cada persona.
3. Construido para la Seguridad, Privacidad y Control
Los asistentes pueden confiar en saber que la comunicación se realiza en un canal uno a uno que es privado y seguro, que solo es visible para los participantes de la reunión. Además, para los asistentes que no estén interesados en recibir invitaciones a las reuniones, pueden optar por no recibir solicitudes de citas en el centro de preferencias de la app de eventos.
4. Análisis y reportes
La digitalización de las reuniones uno a uno permite a los organizadores tener acceso a métricas que brindan una visión directa para medir el éxito del evento. Nuestras funciones de análisis e informes permiten que los asistentes vean visualmente todas sus reuniones en la app, que recuerden todas las personas con las que se conectaron y el incremento del ROI del evento. En general, se maximizan las referencias positivas futuras y la asistencia a los eventos.
Empezar la Reservación de Citas
La Reservación de Citas de EventMobi se incluye como parte de nuestro paquete MAX, y actualmente está disponible a un precio de introducción con descuento para todos los demás paquetes. Solicita una demo con un Administrador de Cuentas hoy para obtener más información.