5 estrategias para descubrir las preferencias de los asistentes a eventos

Diseñar una reunión o evento que “da en el blanco” nunca es una cuestión de azar. Es una cuestión de diseño. Para garantizar la satisfacción de los asistentes y la mejor experiencia posible en los eventos, cada aspecto debe personalizarse, incluyendo el contenido, el catering, los temas, la decoración, la música y el entretenimiento. Descubrir las preferencias de los asistentes al evento es una parte importante de la experiencia, pero a menudo se descuida. Frecuentemente, el diseño de este año se basa en lo que se ha hecho en el pasado.

Mantenerse al día con las tendencias, descubrir “lo que está de moda” y monitorear los datos demográficos solo lo llevarán tan lejos. Para identificar las preferencias de los asistentes y el mercado objetivo para eventos específicos, es importante preguntar en lugar de asumir que tu sabes lo que la gente quiere.

Desafortunadamente, muchas agendas y menús de catering son “escritas en piedra” meses antes de la reunión o evento, resultando en oportunidades perdidas de personalización.

5 métodos para recopilar información de los asistentes

Hay una serie de métodos probados y certeros para identificar las preferencias de un grupo específico. Han demostrado su eficacia en la investigación de mercados, pero estos enfoques no se utilizan lo suficiente en la planificación de eventos:

1. Focus Groups

Una discusión guiada con los asistentes de un mercado demográfico u objetivo específico. Los grupos focales o Focus Groups se utilizan a menudo para recopilar datos cualitativos para el diseño de campañas de mercadeo o lanzamientos de productos.

Con Skype, GotoMeeting y otras herramientas en línea, es más fácil que nunca reunir a los asistentes para un grupo focal. Las personas hoy en día pueden participar desde la comodidad de sus hogares.

Recomendaciones para el uso de focus groups:

• Prepara una entrevista guiada con las áreas que deseas cubrir.
• Idealmente, los focus groups deben ser grabados (p. Ej. video para las entrevistas en persona, audio para las entrevista en línea)
• Para los grupos focales en persona que se realizan, ten un facilitador y transcriptor por separado.
• Asigna suficiente tiempo para explorar en profundidad todas las áreas.
• Mantén a los participantes relajados.
• Sigue la corriente. Recuerda que el objetivo es averiguar qué es lo que los asistentes piensan, sienten y esperan.
• Explora áreas y temas planteados por los asistentes.

2. Encuestas por correo electrónico

Una encuesta corta y enfocada con unas cuantas preguntas puede rápidamente descubrir las preferencias de los asistentes a eventos.

Recomendaciones para el uso de encuestas por correo

• Recuerda, la mayoría de las personas están inundadas en correos electrónicos.
• Mantén las encuestas por correo electrónico cortas al enfocarte en no más de 6 áreas.
• Usa una pregunta por área.
• Usa preguntas de opciones múltiples.
• Deja mucho espacio para las encuestas.

3. Encuestas en apps de eventos

Con los niveles actuales de correos electrónicos que cada persona recibe, el enviar encuestas por medio de apps puede ser frecuentemente más fácil que por medio de correo electrónico.

4. Perfiles de asistentes

Un perfil de 1 o 2 páginas completadas por los asistentes al evento puede ser de mucho valor al modificar el contenido y enfoques del evento. Inclúyelos en las formas de registro para conferencias y envíalas vía email a los asistentes corporativos del evento.

Recomendaciones para el uso de perfiles de asistentes:

• Recopila información acerca del nivel de experiencia, problemas e inquietudes de cada asistente.
• Pregúntale a cada asistente sobre su nivel de conocimiento de cada área de contenido que piensas incluir.
• Incluye una lista de verificación sobre estilos de aprendizaje con 4-6 preguntas por estilo.
• Recopila información sobre sus requisitos de comida.

5. Sesiones fuera de conferencia

A través de este proceso informal al comienzo de una conferencia o reunión, los asistentes tienen la oportunidad de identificar sus preocupaciones urgentes y dar forma a la agenda. El valor que proporcionan es garantizar que el contenido resuelva las preocupaciones candentes de los asistentes. Algunas veces estos no pueden ser anticipados. Piense en el 11 de septiembre, el huracán Sandy, el volcán en Islandia, CUALQUIER desastre natural, una elección importante o la prohibición de la computadora portátil. Los problemas emergentes estarán en la mente de la mayoría de los asistentes

Recomendaciones para el uso de sesiones fuera de conferencia:

• Los consejos rápidos para los grupos focales también son importantes para las sesiones fuera de conferencia.
• Comienza como un grupo completo.
• Establece el contexto
• Divide a los asistentes en grupos con no más de 6 a 8 miembros.
• Vuelve a reunir al grupo y bríndales la oportunidad de informarle a los demás sus comentarios.
• Identifica temas de preocupación.
• Destaca aquellos que ya están cubiertos en la agenda.
• Identifica expertos entre las personas del grupo para hacer presentaciones o facilitar sesiones centradas en los temas emergentes.

Recuerda, el descubrir las preferencias de los asistentes es solamente efectivo si usas esta información en realidad. Para asegurarte que puedas usar la información que recopilas:

• Evita una agenda llena.
• Siempre construye algún margen o “espacio blanco” en las agendas del evento para brindar tiempo y enriquecer el contenido.
• Se transparente y déjale saber a los asistentes cómo sus comentarios han moldeado el contenido y el enfoque.

Recomendaciones para descubrir las preferencias de los asistentes.

Algunas de las preferencias de los asistentes que son importantes descubrir para los planificadores de eventos o reuniones, son:

• Preguntas y problemas de suma importancia.

Averigua: ¿Qué problemas o temas necesitas abordar para que la conferencia o reunión sea percibida como una que entrega valor a sus asistentes?

• Estilos de aprendizaje favoritos

Los métodos que son usados para entregar el contenido son tan importante como el contenido mismo. La caracterización de los estilos de aprendizaje preferidos de los asistentes te ayudará a entregar contenido de una forma que es más fácil para ellos de entender y digerir.

• Visual: aprende viendo visuales coloridos, gráficos y videos
• Auditivo: valora presentaciones y oportunidades para escuchar contenido
• Kenestésico: necesita involucrarse activamente en el aprendizaje a través de juegos, trabajo en grupos pequeños, estimulación táctil
• Analítico: los ponentes deben incluir hechos, cifras y estadísticas para generar credibilidad
• Estructurado: para seguir el contenido fácilmente, las presentaciones deben tener una estructura tradicional con un comienzo, un medio, un final y una transición clara

Averigua: si los juegos de aprendizaje mejoran o debilitan la credibilidad de los ponentes. Si los asistentes se inquietan después de sentarse y escuchar a los ponentes por más de 15 minutos. Si los asistentes prefieren los métodos de entrega tradicionales o creativos.

• Gustos musicales

La música no es solo para descansos o entretenimiento. La investigación pionera del científico búlgaro Georgi Lozanov descubrió el hecho de que puede mejorar el aprendizaje. PERO, algunos asistentes encuentran distracción en la música de fondo.

Averigua: ¿Qué géneros musicales prefieren los asistentes (clásica, jazz, rock ‘n roll, country, heavy metal, hip-hop, rap, electrónica). Si los asistentes encuentran música de fondo agradable o que los distrae.

• Entretenimiento favorito.

Averigua: ¿Qué tipo de entretenimiento prefieren los asistentes (por ejemplo, eventos deportivos, baile, actuaciones de baile, bandas en vivo, DJs, concursos de talentos).

• Requisitos de catering.

Averigua: proporciona una lista de verificación y brinda a los asistentes la oportunidad de identificar alergias, sensibilidades alimenticias (por ejemplo, sin lactosa, sin gluten), restricciones dietéticas (p. Ej., Sin sal, bajas en carbohidratos), comidas especiales (por ejemplo, kosher, halal, vegetariano, vegano).

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