Warum Event-Communitys 2024 ein wirklich heißer Trend sind

Wenn uns die Pandemie etwas gelehrt hat, dann ohne Frage dies: Mit der richtigen Eventmanagement-Plattform ist vielseitige Interaktion möglich, selbst wenn physische Treffen vorübergehend tabu sind. Doch da Konferenzen, Weiterbildungen, Kurse, Messen und überhaupt Veranstaltungen aller Art nun wieder in großem Stil in Präsenz stattfinden, fragen sich manche Eventprofis: Lässt sich die Anziehungskraft von Veranstaltungen nicht ganzjährig nutzen?

Die Antwort in aller Kürze: auf jeden Fall! Dafür müssen Eventplaner*innen das Verhältnis präzise durchgetakteter Vor-Ort-Veranstaltungen und ganzjähriger Onlineaktivitäten gezielt austarieren. Eine Event-Community kann dabei die Hauptrolle spielen.

Hier und da wird das Event-Community-Konzept geradezu als Heilsbringer beschworen. Doch bei all den großen Worten ist meist kaum zu erkennen, wie genau dies auf praktischer Ebene aussieht. In groben Zügen skizziert: Es geht darum, die Unterschiede zwischen einer Event-Community und sonstigen Online-Communitys zu verstehen. Konkreter: Es ist eine Frage dessen, wie vielfältig und flexibel sich Ihre Eventplattform nutzen lässt.

Wenn Sie Verbandsveranstaltungen oder Firmenmeetings auf die Beine stellen, dann ersparen Sie sich (und allen Beteiligten) viel Aufwand, indem Sie Ihre Event-Community auf just der Plattform aufbauen, auf der Sie auch Ihre Events konzipieren und durchführen. Damit eröffnen sich Ihnen auch mehr Möglichkeiten für Interaktionen sowie für Mehreinnahmen. Glauben Sie uns: Ihre Teilnehmer*innen und Sponsoren werden Ihnen sehr verbunden sein, wenn ihnen immer wieder aufs Neue bewusst wird, was es bedeutet, wertvolle Kontakte zu knüpfen und zu pflegen.

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Die besten Online-Communitys der heutigen Arbeitswelt

Online-Communitys verbinden Gleichgesinnte. Es sind Leute, die ähnliche Herausforderungen vor sich haben, sich mit den gleichen Anliegen auseinandersetzen oder in einer bestimmten Sache besonders gut sind.

In beruflichen Kontexten richten viele Unternehmen und Verbände Online-Communitys ein, die auf die eigene Marke zugeschnitten sind, um ihre Angestellten bzw. Mitglieder aktiv an sich zu binden. Wenn Sie auf diesem Feld erfolgreich sein wollen, sollte Ihre Community ein begehrter Anlaufpunkt für den Austausch auf kollegialer Ebene und zur Weitergabe von Wissen und Informationen sein. Doch das wirft diese Frage auf: Welche Art von Community ist die beste?

Werfen wir also einen Blick darauf, welche Alternativen sich anbieten. Und klären wir dann, weshalb eine Event-Community die beste Option für Sie sein dürfte.

Vier Arten von Online-Communitys

Um es übersichtlich zu gestalten, unterteilen wir fachliche Online-Communitys grob in vier Gruppen:

1. Geschlossene Communitys für Mitarbeiter*innen
2. Exklusive, kostenpflichtige Communitys für User*innen oder Kund*innen
3. Geschlossene Communitys für Verbände bzw. Mitglieder
4. Interessen- oder themenspezifische öffentliche Foren

Drei Arten von Community-Plattformen

Bei den Onlineplattformen für den Aufbau und die Pflege von Communitys empfiehlt sich diese Einteilung:

1. Lernplattformen
2. Plattformen für soziale Netzwerke
3. Eventplattformen

Die Wahl der richtigen Onlineplattform für Ihre Community

Option eins, Lernplattformen: Diese sind klasse für geschlossene Communitys von Angestellten oder auch für Kundenklubs. Der Grund: Diese Gemeinschaften konzentrieren sich auf Sach- bzw. Produktinformationen. Dies bedeutet allerdings, dass den Lernplattformen grundsätzlich die Networking- und Interaktionsfunktionen fehlen, mit denen andere Onlineportale aufwarten.

Option zwei, Plattformen für soziale Netzwerke: Dies sind die Adressen der Wahl, wenn Communitys um bestimmte Interessengebiete kreisen. Sind dies allerdings berufliche Gruppen oder Organisationen, hat die Nutzung öffentlicher Foren einige erhebliche Nachteile. Aus Nutzerperspektive stört an öffentlichen Netzwerken oft, dass Trennlinien zwischen Privatem und Beruflichem verwischt werden. Selbst bei LinkedIn ist dies der Fall.

Folglich fühlen sich manche Community-Mitglieder auf öffentlichen Plattformen genötigt, „always on“ zu sein. Dies wiederum stört die Work-Life-Balance und steigert Burn-out-Risiken.

Option drei, eine Eventplattform: Sie bringt das Beste der beiden zuvor genannten Optionen geschickt unter einen Hut. Wenn Sie ganzjährig Zugriff auf Ihre Eventplattform ermöglichen, können Menschen mit spezifischem beruflichem Hintergrund den Nutzen dieser einen digitalen Adresse laufend auskosten. Hier können sie ihre Kenntnisse und Kompetenzen in Webinaren und mit Schulungsinhalten ganz nach Bedarf ausbauen und selbst dann noch netzwerken, wenn die Veranstaltung an sich bereits beendet ist. Mithilfe der Content-Management-, Kommunikations- und Interaktionsfunktionen ist es für Veranstaltungsplaner*innen und Community-Manager*innen bei Eventplattformen ein Leichtes, einerseits Materialien und Informationen systematisch bereitzustellen und andererseits auch neue Kontakte und das Engagement der Teilnehmer*innen in den Phasen zwischen den eigentlichen Events anzukurbeln.

Ihre Eventplattform ist mithin der perfekte Anlaufpunkt für Event-Communitys Ihrer Organisation. Da sich dabei obendrein sehr individuelle Erlebnisse und exklusiver Zugang kombinieren lassen, können Sie auf solch einer Plattform auch geschlossene Mitarbeitergruppen, kostenpflichtige Verbraucherklubs und spezifische Interessengruppen einrichten.

Acht praktische Vorteile von Eventplattformen

Als Anregung für Ihre Event-Community haben wir eine Reihe sehr wertvoller Aspekte herausgearbeitet, von denen Sie profitieren, wenn Sie Ihre Eventplattform für ganzjähriges Engagement Ihrer Community nutzen. Tipps für die konkrete Umsetzung gibt’s immer dazu.

1. Verbindungen zu Events und Meetings knüpfen

Ihre Eventplattform sollte es Ihnen leichtmachen, fesselnde Vor-Ort-Erlebnisse mit dauerhafter Onlinevernetzung zu verknüpfen. Mehr als alle anderen Kontakte festigen Erlebnisse von Angesicht zu Angesicht – ganz gleich, ob in ein und demselben Raum oder in gezielten virtuellen Treffen – ein Gemeinschaftsgefühl, und das auch auf Dauer.

Veranstaltungen geben natürliche Impulse für Communitys. Und Ihre Eventplattform kann Sie dabei unterstützen, das Momentum zu nutzen und den Elan weiterzutragen.
Ihre Eventplattform ermöglicht Ihnen nicht nur, mit Agenda-Funktionen, Programmpunkt-Seiten und Einladungen zu ausgewählten Gruppen vielfältige Zusammenkünfte zu organisieren. Sie ist der Dreh- und Angelpunkt schlechthin, denn Sie können Ihre Meetings hier auf derselben Plattform laufen lassen, auf der Sie sie auch planen.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Nutzen Sie Ihre Eventplattform nicht einfach nur als einmalige Event-App. Gestalten Sie sie als zentrale Anlaufstelle für regelmäßige Events und Meetings, zum Beispiel:

• Verbandsveranstaltungen und Konferenzen
• Jahreshauptversammlungen
• Gremien-, Ortsgruppen- und Vorstandssitzungen
• 1:1-Videomeetings
• interaktive virtuelle Treffen unterschiedlicher Gruppen

2. Kommunikationswege für alle Teilnehmer*innen offen halten

Das Wort Community spricht Bände. Es hat dieselbe Wurzel wie Kommunikation.

Die besten Eventplattformen sind so angelegt, dass sie es Ihren Community-Mitgliedern leichtmachen, sich auf unterschiedlichste Weise miteinander kurzzuschließen. Das können Likes für Chat-Kommentare sein, Verabredungen zu physischen Treffen oder Zusammenkünfte in 1:1- oder Gruppen-Videomeetings. Betrachten Sie es rundheraus als Ihr eigenes soziales Netzwerk, in dem Sie stets den Daumen auf dem Branding und den allgemeinen Regeln haben.

Das bringt Vorteile für jeden Moment des Teilnehmererlebnisses mit sich, das nun zu einem ganzjährigen wird. Indem Sie allen Beteiligten ermöglichen, sich schon vor einer Veranstaltung zu gemeinsamen Interessen auszutauschen, sorgen Sie dafür, dass vor dem großen Tag alle miteinander warm geworden sind. Während der Veranstaltung selbst gibt die Eventplattform allen Beteiligten deutlich mehr Möglichkeiten, sich in Diskussionsrunden und interaktiven Meetingräumen auszutauschen und gemeinsam Aufgaben zu lösen. Dass Sie Ihre Teilnehmer*innen erfolgreich aktiv eingebunden haben, werden Sie daran sehen, wie sehr sie von sich aus über das Jahr hinweg in Kontakt bleiben und Wissen weitergeben.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Ermöglichen Sie Ihren Event-Community-Mitgliedern, sich untereinander zu vernetzen, und zwar mit folgenden Komponenten Ihres exklusiven Berufsnetzwerks:

• Virtuelle soziale Events für Teams, die sich nicht am selben Ort aufhalten
• „Public Viewing“ für On-demand-Inhalte
• Social-Media-Wall für Posts zu eventbezogenen Hashtags
• Gamification für den Teamgeist und als „Spielwiese“ für Sponsoren 
• Mitgliederprofile mit wichtigen beruflichen Angaben

3. Mit individuellem Zuschnitt der Plattform Markenbekanntheit steigern

Für wiederkehrende Events ist es überaus wichtig, wo immer möglich die Markenbekanntheit zu steigern. TED Talks veranschaulichen perfekt, wie es einer Veranstaltungsmarke gelungen ist, einen beachtlichen Markt für die eigenen On-demand-Videos aufzubauen, die auch noch lange nach dem jeweiligen Live-Event gefragt sind. Starke Marken halten sich ihre Follower*innen bzw. Teilnehmer*innen mithilfe einer engmaschigen Community gewogen, wobei sie geradezu zu Markenbotschafter*innen werden.

Auf einer Event-Community-Plattform können Mitglieder sich für Ihre Veranstaltungen anmelden, Ihre Inhalte und Materialien durchsuchen bzw. verwerten und Ihre Messengerfunktionen nutzen. Und all das in ein und demselben virtuellen Raum, der Ihre Marke vielfältig zur Geltung bringt.

Anders als öffentliche Netzwerke wie Facebook oder LinkedIn geben die Top-Eventplattformen Ihnen die Möglichkeit, Ihre virtuelle Adresse in jedem Detail auf Ihre Marke abzustimmen. Denken Sie hier zum Beispiel an die Farbgestaltung oder an Hintergrundbilder. Und mit zunehmender Zahl an Plattformfunktionen ergeben sich stets weitere Branding-Optionen.

Das bedeutet: Es ist für Ihren Verband, Ihr Unternehmen oder auch Ihre gemeinnützige Organisation ein wirkungsvolles Instrumentarium, mit dem Sie die Treue Ihrer Zielgruppen ausbauen können.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Bieten Sie Sie Ihren Mitgliedern die Vernetzung auf einer Eventplattform an, die die Markenwahrnehmung durch Folgendes steigert:

• Nutzung der Tools Ihrer Eventplattform fürs Event-Branding- und -Design, um mit dem Portal das einzigartige Erscheinungsbild Ihrer Organisation nach außen zu tragen
• Einbindung gebrandeter Produktionselemente in Livestreams sowie vorab aufgezeichnetes Videomaterial, unvergleichlich einfach übrigens mit EventMobi Studio für Livestreaming in Eigenregie
• Bei Bedarf Unterstützung von Livestream-Produktions-Profis, die auf Ihre Marke zugeschnittene Bewegtbilder für Sie erstellen können

4. Mit der Eventplattform Einnahmen für Sponsoren beflügeln

Wieso sollten Ihre Sponsoren bloß bei den eigentlichen Veranstaltungen mitmischen? Die angesprochenen Branding-Möglichkeiten mit Blick auf die ganzjährige Event-Community können auch den Geldgebern in die Karten spielen.

Statt Ihren Sponsoren die Präsenz ihrer Marken nur für die Dauer des Live-Events anzubieten, sind Ganzjahrespakete unter Umständen viel reizvoller. Da darf einiges mehr drin sein als Werbebanner, Sponsoring ausgewählter Programmpunkte und virtuelle Stände, zum Beispiel gesponserte Video-Mediatheken, ganzseitige Anzeigen und Gamification-Aufgaben. Lassen Sie Ihre Sponsoren und Aussteller mal Ihre Eventplattform durchstöbern – dann sehen sie mit eigenen Augen, wie fruchtbar das für den Ausbau der Markenwahrnehmung sein kann.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Steigern Sie die Umsatzoptionen für Sponsoren, indem Sie:

• ganzjährigen Zugriff auf Werbefläche in Banneranzeigen sowie auf der Homepage gewähren
• Optionen für das Branding von Webinaren und anderen Live-Community-Events anbieten
• Produktdemos und Showreels in sponsorengestützte Mediatheken aufnehmen
• Verlosungen von Sponsoren-Give-aways ins Programm einfließen lassen
• monatliche Gamification-Challenges freischalten, die zu Interaktion mit Sponsoreninhalten animieren
• Event-ROI mit konkreten Zahlen und Daten zum Engagement der User*innen belegen

5. Für fundiertes ROI-Reporting und klare Marktsegmentierungen das Engagement tracken

Traditionell war es schwierig, den Führungsetagen glasklare Belege dafür zu präsentieren, dass das Publikum Ihrer Veranstaltung engagiert bei der Sache war und das Bestmögliche aus den Networking-Gelegenheiten herausholen konnte. Doch die jüngsten Entwicklungen auf dem Feld der Eventtechnologie haben die Gegebenheiten förmlich umgekrempelt, denn damit können Sie geradezu auf Knopfdruck Ihren Event-Erfolg messen und den ROI beziffern.

Indem Sie die Möglichkeiten für den Zugriff auf Ihre Eventplattform ausweiten, können Sie weitaus mehr als bisher über Ihre Teilnehmer*innen erfahren. Solche Informationen sind nicht nur wertvoll, wenn Sie Ihre Veranstaltungserfolge für Ihre Sponsoren und Ihre Marketingabteilung nachweisen wollen. Sie können auch neue Sponsoren über die Vorlieben und Gepflogenheiten Ihres Publikums aufklären. Ihre Eventplattform unterstützt Sie also bei dem Bemühen, Ihre Teilnehmer*innen Zielmärkten zuzuordnen.

Zur Veranschaulichung: Wer einen Programmpunkt zu Buchhaltungssoftware von Anfang bis Ende verfolgt, interessiert sich unter Umständen auch für ähnliche Produkte. Und diese Art von Information ist Gold wert für künftige Sponsoren und Veranstaltungspartner.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Dokumentieren und quantifizieren Sie die Teilnehmerinteraktionen, indem Sie Folgendes tracken:

• Teilnahme an Live-Chats, Fragerunden, Live-Umfragen, Diskussionsgruppen, Gamification-Challenges, Aktivitätsfeeds etc.
• Einschaltzeit und Aufmerksamkeit bei Livestream-Programmpunkten und On-demand-Videos
• Besuche an virtuellen Ständen und gebuchte Termine
• Social-Media-Aktivitäten (Shares, Hashtag-Nutzung) aus der Event-Community heraus, und zwar vor, bei sowie nach dem Event
• Resonanz bei Umfragen und Abstimmungen vor und nach der Veranstaltung

6. Ihre Kommunikations- und Marketingstrategie intensivieren

Ihre Event-Community leistet für Ihr Marketing ganze Arbeit.

Regelmäßige Updates und Erinnerungen sorgen nicht nur für Gesprächsstoff mit Blick auf das Event selbst. Vielmehr zahlen sie wie nebenbei auch auf das generelle Marketing Ihrer Organisation ein. Je näher der große Anlass rückt, desto stärker sollten Ihre Inhalte die Vorfreude und Spannung im Hinblick auf die Hauptattraktion fördern. Zu diesem Zweck können Sie beispielsweise Webinare ansetzen, in denen Ihre Referent*innen schon einmal auftreten. Oder lancieren Sie Interviews mit namhaften Gästen oder Redner*innen in Ihrem Blog.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Mit folgenden Komponenten können Sie Ihre Kommunikationskanäle ganzjährig bespielen:

• Push-Nachrichten zu bevorstehenden Events und mit brandaktuellen Meldungen
• E-Mail-Kampagnen, zugeschnitten auf die verschiedenen Teilnehmergruppen
• Rückblicke auf das Event (mit „runden Tischen“, Networking-Anlässen usw.)
• Anregungen und Erkenntnisse aus Trendthemen in Chats und aus allgemein diskutierten Inhalten

7. Quellen und Erkenntnisse der Community unkompliziert bereitstellen

Unser aller zunehmend digitaler Lebensstil verleiht Communitys ein immer größeres Gewicht. Individuen empfinden es als wertvoll, etwas in Gemeinschaft zu gestalten, zu lernen und zu nutzen. Sowohl online als auch offline.

Event-Communitys verbinden Gleichgesinnte. Sie dienen als Inspirationsquelle und animieren die Mitglieder, sich aktiv einzubringen und selbst einen Beitrag zu leisten. Bringen die Mitglieder sich selbst ein, so hat dies einen Mehrwert für die übrigen Teilnehmer*innen, die Sponsoren und Partner und auch die Veranstalter.

Ihre Eventplattform lässt sich in Nullkommanichts zum Dreh- und Angelpunkt für all diese Beiträge, das Wissen und den wechselseitigen Austausch Ihrer Event-Community herrichten.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Lassen Sie Ihre Event-Community-Mitglieder davon profitieren, dass die vielen ihr Wissen und ihre Informationen bereitwillig teilen, indem Sie dies bereitstellen:

• Ein bequem über Mobilgeräte nutzbares Onlineportal für Materialien Ihrer Institution
• Eine mit Suchfunktion ausgestattete Plattform für On-demand-Inhalte
• Eine Onlinebibliothek für Präsentationen und andere Veranstaltungsmaterialien
• Einen Onlinekanal zum Weiterreichen und Kommentieren neuer Erkenntnisse im Kreis der Teilnehmer*innen
• Einen „Onlinehörsaal“ für fortlaufende Seminare, Kurse usw.

8. Mit neuen Optionen für die berufliche Weiterentwicklung aufwarten

Wie oben erwähnt, kann Ihre Event-Plattform vieles von dem integrieren, was an Lernplattformen so reizvoll ist.

Ihre Veranstaltungsplattform ist für Ihre Event-Community die perfekte Adresse für Webinare, interaktive Workshops, Weiterbildungskurse und dergleichen. Mithilfe von Nutzungsstatistiken können Sie sogar minutiös nachverfolgen, wie lange jemand ein bestimmtes Video angeschaut hat. Somit verfügen Sie über harte Fakten, die für die Vergabe von Weiterbildungszertifikaten an Ihre Community-Mitglieder unverzichtbar sind.

Wie Sie dies in die Tat umsetzen

Locken Sie Ihre Mitglieder mit dem Mehrwert, beruflich voranzukommen, indem Sie Folgendes anbieten:

• Virtuelle Workshops und Onlinekurse
• Unterrichtsmaterialien, Schulungsvideos und Webinare
• Weiterbildungszertifikate für die Teilnahme an Webinaren

Wie sich Mitgliedschaften auf einer Event-Community-Plattform managen lassen

Bei all den Vorzügen, die Event-Communitys haben, kommt man eigentlich nicht mehr umhin, auf diesen Zug aufzuspringen. Doch da stellt sich die Frage, wie genau man den Schritt schafft, nicht nur periodische Veranstaltungen auf die Bühne zu bringen, sondern darüber hinaus auch eine Event-Community zu etablieren, die von Dauer ist.

Zunächst sollten Sie sich eine Eventplattform beschaffen, die über all die Komponenten verfügt, die es für fortlaufende Events, Kontakte und Interaktionen braucht. Darauf aufbauend gilt es, herauszuarbeiten, wie Sie Ihre Mitgliedschaften ausgestalten. Zum Beispiel können Sie:

• jährliche Mitgliedsbeiträge erheben oder die Event-Community-Zugangsrechte in die gängigen Mitgliedsbeiträge einfließen lassen
• Nichtmitgliedern Tickets für einzelne Events verkaufen, die zeitlich befristeten Zugang zum Eventportal geben
• Mitgliedern kostenlosen oder vergünstigten Zugang zu kostenpflichtigen Events geben
• ausgewählte Materialien und Inhalte nur für Mitglieder freischalten

Um all das zu monetarisieren, brauchen Sie eine Plattform, auf der Sie Teilnehmer*innen in Gruppen einteilen können, denen Sie unterschiedliche Zugriffsrechte für Inhalte und Community-Funktionen geben. Nehmen wir zum Beispiel die Eventplattform von EventMobi: Hier können Sie ganz einfach bedingte Sichtbarkeitsregeln für jede Ihrer Teilnehmergruppen festlegen.

Hiermit können Sie all dies noch vertiefen: Geheimwaffe Event-Community: ganzjährig mit Teilnehmer*innen interagieren

Hiermit können Sie all dies noch vertiefen: Geheimwaffe Event-Community: ganzjährig mit Teilnehmer*innen interagieren

Weshalb Sie gleich heute loslegen sollten

Der plötzliche Wechsel zu Onlineevents am Anfang der Pandemie war eine Herausforderung? Das ist glatt untertrieben. Der Druck, der bei Eventprofis damals für graue Haare sorgte, führte gleichzeitig zu riesigen Fortschritten bei nutzerfreundlicher Eventtechnik. Das wiederum eröffnet Ihnen nun Tür und Tor, Ihr Publikum das ganze Jahr über aktiv einzubinden. Mithilfe von Eventtechnologie können Sie Ihr Publikum also zu einer eingeschworenen Gemeinschaft machen.

Veranstaltungen entfalten dann ihr volles Potenzial, wenn sie Menschen in einer Einheit von Zeit und Ort gemeinsame Erlebnisse verschaffen. Eine Online-Community ersetzt solche Events keineswegs, sondern kann Ihnen einfach als kommunikatives Bindeglied zwischen den Veranstaltungen dienen. Damit können Sie auf dem ursprünglichen gemeinsamen Erlebnis aufbauen, um ein echtes Gefühl der Gemeinsamkeit zu stiften. Auf diese Art und Weise sichern Sie sich eine treue Teilnehmerbasis, die immer schon bereit ist, wenn Ihre nächste Präsenzveranstaltung ansteht.

Und nun? Sehen Sie sich live und in Farbe auf der EventMobi-Eventplattform um und machen Sie sich ein persönliches Bild davon, wie Sie Ihre eigene Event-Community aufbauen können! Kostenlose individuelle Demo buchen!

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