Terminbuchung von EventMobi: So geht modernes Networking bei Events

EventMobi stellt Terminbuchung vor

Wir freuen uns sehr, unsere neue Funktion Terminbuchung vorzustellen – und damit eine entscheidende Erweiterung der Event-App-Plattform von EventMobi. Dieses neue Tool ermöglicht Teilnehmern, vor und während Ihrer Veranstaltung persönliche Treffen miteinander zu vereinbaren und so Kontakte zu knüpfen.

Veranstaltungsprogramme sind in der Regel voll mit Vorträgen und Aktivitäten, und genau das erwarten Teilnehmer auch. Ein vielfältiges Eventprogramm kann vor Ort zufällige Networkingmöglichkeiten erzeugen. Trotz dieser Momente bleibt bei einem derart vollgepackten Programm oft nicht genügend Zeit, um sich zu vernetzen und tiefergehende, wertvolle Kontakte durch persönliche Gespräche aufzubauen.

Ganz gleich, ob das Gespräch formell oder informell, geschäftlich oder zwanglos ist – Ihre Veranstaltungsteilnehmer und andere Parteien (Sponsoren, Aussteller …) erhalten nun das passende Werkzeug, um die Teilnehmerliste zu erkunden und Termine miteinander zu buchen. Sobald Ihre Event-App live ist, haben Teilnehmer ein leistungsfähiges Tool zur Hand, mit dem sie sich vor dem Event vernetzen und Termine in ihre Agenda eintragen können, um das Gespräch direkt vor Ort fortzusetzen.

Teilnehmer wünschen sich mehr Netzwerkmöglichkeiten

Eine Studie des IAEE, PCMA und The Experience Institute hat die Hauptgründe untersucht, warum Menschen sich zur Teilnahme an Veranstaltungen entschließen. Die “The Decision to Attend Study” zeigt, dass Networking einer der Top 3 Gründe für einen Eventbesuch ist.

Tatsächlich war es 76% der Studienteilnehmer über alle befragten Generationen hinweg (Veteranen, Babyboomer, Generation X und Generation Y) wichtig, dass Veranstaltungen ihnen die Möglichkeit bieten, sich zu vernetzen und Kontakte zu knüpfen. Das hat insgesamt einen starken Einfluss auf ihre Entscheidung, an einer Veranstaltung teilzunehmen. Möglichkeiten zum Networking sind besonders den sogenannten Millennials wichtig: 84% geben dies als einen ausschlaggebenden Faktor an. Jüngere Generationen betrachten die Teilnahme an Veranstaltungen als eine Möglichkeit, ihr Netzwerk zu erweitern und Jobchancen zu erhalten.

Auch wenn Veranstalter immer darum kämpfen müssen, dass Teilnehmer sich frühzeitig anmelden, tendiert die Mehrheit der Besucher (84%) dazu, sich 2–6 Monate vor dem Veranstaltungstermin für ein Event zu registrieren. Das heißt, dass die meisten Ihrer angemeldeten Besucher ihre Veranstaltungsteilnahme schon bestätigt haben, bevor Sie mit der Werbung für Ihre Event-App beginnen. Während dieser Zeit sind sie am empfänglichsten für den Vorschlag, die Teilnehmerliste durchzusehen, ihren persönlichen Zeitplan zu erstellen und Termine mit anderen Teilnehmern zu buchen.

Bevor Veranstalter die Vorzüge von Eventtechnologie voll ausnutzen konnten, war das frühzeitige Planen von Networkingaktivitäten sehr arbeits-, zeit- und ressourcenintensiv. Sponsoren und Aussteller bekamen lediglich eine Teilnehmerliste (wenn überhaupt eine bereitgestellt wurde), mussten sich per Kaltakquise-E-Mail bei Teilnehmern vorstellen und hoffen, überhaupt eine Antwort zu bekommen. Und die Teilnehmer hatten keinerlei Informationen, wer sonst noch zur Veranstaltung gehen würde. Daher gab es keine Möglichkeit, sich vor der Veranstaltung zu vernetzen.

Mit der Terminbuchung von EventMobi können Ihre Besucher nicht nur die Teilnehmerliste durchstöbern, sondern schon Wochen vorher Termine planen und Treffen vor Ort mit anderen Teilnehmern oder Ausstellern absprechen. Sehen Sie das als eine Möglichkeit, Flurgespräche zu erleichtern, bevor Ihre Veranstaltung überhaupt angefangen hat!

So profitieren Eventakteure von Terminbuchung

Vorteile für beteiligte Parteien:

Veranstaltungsplaner

• Um das Terminbuchungstool verwenden zu können, müssen Teilnehmer sich frühzeitig registrieren und die Event-App herunterladen. Das hilft, die Nutzungsrate der Event-App zu steigern und sorgt bereits vor Beginn der Veranstaltung für Teilnehmerinteraktion.
• Für die Terminbuchung zu werben, ist eine tolle Gelegenheit, um die Nutzung der Event-App anzuregen – und zwar schon bevor Teilnehmer vor Ort ankommen. So können sie sich außerdem bereits mit anderen Funktionen der App vertraut machen, insbesondere mit der Planung ihrer persönlichen Agenda
• Wenn Teilnehmer und andere Eventakteure die Möglichkeit haben, hochwertige persönliche Gespräche zu führen, steigert das den Mehrwert und Erfolg der gesamten Veranstaltung
• Persönliche Treffen helfen dabei, ein Gemeinschaftsgefühl aufzubauen. Das erhöht den Wunsch bei Teilnehmern, in Kontakt zu bleiben und sich bei der nächsten Veranstaltung wiederzutreffen
• Wenn Veranstalter wissen, dass viele Teilnehmer Meetings miteinander buchen, können sie die Veranstaltungsfläche entsprechend gestalten, damit für genügend Platz zum Treffen sowie die nötige Privatsphäre gesorgt ist.
• Der positive Einfluss, den die Veranstaltung durch das Erleichtern von Teilnehmergesprächen hat, lässt sich durch Daten belegen. Das steht in direktem Zusammenhang mit dem Veranstaltungserfolg, etwa in Form von Weiterempfehlungen und erneuten Anmeldungen.

Teilnehmer

• Die Zeit vor Ort wird optimal ausgenutzt, indem Termine vorab vereinbart werden anstatt erst im Laufe der Veranstaltung
• Durch die gezielte Buchung von Meetings mit relevanten Personen können Teilnehmer sinnvolle Kontakte innerhalb der Branche oder Community knüpfen und neue Leute kennenlernen
• Sie können ganz einfach in der Teilnehmerliste nach bestimmten Kontakten suchen und Personen über ihren Namen, ihr Unternehmen oder ihren Jobtitel finden
• Ungelenke persönliche Vorstellungen werden vermieden, da die Online-Kommunikation weniger einschüchternd ist
• Zeit und Ort eines Meetings können durch die Chat-Funktion einfach koordiniert werden
• Indem Treffen über die Event-App geplant werden, können Teilnehmer den Erfolg der Veranstaltung anhand der Anzahl an Gesprächen und neuen Kontakten messen.

Anbieter / Sponsoren / Aussteller

• Die Zeit kann optimal ausgeschöpft werden, indem Treffen mit potenziellen Käufern schon vor der Veranstaltung vereinbart werden, anstatt erst während des Events nach ihnen zu suchen oder darauf zu warten, dass sie in den Ausstellerbereich kommen
• Persönliche Besprechungen mit potenziellen Käufern stellen eine tolle Chance dar, um qualifizierte Leads zu generieren und positive Beziehungen aufzubauen, die den nachfolgenden Kontakt erleichtern
• Durch die Verwendung der Event-App wird das Organisieren von Terminen erleichtert, da dies nahtlos in den Konferenzplan für Teilnehmer und Sponsoren integriert ist
• Helfen Sie Interessenten, Ihren Stand zu finden, indem Sie dessen Lage bei der Terminanfrage mitteilen

Personalvermittler

• Indem sie die Teilnehmerliste nach bestimmten Kandidaten durchsuchen und Termine vor der Veranstaltung buchen können, wird die Zeit von Personalvermittlern optimal genutzt
• Für Personalvermittler bieten persönliche Treffen den größten Mehrwert bei der Beurteilung von Kandidaten – und umgekehrt ebenso

Investoren

• Durch Terminbuchung können Investoren sich direkt an interessante Unternehmen wenden, um mehr über sie zu erfahren
• Investoren möchten eventuell mit einer großen Zahl an Unternehmen sprechen. Die Möglichkeit, schon vor der Veranstaltung Termine zu buchen, hilft ihnen dabei, ihre Agenda zu organisieren und ihre Zeit bei der Veranstaltung optimal zu nutzen

Führungskräfte

• Bei unternehmensinternen Veranstaltungen, wie einer firmenweiten Präsentation oder einem Vertriebsevent, ist es in einigen Fällen besonders hilfreich, ein Treffen bereits vor der Veranstaltung buchen zu können. Dies gilt vor allem für Unternehmen, bei denen nicht alle Teams vor Ort arbeiten oder die über internationale Büros verfügen, sodass die Mitarbeiter nicht regelmäßig die Gelegenheit haben, sich persönlich zu treffen.

Produktteam

• Bei externen Firmenveranstaltungen, wie einer Anwenderkonferenz, ist die Möglichkeit zur Terminbuchung äußerst hilfreich für das Produktteam eines Unternehmens, um Feedback von seinen Nutzern zu erhalten
• Indem Besprechungen mit bestimmten Benutzern oder Kunden vor der Veranstaltung vereinbart werden, kann das Produktteam seine Zeit besser nutzen, anstatt während der Veranstaltung nach bestimmten Kontakten zu suchen

Vertriebsteam

• Ähnlich wie das Produktteam kann bei externen Firmenveranstaltungen auch das Vertriebsteam seine Zeit für das Upselling von Bestandskunden oder Erschließen von Neukunden besser ausschöpfen
• Durch die Möglichkeit, Termine im Vorfeld der Veranstaltung zu buchen, kann das Vertriebsteam so viele Treffen wie möglich planen, um neue Beziehungen aufzubauen und bestehende zu erweitern

So funktioniert die Terminbuchung von EventMobi

1. Einfacher geht’s nicht

Das Terminbuchungs-Tool von EventMobi ist dafür optimiert, Treffen zwischen zwei Personen zu vereinbaren. Benutzerfreundlichkeit ist dabei der Grundstein des Designs: Der bequeme zweistufige Prozess erfordert weder Training noch besondere Fähigkeiten von Ihren Teilnehmern.

Ein simpler, zweistufiger Vorgang:

1. Finden Sie über die Event-App eine bestimmte Person in der Teilnehmerliste
2. Fragen Sie ein Treffen mit der Person an

Anschließend können Sie Ihre Termindetails in Ihrer Agenda anzeigen und ein bereits angenommenes Meeting bei Bedarf absagen.

2. Chat- & Agenda-Integration

Durch Integration der Terminbuchungs- und Chatfunktion können Teilnehmer problemlos persönliche Treffen vereinbaren. Dank des intuitiven Designs können Termine über den Chat verwaltet werden. Dadurch wird lästiges Hin und Her per E-Mail verhindert, wenn eine neue Uhrzeit vereinbart oder Details erläutert werden müssen. Teilnehmer haben die Möglichkeit, die Einladung zum Meeting per Chat anzunehmen oder abzulehnen. Darüber hinaus wird das Meeting in der jeweiligen persönlichen Agenda beider Teilnehmer angezeigt.

3. Eingebaute Sicherheit, Privatsphäre und Kontrolle

Teilnehmer können darauf vertrauen, dass ihre Kommunikation in einem privaten und gesicherten Kanal stattfindet, der nur für die beiden Meetingteilnehmer sichtbar ist. Teilnehmer, die nicht an Termineinladungen interessiert sind, können zudem den Empfang von Einladungen in den Event-App-Einstellungen ausschalten.

4. Statistiken und Reporting

Durch die Digitalisierung von persönlichen Treffen können Planer auf Daten zugreifen, die einen direkten Einblick in den Erfolg der Veranstaltung ermöglichen. Unsere Statistik- und Reportingfunktionen ermöglichen es den Teilnehmern, alle Meetings in der App zu visualisieren und erinnern sie so an all die Personen, mit denen sie genetzwerkt haben. Dadurch wird der ROI für die Veranstaltung erhöht. Insgesamt werden zukünftige Weiterempfehlungen und Teilnehmerzahlen maximiert.

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Die Terminbuchung von EventMobi ist in unserem MAX-Paket enthalten und derzeit zu einem vergünstigten Einsteigertarif für alle anderen Pakete verfügbar. Fordern Sie gleich eine Demo mit einem unserer Account Manager an, um mehr zu erfahren. 

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