Terminbuchung bei Veranstaltungen: So steigern Sie die Nutzung bei Ihren Teilnehmern

Ein Sprichwort besagt:
„Ein Werkzeug ist nur so gut wie der Handwerker, der es verwendet.“

Eines der beliebtesten Eventtechnologie-Tools, das die Vernetzung unter den Teilnehmern steigert, ist die Terminbuchung bei Veranstaltungen. Durch diese Technologie können die Teilnehmer auf eigene Initiative netzwerken, anstatt darauf zu warten, dass bei der Veranstaltung Networking-Aktivitäten stattfinden. Jetzt haben sie die Möglichkeit, sich jederzeit nach ihrem eigenen Zeitplan mit bestimmten Teilnehmern zu vernetzen.

Doch selbst wenn Sie benutzerfreundliche Tools für die Terminbuchung bei Veranstaltungen zur Verfügung stellen, können Teilnehmer diese Technologie nicht voll ausnutzen, solange sie nichts davon wissen. Im Folgenden finden Sie ein paar praktische Möglichkeiten, um die Terminbuchung vor und während Ihrer Veranstaltung bei Ihren Teilnehmern zu bewerben:

Werbetaktiken vor der Veranstaltung:

• Wenn Sie im Vorfeld der Veranstaltung eine Marketingkampagne durchführen, um die Anmeldung zu bewerben oder eine E-Mail mit wissenswerten Infos vor der Abreise verschicken, sollte diese einen Abschnitt über die Terminbuchungsfunktion enthalten. Betonen Sie, welche Vorteile durch die Verwendung des Tools entstehen.
• Wenn Ihre Event-App im Web verfügbar ist, fügen Sie einen Link in Ihre E-Mail ein, über den Besucher die App herunterladen können. So haben sie direkten Zugriff auf die Teilnehmerliste, um sofort Termine zu buchen.
• Bewerben Sie die Möglichkeit, persönliche Treffen zu vereinbaren, auch über Ihre Social-Media-Kanäle und andere Medien, in denen Sie Werbung schalten.
• Versenden Sie Push-Benachrichtigungen über Ihre Event-App und erinnern Sie die Teilnehmer, die Ihre App bereits heruntergeladen haben, daran, Termine zu buchen.

Werbetaktiken vor Ort bei der Veranstaltung:

• Richten Sie eine zentrale Anlaufstelle wie einen Helpdesk im Registrierungsbereich ein, um Teilnehmern bei Fragen zur Event-App und Terminbuchung zu helfen und ihnen zu zeigen, wie man die Technologie herunterlädt und benutzt.
• Sorgen Sie dafür, dass gedruckte oder digitale Beschilderung vorhanden ist, auf der die Event-App und Terminbuchung beworben wird und die Teilnehmer erfahren, wo sie Hilfe erhalten können.
• Bewerben Sie die Event-App und das Terminbuchungstool während der Eröffnungsrede oder der Keynote-Session. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um:
  • Teilnehmer an die Terminbuchungsfunktion zu erinnern.
  • Zu betonen, wann und wo man während der Veranstaltung Termine buchen kann.
  • Zu demonstrieren, wie die Technologie verwendet wird.
  • Die Teilnehmer daran zu erinnern, dass sie ihre Event-Benachrichtigungen und ihren persönlichen Zeitplan in der Event-App überprüfen sollten, um gebuchte Termine anzuzeigen und ausstehende Einladungen anzunehmen.
• Wenn Ihr Veranstaltungsort über Bildschirme für digitale Beschilderung verfügt, erstellen Sie Anzeigen, die für die Terminbuchung auf Ihrer Veranstaltung werben.
• Bitten Sie Ihre Referenten, vor oder nach jedem Vortrag die Teilnehmer mit einer kurzen Bemerkung zu erinnern.
• Planen Sie im Voraus eine Reihe Push-Benachrichtigungen, um die Terminbuchung zu fördern, beispielsweise mit Inhalten wie:
  • Wann und wo können Teilnehmer Termine buchen?
  • Warum sollten Teilnehmer Termine buchen?
  • So funktioniert die Terminbuchung

In der Vergangenheit maß man den Veranstaltungserfolg vor allem daran, wie viele Besucher erreicht wurden. Sobald die Teilnehmer in der Eventlocation angekommen waren, hatte der Veranstalter keine Handhabe mehr. Aber diese alte Denkweise ist heute überholt. Die Veranstaltungsindustrie konzentriert sich immer stärker auf das Teilnehmer-Networking als ein Schlüsselfaktor, um den Besuchern Mehrwert zu bieten. Und der einfachste Weg, das Netzwerken zu ermöglichen, ist durch die Bereitstellung benutzerfreundlicher Tools wie der Terminbuchung bei Veranstaltungen. Wenn Teilnehmer einen größeren Mehrwert in Ihrer Veranstaltung sehen als in denen Ihrer Konkurrenten, werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht nur einmal teilnehmen, sondern viele Jahre nacheinander.

Wenn Sie noch mehr Informationen dazu möchten, wie Sie mit Terminbuchung das Teilnehmer-Netzwerken bei Ihrer Veranstaltung verstärken können, lesen Sie unser kostenloses eBook Effektiver netzwerken auf Veranstaltungen mit digitaler Terminbuchung!