Tipps aus der Praxis: Eventpublikum aktiv einbinden und garantiert begeistern

Da Sie Veranstaltungen planen und organisieren, ist dieses eine Ihrer wichtigsten Aufgaben: Ihre Zielgruppen bzw. Gäste so zu animieren, dass sie sich zahlreich anmelden, am Eventtag “auftauchen” und sich darüber hinaus aktiv einbringen. Wenn Sie schon in den Tagen, Wochen und Monaten vor Ihren Events für  Stimmung sorgen können: Stellen Sie sich vor, wie viel stärker der Ansporn, die Begeisterung und das Engagement der Menschen dann erst vor Ort sind!

Kelly Legris, President des Event- und Projektmanagement-Unternehmens KEL Consulting, hat schon so gut wie alles geplant: von wahrlich königlichen Festbanketten (für Queen Elisabeth höchstselbst) über Konferenzen und Messen bis hin zu Anlässen privater, öffentlicher, gemeinnütziger Organisationen.

Die wichtigsten Tipps vorab:

• Schon im Vorfeld mit Gamification-Challenges Anreize setzen, sich über Ihr Event zu informieren.
• Veranstaltungsprogramm, Referent*innen, Location und die Stadt vorstellen, in die Sie einladen, um die Vorzüge gegenüber anderen Events deutlich zu machen.
• Im Vorfeld mit Videos sinnvolle Interaktionen mit Ausstellern und Sponsoren anbahnen, damit Anreize gegeben sind, den Kontakt vor Ort zu vertiefen.
• Mit „Appetitanregern“ und Highlight-Reels die Vorfreude auf ausgewählte Programmpunkte und Referent*innen wecken.
• Alle im Vorfeld wichtigen Informationen übersichtlich bündeln und bereitstellen, damit vor Ort alle das Optimum aus der Veranstaltung herausholen können.

So viel als Überblick. Im Folgenden erfahren Sie im Detail, wie Kelly dies und mehr für Kundenevents auf die Beine stellt. Ihren Beitrag zum Webinar haben wir hier im Video für Sie (Untertitel auf Deutsch): 👇

7 bewährte Vorgehensweisen zur aktiven Einbindung von Eventpublikum und Mitgliedern

Kelly Legris ist eine große Befürworterin von Investitionen in eine Event-App, mit der sich die Teilnehmererlebnisse geschickter denn je gestalten und die Interaktionen vor, während und nach Events intensivieren lassen. Werfen wir einen Blick auf einige der Optionen, die sie zur Steigerung der Interaktion des Publikums bei den Events ihrer Kunden nutzt:

1. Interaktionen vor der Veranstaltung honorieren

Es kann eine Herausforderung sein, Ihr Publikum zum Download Ihrer mobilen Event-App zu bringen, bevor der Startschuss des Events fällt. Kelly hat jedoch einen zuverlässigen Weg gefunden, wie dies in großem Stil gelingt und wie sich damit schon im Vorfeld das Networking ankurbeln lässt.

Wie genau? Mit Gamification-Challenges, die explizit zur Einstimmung auf die Veranstaltung gedacht sind, und mit der Vergabe von Punkten für bestimmte Tätigkeiten.

„Wir geben [Beteiligten] Punkte, wenn sie […] ein Profil in der App anlegen. Und da heißt es nicht nur einloggen, registrieren und klicken. Wir wollen, dass sie auf Entdeckungstour gehen und an der App Freude haben.“

– Kelly Legris

Eine total zuverlässige Methode, Ihre Zielgruppen dazu zu bringen, sozusagen alles zu tun, was Sie von ihnen möchten: Gestalten Sie’s als spielerischen Wettbewerb.

Damit Event-Gäste sich ausgiebig mit der Event-App vertraut machen, nutzt Kelly Gamification – das animiert, mehr zu tun, als nur die App herunterzuladen und ein eigenes Profil anzulegen. Kelly gestaltet In-App-Aufgaben und vergibt Punkte für Aktivitäten vor dem eigentlichen Event, zum Beispiel: Anschauen von Aufnahmen oder Reels der Referent*innen, Auskundschaften der virtuellen Sponsorenstände oder Networking mit anderen Veranstaltungsgästen.

Wenn Sie besonders hohe Interaktionsraten im Vorfeld der Veranstaltung wünschen, wäre Kellys Rat: Belohnen Sie selbst die simpelsten Aktionen, und wenn es nur um die Einrichtung eines Event-App-Profils geht. Zur Veranschaulichung: Sie könnten fünf Punkte für den Upload eines Profilfotos und zehn Punkte für die Vervollständigung der persönlichen Angaben ausloben.

2. Ihre App als Schaufenster Ihres Events herrichten

Das Publikum von heute hat mehr um die Ohren denn je. Viele Veranstalter stauchen ihre Programme, um sie den zeitlichen Möglichkeiten der jeweiligen Zielgruppe anzupassen. Angesichts der großen Konkurrenz an Veranstaltungen ist es wichtig, Ihren Zielgruppen perfekt deutlich zu machen, warum ausgerechnet Ihr Event ein Muss ist.

Wie erfolgreich Kelly für Begeisterung rund um die Veranstaltungsprogramme, Referentengruppen, Locations und Veranstaltungsorte sorgt, das verdankt sich zu einem großen Teil ihrer Kreativität, mit der sie mobile Event-Apps einsetzt. Sie verschafft den Veranstaltungsteilnehmer*innen einen Zusatznutzen, indem Sie mithilfe der Event-App einen Vorgeschmack auf das anstehende Event bietet.

„Wir gestalten Verschiedenes über die App, damit die Leute das bekommen, was ich eine Schnappschussversion der Konferenz nenne …“

– Kelly Legris

Es gilt, die spannendsten Aspekte Ihres Programms in Szene zu setzen, damit sich bei Ihrem Publikum intensive Vorfreude auf das einstellt, was Ihre Veranstaltung einzigartig macht. Dabei setzt Kelly auf die Unterstützung der Referent*innen und Sponsoren, die die Spannung mit ansprechenden Reels gezielt steigern können.

Die „Schnappschüsse“ fokussiert Kelly häufig auf spezifische Aspekte des Programms, der Location, der Aussteller, der einzelnen Sessions oder auch der Umgebung der Location. Das erleichtert den Veranstaltungsgästen die Planung ihrer Teilnahme und eigene Schwerpunktsetzungen vor Ort.

Kleiner, aber feiner Bonus: Indem Sie gedrucktes Veranstaltungsmaterial durch eine Event-App ersetzen, fahren Sie den Ressourcenverbrauch runter. Darüber hinaus verschafft Ihnen dies die wertvolle Flexibilität, auch bei sehr kurzfristigen Programmänderungen Aktualisierungen vorzunehmen.

„Ich liebe die App. Die App ist so flexibel [und] nutzerfreundlich. Und durch die Abkehr von Papier lassen sich Änderungen vor Ort sehr leicht übernehmen.“

– Kelly Legris

Zu Kellys Auftraggebern zählt die Alberta Fire Chiefs Association (AFCA), ein Verband führender Feuerwehrleute aus der kanadischen Provinz Alberta. Mit dem Eventmanagement für die AFCA gehen einige spezifische Herausforderungen einher. Da zahlt es sich besonders aus, Veranstaltungsprogramme schnell im Vorbeigehen aktualisieren zu können, ganz gleich, um welche Art von Event es sich handelt.

„… letztes Jahr [hatten wir] Referent*innen, die wegen der Waldbrände zu Einsätzen mussten. Darum mussten wir sie aus der App nehmen, und das war eben auch möglich, anders als bei gedrucktem Material.“

– Kelly Legris

3. Interesse an bestimmten Programmpunkten und Referent*innen wecken

„Wir legen allen Redner*innen nahe, ein – wie wir sagen – schnelles Highlight-Reel aufzunehmen. Das kann ein 15-Sekunden-Clip sein, in dem sie sich, die Bedeutung ihres Beitrags und die wichtigsten Inhalte vorstellen. Wir posten das in der App und die [Teilnehmer*innen können] das in passenden Momenten abrufen [und ansehen]. Schließlich sind alle immer sehr beschäftigt.“

– Kelly Legris

Kelly setzt auf Videohighlight-Reels, um allen, die sich registriert haben, zu zeigen, worauf sie sich freuen können. Da werden diejenigen präsentiert, die Vorträge halten, biografische Angaben, die wichtigsten Inhalte der Vorträge. Die Eventmanagerin leistet Überzeugungsarbeit für alle Referent*innen und Sponsoren, in flotten 15-Sekunden-Filmchen ihre Fachkompetenz herauszustellen.

Diese Videos können Sie in der Event-App hosten, sei es in der Mediathek, bei den Referentenprofilen oder als Teil der virtuellen Ausstellerstände. Das gibt Ihren Veranstaltungspartnern die großartige Gelegenheit, dem Publikum eine kleine Vorschau auf die eigenen Themen und Inhalte zu gewähren oder sich neuen Zielgruppen vorzustellen.

„Als professionelle Rednerin liebe ich Apps, über die ich vor, bei und nach dem Event mit Publikum und Ausstellern interagieren kann. Das hat für mich als Referentin einen enormen Mehrwert.“

– Robin Shear, Director of Strategic Relationships, National Speakers Association – Michigan, im Webinar „The New Rules of Engagement“

Vergessen Sie nicht, wie beschäftigt und abgelenkt die Menschen heutzutage sind. Wer sich frühzeitig registriert, hat bis zum großen Tag vielleicht vergessen, welch besonderer Programmpunkt angesagt ist. Bei Veranstaltungen, die schon Monate im Voraus feststehen, helfen Reels dem Gedächtnis auf die Sprünge, wenn es gilt, sich auf das Event einzustimmen.

Noch mehr Tipps: Wir haben auch erfahrene Eventplaner*innen aus dem deutschsprachigen Raum um ihre besten Tipps zum Thema Interaktion auf Events gebeten. Schauen Sie sich die Aufzeichnung des Webinars an und lassen Sie sich inspirieren.

Das Webinar on-demand ansehen

4. Vorab zu anregenden Gesprächen animieren, an die sich vor Ort anknüpfen lässt

Sinnvolle Interaktionen mit Sponsoren zu initiieren, ist meist kompliziert. Kelly hat jedoch Wege gefunden, die vor der Veranstaltung zu größerer Sichtbarkeit und Bekanntheit führen und wie von selbst mehr Interaktion vor Ort hervorbringen. Und angesichts knapper Budgets bei Sponsoren wird es immer wichtiger, dass Sie viele sowie gewinnende Gespräche anbahnen, die Ihre Veranstaltung für die Geldgeber wertvoll machen.

„Das Geld ist knapp. Die Wirtschaft ist nicht mehr so wie bisher“, so Kelly. „Sie wollen also sicherstellen, dass ihre Präsenz – ob in der App oder vor Ort – wirklich relevant ist und dass sie wahrgenommen werden.“

Für die Veranstaltungen ihrer Kunden gestaltet die Eventmanagerin virtuelle Stände zur Präsentation der Sponsoreninhalte. Dazu zählen die oben angesprochenen Reels ebenso wie weitere Videos, Bilder und herunterladbares Material. Diese virtuellen Stände beinhalten weitaus umfassenderen Content als die gängigen Sponsorenprofile auf Eventwebsites.

„[Sponsoren] wollen ihre Marke breiter aufstellen und wirklich das Publikum fesseln, wenn sie vor Ort sind. So eine Messe dauert anderthalb Tage. Das ist eine sehr kurze Zeitspanne, um zu netzwerken und Produkte oder Dienstleistungen in Szene zu setzen.“

– Kelly Legris

Die Betonung der Sponsoren in der App steigert die Zahl ihrer Interaktionen vor Ort, da interessierte Gäste sich bereits ihrer Anwesenheit bewusst sind und gezielt den Kontakt suchen. Ein vortrefflicher Grund, das Gespräch aufzunehmen, bevor die Veranstaltung beginnt!

Es kommt sogar noch besser, denn die Teilnehmer*innen können auch Referentenvideos ansehen und dann über die App eine Anfrage für ein Treffen während des Events verschicken.

„Vielleicht überschneidet sich das mit einer anderen Session. Man kann reinhören und sich mit den Referent*innen austauschen, um mehr zu erfahren. Man kann netzwerken …“

Ein gewichtiges Plus: Mithilfe dieser Inhalte kann man sein Expertenwissen unterstreichen. Indem Sie Sponsoren und Ausstellern schmackhaft machen, Inhalte in die Event-App einzuspeisen, helfen Sie ihnen dabei, beim Publikum Glaubwürdigkeit und einen gewissen Bekanntheitsgrad aufzubauen.

Wenn die Veranstaltungsgäste Aussteller und Sponsoren als wertvolle Beteiligte der Veranstaltung wahrnehmen (und nicht als Akteure, die krampfhaft etwas verkaufen wollen), sind sie eher geneigt, sich im Vorfeld und während des Events mit ihnen auszutauschen.

 5. Den Teilnehmer*innen helfen, ihr persönliches Eventerlebnis zu planen

Ganz gleich, ob es um einen Reiseplan oder eine Konferenz-Programmübersicht geht: Wenn man Pläne schmiedet, ist es immer die halbe Miete, zu wissen, was kommt. Wenn Sie Ihrem Publikum eine mobile Event-App anbieten, ermöglichen Sie allen damit die volle Kontrolle über ihr eigenes Veranstaltungsprogramm.

Bedenken Sie stets, wie viel alle Beteiligten allgemein um die Ohren haben. Gut möglich, dass sie Details von der Registrierung vergessen haben, wenn der Startschuss des Events fällt. Mit einer Event-App können sich alle im Vorfeld ihre individuelle Programmübersicht erstellen, indem sie ihre favorisierten Programmpunkte und Extras markieren, an denen sie unbedingt teilnehmen möchten.

„[Die Leute können] das als Favorit in ihrem Profil speichern, dann wieder zum Zuschauen wechseln und dann ihr [Programm] zusammenstellen mit den Sessions, die ihnen wichtig sind.“

– Kelly Legris

Die detaillierte Planung im Vorfeld schärft die Aufmerksamkeit. Man verschafft sich damit ein präzises Bild davon, wie man für sich das Optimum aus der Veranstaltung herausholen kann. Geben Sie den Teilnehmer*innen die Möglichkeit, ihre präferierten Programmpunkte zu markieren, so erhalten Sie wie nebenbei einen wertvollen Einblick darin, welche Inhalte besonders guten Anklang finden – und welche nicht.

Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um rechtzeitig Ihr Programm nachzujustieren oder an der Werbeschraube für die eine oder andere Session zu drehen.

„All die Informationen finden sich in der App. Sie haben sich von Papier verabschiedet und die Technologie umfassend angenommen.“

– Kelly Legris

6. Passive Zuhörer*innen zu aktiven Beteiligten machen

„Wir haben Referent*innen, die die App nutzen, um ihre Fragen in Umlauf zu bringen, denn sie wollen die Atmosphäre erfassen und herausfinden, in welche Richtung die Diskussion geht.“

– Kelly Legris

Kelly legt Referent*innen nahe, im Verlauf ihrer Programmpunkte die Funktionen für Live-Umfragen und Frage-Antwort-Runden zu nutzen, um das Publikum einzubeziehen. Gibt man den Gästen Möglichkeiten, ihre Meinungen zu äußern und Fragen zu stellen, kann dies Vorträge bereichern und dabei helfen, sie in die relevanteste Richtung zu lenken.

Der Versand von Updates wie auch anderen Informationen über die App ist eine wertvolle Option, während der Veranstaltung auf Veränderungen hinzuweisen.

Ein Beispiel: Sie könnten eine Meldung verschicken, mit der Sie ankündigen, wann bei den Gamification-Aufgaben wieder Punkte zu verdienen sind. Oder Sie könnten alle prompt informieren, wenn Sie jemand Neues für die Keynote-Speech engagiert haben, und dazu einladen, das entsprechende Highlight-Reel in der App anzusehen.

Indem Sie Ihr Publikum laufend informiert halten und aktiv einbinden, können Sie damit Vorfreude und Erwartungshaltung im Hinblick auf die Veranstaltung hochhalten.

7. Die Veranstaltungsinhalte noch länger lebendig halten

Nach einem intensiven Event sollten alle Beteiligten unverändert Zugriff auf Weiterbildungsmaterialien, Programmpunktnotizen oder auch neue Kontakte haben, die sie in Zukunft noch nutzen wollen. Vor diesem Hintergrund sorgt Kelly dafür, dass ihre Kunden auch nach dem Abschluss der eigentlichen Events den Zugang zur App für alle Beteiligten eine Weile offen lassen.

„Sie können später zurückkommen und Dinge ansehen, denn wir geben ihnen ein Zeitfenster nach der Konferenz, in dem sie in die App reinkommen und alle Informationen abrufen können, egal ob Video-Mediathek oder Content-Bibliothek oder Stände von Ausstellern oder Sponsoren.“

– Kelly Legris

Auf diese Weise können Veranstaltungsteilnehmer*innen weiterhin auf wichtiges Material zugreifen, Sessions nachträglich ansehen, die sie verpasst haben, oder Beiträge erneut ansehen, die für Sie besonders informativ oder anderweitig interessant waren.

Und wer vor Ort mit Referent*innen oder Sponsoren in Kontakt gekommen ist und den Austausch nun gern fortsetzen möchte, kann sich über die App vernetzen. Beispielsweise lassen sich über die Referentenprofile in der App Direktnachrichten verschicken, etwa mit Fragen zum Vortrag.

„[Teilnehmer*innen können] die Informationen ansehen, weil da vielleicht etwas ist, zu dem sie keine Gelegenheit hatten, sich auszutauschen. Aber in der App gibt es so manche Information, und die können sie nun runterladen.“

– Kelly Legris

Bei all der Mühe, die Sie in die Planungen erfolgreicher Events stecken, wäre es absolut bedauerlich, wenn Sie Ihrem Publikum die vielen Materialien sowie die Aufnahmen von Programmpunkten nach dem Anlass nicht noch eine Weile zur Verfügung stellen würden. Indem Sie Ihre Veranstaltungen mit einer mobilen Event-App unterfüttern, verschaffen Sie sich mehr Möglichkeiten, Ihr Publikum im Nachgang aktiv einzubinden, mit Weiterbildungsinhalten zu versorgen und zu begeistern.

Per Event-App Ihr Publikum animieren, vernetzen und inhaltlich begeistern

Mit einer Event-App können Sie Ihre Veranstaltungsteilnehmer*innen auf immer wieder neue Art und Weise vor, bei und nach Events geschickt einbinden. Von der Präsentation von Reels der Referent*innen oder virtueller Sponsorenstände über spielerische Aufgaben vor dem eigentlichen Anlass bis zu Optionen zum Netzwerken: Eine Event-App ermöglicht Ihnen, Ihre Zielgruppen zu begeistern, zu leiten und zu informieren, auf dass sie bestens eingestimmt sind, wenn der große Tag da ist.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie mithilfe einer Event-App Ihr Publikum in allen Phasen Ihrer Veranstaltungen aktiv einbeziehen können? Wir haben eine kostenlose persönliche Demo für Sie!

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