Mit Eventtechnologie Veranstaltungserfolg strategisch vorbereiten: fünf Konzepte für Marketing und Promotion
365 Tage im Jahr mit dem Veranstaltungspublikum im Austausch bleiben, nicht nur bei Konferenzen, Messen oder Jahreshauptversammlungen: Dies ist eines der großen Ziele vieler zukunftsorientierter Planer*innen und Marketer*innen großer wie auch kleiner Organisationen.
Was tun Sie momentan dafür, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums im Vorfeld Ihres Events auf sich zu ziehen, um Erwartungen zu schüren und den Ticketverkauf anzukurbeln? Wie stellen Sie sicher, dass Gespräche und Kontakte auch noch lange danach aufrechterhalten werden?
Sicherlich wissen Sie längst, dass Eventtechnologie Vor-Ort-Erlebnisse enorm aufwerten kann – doch tatsächlich kann sie darüber hinaus im Vorfeld und im Nachgang und sogar dauerhaft dazu beitragen, dass Sie Ihre Ziele besser erreichen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie sich mit Eventtechnologie To-dos vor Veranstaltungen zuverlässig erfüllen lassen.
Unsere Customer Success Manager bei EventMobi stoßen im Gesprächen mit Kund*innen immer wieder auf dieselben Ziele, die Sie vielleicht auch kennen:
- Zu mehr Anmeldungen animieren und Ticketverkauf steigern.
- Für besondere Spannung Keynote-Referent*innen hervorheben.
- Die richtigen Inhalte zur rechten Zeit am rechten Ort veröffentlichen.
- Partnern einen Zugang zu einem größeren Publikum verschaffen.
- Networking auch über die Eventlocation hinaus ermöglichen.
Zu mehr Anmeldungen animieren und Ticketverkauf steigern
Sie sind auf mehr Anmeldungen bzw. einen stärkeren Ticketverkauf aus? Dann machen Sie sich die Sache leichter, indem Sie auf eine Eventtechnologie-Plattform setzen, bei der Registrierungen über Ihre Event-App integriert sind.
Es hat einige Vorteile, Ihre eigene Event-App und digitale Beschilderung über ein Content-Management-System auszugestalten. Zum Beispiel:
- Mm laufenden Betrieb Änderungen vornehmen können.
- Registrierungsseite ganz einfach für die Belange Ihres Events individualisieren.
- Registrierungen so abwickeln, wie es für Sie bequem zu handhaben ist.
Einige Möglichkeiten, für Traffic auf Ihrer Registrierungsseite zu sorgen:
- Schon deutlich im Vorfeld Frühbucherrabatte anpreisen.
- Terminhinweise zu Registrierungen zielgruppenspezifisch bündeln.
- Nutzungsstatistiken Ihrer E-Mails heranziehen, um zu verstehen, zu welchen Tageszeiten oder an welchen Wochentagen Ihr Publikum Nachrichten am ehesten öffnet – und dann Eventeinladungen zu eben diesen Zeiten verschicken
Ein wesentlicher Vorzug einer Event-App, die auch die Registrierung abdeckt, ist dies: Sie können direkt aus der Registrierungsseite heraus Traffic zu Ihrer App generieren. Selbst wenn noch nicht all Ihre Programmpunkte bestätigt sind, können Sie bereits das Gerüst erstellen, indem Sie Ihr Logo hochladen und mit erstem Content teasern, also einige verlockende Inhalte veröffentlichen. So können Sie die Teilnehmer*innen zum Download und zur Nutzung der App animieren, sobald sie sich registrieren und reinklicken.
Für besondere Spannung Keynote-Referent*innen hervorheben
Sie haben einige großartige Referent*innen gebucht. Und nun? Es ist kein Geheimnis, dass ein außergewöhnlicher Keynote-Vortrag besonders viel Publikum locken kann.
Sie können Ihre Referent*innen auf die eine oder andere Art auf der Registrierungsseite Ihrer Event-App hervorheben, um für besondere Spannung und Vorfreude zu sorgen.
Einige Beispiele:
- Die Namen auf dem App-Startbildschirm betonen.
- Die Kurzbiografien am Anfang der Referentenliste platzieren.
- Vor der Veranstaltung gezielte Nachrichten über die App verschicken und darin die Vorträge schmackhaft machen.
- Private Netzwerke dafür bereitstellen, dass das Publikum im Vorfeld Fragen mit Blick auf Keynote-Vorträge einreichen kann.
Es macht sich zudem gut, wenn Registrierte im Kollegen- und Freundeskreis die Werbetrommel für Sie rühren, indem sie auf Ihr Event und die Referent*innen zu sprechen kommen. So können Sie tatsächlich den Eindruck erzeugen, man könnte etwas verpassen.
Die richtigen Inhalte zur rechten Zeit am richtigen Ort veröffentlichen
Verschicken auch Sie diese E-Mails vor Ihren Veranstaltungen, in denen Sie einmal alles Wichtige auflisten? Doch warum sollten Ihre Gäste mühsam ihren Posteingang durchforsten müssen? Warum nicht einfach alles in der App präsentieren?
Ein Infostand in Ihrer Event-App, an dem alle wichtigen Informationen zusammengefasst sind, ist doppelt sinnvoll: Er verschafft Ihrer App Traffic und stiftet permanenten Nutzen für Ihr Publikum.
Inhalte wie diese bieten sich an:
- Informationen zur Anreise (und eventuell auch zur Abreise).
- Hinweise auf Sehenswürdigkeiten im Umfeld des Events.
- Kontaktangaben für all die Fragen, die Ihre Gäste haben könnten.
Für Ihr Eventmarketing dürfte es besonders hilfreich sein, wenn Sie Inhalte in gewissen Abständen anreißen, denn das hält die Aufmerksamkeit hoch. Welche Texte und weiteren Materialien Sie im Vorfeld nutzen können? Das erfahren Sie beim nächsten Punkt.
Partnern einen Zugang zu einem größeren Publikum verschaffen
Mehr Sichtbarkeit für Ihre Partner wäre super, doch Sie haben keine Idee, welchen Beitrag Eventtechnologie dazu leisten kann? Voilà:
- Bewerben Sie einen Partner an prominenter Stelle Ihrer Registrierungsseite.
- Stellen Sie Ihren Partnern markante Bereiche in Ihrer Event-App für Werbebanner, Unternehmensprofile oder ein Widget auf dem Startbildschirm zur Verfügung.
- Laden Sie Broschüren und Informationsmaterial der Partner vor der Veranstaltung in Ihrer App hoch. Sie können Vorabnachrichten an einzelne Teilnehmer*innen versenden – mit Bezug zu biografischen Angaben oder zur beruflichen Tätigkeit. Oder schicken Sie die Nachrichten auch an größere Gruppen Ihres Publikums.
- Richten Sie einen Diskussionskanal im Branding eines Partners ein. Dort kann dieser den Teilnehmer*innen vor dem Event jederzeit Informationen zukommen lassen.
Networking auch über die Eventlocation hinaus ermöglichen
Bei der Wahl einer Eventtechnologie-Plattform sollte dies mitentscheidend sein: Sie sollte es Ihren Veranstaltungsteilnehmer*innen leicht machen, sich zu jedem Aspekt des Eventerlebnisses und jederzeit zu vernetzen. Wer alles auf das Geschehen vor Ort konzentriert, dem entgeht die Gelegenheit für fortwährende, ganzjährige Interaktion. Nutzen Sie auf jeden Fall Tools und Elemente wie die Teilnehmerprofile, Links zu LinkedIn oder Xing und auch eigens eingerichtete Netzwerkkanäle, um vor dem Event zum Austausch anzuregen.
Machen Sie sich stets bewusst: Einbindung der Gäste schon im Vorfeld ist ein zentraler Faktor für den Eventerfolg. Warten Sie nicht auf den Moment, an dem wirklich alle am Start sind. Bauen Sie die Spannung schon frühzeitig auf, regen Sie zeitig zum Netzwerken an. So steigern Sie auch den Wert für Ihre Partner.
Und als nächstes?
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