Von Sprint bis Marathon: sechs gute Gründe für Verbände, Jahreshauptversammlungen neu aufzuziehen
Alljährliche Mitgliederversammlungen sind vieles: Zusammenkünfte, Erlebnisse und Möglichkeiten, Kontakte aufzubauen und zu pflegen.
Tausende Menschen zusammenzubringen, die sich alle für die gleiche Sache oder Branche begeistern, bedeutet ein paar Tage voller Energie. (Vor allem gilt dies, sobald man die heiligen Hallen der Veranstaltung betritt.) Mit dem Ende einer solchen Jahresversammlung sind die Anwesenden mit ihrer Verbandsmitgliedschaft normalerweise besonders glücklich.
Doch Jahreskonferenzen dauern in der Regel nur zwei, drei Tage pro Jahr, vielleicht auch mal vier. Da kann sich die Frage stellen, ob bzw. wie sich die gute Stimmung aufrechterhalten lässt, nachdem der Vorhang gefallen ist.
Ian Webb, bei EventMobi Director of Sales, spricht aus Erfahrung, wenn er sagt, dass das kein Hexenwerk ist. Als Eventbranchenveteran mit Sitz in Großbritannien und mit Hunderten von Veranstaltungen in seiner 20-jährigen Laufbahn hat er alles erlebt. Und er weiß, wie großartig Veranstaltungen die Organisation als Ganzes in den Mittelpunkt stellen können.
„Die Jahreshauptversammlung ist schon immer das alljährliche Highlight für den Verband wie auch für seine Mitglieder. Insbesondere für Berufsverbände in den Bereichen Medizin, Wissenschaft und Technik habe ich viel gearbeitet“, lässt Webb im Interview wissen.
Wodurch wird eine jährliche Präsenzveranstaltung so wirkmächtig – und wie können Sie die Fackel eines großartigen Events durch das ganze Jahr tragen? Wir haben hier eine Reihe von Ideen, bei denen Sie auf den Geschmack kommen könnten:
Jahrestagungen: die Stärke von Weiterbildung in Präsenz ausspielen
Nach einigen Jahren drastischer, unerwarteter Veränderungen in der Welt der Events sind Präsenzveranstaltungen mittlerweile auferstanden: stärker, schlauer und fokussierter denn je. Die Veranstaltungsbranche hat Resilienz gezeigt, selbst in Zeiten von Budgetveränderungen und wirtschaftlicher Unsicherheit. Und Verbände haben mit Treffen, die sich auf die traditionellen Stärken der persönlichen Interaktion und einzigartiger Veranstaltungserlebnisse stützen, zu neuer Dynamik gefunden. Das Ergebnis: Viele Organisationen stellen bessere Zusammenkünfte als je zuvor auf die Beine.
Laut dem 30. Meetings Market Survey des Magazins PCMA Convene ist das Interesse an Präsenzveranstaltungen sprunghaft angestiegen. Demnach lassen 40 Prozent der Befragten wissen, dass mehr Teilnahmen als in der Vor-Pandemie-Zeit zu Buche stehen.
Allerdings ist der Anstieg bei diesem Interesse nicht unbedingt gleichzusetzen mit einem Wunsch, das gleiche alte Weiterbildungskonzept von Jahrestagungen zurückzubekommen. In dem Wissen, dass mehr Menschen persönlich erscheinen, so Webb, tun sich Möglichkeiten auf, interaktive Elemente zu gestalten, die in Jahreshauptversammlungen, -tagungen oder -konferenzen hineinspielen. Und damit lässt sich etwas anbieten, das sich von dem abhebt, was man von der Teilnahme über einen Bildschirm kennt.
„Ich denke, vor allem jetzt sind die Gelegenheiten für persönliche Treffen, gemeinsames Lernen und Zusammenarbeit offenkundig riesig.“ Webb konstatiert: „Der Schwerpunkt liegt zurzeit auf Veranstaltungen, die in der Art der inhaltlichen Vermittlung eher ein geplantes Erlebnis und ein Erlebnis zum Eintauchen sind.“
Mit anderen Worten: weniger Vorträge, mehr Programmpunkte mit aktiver Teilnahme.
Weiterbildung von Jahreskonferenzen nach Hause bringen
Bei der Spanne an Veranstaltungen bieten Jahreskonferenzen bzw. Jahreshauptversammlungen Raum sowohl für sehr weite Themen in Vorträgen als auch für punktgenaue Weiterbildungsangebote in interaktiven Meetings. Und beides im Verbund sorgt für erfüllendere Ergebnisse. Problematischerweise sind die eng gefassten Optionen häufig so zahlreich, dass sie sich gegenseitig Aufmerksamkeit stehlen. Darin liegt, wie Webb verrät, für Verbände aber tatsächlich eine Möglichkeit für hochkarätige Interaktion.
„Es sollten sich nun Optionen für einen auftun, sich weiterhin mit diesen Inhalten zu befassen und über ein jährliches Treffen hinaus zu lernen und Weiterbildung zu erhalten“, erklärt der Eventprofi.
Einerseits ist es gut, viele reizvolle Programmpunkte zu haben, denn das hält die Beteiligten auf Trab, damit ihnen möglichst nichts entgeht. Andererseits kann dies auch ein Eigentor sein, nämlich dann, wenn das Publikum wegen der Angebotsfülle die Weiterbildungsmöglichkeiten verpasst.
„Man kann nicht bei all diesen Programmpunkten dabei sein“, weiß Webb. „Man wird es nicht schaffen, all die Inhalte einer dreitägigen Jahresversammlung aufzunehmen. Doch meiner Einschätzung nach liegt darin nun eine Chance.“
Wie diese Chance aussieht? Webb empfiehlt, möglichst viele Programmpunkte aufzuzeichnen. Die Idee dahinter: Die betreffenden Inhalte lassen sich in Digital-first-Weiterbildungsangebote oder Webinare umwandeln und on demand bereitstellen. Das löst zum einen das Problem namens FOMO (Fear Of Missing Out, also die Angst, etwas zu verpassen), zum anderen verschafft es den Weiterbildungsangeboten eine längere „Lebensdauer“. Und ganz nebenbei: Malen Sie sich einfach mal all die Optionen aus, wie Sie Ihren Mitgliedern großartige Veranstaltungsinhalte bieten können!
Hybridkonzepte nicht einfach ausrangieren: jährliches Treffen mehrfach verwerten
Es besteht jedoch die Gefahr für Verbände, Gelegenheiten zu verpassen, während sich die Dinge nach der Pandemie wieder einpendeln. Laut dem PCMA-Convene-Bericht geben 42 Prozent der Befragten an, wieder völlig auf persönliche Anwesenheit zu setzen und auf digitale Elemente zu verzichten, wohingegen 24 Prozent live streamen und 21 Prozent asynchrone Veranstaltungen anbieten.
Mit anderen Worten: Die Vorteile des Hybriden könnten verrinnen, bevor Sie dessen Wert voll ausgeschöpft haben, den sie daraus im Nachgang von Events wie Hauptversammlungen ziehen können. Und dies kann mehr sein als ein Wert in puncto Interaktion, nämlich außerdem wirtschaftlicher Nutzen.
Webb ordnet dies so ein: „Ich denke, wir sollten die Veranstaltung, wenn wir sie etwas anders gestalten, nicht als diese dreitägige Mitgliederversammlung betrachten, bei der die Weiterbildung und die Inhalte schon quasi aufgebraucht werden.“ Und er konkretisiert: „Man muss sicherstellen, dass man auch außerhalb der Veranstaltung selbst Gelegenheiten zur Interaktion mit diesen Inhalten anbietet.“
Kontakte der Beteiligten von Hauptversammlungen zwischen den Events hochhalten
Gelegenheiten für aktives Engagement außerhalb des jährlichen Treffens einzurichten, hat zudem diesen Vorteil: Sie können dafür die Kontakte nutzen, die die Gäste selbst auf Ihrer Veranstaltung geknüpft haben.
Menschen persönlich treffen – dies ist natürlich einer der wichtigsten Aspekte von Großveranstaltungen wie Jahrestagungen. Wenn man an all diesen interaktiven Programmpunkten teilnimmt, knüpft man mit großer Wahrscheinlichkeit auch sympathische Kontakte. Und während Hilfsmittel wie informativ-attraktive Event-Badges dabei helfen können, dass der Ball ins Rollen kommt, sind Jahreshauptversammlungen im Hinblick auf starke Networkingkontakte doch immer nur der Anfang.
Diese Kontakte zu pflegen und aufrechtzuerhalten, ist eine Aufgabe für sich. Glücklicherweise kann Eventtechnologie dabei enorm helfen – die von vielen zwar während der eigentlichen Veranstaltung genutzt wird, aber danach und in der Zwischenzeit bis zum nächsten Event in Vergessenheit gerät.
Webb weist auf Folgendes hin: Obwohl ursprünglich für die Kommunikation während einer Veranstaltung entwickelt, haben Sie mit Tools wie EventMobi „die Möglichkeit, Gespräche fortzusetzen, die beim Event begonnen haben, indem Sie sich darüber vernetzen und auch nach dem Event kommunizieren“.
Möglicherweise verschiebt sich damit der Fokus, mit dem Sie Ihre Event-App betrachten. Aber ist das ein Nachteil, wenn man die kürzliche Disruption bei Social Media wie X, vormals Twitter, bedenkt? Das kann für Sie eine Steilvorlage sein, Ihre eigenen Medienkanäle zu pushen.
Die Reichweite für Ihre Sponsoren erweitern: über die Jahresversammlung hinaus
Ein weiterer Einflussfaktor beim Ausbau der Reichweite von Mitgliederversammlungen, wie Jahreskonferenzen es sind? Sponsoren! Vor einigen Monaten schrieb KiKi L’Italien, Gründerin von Association Chat: Es ist wichtig, Sponsorenbeziehungen nicht länger allein im Licht von Hauptveranstaltungen wie Jahreshauptversammlungen zu betrachten, sondern verstärkt zu Angeboten überzugehen, die ganzjährig laufen und bei Verbänden sinnvoller sein können, indem sie einen fortwährenden Zugang zu den Mitgliedern ermöglichen.
Indem man Komponenten von Präsenzveranstaltungen mit ganzjährigen Digitalangeboten verknüpft, profitiert man, wie Webb erklärt, zugleich vom Besten aus beiden Welten. Das umfasst die Knalleffekte von Marketingaktionen vor Ort wie auch die detaillierte Herangehensweise, die in der digitalen Sphäre bevorzugt wird. Auf diese Weise können Sponsoren zum Beispiel exakt nachvollziehen, wie viel Aufmerksamkeit ihre Profile im Jahresverlauf auf sich ziehen.
Mit Webbs Worten: „Ich denke, das traditionelle Sponsorship-Paket für Veranstaltungen kann sich nun in ein anders geartetes Angebot wandeln, das auch Technologie nutzt.“
Hauptversammlungen als Hebel für Mitgliederbindung und -engagement nutzen
Ein jährliches Treffen ist immer auch eine Gelegenheit, sich mit allem ins Zeug zu legen, was man zu bieten hat. Unter den Möglichkeiten zur Einbindung von Mitgliedern ist solch ein Event der Hundertmetersprint.
Doch es ist fragwürdig, seine gesamte Energie im Sinne des eigenen Verbands auf nur ein Event pro Jahr zu konzentrieren, wenn doch die Möglichkeiten für einen ganzjährigen Marathon (oder Staffellauf, wenn man so will) so vielversprechend und zahlreich sind. Es gibt Raum für beide Strategien.
„Ich meine: Wenn man diesen Weg einschlägt, kann man vielleicht einen ganz neuen Bereich erschließen. Das kann für die Mitgliederbindung wertvoll sein und auch die Mitgliedergewinnung ankurbeln. Ich denke also wirklich, dass es nun viel einfacher ist, die Eventstrategie und die Mitgliederstrategie des Verbands in Einklang zu bringen.“
In der Vergangenheit war dieser integrierte 360-Grad-Ansatz zur Verknüpfung von Vor-Ort-Events mit Strategien zur ganzjährig aktiven Einbindung der Mitglieder vielleicht den wirklich großen Verbänden vorbehalten, denen mit Tausenden von Mitgliedern und entsprechendem Budget. Doch Technologien wie EventMobi springen hier ein, auch für kleinere Verbände, deren Budget nach herkömmlichem Verständnis zu klein für den großen Wurf ist. Nach herkömmlichem Verständnis eben!
Schließlich verändert sich die Aufstellung auf dem Feld der Eventtechnologie merklich, ganz so, wie sich auch die Auffassung davon verändert, was richtig gute alljährliche Hauptversammlungen und erfolgreiche Jahrestagungen ausmacht. Und da sollte die jeweilige Herangehensweise nicht hinterherhinken.
Wenn Sie wissen möchten, wie EventMobi Ihnen beim Gestalten von Jahreshauptversammlungen und weiteren Veranstaltungen helfen kann, die über das ganze Jahr hinweg aktive Beteiligung ankurbeln, registrieren Sie sich einfach für unsere kostenlose Demo!