Fallstudie: 90 Prozent des CSAE-Publikums über die Vor-Ort-Event-App aktiv beteiligt
Über die CSAE
Die Canadian Society of Association Executives (CSAE) ist die führende Stimme kanadischer Vereine und Verbände. Die Organisation stellt Tools, Ressourcen und Schulungsmaterial bereit, um Führungskräften wie auch Ehrenamtlichen aus Vereinigungen zum Erfolg zu verhelfen.
Die CSAE-Jahreshauptversammlung
Die CSAE-Jahreshauptversammlungen gehen immer im Oktober und jedes Mal in einer anderen kanadischen Stadt über die Bühne. Bei den dreitägigen Treffen steht vor allem thematische Weiterbildung im Mittelpunkt, die die Teilnehmer*innen befähigt, ihrer Führungsrolle in nicht gewinnorientiert arbeitenden Institutionen gerecht zu werden. Die Konferenzen verknüpfen Programmpunkte mit Vorträgen, Networking, Ausstellerstände sowie gesellige Abendveranstaltungen und richten sich an Vertreter*innen der mittleren und oberen Führungsebene sowie Dienstleister des Dritten Sektors.
Der Kopf hinter all dem Erfolg
Rachel Lyon ist Mitglied des Planungsteams, das alle Konferenzen und weiteren Events der CSAE auf die Beine stellt. Das umfasst nicht zuletzt die Entwicklung und Betreuung der Event-App-Technologie.
Mit der Erfahrung aus zahlreichen bisherigen Veranstaltungen verfügt sie über umfassende Kenntnisse im Erarbeiten von Strategien, mit denen sich die Vorzüge einer Event-App ideal ausschöpfen lassen.
Die Herausforderung
Ein großer Teil der CSAE-Veranstaltungseinnahmen und dessen, wie die Teilnehmer*innen die Events erleben, ergibt sich mit den Sponsoren und Ausstellern. Somit ist entscheidend, dass eine große Bandbreite kreativer technologischer Optionen zur Verfügung steht.
Heutige Teilnehmer*innen erwarten ein reibungsloses Veranstaltungserlebnis. Sie möchten jederzeit ganz nach Wunsch auf Informationen zugreifen, mit anderen im Publikum sowie mit Ausstellern netzwerken und Feedback zu Referent*innen und zum Veranstalter beisteuern können.
Darum war es für das Eventteam das A und O, einen Event-App-Anbieter zu finden, der der Organisation zu stärkerer Teilnehmereinbindung verhelfen würde.
„Wir haben eine flexible, robuste Veranstaltungs-App gesucht, die unsere besonderen Anforderungen erfüllt und das Erlebnis unseres Publikums aufwertet“, so Rachel Lyon.
„Ich habe die App in diesem Jahr mehr als zuvor genutzt. Der Direktzugriff auf die Programmübersicht und die Möglichkeit, Nachrichten an Leute zu schicken, die ich getroffen hatte, haben mir sehr gut gefallen.“– Teilnehmerfeedback
Die Lösung
Die CSAE nutzt seit einigen Jahren die EventMobi-App für ihre Jahreshauptversammlung. Diese App umfasst unter anderem sehr grundlegende Elemente, zum Beispiel ein Agenda-Modul, Referentenbiografien und einen Dokumentenmanager zum Hochladen von Handouts.
Doch um ein beeindruckendes, erinnerungswürdiges Erlebnis zu gestalten und die Teilnehmer*innen zu mehr Interaktion zu animieren, entschied sich die CSAE für die 2017er Konferenz, die folgenden ureigenen EventMobi-Funktionen zu nutzen:
Gamification: das CSAE-Gewinnspiel
Für die Gamification-Funktion stellten Sponsoren, Aussteller und das CSAE-Team Quizfragen bereit. Um Punkte zu erhalten, galt es für die Teilnehmer*innen während der Veranstaltung, die Teams der Sponsoren und Aussteller zu kontaktieren, die ihnen die entsprechenden Antworten verraten konnten. Die Aussteller und Sponsoren hatten als zusätzlichen Anreiz zur Teilnahme am Spiel und zum Punktesammeln 25 Preise gestiftet. Bei vielen Aufgaben ging es ganz gezielt darum, mit den Geldgebern und Ausstellern Kontakt aufzunehmen und ihre Stände aufzusuchen.
„Die ‚CSAE Challenge‘ war das beste Extra der Konferenz. Sachbezogen und ein echtes Vergnügen.“ – Teilnehmerkommentar
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Feedbackumfragen
Um in Echtzeit Rückmeldungen einzuholen und zu weiteren Erkenntnissen zu kommen, nutzte die CSAE programmpunktspezifische und allgemeine Umfragen. Die Referent*innen und Moderator*innen bewarben die Teilnahme bei ihren Auftritten über die App, und die Organisator*innen verschickten Hinweise mit der Bitte um Feedback zur Veranstaltung im Ganzen. Auf diesem Weg kamen wertvolle Informationen zusammen, die das CSAE-Team prompt nutzen konnte, um sich um Aspekte zu kümmern, die bei der Planung möglicherweise zu kurz gekommen waren. Somit erhielt das Team Anregungen dazu, wie sich die Einbindung des Publikums schnell steigern ließ.
Bevor sich die CSAE für EventMobi entschied, verschickte diese Institution ihre Evaluationsbögen per E-Mail. Doch seit sie die EventMobi-App-Funktion nutzt, erhält sie viel mehr Rückmeldungen von den Beteiligten.
„Für die Gäste vor Ort ist es mit der App besonders einfach, die Programmpunkte sofort zu bewerten. Sie nehmen über den Tag hinweg an so vielen Sessions teil, dass sie die Bewertung am Abend sonst schnell vergessen. Mir gefällt auch die Art, wie die Bewertungen einfach aus der App gezogen werden werden können. Es ist ein sauberes Format und sehr einfach zu lesen. Wir können das Feedback auch direkt an unsere Referent*innen weiterleiten, ohne erst etwas bearbeiten zu müssen.“– Rachel Lyon
Interaktiver Raumplan
Da alle Beteiligten den interaktiven Lageplan zur Hand hatten, war es für sie ein Leichtes, die Sponsoren und Aussteller zu finden und auf kürzestem Weg aufzusuchen. In der Übersicht war präzise markiert, wo genau am Veranstaltungsort die Stände positioniert waren. So konnten die Teilnehmer*innen ihre Zeit auf der Konferenz in Gesprächen mit verschiedenen Akteuren besonders sinnvoll nutzen.
„Der interaktive Raumplan kam uns sehr entgegen. Auf ein Ausstellerprofil klicken und von dort automatisch zur Markierung in der Raumübersicht geleitet werden, sodass man weiß, wo genau sich der Stand befindet – das ist richtig stark. Solche Kleinigkeiten verleihen dem gesamten Teilnehmererlebnis das gewisse Etwas.“ – Rachel Lyon
Ergebnisse
Erfolge in Sachen Teilnehmerinteraktion
Die CSAE konnte die Einbindung der Konferenzbesucher*innen mithilfe der spezifischen Funktionen in der EventMobi-App umfassend steigern. Vor allem Gamification sorgte für den Unterschied, in diesem Fall die „CSAE Challenge“. Die Institution erreichte nicht nur ihre Ziele, sondern übertraf sogar die Erwartungen, da etwa 20 Prozent der Konferenzteilnehmer*innen auch auf dieser Spielebene einstiegen.
Seit dem Umstieg auf die EventMobi-App erfreut sich die Führungskräfteorganisation bei ihrer Hauptversammlung Jahr für Jahr einer zunehmenden App-Nutzung.
Die wichtigsten Aspekte der App, die sie für die User*innen so nützlich machten:
- 90 Prozent der Teilnehmer*innen bezeichneten die Anwendung als einfache, bequeme Möglichkeit, sich unter ein und derselben Adresse über das Programm zu informieren.
- Die Online-Programmübersicht machte es unkompliziert, auf alle Programmpunkte und Angaben zu Referent*innen zuzugreifen. Außerdem konnten die User*innen darüber ihre persönlichen Programme erstellen, mit genau den Sessions und Inhalten, die ihnen am wichtigsten waren.
- Gezielte Hinweise wurden dankend angenommen, z. B. zu Werbeaktionen und mit Programminformationen, etwa bei Raumänderungen einzelner Sessions.
- Über die Networkingfunktion standen die Teilnehmer*innen untereinander in regem Austausch, was nicht zuletzt für die Spiele der „CSAE Challenge“ hilfreich war.
- Die App war ungewöhnlich nutzerfreundlich. Selbst technisch eher ungeübte User*innen fanden sich ausgesprochen gut darin zurecht.
„Die ‚CSAE Challenge‘ stärkte die Einbindung unserer Teilnehmer*innen immens. Wir hatten sie so gestaltet, dass sie die Mitspieler*innen geradezu animierte, sich untereinander kurzzuschließen, um Punkte zu sammeln. Über 80 Personen nahmen im Verlauf der Konferenz an dem Spiel teil, was ich vorher nie erwartet hätte.
Die Beteiligten äußerten sich begeistert. Zum Beispiel schrieb uns jemand, dass die App die beste Neuerung der diesjährigen Konferenz war und dass das CSAE-Spiel besser als alles andere dafür sorgte, dass die Leute miteinander ins Gespräch kamen.“ – Rachel Lyon
Nutzererlebnis
Für die CSAE erwiesen sich die Gestaltung und die Einrichtung der App als sehr gelungen. Die Plattform war nutzerfreundlich und übersichtlich.
„Ich brauchte eigentlich überhaupt keine Einarbeitung für das Backend der App. Sie ist supereinfach zu bedienen. Nichts, was stört oder irritiert. Manche Plattformen haben ihre Tücken, aber hier war alles so, wie es sein soll. Ich habe gar nichts daran zu kritisieren. Besonders gut gefallen hat mir die Möglichkeit, Programmpunktinfos gebündelt hochzuladen, statt jede Session für sich anlegen zu müssen. Das ist ein riesiger Unterschied für die Arbeitszeit, wenn man 40 Programmpunkte plant.“
– Rachel Lyon
Darüber hinaus fand das CSAE-Team es völlig unkompliziert, über die EventMobi-App Nutzungsstatistiken und Feedback zu den diversen Sessions abzurufen.
„Mir gefällt, wie sich alle Evaluationen zu den Programmpunkten in einem Zug aus der App ziehen lassen. Mit der Import- bzw. Exportfunktion zur Übertragung der Daten in Excel ist das überaus bequem. Das Format ist denkbar übersichtlich, sodass ich das Material nach der Veranstaltung auch ohne Weiteres an die Referent*innen weiterleiten kann. Das ist so viel einfacher, als alles pro Programmpunkt manuell aufzubereiten.“ – Rachel Lyon
Kundenerlebnis
Als größtes Plus an der Zusammenarbeit mit EventMobi empfindet man in den CSAE-Reihen den Kundenservice.
„Ich würde sagen, der größte Vorteil an der Nutzung des EventMobi-Angebots ist der Support. Kate, Event Specialist bei EventMobi, war eine großartige Unterstützung für uns, wann immer eine Frage aufkam. Sie kennt sich mit allen Details aus und arbeitet unglaublich schnell. Falls mal etwas anders läuft als geplant, kann es zeitlich sofort knapp werden, und sie war jedes Mal zur Stelle.
Abgesehen davon gab sie uns großartige kreative Vorschläge dazu, wie sich die App ideal nutzen lässt, um unsere Veranstaltungsziele zu erreichen. Sie kam auf einen Kaffee zu uns ins Büro, und kaum hatten wir uns hingesetzt, ging es los: ‚Wie wär’s, dies so zu machen, dass …‘ oder ‚Ihr könntet das Spiel dazu nutzen …‘ Diese Art der Unterstützung war für uns überaus hilfreich. – Rachel Lyon
Erkenntnisse für das nächste Jahr
Die CSAE verzeichnet nun Jahr für Jahr eine immer bessere Einbindung der Teilnehmer*innen. Und sie ist stets offen für neue Wege, mithilfe der App für noch mehr Aufmerksamkeit und noch bessere Rückmeldungen zu sorgen.
„Wir haben mit EventMobi sehr gute Erfahrungen gemacht. Ich habe auf jeden Fall Lust, das Gamification-Feature weiter zu nutzen und herauszufinden, wie wir unsere Teilnehmer*innen sonst noch zu Interaktionen untereinander und mit den Anbietern animieren können.“– Rachel Lyon
Die CSAE plant zudem, App-Funktionen auszuprobieren, die auf ihre Angebote im Rahmen von Sponsorenpaketen einzahlen. Hier kommen unter anderem eine Steigerung der Markenwahrnehmung und Optionen zur Leadgenerierung in Betracht.
