EventMobi-Best-Practices: wie Sie Ihre Event-App-Agenda-Funktion ideal nutzen

Ihre Programmübersicht ist sicherlich eine der wichtigsten Rubriken Ihrer Event-App, denn darin können Sie auf zentrale Aspekte der Programmpunkte und Ereignisse Ihrer Veranstaltung aufmerksam machen. Eine gut strukturierte und detaillierte Übersicht kann der entscheidende Faktor dafür sein, dass Ihre Teilnehmer*innen zu den einzelnen Programmpunkten finden und sich in der erhofften Weise aktiv einbringen. Damit Ihre interaktive Agenda ein echter Trumpf für Sie wird, haben wir hier fünf Tipps für Sie:

1. Kategorien einrichten, die die Teilnehmer*innen zu den für sie relevantesten oder interessantesten Programmpunkten leiten

Anhand von Kategorien lässt es sich ganz locker durch die Agenda navigieren, wenn sie auf bestimmte Arten von Programmpunkten oder auch themenspezifische Aktivitäten verweisen. Betrachten Sie diese Kategorien am besten als Option, Ihre Angebote nach anderen Aspekten als Tag und Uhrzeit zu gliedern. Das macht den Zugang zu Informationen für Ihr Publikum mehr als einfach, nämlich intuitiv.

Klären Sie diese Fragen, wenn Sie Ihre Programmpunkte konzipieren und Kategorien anlegen:

1. Gibt es eine Überkategorie, mit der sich eine Reihe von Programmpunkten abdecken lässt?
2. Wie würden Sie selbst in der Agenda nach Sessions suchen, wo würden Sie sie vermuten?
3. Wie können Sie die Navigation zu den Inhalten für die Teilnehmer*innen zu einer bequemen und intuitiven Sache machen?

Hier sehen Sie ein paar spannende Beispiele, wie unsere Kund*innen Kategorien für ihre Programmpunkte genutzt haben.

2. Persönliche Zeitpläne mit genau den Sessions anlegen, in denen die Teilnehmer*innen erwartet werden

Individuelle Zeitpläne in der Event-App können die Programmpunkte und Aktivitäten hervorheben, bei denen jemand persönlich unbedingt dabei sein sollte. Diese Funktion hilft Ihnen, unübersehbar auf etwaige Bedingungen einzelner Programmpunkte hinzuweisen. Das gilt insbesondere, wenn es um Folgendes geht:

• Erwerb von Fortbildungspunkten
• Programmpunkte mit begrenzten Kapazitäten
• Sonderveranstaltungen für ausgewählte Teilnehmer*innen

Die persönlichen Terminpläne lassen sich in der EventMobi-App aus dem rechten Menü heraus öffnen. Wenn all Ihre Programmpunkte für individuelle Terminpläne in Betracht kommen, könnten Sie eine Rubrik mit Links einrichten, die die User*innen direkt in diesen Bereich des Dashboards leiten. In diese Fall könnten Sie außerdem die Option deaktivieren, über die die Teilnehmer*innen Einträge zu ihrem individuellen Zeitplan hinzufügen oder daraus streichen. Diese Option finden Sie in der Programmpunktbibliothek im Bereich Einstellungen.

Unser Extratipp: Wir haben absolut sehenswerte Apps „gesammelt“, aus denen Sie tolle Anregungen ziehen können. Stöbern Sie hier in den großartigen Event-App-Designs, die wir für unterschiedlichste Auftraggeber gestaltet haben!

3. Funktionen benennen und damit zeigen, wer Ihre Programmpunkte auf die Bühne bringt

Mit Rollen- bzw. Funktionsbezeichnungen lassen sich diejenigen leichter benennen, die an der Realisierung der Vorträge, Podiumsdiskussionen usw. mitwirken, seien es Beteiligte hinter den Kulissen oder vor der Kamera oder auch Geldgeber. Häufig anzutreffen sind diese „Titel“:

• Referent*innen
• Moderator*innen
• Podiumsdiskussionsteilnehmer*innen
• Sponsoren

Im Grunde genommen lässt sich jedem Teilnehmerprofil eine Funktion zuweisen. Also sollten Sie sicherstellen, dass die einschlägigen Angaben bereits in der Personenbibliothek vermerkt sind, bevor Sie Rollen zu Programmpunkten zuteilen. Falls Sie Ihre Sponsoren und Partnerunternehmen unter Verweis auf Funktionen hervorheben wollen, bietet es sich an, nicht nur in der Unternehmens-, sondern auch in der Personenbibliothek Profile für diese Firmen einzurichten.

4. Das Publikum mit Live-Umfragen und Frage-Antwort-Runden zu Interaktion animieren

Mit Tools, mit denen Sie Rückmeldungen Ihrer Teilnehmer*innen einholen können, können Sie gleichzeitig deren Engagement ankurbeln. Lassen Sie Ihr Publikum aktiv an den Inhalten teilhaben, die Sie über Ihre Event-App verbreiten.

Live-Umfragen sind eine glänzende Gelegenheit, den Puls des Publikums zu messen, Meinungen einzuholen oder im Verlauf eines Programmpunkts über die eine oder andere Sache abstimmen zu lassen.  Die Teilnehmer*innen finden die Live-Umfragen-Funktion unter den Programmpunktinfos und können ihre Rückmeldung in Echtzeit einfließen lassen. Die Ergebnisse lassen sich dem Publikum live präsentieren.

Außerdem verfügen Sie über die Option, Publikum und Referent*innen miteinander in Kontakt zu bringen, indem Sie unsere Funktion „Fragen stellen“ aktivieren. Damit können die Teilnehmer*innen sich mit Fragen zum Thema oder zum Vortrag an die Referent*innen wenden. Die App sammelt nimmt solche Eingaben anonym an, eine Ermutigung selbst für die Schüchternsten, sich einzubringen und aktiv mitzuwirken. Die Fragen können dann per Abstimmung priorisiert und auch für das Publikum eingeblendet werden.

5. Materialien teilen, die die Programmpunkte inhaltlich ergänzen

Lassen Sie die Wissensvermittlung nicht mit dem Schluss der Programmpunkte enden. Indem Sie Dokumente, externe Links und andere Materialien publik machen, die Zusatz- oder auch Hintergrundinformationen enthalten, bieten Sie etwas an, was die Teilnehmer*innen nach der Veranstaltung aufgreifen können. Publizieren Sie dies im Verbund mit den Sessions, so machen Sie alle relevanten Informationen einfach an einer zentralen Adresse abrufbar.

Damit der Zugriff auf solche Materialien wie von selbst läuft, können Sie den Referent*innen die Self-Edit-Mails ans Herz legen. Auf diesem Weg lassen sich PowerPoint-Folien, Dokumente sowie Links zu den Programmpunktinformationen hinzufügen zu den eigenen Profilen hinzufügen.

Fazit zur Nutzung Ihrer Event-App-Agenda

Das Optimum aus Ihrer interaktiven Agenda herausholen – dafür brauchen Sie gar nicht einmal jede verfügbare Komponente zu nutzen. Entscheidend ist, dass Sie Ihr Publikum kennen, um festzulegen, welche Elemente am besten zur jeweiligen Veranstaltung passen. Wenn Sie stets die übergeordneten Veranstaltungsziele im Blick behalten und sich darauf konzentrieren, dass sich die Materialien zu den Programmpunkten intuitiv abrufen lassen, kristallisiert sich schnell heraus, welche Features für Ihre Teilnehmer*innen am wertvollsten sind. Die obigen Tipps sollten Ihnen gezeigt haben, über welch unterschiedliche Möglichkeiten Sie verfügen und wie flexibel Sie das Erlebnis gestalten können, das Sie Ihrem Publikum mit Ihrer Event-App bieten möchten.