Eventdesign: 3 innovative Ideen von der Collision 2019

Im Mai 2019 versammelten sich Unternehmer, Technologie-Mogule, Risikokapitalgeber und weitere Innovatoren aus der ganzen Welt in Toronto, Kanada zur Collision Conference. Für die über 25.000 Teilnehmer bedeutete das eine hochkarätige Rednerauswahl, Keynotes, Podiumsdiskussionen, innovative Sessions, Expertenworkshops und jede Menge Networking. Als kanadisches Tech-Unternehmen war EventMobi selbstverständlich auch vor Ort. Hier fassen wir noch einmal die besten Event-Innovationen von der Collision Conference zusammen, die Sie bei Ihrer nächsten Veranstaltung problemlos umsetzen können – unabhängig von Ihrem Budget!

Inspiration Nr. 1: Teilnehmermeinungen crowdsourcen

Natürlich ist es keine gänzlich neue Idee, die Meinungen von Veranstaltungsteilnehmern zu crowdsourcen – aber die Umsetzung dieses Konzepts bei der Collision Conference fanden wir einfach genial!

Die Collision nutzte wortwörtlich einen Ansatz „zum Anfassen“, um Informationen von Teilnehmern zu crowdsourcen. Während der drei Veranstaltungstage interagierten die Teilnehmer mit 4–5 verschiedenen Wandinstallationen, die über den gesamten Veranstaltungsort verteilt waren. Jede Wand war circa 2,50 x 4,50 Meter groß und zeigte etwa drei Fragen mit Schaubildern, Kreisen oder Diagrammen sowie eine Vielzahl runder orangefarbener Aufkleber zum Feedbackgeben. Die Teilnehmer wurden aufgefordert, die Fragen durch Anbringen der Aufkleber an der Wand zu beantworten. Das Ergebnis war fantastisch – eine visuelle Darstellung der Teilnehmermeinungen zu Finanzen, Work-Life-Balance, Künstlicher Intelligenz, Blockchain und vielem mehr.

Wie baue ich das in mein Eventdesign ein?

Wenn Sie die Meinungen Ihrer Teilnehmer crowdsourcen möchten, überlegen Sie sich zunächst, ob Sie harte Daten benötigen oder ob visuelle Daten ausreichen. Wenn letzteres der Fall ist, ist eine DIY-Lösung für Sie geeignet. Wenn Sie jedoch quantitative Daten wie die Anzahl der Antworten, Prozentsätze jeder Antwort usw. benötigen, ist unsere technische Lösung perfekt für Sie.

Vorteile von Crowdsourcing:

• Die Antworten sind anonym, was eher zu ehrlichen Meinungsäußerungen führt
• Die kreative Anzeigeform kann passend zum Branding der Veranstaltung entworfen werden
• Wichtige Branchenfragen werden visuell in Szene gesetzt
• Tolle Sponsoringmöglichkeiten

Nachteile von Crowdsourcing:

• Hohe Kosten (360-Grad-Branding mit Vinyldruck, freistehende Wände in großem Maßstab, genügend Aufkleber, damit die Teilnehmer über ein Dutzend Fragen beantworten können, Arbeitsaufwand für die Installation usw.)

So wird Crowdsourcing einfacher umsetzbar

1. Do It Yourself

Streichen Sie die freistehenden Wände, den Arbeitsaufwand und den teuren Druck und ersetzen Sie diese Dinge durch Veranstaltungswände, Poster und Sponsoren. Entwerfen Sie ein Poster für jede Frage, die Sie stellen möchten. Durch die individuelle Gestaltung jedes Posters können Sie die Größe und das Design des Posters an Ihre Veranstaltungslocation, den Aufstellungsort und den gewünschten Sponsor anpassen.

Die Fragen auf dem Poster können von Ihrem Veranstaltungsteam entwickelt werden, wenn Sie größere branchenrelevante Fragen stellen möchten. Oder Sie nutzen die Gelegenheit, um Sponsorengelder zu generieren, indem Sie Ihre Partner eine Poster-Frage sponsern lassen. Hierbei ist es letztendlich Ihnen überlassen, ob Sie die Plakate mit Ihrem Event-Branding oder Sponsoren-Branding versehen.

Zu guter Letzt haben Sie verschiedene Optionen zum Darstellen der Teilnehmerantworten. Wenn das Budget knapp ist, können Sie die Plakate so gestalten, dass die Teilnehmer für ihre Antworten Textmarker anstatt Aufkleber verwenden. Wenn Sie jedoch in die Aufkleber investieren können, sorgt das nicht nur für mehr Spaß, sondern die Sticker können auch angepasst werden. Beispielsweise können Sie für verschiedene Teilnehmertypen verschiedenfarbige Aufkleber verwenden, um Unterschiede oder Ähnlichkeiten in den Antworten der verschiedenen Gruppen visuell darzustellen.

2. Technologie

Verwenden Sie ein Live-Umfragetool wie EventMobi, um Fragen zu erstellen und anzuzeigen. Mit EventMobi erhält jede Live-Abstimmungsfrage eine eigene Ergebnisseite, die sich einfach auf verschiedenen Bildschirmen am Veranstaltungsort anzeigen lässt. Mit dieser Lösung kann jede Frage entweder als vertikales oder horizontales Balkendiagramm, als Kreisdiagramm oder in Form von Textantworten angezeigt werden. Die Teilnehmer können die Fragen bequem über Ihre Event-App beantworten und sehen, wie sich die Ergebnisse direkt vor ihren Augen in Echtzeit ändern.

Abgesehen von der Event-App selbst wäre die Anmietung der Bildschirme der einzige Kostenfaktor – und sogar das muss nicht der Fall sein. Warum nicht noch einen Schritt weiter gehen und das Ganze als Gelegenheit für Sponsoring nutzen, indem Partner eine Frage sponsern und so die Sichtbarkeit ihrer Marke steigern können? Ein Teil dieser Sponsoreneinnahmen könnte die Kosten für die Bildschirme decken. Für Sie wären die Kosten gleich null und Sie erhalten zudem einen Vorteil durch all die Daten, die durch Fragen und Antworten gewonnen werden. Von diesen Daten können Sie Screenshots machen und daraus ein effektives Stück Content-Marketing erstellen, das nach der Veranstaltung an alle Teilnehmer verschickt wird.

Zum Mitschreiben – Nur weil Sie stark auf Eventtechnologien wie Event-Apps setzen, müssen Sie nicht unbedingt auf interaktive Formate „zum Anfassen“ verzichten. Digitale Tools können jedoch eine kostensparende Möglichkeit darstellen, aktuelle Innovationen einfach vor Ort umzusetzen.

Inspiration Nr. 2: Medienlounge

Bei der Collision Conference war ein riesiger Bereich für Medienvertreter reserviert, wo Pressemitteilungen, Produktankündigungen und wichtige Unternehmensneuigkeiten zugänglich gemacht wurden – direkt auf der Messefläche! Der Bereich beanspruchte einen großen Teil der Fläche und erforderte Hunderte von Stühlen, Sofas und Tischen für große Medienpartner. Die Medienlounge war schick gestaltet und hatte so eine Strahlkraft, dass man einfach wissen wollten, was es da zu sehen gab!

Wie baue ich das in mein Eventdesign ein?

Ich weiß nicht, ob es Ihnen genauso geht – aber eine Medienlounge bei einer Veranstaltung schreit einfach: „Diese Veranstaltung ist etwas ganz großes“ und „Wenn Sie nicht hier sind, verpassen Sie die wichtigsten Neuigkeiten des Jahres.“ Tja, bei der Collision Conference geht es genau darum. Aber warum sollte Ihre Veranstaltung nicht den gleichen Anspruch an sich stellen und damit ihre Position als Branchenanführer verfestigen?

Vorteile einer Medienlounge:

• Bietet Unternehmen zusätzliche Möglichkeiten, die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer zu erregen
• Produziert zusätzliche Inhalte für Ihr Veranstaltungsmarketing – vor und nach dem Event
• Diversifiziert die Möglichkeiten für Sponsorenbeteiligung – Mehrwert für hochrangige Sponsoren

Nachteile einer Medienlounge:

• Einen Loungebereich einzurichten ist teuer
• Muss während der gesamten Veranstaltung betreut werden

So wird eine Medienlounge einfacher umsetzbar

1. Do It Yourself

Nutzen Sie einen Loungebereich, den Sie ohnehin bereits planen, und fügen Sie einen Medientisch hinzu. Verwenden Sie für Ihren Loungebereich eine circa 2,50×2,50-Meter-Rückwand in Ihrem Veranstaltungsdesign mit einem etwa 2 Meter langen Tisch und stellen Sie die Stühle in Reihen davor. Geben Sie Sponsoren und Geschäftspartnern die Möglichkeit, ihre Branchennews einzureichen. Legen Sie für jeden Ihrer Partner ein Zeitfenster fest, in dem diese eine kurze Präsentation halten und anschließend Fragen beantworten können. Besucher können entweder während der Veranstaltung teilhaben oder die Neuigkeiten im Anschluss an das Event erhalten. Wenn Sie schnell genug sind, können Sie diese in einen täglichen E-Mail-Newsletter einbauen, der den vergangenen Tag zusammenfasst.

Noch eine Möglichkeit ist, Ihre Medienpartner all das planen zu lassen!

2. Technologie

Sie haben nicht den nötigen Platz oder möchten nicht so viel Zeit für den Aufbau investieren? Dann ziehen Sie in Betracht, stattdessen in der Event-App eine „Medienlounge“ einzurichten, worüber Geschäftspartner und Sponsoren Ihnen Pressemitteilungen oder Branchennews senden können. Wenn Sie sich dafür entscheiden, können Sie das eingereichte Dokument anschließend hochladen und im Bereich „Medienlounge“ in der App verfügbar machen. Planen Sie im Voraus Push-Benachrichtigungen für den gesamten Veranstaltungszeitraum – so können Sie Teilnehmer auf die Neuigkeiten aufmerksam machen und dazu anregen, die Medienlounge in der App zu besuchen und mehr zu erfahren.

Zum Mitschreiben – Steigern Sie die Nachwirkung Ihrer Veranstaltung und nutzen Sie diese, um sich weiterhin als führend in Ihrer Branche zu etablieren. Schaffen Sie eine zusätzliche Plattform, auf der Sie während Ihrer Veranstaltung die wichtigsten Branchennachrichten teilen.

Inspiration Nr. 3: Individuelle Lösungen für Ausstellerstände

Messen bieten meist Stände ab einer Größe von 3 x 3 Meter an, die sich für Sponsoren zu einem luxuriöseren und individuelleren Angebot vergrößern lassen. Die Collision Conference entschied sich hingegen für eine innovative Umgangsform mit ihren Ausstellerständen, die speziell auf ihr Klientel und Publikum zugeschnitten war. Im Wesentlichen hieß das – ausgehend von einer Zielgruppe aus Start-Ups und Technologieunternehmen in allen Wachstumsphasen – dass das typische Angebot an Ausstellerständen in Einheitsgrößen nicht reichen würde. Kleinere Start-Ups könnten es sich nicht leisten, auf der Collision Conference auszustellen, allerdings könnte man auch nicht auf ihre Anwesenheit verzichten, da hier häufig die neuesten und größten Innovationen zu finden sind. Das Endergebnis waren drei verschiedene Arten von Ständen auf dem Messegelände.

Neben dem im Ausstellerpaket enthaltenen Stand, der sich vollständig im Design der Marke gestalten ließ, gab es zwei zusätzliche Ausstellungsoptionen, die quasi sofort bezugsbereit waren. Option 2 war ein Block aus vier Ausstellertischen, an denen standardisierte Hängeschilder mit dem Ausstellerlogo angebracht waren. Diese Aussteller waren an allen drei Konferenztagen anwesend. Option 3 bestand aus langen Tischen, die ebenfalls durch standardisierte Hängeschilder mit Ausstellerlogos unterteilt waren, um den zugeteilten Platz des jeweiligen Ausstellers anzuzeigen. Diese Stände wurden so gestaltet, dass sie am nächsten Tag schnell und einfach von einem anderen Aussteller wiederverwendet werden konnten. Das heißt, dass dieselbe Fläche dreimal verkauft werden konnte (€€€) und die Anzahl der teilnehmenden Aussteller für die Veranstaltungsbesucher erhöht wurde. Außerdem wirkte die Messefläche dadurch jeden Tag neu und frisch.

Option 1 – Komplett individuell gestalteter Stand

Option 2 – Block aus Ausstellertischen

Option 3 – Holztische mit Trennelementen

Wie baue ich das in mein Eventdesign ein?

Nicht jeder potenzielle Aussteller verfügt über dasselbe Budget für Event-Marketing. Das sollte kein Grund sein, warum er nicht auf Ihrer Veranstaltung ausstellen kann. Kleinere Unternehmen, die sich Ihre Ausstellergebühren nicht unbedingt leisten können, haben Ihrer Veranstaltung, Ihren Teilnehmern und der Branche dennoch viel zu bieten. Indem Sie diese Unternehmen in Ihr Event einbinden, können Sie Ihrer Veranstaltung einen zusätzlichen Wettbewerbsvorteil und mehr Brancheneinfluss verschaffen. Denken Sie darüber nach, allen Geschäftspartnern unabhängig von ihrer Größe die Möglichkeit zu bieten, auf Ihrer Veranstaltung zu unterschiedlichen Preisen auszustellen.

Vorteile von individuellen Lösungen für Ausstellerstände:

• Steigert Ihre Messeeinnahmen
• Abwechslungsreicherer Aufbau der Messefläche
• Bietet den Teilnehmern einen Mehrwert, da sie jeden Tag auf neue, aufstrebende Unternehmen aus der Branche treffen. Bonus: Teilnehmer besuchen an allen Messetagen die Ausstellungsfläche

Nachteile von individuellen Lösungen für Ausstellerstände:

• Sie müssen in den Aufbau verschiedener Raumlösungen investieren, sodass alle teilnehmen können

So werden individuelle Lösungen für Ausstellerstände einfacher umsetzbar

1. Do It Yourself

Arbeiten Sie mit einem lokalen Anbieter für Eventausstattung zusammen, um kleine Ausstellungsstände für wechselnde Unternehmen zu entwickeln. Stellen Sie nicht einfach nur einen Stehtisch mit einer Tischdecke auf. Standardisieren Sie den Raum und machen Sie es den Teilnehmern durch effektive Beschilderung leicht, festzustellen, wer die Aussteller sind und was sie anbieten. Sehen Sie sich an, wie die Collision Conference diese Bereiche gestaltet hat: Es wurden Werkbänke im industriellen Stil verwendet, die in eine Reihe gestellt und durch hängende Beschilderung unterteilt wurden. Die Beschilderung zeigte das Logo, eine kurze Beschreibung des Unternehmens in ein bis zwei Zeilen, sowie die Standnummer. Jeden Tag wurde die Beschilderung für den nächsten Aussteller ausgetauscht, der den Platz nutzte.

2. Technologie

Wenn Sie es sich nicht leisten können, verschiedene Ausstellerräume zu gestalten – machen Sie es digital. Erstellen Sie in Ihrer Event-App einen „Nachwuchsbereich“, der von den auf der Messefläche ausstellenden Unternehmen getrennt ist. Sie können Anzeigen an Unternehmen verkaufen, die möglicherweise nicht an der Veranstaltung teilnehmen, aber trotzdem Präsenz zeigen möchten. Verlinken Sie in dem Eintrag auf das Profil eines vor Ort anwesenden Unternehmensvertreters und ermutigen Sie die Teilnehmer, untereinander in Kontakt zu treten.

Zum Mitschreiben – Steigern Sie den Messeumsatz und bieten Sie Ausstellungsmöglichkeiten für junge und aufstrebende Unternehmen in Ihrer Branche.

Außerdem erwähnenswert:

• Treffpunkte auf dem Messegelände – Die Collision Conference machte es Tausenden von Teilnehmern leicht, ihren Standort weiterzugeben, indem mehrere Hängeschilder auf eine offene Fläche als „Treffpunkt“ hinwiesen. Anstatt andere Stände oder Standnummern als Treffpunkte zu verwenden, benutzten die Teilnehmer offene Räume. Dadurch wurde es leichter, die Person zu erkennen, mit der man sich traf.
• Wellnessbereiche – Die Collision Conference hatte einen stillen Meditations- und Yoga-Raum, in dem die Teilnehmer dem Trubel auf der Messe entfliehen konnten. Der Bereich war entspannt eingerichtet  und für jeden Raum wurden Bodenkissen bereitgestellt. Man konnte einfach nicht anders, als an diesem Bereich anzuhalten und ein Foto zu machen – so einzigartig und einladend wie er wirkte!
• Rückzugsorte auf dem Messegelände – Die Collision Conference war ganz anders aufgebaut als die üblichen Messen in unserer Branche, die ich besucht habe. Anstatt Konferenzräume für Vorträge zu nutzen und den offenen Bereich der Messefläche für die Aussteller zu verwenden, hat die Collision Conference die Veranstaltung so konzipiert, dass alles auf derselben Fläche stattfindet. Durch den kreativen Einsatz von schweren Vorhängen sowie professioneller Bühnenbeleuchtung und -tontechnik wurden spezifische Räume auf der Ausstellungsfläche geschaffen. Bei diesem Design wirkte es, als würden Vorträge außerhalb des Standgeschäfts stattfinden, aber nicht weit genug entfernt, um sich in einem separaten Raum zu befinden. Die Folge waren eine Menge Besucher, jeden Tag und das den ganzen Tag über. Von Anfang bis Ende kam einem die Messefläche nie leise oder langsam vor und die Vorträge waren immer voll mit Teilnehmern.
• Gesponserte Workshop- oder Vortragsbereiche auf dem Messegelände – Interact veranstaltete Roundtable-Diskussionen, AWS (amazon web services) bot einen Workshop-Bereich für Entwickler an, Siemens hatte eine Lounge – um nur einige zu nennen. Diese gesponserten Bereiche schufen nicht nur innovative Räume für Weiterbildung, sondern nahmen auch die Last von den Organisatoren der Veranstaltung, das komplette Programm selbst zu entwickeln. Und die Sponsoren bekamen jede Menge persönliche Gespräche mit Teilnehmern. Lassen Sie Ihre Sponsoren und Branchenanführer genau das tun – eine Möglichkeit sponsern, zum Branchenanführer zu werden!

Verwandte Ressource:

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