Eventbudget: alles, was Sie wissen müssen, mit Beispielen illustriert
Ob Publikumsmesse oder Fachkonferenz, Recruiting-Event, Jahreshauptversammlung oder Fundraising-Anlass: Professionelle Veranstaltungsplanung umfasst auch vorausschauende Kostenkalkulationen. Die Eventbudgetplanung sollte sogar gleich dann erfolgen, sobald Ziel und Zweck der Veranstaltung feststehen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit einfachen Schritten Ihr Eventbudget kalkulieren.
Eventbudget-Basics: Inhalt
- Wo anfangen bei der Kostenplanung für Events?
- Finanziellen Erfolg definieren und den Bezug zur Budgetplanung herausarbeiten
- Eventbudget: Einfache Schritte für Ihre Kalkulation
- Kostenkalkulation Event – Beispiele
- Womit die Kostenkalkulation für Ihr Event überzeugt
- Den Cashflow kleiner wie auch großer Events kalkulieren
- Eventbudget überwachen und überprüfen
- Die finanzielle Performance Ihres Events analysieren
- Zusammengefasst
Eine umsichtige finanzielle Kalkulation deckt alles ab, was kostentechnisch mit einem Event zusammenhängt. Sie hilft Ihnen, Ihre Ausgaben sowie Einnahmen zu steuern und den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu messen.
Der Wert von Budgetplänen für Events wird oft unterschätzt. Zwar erfordert es bisweilen einigen Aufwand, solche Pläne aufzustellen und für deren Einhaltung zu sorgen, doch kann dies tatsächlich den Unterschied zwischen Veranstaltungserfolg und -misserfolg machen.
In einer umfangreichen Studie von Meeting Professionals International (MPI) und dem Eventtechnologie-Anbieter PSAV wurden Eventplaner*innen nach den Kapazitäten für die Eventkosten-Kalkulation in ihrer jeweiligen Organisation gefragt. Das Ergebnis:
 |
|
| 6 % gaben an, sie wären „froh, dass es einen Prozess gibt“’ | |
| 30 % ließen wissen, je nach Projekt unterschiedlich vorzugehen | |
| 33 % sagten, die Organisation verfüge über Standards und feste Abläufe | |
| 28 % antworteten, die Organisation verwalte die Ressourcen und Abläufe für sie |
Tipp: Mit der richtigen Sponsoringstrategie gewinnen Sie langfristig zufriedene Partner für Ihre Events. Erfahren Sie im kostenfreien Leitfaden “Sponsoring mit Strategie“, wie Sie Ihre Eventeinnahmen maximieren 🤝
Wo anfangen bei der Kostenplanung für Events?
Wenn Sie Ihr Eventbudget aufstellen, sollten Sie herausarbeiten, wie Sie finanziellen Erfolg im Hinblick auf die betreffende Veranstaltung definieren und wie Sie ihn messen wollen. Da heißt es: alle etwaigen Ausgaben und Einnahmen auflisten, die vermutlich anfallen. Behalten Sie dabei stets auch Ihren Cashflow im Sinn. Werfen Sie im weiteren Verlauf auch immer wieder einen kritischen Blick auf Ihre Kostenkalkulation, um sicherzustellen, dass Sie die zugewiesenen Mittel nicht überschreiten.
Finanziellen Erfolg definieren und den Bezug zur Budgetplanung herausarbeiten
Wer wüsste es besser als Eventplanungsprofis? Schon frühzeitig in der Planungsphase gilt es, eine Gewinn-und-Verlust-Kalkulation zu erstellen und abzuschätzen, ob am Ende der Veranstaltung in finanzieller Hinsicht ein Plus, ein Minus oder eine „schwarze Null“ auf dem Papier stehen wird. Was finanzieller Erfolg konkret heißt, hängt von der Art der Veranstaltung und von deren Zielen ab. Bei Führungskräfteevents zum Beispiel überwiegen meistens die Ausgaben, Verbandsveranstaltungen funktionieren tendenziell kostendeckend und Messen sind in vielen Fällen ein einträgliches Geschäft.
Bevor Sie sich an die Details der Budgetplanung heranmachen, müssen Sie die Bedarfe Ihrer Organisation verstehen. Schließlich sind bei Veranstaltungen Kostenkalkulationen eine Art von Prognose oder Hochrechnung sämtlicher Aufwendungen und Erträge vom ersten bis zum letzten Moment, Änderungen im Verlauf des Events nicht ausgeschlossen. Allen Eventualitäten zum Trotz ist es aber selbstredend unverzichtbar, die gängigsten Ausgaben und Einnahmen vorab zu kalkulieren.
Eventbudget: Einfache Schritte für Ihre Kalkulation
Wenn bei der Eventplanung Kosten in den Blick genommen werden, ist vor allem dies zu klären: Auf welche Aspekte der Veranstaltung entfallen Ausgaben und aus welchen Quellen sind Einnahmen zur Kostendeckung zu erwarten? Zudem sind bei der Erstellung von Veranstaltungsbudgets fixe und variable Kosten zu unterscheiden.
Es zählt tatsächlich zu den größeren Herausforderungen in der Veranstaltungsplanung, Ausgaben und Einnahmen systematisch zu verwalten. Doch ist dies zugleich besonders wichtig, um sowohl die festgelegten finanziellen Ziele zu erreichen als auch den Eventerfolg plausibel zu beziffern. Über welche Ausgaben und Einnahmen Sie dabei Rechenschaft ablegen müssen, das hängt nicht zuletzt davon ab, ob Sie ein Präsenz-, Online- oder Hybridevent auf die Beine stellen. Wie Sie sicherlich wissen, können Sie viele der Abläufe mit einer virtuellen Event-Plattform oder einer Hybridevent-Plattform besonders effektiv und effizient organisieren.
Fixe und variable Kosten
Variable Kosten oder Fixkosten? Auch diese Unterscheidung ist mit Blick auf die Gesamtkosten wichtig. Fixe Ausgaben sind diejenigen, die nicht von der Teilnehmerzahl abhängen. Sie sind mit ihrem Gesamtbetrag anzusetzen. Variable Ausgaben hingegen sind solche, die mit der Personenzahl steigen oder fallen. Sie werden pro Kopf kalkuliert.
| Beispiel | |||
| Anzahl Gäste | 200 | 400 | |
| Essen & Getränke (35 €/Person) | 8.000 € | 16.000 € | Variabel |
| Raummiete | 5.000 € | 5.000 € | Fix |
| Entertainment | 2.000 € | 2.000 € | Fix |
| Gesamt | 15.000 € | 23.000 € | |
| Durchschnittliche Kosten / Gast | 75 €/Gast | 57,50 €/Gast | |
Ausgaben für Präsenzveranstaltungen
Laut einer Marktanalyse der Convention Management Association (PCMA) entfallen allein schon 36 Prozent der Pro-Kopf-Ausgaben bei Vor-Ort-Veranstaltungen auf Speisen und Getränke. Die folgende Tabelle veranschaulicht die gängigsten Kostenpunkte im Veranstaltungsbereich. Eventtechnologie lässt sich übrigens bei diesen Standardkosten mitdenken. Zum Beispiel kann eine Event-App Ihr Marketing und Ihre Werbung unterstützen, indem Sie darüber mit Push-Nachrichten auf Keynote-Vorträge und die Registrierung hinweisen.
Ob kleineres Teamevent oder große Messe: Ihr Event steht und fällt mit dem Teilnehmererlebnis. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Zielgruppen von Ihren Ausgaben profitieren. Ihren Gästen ist es egal, wie viel Sie pro Person für die Getränke oder für das Frühstück ausgeben. Aber sie hoffen auf großartige Erfahrungen und Erlebnisse, und dabei spielt die Verpflegung nun einmal eine große Rolle. Die PCMA rät dazu, 55 Prozent Ihres Budgets für Speisen und Getränke, Audio/Video (AV) und Vorträge/Unterhaltung zu veranschlagen. Alles Aspekte, die sich unmittelbar auf das Erlebnis Ihres Publikums auswirken.
Tipp: 📺 Sehen Sie sich diese 8 kurzen Videos an um zu lernen, wie Sie mit der Eventplattform von EventMobi Vor-Ort-Veranstaltungen gestalten, die Ihr Publikum mit einbeziehen und Mehrwert für Sponsoren schaffen.
Ausgaben für Onlineveranstaltungen
Für absolut maßgeschneiderte Onlineevents in Ihrem Branding sollte Ihr Budget im Normalfall diese drei Aspekte berücksichtigen:
- Die Onlineevent-Plattform, auf der Sie Ihr Event veranstalten
- Designarbeiten für diesen virtuellen Raum
- Ihre Streamingleistungen
Die Kosten für diese Aspekte variieren natürlich je nach Größe und Umfang Ihres Ereignisses. Häufig kann man auf Do-it-yourself-Gestaltungsoptionen für die Plattform zurückgreifen. Viele Planer*innen legen allerdings durchaus großen Wert darauf, das Erscheinungsbild perfekt auf die eigene Marke abzustimmen. Ein breites Spektrum gibt es auch bei Streamingangeboten: Beispielsweise mit Zoom können Sie preisgünstig selbst produzieren. Aber manch ein Onlineevent-Plattform-Anbieter, unter anderem EventMobi, bietet Ihnen integrierte DIY-Livestream-Tools an, mit denen Sie direkt aus Ihrer Plattform heraus Liveübertragungen produzieren können. Preislich liegt dies in der Regel im Mittelfeld. Wer über ein größeres Budget verfügt, kann auf die besonderen Vorzüge von Full-Service-Produktionen setzen. Das GoLive!-Produktionsteam von EventMobi ist solch eine Option, aber auch externe AV-Dienstleister kommen in Betracht.
In die Kalkulation Ihres Cashflows spielen verschiedene Onlineevent-Fixkosten hinein. Denken Sie hier unter anderem an:
- Die Nutzung Ihres virtuellen Eventportals
- Die optische Ausgestaltung des Portals
- Eventregistrierung und -ticketing
- Streamingservice
- Produktion (sofern sinnvoll)
- Professionelle Livestream- und Videoproduktion (wenn Sie diesen eher anspruchsvollen Aspekt aus der Hand geben möchten)
Einige variable Kosten fallen in aller Regel ebenfalls an, etwa Vortragshonorare oder Ausgaben für Goodie-Bags.
Ausgaben für Hybridveranstaltungen
Es dürfte kaum überraschen: Hybridevent-Budgets sind ein Hybrid der Auftragspositionen, die bei reinen Vor-Ort- oder eben reinen Onlineevents gängig sind. Doch kommen hier einige Positionen hinzu, die sich auf solche Technik beziehen, die für die beiden Publikumsgruppen (Präsenz- bzw. Onlineteilnehmer*innen) gemeinsame Erlebnisse entstehen lassen.
Planer*innen hybrider Veranstaltungen sollten mit zwei AV-Auftragspositionen kalkulieren: die eine für Technik mit Bezug zum Geschehen vor Ort, die andere für Onlinetechnologie. Vor Ort sollten zwei Kamerapositionen eigenständig besetzt sein; zudem sollten Sie einen IMAG-Operator und einen Video-Mixer einplanen. In Sachen Remote-AV-Technik empfiehlt sich auf jeden Fall dies:
- Eine stabile, kabelgebundene, für das Event bestimmte Internetverbindung mit Geschwindigkeiten von mindestens 100 Mbit/s für Down- und 30 Mbit/s für Uploads
- Streaming- und Encoding-Software wie OBS (kostenlos) oder vMix (kostenpflichtig) für die Kameras, Präsentationen und den Ton der Referent*innen
Wenn Sie zwei separate AV-Teams mit dem nötigen Equipment aufstellen, können Sie perfekte Erlebnisse für die verschiedenen Publikumsgruppen inszenieren. Dies macht sich vor allem bezahlt, wenn Ihnen eine starke aktive Einbindung Ihrer Onlineteilnehmer*innen am Herzen liegt.
Einnahmequellen
Sie können mithilfe des Events selbst Ihre eventspezifischen Ausgaben finanzieren, und zwar mit ganz unterschiedlichen Komponenten. Wie wäre es zum Beispiel, wenn Sie mit folgenden Aspekten vielfältige Erlöse erzielen würden? Werbeeinnahmen, Lizenzen, Leihgebühren für Aussteller- oder Sponsorenstände, Managementvergütung, Registrierungen oder Sponsorengelder? Dies sind nur erste Stichworte. Vor allem bei den Sponsoringeinnahmen sind Ihre Optionen besonders vielfältig.
Lektüretipp: Erfolgreiche Sponsoringstrategien mit Eventtechnologie: Tipps und Beispiele für höhere Veranstaltungseinnahmen
Trotz der Fülle an technologischem Werkzeug, das auf dem Markt ist, nutzen die meisten Planer*innen bei der finanziellen Kalkulation von Veranstaltungen Excel- oder Google-Tabellen. Dabei bilden all die oben skizzierten Ausgaben und Einnahmen jeweils eigene Posten im Event-Budget. Ordnen Sie die Posten so, wie es für Ihr Event im Einzelnen Sinn ergibt, beispielsweise unter den Kategorien Eventlocation, Deko, Werbung, Goodie-Bags und so weiter. Bei Hybridevents ist es eine Überlegung wert, die beiden Oberkategorien „Vor Ort“ und „Remote“ und dazu dann Unterkategorien zu bilden.
Wir sehen immer wieder, dass eindeutige Titel oder Kategorisierungen auch die Auswertung und das Reporting erleichtern. Hier hilft zudem, eine Spalte für Schätzwerte und eine für die tatsächlichen Zahlen anzulegen. Eine schnelle erste Orientierung bei den zu erwartenden Ausgaben und Einnahmen bietet der Blick auf vergangene Events, wobei man einen Durchschnittswert der vergangenen Zahlen ansetzen kann.
Wenn Sie sich zum ersten Mal überhaupt an ein hybrides Event heranwagen, können Sie für eine anfängliche Orientierung zum einen Angebote von entsprechenden Dienstleistern einholen und deren Preise zugrunde legen und zum anderen andere Planer*innen fragen, wie gut ihre Kostenkalkulationen und Bilanzen sich decken. Wichtig ist, sämtliche Zahlen in der Eventkostenplanung wirklich zu verstehen und herleiten zu können. Heben Sie alle Rechnungen und Belege auf, mit denen Sie im Eventmanagement Budgets begründen können.
Ein weiterer nicht zu unterschätzender Posten ist eine Sicherheitsreserve. Sie können, wenn Sie ein Event planen, Kosten für unvorhergesehene Vorkommnisse beim besten Willen nicht exakt kalkulieren. Doch mit einer Rücklage sind Sie zumindest einigermaßen gewappnet, falls zum Beispiel die örtlichen Behörden plötzlich aufwendigere Gesundheitsschutzmaßnahmen für Ihre Präsenzteilnehmer*innen von Ihnen verlangen. Denken Sie am besten genauer darüber nach, welche weiteren Aspekte zusätzliche Kosten mit sich bringen können und wie Sie darauf reagieren könnten.
Ohne gut durchdachten Budgetplan Events zu planen, ist vergebene Liebesmüh. Prüfen Sie, ob Ihre Veranstaltung kostendeckend ist. Sobald der Finanzrahmen abgesteckt ist, können Sie Ihre Optionen mit Blick auf Eventlocation, Werbemaßnahmen, Equipment, Personal und weitere Faktoren ausloten.
Kostenkalkulation Event – Beispiele
Sind die Kostenpunkte klar geworden, dürfte diese Frage aufkommen: Wie lässt sich dies nun schwarz auf weiß darstellen? Natürlich können Sie für Ihre Veranstaltungskosten Tabellen in beliebiger Form aufstellen. Die folgenden, häufig anzutreffenden Beispiele eignen sich allerdings gut zur Orientierung:
Eventbudget, Beispiel 1: Vor-Ort-Event
Nehmen wir eine reine Präsenzveranstaltung, ein Wochenende lang, die Sie in einem Hotel durchführen. Sie erwarten 500 bis 1.000 Gäste. An erster Stelle steht für Sie bei diesem Event: Einnahmen erzielen. Es ist davon auszugehen, dass mit zunehmender Teilnehmerzahl die Einnahmen aus der Vermietung von Ausstellerständen und aus Sponsorenengagements steigen, doch Sie benötigen damit auch mehr Personal und Unterkünfte.
Der Budgetplan für diesen Anlass könnte dann beispielsweise so aussehen:
| Einnahmen | 500 Gäste | 750 Gäste | 1.000 Gäste |
|---|---|---|---|
| Ticketverkauf (300 € p. P.) | 150.000 € | 225.000 € | 300.000 € |
| Sponsorships | 100.000 € | 150.000 € | 200.000 € |
| Standgebühren | 200.000 € | 400.000 € | 600.000 € |
| Gesamt | 450.000 € | 775.000 € | 1.100.000 € |
| Fixkosten | Preis |
|---|---|
| Event-Registrierung/Ticketing-Website | 2,500 € |
| Event-Registrierung/Ticketing-Website Design | 4.500 € |
| Eventmarketing | 15.000 € |
| Event-App Design & Umsetzung | 4.500 € |
| Raummiete | 45.000 € |
| Gestaltung Veranstaltungsort | 60.000 € |
| Vortragshonorare | 65.000 € |
| AV-Equipment | 900 € |
| Entertainment | 1.750 € |
| Gesamt | 246.500 € |
| Variable Kosten | 500 Gäste | 750 Gäste | 1.000 Gäste |
|---|---|---|---|
| Event-App | 4.000 € | 4.000 € | 5.000 € |
| Personal | 8.000 € | 12.000 € | 16.000 € |
| Hotelzimmer (200 € p. P.) | 100.000 € | 150.000 € | 200.000 € |
| Catering (350 € p. P.) | 175.000 € | 262.500 € | 350.000 € |
| Gesamt | 287.000 € | 428.500 € | 571.000 € |
| Gewinn/Verlust | 500 Gäste | 750 Gäste | 1.000 Gäste |
|---|---|---|---|
| Einnahmen | 450.000 € | 775.000 € | 1.100.000 € |
| Ausgaben | 533.500 € | 675.000 € | 817.500 € |
| Gesamt | – 83.500 € | 100.000 € | 282.500 € |
Mit solch einer Budgetübersicht haben Sie genau vor Augen, inwieweit sich eventuelle Änderungen am Szenario auf den Gewinn bzw. Verlust auswirken.
In diesem Fallbeispiel einer Eventbudgetkalkulation können Sie ab einer Teilnehmerzahl von 750 von einem Gewinn ausgehen. Und je mehr Gäste Sie hier anlocken, desto höher fällt der Gewinn aus. Wenn Sie in diesem Szenario jedoch lediglich 500 Teilnehmer*innen erreichen, ist mit einem finanziellen Verlust zu rechnen.
Auf dieser Grundlage können Sie gegensteuern. Einige Möglichkeiten:
- Das Eventmarketing mit finanziellen Mitteln aufwerten
- Eine günstigere Eventlocation suchen
- Mehr Sponsoren an Land ziehen
- Ticketpreise anpassen
Eventbudget, Beispiel 2: Hybrides Event
Nun zu einem Beispiel für eine Hybridevent-Kostenplanung. Hier könnte die Aufstellung so aussehen:
| Einnahmen | 500 Gäste | 750 Gäste | 1.000 Gäste |
|---|---|---|---|
| Vor-Ort-Tickets (400 € p. P.) | 150.000 € | 225.200 € | 300.000 € |
| Onlinetickets (75 € p. P.) | 9.375 € | 14.025 € | 18.750 € |
| Sponsoring (Vor-Ort/Virtuell) | 150.000 € | 200.000 € | 250.000 € |
| Ausstellerstände | 150.000 € | 300.000 € | 450.000 € |
| Gesamt | 459.375 € | 739.225 € | 1.018.750 € |
| Fixkosten | Preis |
|---|---|
| Event-Registrierung/Ticketing-Website | 2.500 € |
| Event-Registrierung/ Ticketing-Website Design | 4.500 € |
| Eventmarketing | 15.000 € |
| All-in-One Eventplattform-Design und Umsetzung | 4.500 € |
| Raummiete | 30.000 € |
| Gestaltung Veranstaltungsort | 60.000 € |
| Vortragshonorare | 40.000 € |
| AV-Equipment | 30.000 € |
| Entertainment | 20.000 € |
| Livestream-Technologie | 15.000 € |
| Gesamt | 221.500 € |
| Variable Kosten | 500 Gäste | 750 Gäste | 1.000 Gäste |
|---|---|---|---|
| All-in-One-Eventplattform | 5.000 € | 7.000 € | 7.000 € |
| Personal | 5.000 € | 8.000 € | 10.000 € |
| Hotelzimmer (200 € p. P.) | 75.000 € | 112.600 € | 262.500 € |
| Catering | 131.250 € | 197.050 € | 262.500 € |
| Gesamt | 216.250 € | 324.650 € | 429.500 € |
| Gewinn/Verlust | 500 Gäste | 750 Gäste | 1.000 Gäste |
|---|---|---|---|
| Einnahmen | 459.375 € | 739.225 € | 1.018.750 € |
| Ausgaben | 437.750 € | 546.150 € | 651.000 € |
| Gesamt | 21.625 € | 193.075 € | 376.750 € |
Dieses Eventbudget-Beispiel ist ein starkes Argument für hybride Events. Die hohen Ticketpreise für Präsenzteilnehmer*innen erklären sich mit den Zusatzkosten die Miete des Veranstaltungsortes, des Eventdesigns und Live-Unterhaltung. Wenn Sie bei der Vermarktung Ihrer Veranstaltung kommunizieren, wie einzigartig das Erlebnis vor Ort sein wird, können Sie sogar die Ticketpreise über das hinaus erhöhen, was Sie für eine reine Präsenzveranstaltung verlangen würden. Virtuelle Teilnehmer*innen benötigen weniger Ressourcen und Ausgaben, aber der niedrigere Ticketpreis spiegelt wider, dass sie auf die multisensorischen Elemente des persönlichen Veranstaltungserlebnisses verzichten müssen.
Womit die Kostenkalkulation für Ihr Event überzeugt
Ein Budgetvorschlag kommt als Dokument oder Präsentation daher. Er dient dazu, die Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Institution dafür zu gewinnen, dass sie Ihre Veranstaltung bewilligen. Es führt also kein Weg darum herum, eine Kostenaufstellung auszuarbeiten, die den Veranstaltungserfolg plausibel darstellt.
Doch im Grunde ist dies nur noch ein kleiner Schritt, wenn bereits im Zuge der Eventplanung Kostenpläne erstellt wurden. Neben Ihren erwarteten Einnahmen und Ausgaben sollten Sie die Präsentation des Veranstaltungsetats allerdings mit einigen weiteren Angaben garnieren, etwa:
- Sinn und Zweck Ihrer Veranstaltung
- Daten von Ihren vergangenen Events
- Informationen über ähnliche Zusammenkünfte in Ihrer Branche
- Sicherheitsrücklagen für Ihren Ausgabeplan
- Mögliche Überschüsse Ihres Veranstaltungsbudgets
- Angaben dazu, wie genau Sie den Return on Investment (ROI) messen wollen
Budgetpräsentationen sollen mit triftigen Argumenten darlegen, dass das Projekt den erklärten Zielen gerecht werden und einen handfesten ROI generieren wird. Dabei müssen Sie Ihr Vorhaben ehrlich und konkret vorstellen, um bei Ihren Stakeholder*innen mit Glaubwürdigkeit zu punkten. Dann vertrauen diese am ehesten darauf, dass Ihre Daten das Vorhaben bzw. die Investition rechtfertigen.
Den Cashflow kleiner wie auch großer Events kalkulieren
Zwei Aspekte werden häufig nicht bedacht, wenn Veranstaltungsausgaben und -einnahmen geplant werden: die laufende Liquidität (der Cashflow) und das Startkapital. Gerade im Eventbereich ist es Usus, dass die großen Ausgaben anfallen, bevor überhaupt erste Gelder hereinkommen. Bei der Buchung einer Eventlocation beispielsweise wird nicht selten eine Kaution oder eine Anzahlung verlangt, und das zu einem Zeitpunkt, wenn noch kein einziges Ticket verkauft ist. Mit anderen Worten: Sie müssen Ihre Rechnungen schon bezahlen können, bevor Sie selbst welche verschicken.
Zur Kalkulation des Cashflows addieren Sie all Ihre Einnahmen und subtrahieren dann die nicht eingezogenen Forderungen (also Gelder, die Ihnen für erbrachte Dienstleistungen oder Arbeiten noch geschuldet werden). Dies ist Ihr Kassenbestand vor Ausgaben. Ziehen Sie dann all Ihre Verbindlichkeiten davon ab (Gelder, die Sie anderen für deren erbrachte Leistungen oder Arbeiten schulden), so ergibt das Ihren Kassenbestand. Ist die Zahl positiv, dann verfügen Sie über einen positiven Cashflow.
Cashflow-Kalkulation
Sämtliche Einnahmen – nicht eingezogene Forderungen = Kassenbestand vor Ausgaben
Kassenbestand vor Ausgaben – Verbindlichkeiten = Kassenbestand
Startkapital ist der Geldbetrag, den Sie zum Beginn eines wie auch immer definierten Zeitraums zur Verfügung haben.
Eventbudget überwachen und überprüfen
Die Phase der Budgeterstellung ist erst der Anfang der Eventkostenbetrachtung. Wie erwähnt lassen sich nicht alle Ausgaben vorhersehen; Ihr Budget wird sich höchstwahrscheinlich schon im Verlauf der Planungsphase verändern. Darum ist es doppelt wichtig, stets einen prüfenden Blick auf die Kostenplanung zu haben.
Es empfiehlt sich, schon zu Beginn Ihre Buchhaltungs- oder Finanzabteilung ein kritisches Auge auf Ihre Kostenaufstellung werfen zu lassen. Je nach Größe Ihres Unternehmens kann es auch sinnvoll sein, stattdessen die Eigentümer*innen einzubeziehen. So können Sie sich vergewissern, dass Sie mit Ihren (Budget-)Planungen auf dem richtigen Weg sind. Hinsichtlich dessen, dass es noch zu deutlichen Änderungen an Ihren Eventmodalitäten kommen könnte, sollten Sie schon im Vorfeld klären, wer etwaige Mehrausgaben bewilligen oder tätigen darf. Hier kann zudem die bereits angesprochene Sicherheitsreserve ins Spiel kommen.
Ihr Budget in der Planungsphase wie auch im Verlauf der Veranstaltung nie aus dem Blick zu verlieren, ist wichtig. Einfach ist es allerdings nicht unbedingt. Doch es sind einige technologische Lösungen auf dem Markt, die hierbei enorm hilfreich sein können, unter anderem Expensify.
Technologie kann Ihnen dabei auf ganz unterschiedliche Weise helfen. Ein Aspekt sind die Geschwindigkeit und die Präzision, mit der Sie und Ihr Team sich in Echtzeit über das Budget verständigen können. Wenn Sie ein cloudbasiertes System für all Ihre finanziellen Belange nutzen, können Sie diese buchstäblich von überall und jederzeit organisieren.
Es gibt eine ganze Reihe von Produkten und Dienstleistungen, die Ihnen das Management Ihrer Finanzen jetzt und in Zukunft erleichtern können, etwa CendynArcaneo, FreshBooks und Certify, um nur ein paar zu nennen. Bevor Sie sich für ein bestimmtes Produkt entscheiden, sollten Sie sich auf jeden Fall mit allen darüber verständigen, die dabei mindestens formal ein Wörtchen mitzureden haben. Klären Sie, ob sich die Anwendung leicht implementieren lässt oder ob Schulungen erforderlich sind. Zudem sollten Sie festgelegt haben, auf welche Weise Sie bisherige Leistungen bewerten und künftige finanzielle Performance prognostizieren wollen.
Die finanzielle Performance Ihres Events analysieren
Ist Ihr Event beendet, müssen Sie alle Ausgaben und Einnahmen bilanzieren. Dies ist nicht allein gegenüber Ihren Stakeholder*innen, sondern auch für Ihre künftigen Veranstaltungen wichtig. Denn daraus können Sie weitreichende Erkenntnisse ableiten, sodass Sie in wirtschaftlicher Hinsicht noch besser vorbereitet in das nächste Event gehen.
Ziehen Sie zunächst die Parameter und Richtwerte heran, auf die Sie sich im Vorfeld als Messgrößen für Ihren Veranstaltungserfolg festgelegt hatten. Seit etwa einem Jahrzehnt können Planer*innen dank neuer Technologien die Gesamtperformance eines Events besser denn je auf unterschiedlichste Art und Weise evaluieren. Mit qualitativen wie auch quantitativen Daten haben Sie es selbst in der Hand, Erträge und Ergebnisse zu ermitteln und Wirkungen nachzuweisen.
Immer wieder geht es bei der Frage nach dem Erfolg eines Events um den ROI. Diese Leistungskennzahl beziffert den Ertrag im Verhältnis zu den angefallenen Ausgaben. Auf Grundlage des ROI können Sie sogar verschiedene Budgetschwerpunkte vergleichen. Erzielen Sie zum Beispiel mit den Mitteln, die Sie in Ihr Outbound-Marketing stecken, oder mit Investitionen in Ihre etablierte Event-Community den höheren ROI?
Doch „nackte Zahlen“ sind natürlich bei Weitem nicht alles, wenn Sie die Wirkung Ihrer Veranstaltung ermitteln möchten. Sie können den Event-ROI auch in nichtfinanziellen Kategorien erfassen. Wie wäre es zum Beispiel hiermit?
- Social-Media-Monitoring, auch bekannt als Social Listening
- Umfragen unter den Teilnehmer*innen
- Event-App-Insights und -Interaktionen
- Wahrnehmung Ihrer Sponsoren
Unsere Eventplattform versorgt Sie mit detaillierten Nutzungsstatistiken. Anhand dessen können Sie Ihren Veranstaltungs-ROI nicht nur ermitteln, sondern auch bequem und übersichtlich gegenüber Ihren Stakeholder*innen darlegen, nicht zuletzt gegenüber den Sponsoren. Mit EventMobi können Sie:
- Teilnehmerzahlen abrufen, sowohl programmpunktspezifisch als auch im größeren Rahmen
- Traffic zu spezifischen Rubriken der Plattform tracken
- Interessen, Einbindung und Aktivitäten der Teilnehmer*innen nachvollziehen
- Dauer der Betrachtung von Inhalten nachverfolgen (unter anderem für gesponserte und andere Videos und Werbebanner)
Mit diesen Datenpunkten können Sie die wertvollsten Leads für die Sponsoren hervorheben und zugleich den ROI der Teilnahme an Ihrem Event demonstrieren.
Zusammengefasst
Für Veranstaltungen Kostenkalkulationen bzw. Eventbudgets aufstellen und diese fortwährend kritisch überprüfen: ein Muss für Eventplaner*innen.
Die finanzielle Performance einer Veranstaltung im Detail auszuwerten, kann eine durchaus komplexe Aufgabe sein. Aber es ist auch eine Aufgabe, die einen für weitere Events immens voranbringen kann, denn bei gründlicher Evaluierung und Analyse können Sie Ihre Eventbudgets in Zukunft noch passgenauer erstellen. Legen Sie fest, welche Kategorien die höchste Priorität haben, und weisen Sie dann jeder dieser Kategorien eine Kennzahl zu (einen KPI). Ihre KPIs sollten nicht nur für den jeweiligen Messbereich relevant sein, sondern sich auch präzise nachverfolgen und messen lassen. Darauf aufbauend können Sie Ihre Leistung von Jahr zu Jahr messen bzw. vergleichen und zudem ein Ziel für eine aggregierte Messung Ihrer finanziellen Performance festlegen.
Bei all dem können Eventtechnologien immens behilflich sein. Dies gilt insbesondere auch bei der Eventmanagement-Budgetplanung.
Sie wollen mehr über EventMobi erfahren? Dann buchen Sie jetzt Ihre persönliche Demo mit unseren Expert*innen!