Event-ROI messen: sieben einfache Schritte und Wissenswertes zu Kennzahlen

Bei Ihren Veranstaltungen ist es in Ihrem ureigenen Interesse, mehr herauszuholen, als Sie hineingesteckt haben. Oder Sie zumindest auf null zu kommen. Die Event-ROI-Messung ist entscheidend, damit für Sie transparent wird:

• wo Sie Geld ausgegeben haben
• wo Sie Geld eingenommen haben
• wo Sie weiterhin investieren sollten
• wo Sie Ausgaben zurückfahren sollten
• wie Sie künftig strategisch Veranstaltungsbudgets erstellen

Doch welche Event-ROI-Kennzahlen sind die wichtigsten? Und wie berechnet man den Return on Investment, den Ertrag einer Investition?

In diesem Event-ROI-Guide erfahren Sie alles, was wichtig ist.

Was versteht man unter Event-ROI?

Der Begriff Event-ROI bezeichnet den Ertrag, den Sie mit Ihrer Veranstaltung einfahren. Angesichts dessen, was Sie an Zeit, Geld und Energie investiert haben, gibt die Messung Ihrer Investitionsrendite einen wichtigen Hinweis darauf, wie profitabel und solide Ihr Event war.

Haben Sie eine Community auf- oder ausgebaut? Mehr eingenommen als ausgegeben? Neue vielversprechende Geschäftskontakte geknüpft?

Ein Event-ROI-Report gibt Ihnen klare Daten an die Hand. Und mit Daten können Sie smartere Entscheidungen treffen, bessere Events veranstalten und sicherer denn je Ihre Ziele erreichen, seien es konkrete oder allgemeine Ziele (Teilnehmerinteraktionen, Markenwahrnehmung oder schlichtweg eingenommene Gelder).

Was definiert einen guten Veranstaltungs-ROI?

Ein guter ROI kann unterschiedlich aussehen. Ausschlaggebend ist, welche Ziele Sie sich gesetzt hatten. Denkbar ist zum Beispiel: Einnahme eines bestimmten finanziellen Betrags, Akquise einer konkreten Teilnehmerzahl oder auch eine beliebige andere Kennzahl, die Sie Ihren Jahreszielen näher bringt.

Solche Ziele und entsprechende Pläne sind zu definieren bzw. auszuarbeiten, bevor der Startschuss für Ihr Event fällt. Und dann gilt: Ein guter ROI heißt, dass Sie Ihre Ziele erreicht haben. Ein großartiger ROI bedeutet, dass Sie sogar weiter gekommen sind als geplant.

Wenn Sie hingegen zu dem Schluss kommen, Geld in den Sand gesetzt zu haben, oder wenn Sie spezifische Ziele offensichtlich verfehlt haben, dann ist es leider ein schlechter ROI.

5 ROI-Kennzahlen, die Sie in Betracht ziehen sollten

Das Gute an all dem? Sie haben es selbst in der Hand.

Die ernüchternde Nachricht? Jedes Event, jede Organisation ist ein Kapitel für sich.

Zum Einstieg bieten sich branchenübliche Kennzahlen an, und zwar Folgende:

• Austausch mit Ihren Partnern
• Vergleich mit Ihren früheren Ergebnissen
• Analyse branchenspezifischer Forschungsberichte

Auf solche Art und Weise können Sie für Ihr Event Leistungskennzahlen (KPIs, also Key Performance Indicators) festlegen, die realistisch wie auch messbar sind.

Branchenunabhängig gibt es einige maßgebliche KPIs, die auch für Ihre Organisation aussagekräftig sein könnten. Finanzielle Einnahmen und Ausgaben sind nur eine von vielen Optionen, den Event-ROI zu messen!

Behalten Sie diese ROI-Kennzahlen im Sinn, wenn Sie Ihren Erfolg akkurat messen wollen!

Umsatzbasierte ROI-Kennzahlen

Der umsatzbasierte ROI ist eine wichtige Größe zur Messung des Veranstaltungserfolgs. Er gibt den Stakeholdern Ihres Events etwas Quantifizierbares an die Hand, zum Beispiel Ihrem Führungsteam, dem Vorstand und auch den Sponsoren.

Was zählt? Alles, was Sie zu Geld gemacht haben, etwa:

• verkaufte Tickets insgesamt und die daraus resultierenden Einnahmen
• Registrierungen (auch im Vergleich zur tatsächlichen Teilnehmerzahl)
• vermietete Ausstellerstände
• verkaufte Merchandising- und Werbeartikel
• verkaufte Gewinnspiellose

Berücksichtigen Sie hier alles, was Sie im Zusammenhang mit Ihrem Event monetarisiert haben. Vielleicht hatten Sie vor Ort auch eine Bar aufgebaut, an der Sie selbst Getränke verkauft haben? Auch das fällt in die Kategorie Umsatz.

Event-Sponsorship-ROI-Kennzahlen

Sponsorships sind ein tragender Pfeiler erfolgreicher Veranstaltungen. Sie sorgen für finanzielle oder anderweitige Ressourcen. Dies können Programmpunkte, andere Beiträge oder auch Kontakte für Ihre Teilnehmer*innen sein.

Sie möchten Ihre Sponsoren also bei Ihrem nächsten Event wiedersehen. Das macht den Event-Sponsorship-ROI zu einem fundamentalen Faktor.

Wenn Sie wettbewerbsfähige Sponsoringpakete für Events gestalten und Ihre Sponsoren dann Jahr für Jahr wieder ins Boot holen möchten, sollten Sie diesen Veranstaltungspartnern Event-Sponsorship-Kennzahlen vorlegen, die zeigen, wie wertvoll ihr Sponsoring sein kann.

EventMobis Event-App-Technologie zum Beispiel wartet mit einer Fülle integrierter Nutzungsstatistiken auf, die die Interaktionen zwischen Sponsoren und Publikum offenlegen. Das sind unter anderem:

• Anzahl der Impressions, Klicks und Conversions bei Sponsoren-Bannern
• Aufrufe von Unternehmensprofilen
• akquirierte Leads
• Views gesponserter Inhalte
• Gamification-Interaktionen

Dies konkretisiert, wie viel Aufmerksamkeit ein jeder Sponsor beim Veranstaltungspublikum erhalten hat. Es lässt sich direkt in den ROI übertragen, den Sie für Ihre Sponsoren ermitteln. Und das wiederum macht es wahrscheinlich, dass sie für weitere Erfolge auch zukünftig in Ihr Event investieren wollen.

Event-Marketing-Kennzahlen

Ihr Marketingteam steckt ordentlich Zeit und Mühe (und Geld nicht zu vergessen) in Ihr Event, um es so sichtbar wie nur irgend möglich zu machen.

Das einfachste Mittel gegen allzu viel Kopfzerbrechen ist dabei dieses: Vergewissern Sie sich, dass Sie das größte Augenmerk den Bereichen widmen, die Erfolg versprechen, indem Sie einen Blick auf den Event-Marketing-ROI werfen.

Kennzahlen des Eventmarketings sind besonders aussagekräftig bei der Frage, inwieweit Sie Ihre Veranstaltung zum Erfolg führen konnten. Denken Sie hier etwa an:

• Social-Media-Conversion-Rates (Likes vs. registrierte Personen, Impressions vs. Registrierungen usw.)
• geöffnete E-Mails bzw. Klicks vs. Registrierungsquote
• Website-Conversion-Rate (Visits vs. Registrierungen etc.)
• Kosten pro Teilnehmer*in je Kanal (etwa Pay-per-Click, Social-Media-Werbung)
• Anzahl Neuregistrierungen
• Anzahl wieder aufgefrischter Registrierungen

Leitindikatoren sind unter anderem:

• Likes und Shares in Social Media
• Followerzahlen in Social Media
• Verwendung von Event-Hashtags und Mentions
• Websitebesuche
• geöffnete und in Klicks resultierte E-Mails

Leitindikatoren sind gewichtige, jedoch nicht direkt an Investitionserfolge gekoppelte Kennzahlen. Der Event-Marketing-ROI sollte sich letztlich immer daran messen, dass jeder Euro, der ausgegeben wurde, um zu Anmeldungen zu animieren, auch wieder reingeholt wurde. Ein Leitindikator kann daneben Potenziale aufzeigen, selbst wenn noch keine Investitionsrendite zu verbuchen ist.

Ein Beispiel: Sie versenden eine E-Mail, die Ihnen viele Klicks, aber keine Registrierungen einbringt. Dann variieren Sie doch mal den CTA in der E-Mail. Oder versuchen Sie es mit einem A/B-Test bezüglich des Layouts oder der Informationen auf der Registrierungs-Landingpage. Auf diese Weise wird ein vielversprechender Kanal ergiebiger für Sie.

Eventmarketing sollte sich nicht anfühlen, als würde man im Nebel tappen. Es gibt eine Menge von Kennzahlen, mit denen Sie messen können, wie erfolgreich Ihr Team war. Und wenn es Ihnen vorkommt, als hätten sich bestimmte Bemühungen nicht bezahlt gemacht, können Sie nun scharz auf weiß ablesen, an welcher Stellschraube Sie beim nächsten Mal drehen sollten.

Ermittlung des Onlineevent-ROI

Für virtuelle Events ROI ermitteln – klingt nach einem Hexenwerk? Im Grunde genommen funktioniert es fast wie bei Präsenzveranstaltungen.

Bei wichtigen Interaktionskennzahlen ist es sogar deutlich einfacher. Es lässt sich nicht nachverfolgen, wie jedes einzelne Gespräch, jeder einzelne Kontakt bei einer Präsenzveranstaltung abgelaufen ist, doch Sie können sehr wohl exakt beziffern, wie viele Teilnehmer*innen Ihre Chat-Funktion genutzt haben.

Über das Tracking von Interaktionen bei Veranstaltungen in der virtuellen Sphäre können Sie sich aussagekräftige Hinweise auf Ihren Event-ROI verschaffen. Schließlich erfahren Sie so, wie sehr sich Ihr Publikum aktiv beteiligt. Je engagierter die Teilnehmer*innen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie sich zu Folgeveranstaltungen erneut anmelden.

Und für mitgliederbasierte Organisationen: umso wahrscheinlicher, dass sie ihre Mitgliedschaft verlängern.

Um Ihren Onlineerfolg auszuwerten, sollten Sie unter anderem folgende KPIs heranziehen:

All dies macht EventMobi natürlich ebenfalls für Sie möglich.

Ein besonders erfreulicher Aspekt ist in diesem Kontext, dass Onlineevents weniger kosten als Vor-Ort-Treffen. Keine Ausgaben für eine Location, für Versicherungen … Kümmern Sie sich einfach um die Teilnehmerinteraktionen und schon zahlt sich Ihr Einsatz nahezu sicher aus.

Weitere wichtige Veranstaltungs-ROI-Messgrößen

Harte Fakten sind nicht alles, wenn Sie den Wert Ihrer Veranstaltungen ermitteln wollen. Einer der wichtigsten ROI-Leitindikatoren ist das Wissen darum, was bei Ihrem Publikum den stärksten Anklang findet.

• Interessen des Publikums, auszuloten hiermit:
  • meistaufgerufene Module Ihrer Event-App
  • wiederkehrende Themen bei Gruppendiskussionen
  • Teilnahmequoten der Programmpunkte
  • Referent*innen mit dem stärksten Zulauf
  • Engagement in Live-Umfragen
  • Mitwirkung bei Eventspielen
  • qualitative Daten, ermittelt mit Umfragen im Anschluss an das Event
• Gamification-Technologien: Nutzen Sie Statistiken zu Ihren beliebtesten Event-Spielen, denn sie können viel über das Engagement Ihres Publikums verraten. Ihre „Führungsspieler*innen“ sind Ihre Event-Champions, von denen Sie sich durchaus nützliche Erfahrungsberichte erhoffen können.
• Weiche Fakten: Social-Media-Erwähnungen und Umfragen im Nachgang von Veranstaltungen sind unersetzlich. Wenn die ganze Welt von einem bestimmten Programmpunkt schwärmt, war das offensichtlich ein echter Hit.

Bringen Sie solche Informationen in Ihre nächsten Planungstreffen ein, um Ihr Team zusätzlich anzuspornen!

Tipp: Um den ROI Ihrer Veranstaltung zu steigern, müssen Sie das Engagement Ihrer Teilnehmer*innen erhöhen. Erfahren Sie, wie Gamification Ihnen helfen kann, die Anzahl der Session-Views, die Interaktion mit Sponsoren und andere wichtige Veranstaltungskennzahlen zu erhöhen — und zu verfolgen, wo Ihre Veranstaltung erfolgreich ist.

Mehr über Gamification erfahren

Nehmen Sie diese Informationen mit in Ihr nächstes Meeting, um Ihr Team zu motivieren und zu inspirieren!

Doch was jetzt? Sie verfügen jetzt über eine wahre Fülle an Kennziffern und Erfolgsindikatoren. Doch nun heißt es: den Event-ROI exakt berechnen.

Es gibt komplexe, finanzspezifische Systeme. Ein Thema für Diskussionen mit Finanzverantwortlichen und Buchhaltungsprofis! Wo es allerdings um Analysen von Basisdaten geht, sind Sie bei uns an der richtigen Adresse.

Wie sich der Event-ROI beziffern lässt

Selbst ohne finanzielles Hintergrundwissen können Sie Ihren Veranstaltungserfolg präzise berechnen, und zwar mit den folgenden beiden Herangehensweisen:

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Sie können den Veranstaltungsertrag einfach mit einer Auflistung ermitteln, in der Ausgaben und Einnahmen gegenübergestellt sind.

Zur Veranschaulichung: Wenn Sie insgesamt Kosten von 2.000 € hatten und am Ende 3.000 € eingenommen haben, beträgt Ihr ROI 1.000 €.

Abhängig von Ihren zuvor gesteckten Zielen kann dies ein erfreulicher ROI sein.

Für diese Vorgehensweise sollten Sie:

1. Ausgaben auflisten, gegliedert nach Warengruppen
2. Einnahmen auflisten, gegliedert nach Warengruppen
3. sämtliche Ausgaben addieren
4. sämtliche Einnahmen addieren
5. die Gesamtausgaben von den Gesamteinnahmen subtrahieren
6. Erfolg genießen!

Für ein detaillierteres Ergebnis können Sie einzelne Ausgaben spezifischen Einnahmequellen gegenüberstellen.

Ein Beispiel: Hat sich das Merchandising selbst bezahlt gemacht? Also: Wie viel haben Sie dafür ausgegeben und wie viel haben Sie damit eingenommen?

Oder so: Wie viel Geld haben Sie in Social-Media-Werbung für einzelne Referent*innen bzw. Programmpunkte gesteckt? Und welche Teilnahme steht da letztlich zu Buche, verglichen mit Programmpunkten, die Sie weniger beworben haben?

Wirtschaftlichkeitsrechnung – Gewinn ggü. Investitionen

Einnahmen und Ausgaben sind leicht zu beziffern, doch berücksichtigt dies nicht immer die Kosten für Zeit, Energie und auch Arbeitsaufwand. Wenn Sie diese Investitionen Ihrem Gesamtgewinn gegenüberstellen, erhalten Sie weitere aussagekräftige Daten.

Werfen wir einen Blick auf den Wert der Freiwilligen einer Veranstaltung: Ihre Dienste sind zwar kostenlos, aber ausgesprochen wertvoll.

Setzen wir einmal einen Stundenlohn von 15 € an. Wenn Sie ein neunstündiges Event plus drei Stunden Einweisung veranschlagen, summiert sich dies auf 180 € pro Person. Und wenn nun zehn Freiwillige für Sie im Einsatz sind, ist deren Arbeit mit 1.800 € zu bewerten.

Sofern Ihre Veranstaltung lediglich 2.000 € eingebracht hat, ist dies keine gute Rendite für diese Arbeits- und Organisationsstunden. Wenn Sie allerdings zum Beispiel 6.000 € eingenommen haben, kann sich Ihre Investitionsrendite durchaus sehen lassen.

Wie Eventtechnologie Ihnen hilft

Viel geschickter können Sie den Event-ROI messen, wenn Sie ausgefeilte Eventtechnologie einsetzen. Vor allem mit den folgenden Tools haben Sie all die Kennzahlen schnell zur Hand:

EventMobi

Wer den Erfolg einer Veranstaltung messen will, ist in einer besonders komfortablen Lage, wenn die Technik sogar live Event-ROI-Daten erhebt und bereitstellt. EventMobi unterstützt Organisationen wie Ihre bereits seit bald 15 Jahren bei großen, vielschichtigen Konferenzen und Events.

EventMobi bietet Ihnen:

• eine All-in-one-Plattform für Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen
• höchst professionelle Services, die Events zu unvergesslichen Ereignissen macht
• mobile Event-Apps, die Ihre Teilnehmer*innen immer und überall griffbereit haben
• Tools für das Networking von Publikum und Sponsoren
• personalisierbare Programmübersichten
• Echtzeit-Tracking im Hinblick auf Interessen, Interaktionen und Aktivitäten der Teilnehmer*innen
• detaillierte Nutzungsstatistiken, mit denen sich diverse Berichte über ein und dasselbe Dashboard erstellen lassen
• Lead-Capture für Aussteller und Sponsoren
• Event X365, eine ganzjährig zugängliche Networking- und Community-Plattform für die Zeit zwischen den Events

Legen Sie mit der kostenlosen Demo los und bringen Sie dann mit EventMobi eine fesselnde Veranstaltung auf die Bühne!

Social-Media- und Markenwahrnehmung

Um Ihren Event-Marketing-ROI zu ermitteln, können Sie diverse technische Anwendungen nutzen, die Ihnen zu einem glänzenden Auftritt in Social Media verhelfen. 

Ob es um mehr Sichtbarkeit, Zeiteinsparungen oder das Erstellen von Berichten geht: Ihre Reichweite zu kennen und auszubauen, kurbelt Ihren Ertrag auf jeden Fall an. Für den Einstieg sind unter anderem diese Tools sinnvoll:

• Hootsuite
• Google Alerts
• Tagboard
• CoSchedule

Marketing-Tools

Beim Event-Marketing-ROI sind gewisse Aspekte nicht immer einfach zu messen. Doch mit der passenden Technik haben Sie stets im Blick, wie weit Ihr Einsatz Sie bringt. Wie finden diese empfehlenswert:

• EventBrite
• Mailchimp
• Constant Contact

„Kundenpflege“

Erfolgreiche Events enden nicht, wenn das Publikum die Location verlässt oder sich ausloggt! Pflegen Sie die Beziehungen zu Ihren Teilnehmer*innen auch darüber hinaus, idealerweise mithilfe von Software, die auf das Customer-Relationship-Management (CRM) zugeschnitten ist. Zum Beispiel:

• HubSpot
• Event Hub
• Salesforce

Nutzungsstatistiken

Daten gelten als „das neue Gold“, doch dafür müssen sie gekonnt ausgewertet werden. Mit einschlägigen Berichten sind Sie hier auf dem besten Weg, nicht zuletzt im Hinblick auf die Planung zukünftiger Events. Absolut nützliche Werkzeuge für die Event-ROI-Analyse sind:

• Google Analytics
• Google Search Console
• Piwik
• Bear Analytics

In sieben einfachen Schritten den Event-ROI ermitteln

Da Sie nun wissen, was der Event-ROI ist, welche Kennzahlen Sie benötigen und wie Sie die Rechnung aufstellen können, können Sie in sieben einfachen Schritten den Erfolg Ihrer Events ermitteln und darlegen:

1) Stakeholder benennen

Im Vorfeld der Veranstaltung gilt es, die wichtigsten Akteure hinter den Kulissen zu identifizieren und zu kontaktieren. Dies sind insbesondere diejenigen, die Zeit, Energie und Geld in Ihre Veranstaltung investieren, unter anderem:

• Marketingverantwortliche
• Verantwortliche der Sponsoren
• Finanzabteilung
• Koordinator*innen des Freiwiligenteams
• Vorstand Ihrer Organisation
• wiederkehrende Aussteller und Sponsoren

Aus diesen Reihen erhalten Sie entscheidende Hinweise auf mögliche anfängliche Investitionen (und etwaige Renditen). Sobald Sie beispielsweise wissen, was Aussteller und Sponsoren anbieten könnten, sind Sie in der Lage, Ihr Budget darauf abzustimmen.

2) Das Team in die Verantwortung nehmen

Großen Ideen liegt oft ein Einsatz an Geld und Arbeit zugrunde. Wenn Sie bei Ihrem Team ausloten, wie es um das Engagement für diese Investitionen bestellt ist, machen Sie unbedingt deutlich, wie sehr Ihre Organisation davon zu profitieren verspricht. Machen Sie Teammitglieder zu „Cheerleader*innen“: Wundern Sie sich nicht, welch kreative Lösungsvorschläge sie Ihnen zu bieten haben!

Abgesehen davon sollte die Erfolgsmessung allen die Arbeit erleichtern und auch persönliche Erfolge einbringen. Überzeugen Sie Ihre Leute davon und lassen Sie sie für die Ergebnisse einstehen!

3) Smarte Ziele setzen

Wie schon gesagt: Sie selbst bestimmen, was einen guten ROI ausmacht. Formulieren Sie Ihre Ziele SMART und definieren Sie damit zugleich, auf welche Kennzahlen es ankommt. Mögliche Parameter sind:

• bestimmte Anzahl an Leads
• Zielbetrag für die Einnahmen
• Gesamtzahl bei den Anmeldungen

Sie können Ihren ROI nur berechnen, wenn Sie sowohl Ihre Investitionen als auch die möglichen Erlöse kennen. Stellen Sie die Weichen also bewusst!

4) Finanzplan erstellen

Nun geht es ans Eingemachte, das Event-Budget. So schön die Vorstellung auch sein mag, aus endlosen Quellen schöpfen zu können: Ihre Finanzabteilung wird dem einen Riegel vorschieben.

Kalkulieren Sie, welche Summe Sie maximal in Ihre Veranstaltung investieren dürften und welchen Betrag Sie voraussichtlich einnehmen werden. Legen Sie dabei auch eine Rubrik für die tatsächlichen Einnahmen an, sodass Sie nach dem Veranstaltungsende ablesen können, wie nah Ihr Plan dem Ist-Zustand gekommen ist.

5) Daten erheben und auswerten

Für ROI-Auswertungen und -Berichte müssen Sie Daten zusammentragen. Auf dieser Grundlage können Sie auch nachverfolgen, ob Ihr Event sich gut entwickelt.

Wichtige Daten sind unter anderem:

• Ausgaben (Miete für die Location, Vortragshonorare, Marketingkosten etc.)
• Arbeitsstunden der Freiwilligen
• Sponsorships
• Registrierungen – auch im Vergleich zu den tatsächlichen Teilnehmerzahlen!
• Marketingkennzahlen

Berücksichtigen Sie insbesondere solche Daten, die sich auf Ihre SMART-Ziele beziehen!

6) Ist-Werte erfassen

Warten Sie mit dem Blick auf die Zahlen nicht, bis der letzte Vorhang gefallen ist. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Live-Event-ROI-Messungen!

Wie das funktioniert? Betrachten Sie die Zahl Ihrer Registrierungen im Verhältnis zu Ihrem investierten finanziellen Betrag oder Arbeitsumfang. Beobachten Sie, wie Ihr Messaging die Veranstaltungsanmeldungen oder Social-Media-Aktivitäten pusht. Oder lassen Sie sich anzeigen, wie oft einzelne Sessions zu den personalisierten Programmen hinzugefügt werden.

So können Sie Ihr Budget optimal nutzen und an die aktuelle Lage anpassen. Ein Finanzplan ist nicht die Realität. Es ist ein Plan. Und die Realität hat Vorrang.

7) Die Ergebnisse prüfen

Stellen Sie die Ist- den Planzahlen gegenüber. Wo haben Sie sogar optimistische Erwartungen übertroffen? Welche Werte überraschen negativ? So können Sie aus Ihren Event-ROI-Analysen auch die nächste Strategie entwickeln.

Klasse ist, wenn Sie die Erwartungen übertreffen. Präsentieren Sie dies Ihren Sponsoren und Ihrer Führungsriege, um zu demonstrieren, dass Ihre Arbeit Früchte trägt.

Sollten die Ergebnisse die Erwartungen nicht erfüllen, können Sie anhand der Zahlen zumindest konkretisieren, wo es hakt. Darauf aufbauend lassen sich gezielt Lösungen für die Zukunft entwickeln.

Als Bonus qualitative Daten erfassen

Mit Feedback-Umfragen nach dem Event verleihen Sie Ihren Ergebnissen noch weit mehr Substanz. Finden Sie heraus, worum die Gespräche Ihrer Teilnehmer*innen kreisen, und holen Sie Rückmeldungen bezüglich dessen ein, was sich ändern könnte.

Schließen Sie sich hierzu auch mit Ihren Ausstellern und Sponsoren kurz. Gestützt auf die Nutzungsstatistiken der Teilnehmer*innen und der Veranstaltungspartner lassen sich Inhalte und Sponsorship-Pakete für die Zukunft so optimieren, dass sie engere Verbindungen begünstigen.

Event-ROI-Reports erstellen

All die Kennzahlen und Informationen gilt es abschließend in einem strukturierten Format aufzubereiten. Wie das am besten gelingt?

Entscheidend ist, die Werte und Daten in einer Art und Weise zu organisieren, in der sie eine Geschicht über Ihre Veranstaltung erzählen:

• Welche Ziele und Ambitionen hatten Sie mit dem Event?
• Was hat tatsächlich stattgefunden – wie die Daten belegen?
• Was haben Sie für die nächste Veranstaltung gelernt?

Das finale Dokument kann ganz unterschiedliche Formen annehmen, beispielsweise ein hübsch aufbereitetes Word-Dokument, eine Reihe von Folien oder auch ein Video. Wir haben ein Beispiel dafür, wie Sie Ihren Bericht strukturieren könnten:

1. Ziele und KPIs: Skizzieren Sie, welche Ziele und Intentionen Sie für das Event formuliert hatten. Ging es in erster Linie um Einnahmen? Markenpräsenz? Aufbau einer Community? Die übrigen Berichtsteile sollten sich konkret hierauf beziehen.
2. Ertragsbericht: Legen Sie Ihren ursprünglichen Finanzplan für das Event offen und stellen Sie dem die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben gegenüber. Machen Sie deutlich, in welchen Bereichen Sie die Ausgaben unterschätzt hatten und wo die Erträge unerwartet hoch waren.
3. Teilnehmerengagement: Stellen Sie alle Daten über die Interaktionen Ihres Publikums zusammen, etwa:

• Nutzungszahlen der Event-App
• Teilnahme an den einzelnen Programmpunkten
• Gamification-Teilnahmen
• Social-Media-Beiträge

Zeigen Sie, welche Aspekte am meisten gefesselt haben und welche am wenigsten.

1. Feedback-Auswertung: Geben Sie Einblicke in die Rückmeldungen der Menschen, die hinter den Zahlen stehen. Ein paar Zitate aus Ihren Umfragen nach dem Event können hilfreich veranschaulichen, wie die Teilnehmer*innen Ihr Event wahrgenommen haben und in Erinnerung behalten. Greifen Sie wiederkehrende Worte und Formulierungen aus den Beiträgen heraus und zeigen Sie, was Ihr Publikum ggf. Immer wieder erwähnt.
2. Pläne für die Zukunft: Schließen Sie mit einer Zusammenfassung des Berichts und skizzieren Sie, wie Sie die Erfahrungen und Erkenntnisse für Ihre nächste Veranstaltung nutzen können.

Wie Sie Ihren Event-ROI in Zukunft optimieren

Super an Events ist, dass in Zukunft immer wieder neue anstehen. Den Erfolg einer Veranstaltung zu messen und zu dokumentieren, ist ein wertvoller Ausgangspunkt für Ihre künftigen Eventplanungen.

Auf der Suche nach einem zuverlässigen Weg, Ihren Event-ROI zu steigern? Buchen Sie eine kostenlose EventMobi-Demo und schauen Sie, was wir Ihnen für Ihr nächstes Event zu bieten haben!

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