Event-Check-in und Einlassmanagement optimieren – so geht’s
Sie haben Wochen oder Monate in die Planung aller Details Ihrer Veranstaltung gesteckt. Jetzt ist Showtime! Einen der ersten Eindrücke erhält Ihr Publikum beim Check-in. Dieser Moment ist entscheidend: Läuft das Einchecken wie am Schnürchen, stimmt das die Gäste positiv. Kommt es nur zäh oder unübersichtlich voran, sorgt das für einen unerfreulichen Eindruck.
Doch auf welche Weise gestalten Sie das Einlassmanagement so, dass Ihre Gäste den Check-in in bester Erinnerung behalten? Mit Check-in-Software und anderen praktischen Tools ist es fast ein Kinderspiel, einen großartigen ersten Eindruck zu machen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Besucher*innen gleich zu Beginn Ihrer Veranstaltung ein großartiges Erlebnis bieten.
Inhalt
Was ist Event-Check-in-Management?
Das Event-Check-in-Management setzt sich aus den Anmeldungen und dem Einlassmanagement bzw. der Einlasskontrolle zusammen. Es gilt, für das Eintreffen der Gäste einen gut organisierten, also schnellen und unkomplizierten Ablauf auf die Beine zu stellen. Dies deckt von den Anmeldebestätigungen über das Erstellen und Aushändigen von Badges sowie Veranstaltungsmaterial bis hin zur aktiven Begrüßung der Anwesenden alles ab.
Dieser Prozess kombiniert Technologie und Organisation. Da Veranstaltungen sich im digitalen Zeitalter auf besondere Art weiterentwickeln, haben moderne Tools wie Event-Check-in-Software das Einchecken der Gäste geradezu revolutioniert. Ein Beispiel: Software, die mit einem QR-Code-Scanner vernetzt ist, beschleunigt den Einlass der Gäste und versorgt Veranstalter außerdem in Echtzeit mit Teilnehmerdaten.
Darüber hinaus können im Zuge des Einlassmanagements eindeutige, gut sichtbare Beschilderungen sinnvoll sein, die Bereiche für bestimmte Gäste ausweisen (VIPs, „gewöhnliches“ Publikum oder auch Aussteller). Auch die Einweisung des Teams für verschiedene Szenarien kann dazugehören. Das übergeordnete Ziel all dessen: die Gestaltung eines flotten, reibungslosen, sympathischen Starts in Ihr Eventerlebnis.
Wie das Teilnehmertracking bei Veranstaltungen gelingt
Bei Events kann man die Beteiligten auf zwei Ebenen tracken: erstens über die Einlasskontrolle und zweitens durch Nachverfolgung der Teilnahmen an den einzelnen Programmpunkten. Im Zuge des eigentlichen Check-ins am Einlass werden Teilnehmerdaten erfasst, wobei abgeglichen wird, ob sie vollständig angemeldet waren. Beim Programmpunkttracking wird überwacht, welche Sessions wie gut besucht werden und wie das Teilnehmerengagement aussieht.
Die Einlasskontrolle funktioniert häufig über Event-Check-in-Apps oder spezifische Software. Mithilfe solcher Tools läuft das Einchecken schnell und unkompliziert, beispielsweise mit kleinen, schnellen QR-Code-Scannern.
Demgegenüber erfasst das Programmpunkttracking die Teilnehmerjourneys im Verlauf der Veranstaltung. Es legt für Sie offen, welche Programmpunkte besucht werden, wie lange die Teilnehmer*innen dabeibleiben und inwieweit sie sich aktiv einbringen. Dies ist aus mehreren Gründen wichtig und wertvoll:
- Sponsoren-ROI: Wenn Sie analysieren, welche Programmpunkte oder Stände am stärksten frequentiert werden, können Sie für Ihre Sponsoren den Return on Investment beziffern. Auf diese Weise können Sie sie besser für die Zukunft an sich binden und auch neue Sponsoren akquirieren.
- Erkenntnisse zum Programm: Das Tracking eröffnet Einblicke bezüglich dessen, welche Programmpunkte am beliebtesten sind und bei welchen am meisten Interaktion stattfindet. So können Sie in Zukunft noch besser inhaltlich planen.
- Bescheinigungen: Bei Veranstaltungen, auf denen Weiterbildungszertifikate oder -punkte vergeben werden, lässt sich mithilfe von Programmpunkttracking sicherstellen, dass die betreffende Person die jeweiligen Anforderungen erfüllt hat.
Mit der nahtlosen Kombination von Event-Check-in und Programmpunkttracking können Veranstalter eine Vogelperspektive auf das gesamte Geschehen einnehmen. So ist für operative Effizienz und umfassende Datenerfassung gesorgt. Jetzt fragen Sie sich vermutlich: Wie geht man das Tracking denn nun an?
Engpässe beim Einlassmanagement vermeiden: So klappt es
Der Zauber eines Events beginnt oft mit dem Einchecken. Veranstalter sollten somit unbedingt dafür sorgen, dass der Event-Check-in wirklich naht- und reibungslos verläuft. Und das gelingt so:
- Automaten für selbstständige Event-Check-ins: Ermöglichen Sie Ihren Veranstaltungsgästen, an Check-in-Stationen im eigenen Tempo einzuchecken. Diese Selbstbedienungsoption funktioniert nicht nur schnell und bequem, sondern reduziert auch Ihren Personalbedarf.
- QR-Code-Scans: Die traditionelle Einlasskontrolle von Hand wird überflüssig, wenn die Teilnehmer*innen ganz einfach und bequem ihre individuellen QR-Codes scannen können. Eventmobi ermöglicht dies für die meisten mobilen Endgeräte, sodass diese Funktion kaum jemand nicht nutzen kann.
- Vor-Ort-Badge-Druck: Wenn das nicht Eindruck macht! Lassen Sie Ihre Gäste ihre Event-Badges frisch aus dem Drucker ziehen, wenn sie eintreffen.
- Individualisierung bis ins Detail: Jedes Event gibt es nur einmal. Versuchen Sie darum, Ihre Veranstaltung so individuell wie möglich zu präsentieren. EventMobi bietet hierfür vielfältige Optionen zur individuellen Ausgestaltung an. So können Sie Ihr Einlassmanagement maßgeschneidert für Ihren spezifischen Anlass und in Ihrem Branding gestalten.
- Nutzungsstatistiken in Echtzeit: Die Menschen zur Anreise bzw. zur Teilnahme zu animieren, ist nur die halbe Miete. Ebenfalls ist wichtig, die Dynamiken des Publikums vor Ort zu verstehen. Erfassen Sie Echtzeit-Nutzungsstatistiken, um Check-in-Quoten zu ermitteln und wertvolle Erkenntnisse für Folgeveranstaltungen gewinnen.
- Management mehrerer Events: Bei Ihnen laufen viele Veranstaltungen oder Programmpunkte gleichzeitig? Dann müssen Sie ganz besonders auf einen reibungslosen Ablauf achten. Die EventMobi-Software ist vortrefflich für komplexe Veranstaltungsstrukturen geeignet und macht das übergreifende Event-Check-in-Management zu einer sicheren Sache.
All diese Aspekte sind in der Eventmobi Event-Management-Software vereint. Unsere Check-in-App bietet alles, um Ihre Gäste effektiv und mit Stil in Empfang zu nehmen – und beim Aufsetzen und Individualisieren des Systems stehen Ihnen unsere Experten mit Rat und Tat zur Seite.
So einfach! 17 Event-Check-in-Tipps und Ideen
Es mag simpel wirken, doch bei der Optimierung des Event-Check-in-Managements lässt sich an vielen Stellschrauben drehen. Mit den folgenden Tipps krempeln Sie die Einlasskontrolle um – von ausufernd zu außergewöhnlich:
Ablaufplan für die Einlasskontrolle festlegen
Vom Start weg benötigen Sie einen klaren Plan für den gesamten Check-in-Prozess. Herkömmliche Vorgehensweisen (etwa Einlasskontrolle mit Papierformularen) wirken oft veraltet, können allerdings bei kleineren Anlässen sinnvoll sein. Je größer die Veranstaltung jedoch ist, desto unumgänglicher werden Digitallösungen, unter anderem Apps und automatische Systeme.
Über die Effizienz hinaus stimmt Ihre Vorgehensweise auch auf das Teilnehmererlebnis ein. Mit anderen Worten: Bedenken Sie nicht nur die Veranstaltungsgröße, sondern auch die Annehmlichkeiten für Ihr Publikum!
Das Team – auch Freiwillige – in Sachen Kundenservice schulen
Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung von gutem Kundenservice! Genau genommen ist Ihr Event-Check-in-Personal das erste menschliche Gesicht Ihres Events. Ein nettes, gut organisiertes und gut eingewiesenes Team kann die ersten Eindrücke Ihres Publikums enorm prägen. Betonen Sie, wie wichtig Geduld, aktives Zuhören und klare Kommunikation sind. Werden Ihre Gäste professionell und herzlich begrüßt, ist das der ideale Grundton für die gesamte Veranstaltung.
FAQ-Liste für das Empfangsteam bereitstellen
Früher oder später kommt es beim Event-Check-in zu der einen oder anderen Frage. Wenn Ihr Team eine Liste mit den gängigsten Fragen sowie den passenden Antworten zur Hand hat, dann können diese einheitlich überzeugen. Solch eine Liste dient dem schnellen Nachschlagen, damit Wartezeiten möglichst gering gehalten werden und Ihr Team auf unterschiedlichste Anliegen souverän reagieren kann.
Event-Check-in-Liste erstellen
Eine Namensliste für das Einlassmanagement verschafft Ihrem Team nicht nur einen guten Überblick über das Publikum, sondern erleichtert ihm auch den Umgang mit Änderungen in letzter Minute. Hier sei etwa an unerwartete Gäste oder auch an Veränderungen am Bestuhlungsplan gedacht. Die Anpassungsfähigkeit kann hier Gold wert sein.
Die perfekte Event-Check-in-App wählen
Digitale Lösungen haben das Einlassmanagement fundamental verändert. Die Event-Check-in-App von EventMobi zum Beispiel kombiniert eine ganze Reihe von Eventmanagement- und Interaktionsfunktionen nahtlos mit einem eleganten Erlebnis. Mithilfe von Nutzungsstatistiken in Echtzeit, QR-Code-Scans und intuitiven Automaten für den eigenständigen Check-in macht die App die typischen Check-in-Mühen vergessen und sorgt beim Publikum direkt für gute Laune.
Zahlungsoptionen für Anmeldungen vor Ort auswählen
Flexibilität bei Zahlungsmethoden ist unverzichtbar, wenn Sie allen Gästen individuell entgegenkommen möchten, vor allem bei Registrierungen vor Ort. Ob Bargeld oder Kreditkarte oder digitale Bezahlsysteme: Wenn Sie auf jedes Szenario vorbereitet sind, gelingen die Transaktionen schnell und problemlos. Wenn Sie Hürden bei den Zahlungsoptionen auf Ihrer Event-Check-in-Plattform ausräumen, lässt das die Registrierungen zügig gelingen.
Badge-Druck für das Event
Badges erfüllen bei Veranstaltungen zahlreiche Aufgaben. Sie dienen nicht nur als Ausweis, sondern auch als Networking-Hilfe und als Werbefläche für Ihre Marke wie auch für Ihre Hauptsponsoren.
Ob Vorabdruck in Ihren Büros oder Ausfertigung live vor Ort: Ihr Badge-Drucker sollte sich für die Größe, den Bedarf und das Budget Ihrer Veranstaltung eignen. Ihre Badge-Druck-Lösung sollte gut lesbare und bequem tragbare „Veranstaltungsausweise“ ergeben, die den Gesamteindruck positiv untermauern. Dies gilt natürlich auch, wenn Sie Ihre Badges von einem Dienstleister erstellen und liefern lassen.
QR-Codes für das Einlassmanagement erstellen
QR-Codes sind der Inbegriff von Effizienz. Dank Datenübertragung mit einem simplen Scan klappt der Event-Check-in per QR-Code „kurz und schmerzlos“. Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, schnellerer Zugang zur Veranstaltung und entspannteres Arbeiten für Sie und Ihr Team.
Selbstbedienungs-Check-in-Automaten nutzen
Wenn Sie Ihrem Publikum unkomplizierte Selbstbedienungstechnik bereitstellen, können Sie lange Warteschlangen verhindern. An Selbstbedienungsautomaten können Ihre Gäste selbstständig einchecken, was Ihren Personalaufwand reduziert. Vor allem in den Hoch-Zeiten, in denen viele Gäste auf einmal eintreffen, schont diese Technik Ihre Nerven und macht das Event-Check-in-Management vollkommen zu einem Selbstläufer.
Klare Beschilderung am Einlass anbringen
Es ist viel gewonnen, wenn man schnell erkennt, welche Richtung man einschlagen soll. Vor allem Gäste, die die Location zum ersten Mal besuchen, profitieren von klaren Orientierungshilfen. Gut sichtbare und eindeutige Zeichen bzw. Beschriftungen am Einlass können für einen echten Unterschied sorgen. Solche proaktiven Maßnahmen nehmen den Teilnehmer*innen Anspannung und verhelfen zu einem plangemäßen Beginn des Events.
VIP-Check-in-Schalter einrichten
Bei jeder Veranstaltung gibt es besondere Gäste, und manchmal erwarten diese fast, dass man ihnen einen roten Teppich ausrollt. Ein eigener Event-Check-in-Schalter erspart ihnen zumindest das Schlangestehen. Dieser Hauch von Exklusivität und Vorzugsbehandlung kann Hauptpersonen Wertschätzung vermitteln, womit sie einen besonders guten Eindruck von dem Event haben.
Einen Infostand anbieten
Egal, wie sorgfältig Sie geplant haben: Es kann immer etwas Unvorhersehbares dazwischenkommen. Mit einem spezifischen Informationsstand machen Sie die Problemlösung in solchen Fällen einfach. Wenn ein Helferteam bereitsteht (ob für die Nutzung der App oder beim Verlust von Badges), fühlen sich Ihre Gäste gut aufgehoben und trauen Ihrer Veranstaltungsorganisation noch stärker über den Weg.
Rechtzeitige Testläufe der Eventtechnologie
Vorsicht ist besser als Nachsicht, insbesondere bei Technik. Doppelte Checks oder Vier-Augen-Prüfung oder Ähnliches für Ihr gesamtes Equipment und Event-Apps – nicht erst auf den letzten Drücker! – beugen vermeidbaren Störungen vor. Wenn alles sicher läuft wie geplant, ist die Bühne für ein perfektes Teilnehmererlebnis von Anfang bis Ende bereitet.
Einlasspunkte im Lageplan in der Event-App markieren
Wenn Sie Ihrem Publikum einen detaillierten Lage- oder Raumplan vom Veranstaltungsort an die Hand geben, kann das die Orientierung erheblich erleichtern. Eine eindeutige Markierung des Check-in-Bereichs, vielleicht mit eigenen Symbolen oder Farben, lässt alle Beteiligten mühelos zum Ausgangspunkt ihrer Event-Journey finden.
Beim Check-in das erste Mal Ihre Marke ins Rampenlicht stellen
Branding beschränkt sich nicht auf Broschüren, Beschilderung und Bühnen. Der Check-in-Bereich eröffnet eine Fülle von Möglichkeiten, Ihre Marke in Szene zu setzen, unter anderem auf der Kleidung Ihrer Teammitglieder oder auch an den Check-in-Geräten. Wenn Sie die verschiedenen Elemente Ihres Event-Check-ins auf Ihre Marke zuschneiden, prägen Sie vom Start weg ein immersives Markenerlebnis.
Goodie-Bags verteilen
Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft, heißt es, und sie können auch Sympathie stiften. Wenn Sie beim Einlass durchdacht zusammengestellte Goodie-Bags aushändigen, kann das bei den Teilnehmer*innen für große Freude sorgen. Dabei brauchen diese Beutel nicht nur „einfache“ Geschenke zu enthalten, sondern Sie können sie auch mit sinnvollem Informationsmaterial, Guides oder technischen Kleinigkeiten bestücken, mit denen Ihre Veranstaltung in noch besserer Erinnerung bleibt.
Teilnahme per Programmpunkt-Check-in tracken
Behalten Sie nicht nur im Blick, was am Einlass los ist – nutzen Sie die Check-in-Technik auch für einzelne Sessions. Die Analyse der Teilnahme an Programmpunkten kann wertvolle Erkenntnisse liefern. Ob für Weiterbildungszertifikate, mit Blick auf den Sponsoren-ROI oder zur Ermittlung der Teilnehmerpräferenzen: Der Programmpunkt-Check-in, per QR-Code ganz besonders, verfeinert und vertieft die Auswertung des Teilnehmerengagements. Derartige Daten können für künftige Eventplanungen sehr wertvoll werden.
Das Event-Check-in-Erlebnis neu denken
Die Teilnahme an einer Präsenzveranstaltung beginnt mit dem Eintreffen vor Ort. Hier ist der Check-in deutlich mehr als nur ein Prozess, nämlich der erste Kontaktpunkt zur Präsentation Ihrer Marke, Ihr Aushängeschild für die einladende Atmosphäre Ihrer Veranstaltung. Bisweilen werden Event-Check-ins als schlichtes Drehkreuz zur Einlasskontrolle gesehen (im übertragenen Sinn oder sogar wörtlich). Doch das Einlassmanagement birgt riesiges Potenzial zur positiven Prägung des Teilnehmererlebnisses. Und nun wissen Sie auch, wie das gelingt!
Der Check-in lässt Ihr Publikum in Ihr Event eintauchen. Sorgen Sie also dafür, dass er gefällt! Lassen Sie die Effizienz von Einlassmanagement-Digitaltechnik mit der Freundlichkeit persönlicher Begrüßungen ineinandergreifen, um erinnerungswürdige Erfahrungen zu gestalten. Ihre Gäste nehmen diese positiven Eindrücke und unkomplizierten Interaktionen bis zu Ihrem nächsten Event mit.
Sie wollen bei Ihrem Publikum bereits bei Check-in einen positiven ersten Eindruck hinterlassen? Sehen Sie sich unsere Produkttour an und erfahren Sie, welche Optionen Ihnen für einen reibungslosen Einlass zur Verfügung stehen!