Hybride Veranstaltungen planen in 10 Schritten [mit Checkliste]

Hybride Events vereinen zwei Welten: Präsenzveranstaltungen und virtuelle Events. Vor-Ort-Publikum und Remote-Teilnehmer*innen.

Das Publikum auf mehreren Kanälen abzuholen, ist keine leichte Aufgabe. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie es dennoch schaffen, großartige hybride Veranstaltungen auf die Beine zu stellen.

Was ist eine Hybridveranstaltung?

Hybride Veranstaltungen verbinden Online- und Vor-Ort-Elemente nahtlos und beziehen alle Beteiligten aktiv mit ein, unabhängig von deren Standort. Das heißt: Die Veranstaltungsteilnehmer*innen können sowohl vor Ort in der Veranstaltungslocation als auch remote vor dem Bildschirm live dabei sein und die Angebote des Events wahrnehmen. Zusätzlich ermöglicht das hybride Konzept, dass Vorträge und andere Inhalte im Nachhinein über die virtuelle Eventplattform abgerufen werden können.Hybridveranstaltungen sind für Unternehmen, Behörden und Verbände gleichermaßen interessant, um ihre Veranstaltungen attraktiver und langlebiger zu gestalten.

Wann lohnt sich ein hybrides Konzept?

Veranstaltungsplaner*innen haben in den letzten Jahren die Möglichkeiten und den Mehrwert von virtuellen Events kennengelernt. Gleichzeitig ist das Zusammentreffen vor Ort in vielen Fällen unersetzlich. Hybride Angebote vereinen die Vorteile beider Formate:

• Es ist problemlos möglich, auch von entlegenen Orten an einer Veranstaltung teilzunehmen. So lassen sich verschiedene Publikumssegmente erreichen und sogar ganz neue Zielgruppen gewinnen.
• Referent*innen müssen nicht anreisen, sondern können von überall eingebunden werden. 
• Präsenz-Teilnehmer*innen profitieren von realem Kontakt untereinander und dem Event-Erlebnis vor Ort.
• Es fallen weniger Ausgaben an, zum Beispiel durch den Wegfall der Kosten für Veranstaltungsorte.
• Die Inhalte Ihrer Veranstaltung werden langlebiger – indem Sie sie nach der Veranstaltung auf der Eventplattform zugänglich machen. 
• Die virtuelle Plattform ermöglicht fortlaufendes Networking zwischen Sponsoren, Referent*innen und Teilnehmer*innen: Bauen Sie eine ganzjährige Event-Community auf.

Auf der anderen Seite ist die Planung und Durchführung einer hybriden Veranstaltung aufwändiger, als wenn Sie sich für online oder offline entscheiden. Deshalb sollten Sie abwägen, ob sich die Investition lohnt. Dabei sind vor allem drei Faktoren relevant:

1. Mehrwert einer Vor-Ort-Veranstaltung

• Ist es für Teilnehmer*innen entscheidend, ob sie persönlich netzwerken und Geschäfte abschließen können? 
• Sorgt das Dabeisein vor Ort tatsächlich für ein besseres Eventerlebnis?
• Lebt das Event von großformatigen Präsentationsflächen?
• Lassen sich die wichtigsten Attraktionen der Veranstaltung auch online vermitteln?

2. Budget

Letztlich gibt oft das Budget den Ausschlag bei der Entscheidung für oder gegen hybride Formate. Präsenzveranstaltungen gehen grundsätzlich mit viel höheren Kosten einher – für den Veranstalter und für die Teilnehmer*innen. Die zusätzlichen Kosten entfallen unter anderem auf:

• Raummiete, Bühnengestaltung, Beleuchtung sowie Bild- und Tontechnik
• Ausgaben für Personal und Versorgung vor Ort (Catering, Reinigung, Sicherheit, Schutzkleidung wie Masken)
• Reise und Transport

Ist das Budget knapp bemessen, dürften rein virtuelle Konferenzen die sicherste Wahl sein.

3. Sicherheitsaspekte

Ein von Anfang an hybrid geplantes Event wird stattfinden, egal, was passiert. Behördliche Vorgaben, Wetterlage, Krankheitswellen – zumindest für den virtuellen Teil gibt es kein Risiko und Ihre Teilnehmer*innen können sich stets sicher fühlen. Wägen Sie ab, wie hoch das Risiko ist, dass ein Vor-Ort-Event möglicherweise nicht stattfinden kann oder ein großer Teil der Zielgruppe nicht teilnehmen kann bzw. möchte.

Herausforderungen von Hybrid-Events

Wenn Sie sich für ein hybrides Konzept entscheiden, müssen Sie praktisch zwei Veranstaltungen gleichzeitig planen. Registrierung, Bereitstellung der Inhalte, Sponsoring-Integration, Gamification – all das muss sowohl vor Ort als auch virtuell realisiert werden.

Dadurch ergeben sich für Veranstaltungsplaner*innen einige Fragen und Herausforderungen: 

• Wie erreiche ich online und offline ein einheitliches Eventerlebnis?
• Brauche ich eine auf Hybridevents spezialisierte Technikausstattung und Eventplattform?
• Wie halte ich die Kosten im Rahmen?
• Wie schaffe ich es, trotz Online-Angebot genug Vor-Ort-Teilnehmer*innen anzuziehen?

Auf den ersten Blick bedeutet das für Planer*innen doppelte Arbeit. Aber wir können Sie beruhigen: Mit einer guten Planung und der richtigen Technologie ist der Schritt von der In-Person-Veranstaltung zum hybriden Format nicht weit.

Was macht eine hybride Veranstaltung erfolgreich?

Im Grunde ist es ganz simpel: Ein hybrides Event muss Ihren Teilnehmer*innen einen Mehrwert bieten – sowohl online als auch offline.

Was es dazu braucht, ist je nach Veranstaltungsart und Zielgruppe unterschiedlich. Bei manchen Events wie z. B. Mitgliederversammlungen von Verbänden oder auch kleineren Vorträgen mag es genügen, das Programm vor Ort mit einem Livestream virtuell abzubilden. Das ist bereits hybrid.

Aber je anspruchsvoller das Publikum, desto höher sind auch die Ansprüche an das virtuelle Erlebnis. Und je unterhaltsamer und interaktiver Sie das Event gestalten, desto mehr Aufmerksamkeit und Engagement können Sie erwarten. 

Das perfekte hybride Event:

• Bezieht das Publikum vor Ort und am Bildschirm gleichermaßen aktiv ein
• Ist auf allen Kanälen einheitlich gestaltet
• Bietet eine optimale Customer Experience – von der nahtlosen Registrierung bis zum ruckelfreien Stream
• Ermöglicht die Nutzung von Angeboten und den Austausch mit der Community über das Event hinaus
• Ist rundum flexibel – vom Check-in über Bezahlmöglichkeiten bis zu Networking-Optionen

Tipp 1: Individueller Content für Online- und Präsenzpublikum

Online- und Offline-Teilnehmer*innen haben unterschiedliche Bedürfnisse, Verhaltensweisen und Möglichkeiten der Interaktion. Für das Publikum vor Ort ist es meist kein Problem, in bequemen Stühlen und umgeben von Gleichgesinnten dem*der Keynote-Speaker*in zu lauschen. Dagegen ist es ein Best Practice, die Online-Zuschauer*innen alle drei Minuten zu einer Interaktion zu bewegen, da die Aufmerksamkeitsspanne vor einem Bildschirm wesentlich kürzer ist.

Tipp 2: Online-Teilnehmer*innen aktiv einbeziehen durch Moderation

Interaktion ist der Schlüssel zum Erfolg. Das gilt vor Ort, aber ganz besonders für das virtuelle Event. Nur wenn Planer*innen es schaffen, dass die Online-Teilnehmer*innen nicht nur aufmerksam zuhören, sondern auch mitdiskutieren, Fragen stellen und an Aktivitäten teilnehmen, wird das Event es schaffen, Ablenkungen die Stirn zu bieten und langfristig im Gedächtnis zu bleiben. Sie können dafür auf verschiedene interaktive Eventformate zurückgreifen.Livestream-Chats eignen sich bei hybriden Veranstaltungen hervorragend. Sie können während den Vorträgen als Ort des Austauschs genutzt werden und natürlich von Moderator*innen und Referent*innen aufgegriffen werden. Durch das wiederholte Einbeziehen und Adressieren des virtuellen Publikums wird klar gezeigt, dass es sich um gleichwertige Teilnehmer*innen handelt.

Die Antwort-Funktion des EventMobi-Chats ermöglicht den direkten Austausch zwischen Teilnehmer*innen und Moderator*innen.

Tipp 3: Sponsoren eine Bühne geben

Sponsoren können mehr als stur ihre Produkte und Dienstleistungen vermarkten. Sie sind auch hervorragende Geschichtenerzähler und Quellen des Wissens, die man in das Programm einbinden kann.Ermöglichen Sie es Sponsoren, mit mitreißenden Videos, Storytelling und Interviewformaten kurzweilig auf sich hinzuweisen. So erhalten die Partner wertvolle Sendezeit und für Sie als Planer*in ist es ein einfacher Weg, Programmlücken für die virtuellen Zuschauer*innen zu füllen. Besonders kluge Sponsoren machen sich dabei auch die Interaktionstools zunutze, beantworten Fragen oder verlosen Preise an jene Teilnehmer*innen, die blitzschnell im Chat eine Quizfrage beantworten können.

Tipp 4: Virtuelle Plattform an den Event-Zyklus anpassen

Die virtuelle Eventplattform ist das digitale Zuhause für Ihre Veranstaltung – nicht nur währenddessen, sondern auch vor und nach dem Event. Um dem virtuellen Publikum nicht nur eine statische Seite mit Livestream zu bieten, sondern eine dynamische Eventplattform, gilt es den Inhalt an die Bedürfnisse der Zuschauer*innen während des Lebenszyklus der Veranstaltung anzupassen.

• Informieren Sie vor dem Event über den Ablauf vor Ort und die Interaktionsmöglichkeiten auf dem Event.
• Während des Events wird die Plattform zum Ort für Interaktion: Im Livestream-Chat können Teilnehmer*innen und Speaker*innen miteinander diskutieren, und eine Social Media Wall regt zur Diskussion in den sozialen Medien an.

Nach dem Event können Sie Aufzeichnungen, Präsentationsfolien und andere Dokumente auf der Plattform sammeln und zugänglich machen. Wenn Sie möchten, wird sie zur ganzjährigen Anlaufstelle für Ihre Event-Community.

Tipp 5: Formate kombinieren

Da das lange Sitzen und Zuschauen vor einem Bildschirm bekanntermaßen schnell eintönig und ermüdend wird, ist es an den Veranstaltungsplaner*innen, mit einem Mix aus unterschiedlichen Formaten für Abwechslung zu sorgen. Ein paar Ideen: Schalten Sie zwischen Studiomoderation und Bühnenprogramm hin und her und binden Sie zwischendurch Interviews, Videos und virtuellen Whiteboards ein.

Checkliste: Hybrides Event organisieren in 10 Schritten

Tipp: Nutzen Sie unsere kostenfreie Checkliste für Hybridveranstaltungen für die Planung Ihres nächsten Events. Enthalten sind: Umfang der Veranstaltung & strategische Entscheidungen, Interaktives Dashboard und Nachverfolgung des Fortschritts, Checkliste für 15 Kategorien und Filter für Aufgaben (vor Ort / virtuell).

Checkliste herunterladen

Schritt 1: Ziele definieren

Um Ihre Veranstaltung sinnvoll zu planen und am Schluss den Erfolg inklusive Return on Investment (ROI) messen zu können, müssen im Vorfeld die Ziele festgelegt werden. 

• Teilnehmerzahl insgesamt: Geht es Ihnen darum, Ihre Organisation auszubauen, Ihre Marke bekannter zu machen oder Neukunden für sich zu gewinnen, ist eine hohe Teilnehmerzahl unter Umständen der wichtigste Gradmesser für Sie. Je mehr dabei sind, desto umfangreicher wird man über Ihr Unternehmen, Ihren Verband, Ihren Verein sprechen.
• Interaktion der Teilnehmenden: Vielleicht wollen Sie nicht einfach nur Tickets für Ihre Veranstaltung verkaufen, sondern auch Ihr Publikum aktiv einbinden und die Interaktionen exakt auswerten. Beispielsweise könnte die Einbindung Ihr oberstes Ziel sein, wenn Ihr Event explizit auf Networking, wechselseitigen Austausch oder Kooperationen ausgelegt ist.
• Finanzieller Ertrag: Sie können Veranstaltungen dazu nutzen, den Umsatz oder die Einnahmen Ihres Unternehmens zu steigern. Dabei rücken Kennzahlen wie diese in den Fokus: Zahl der verkauften Tickets, Einnahmen in Form von Sponsorengeldern oder auch Produktverkäufe auf und nach der Veranstaltung. Außerdem achten Sie in diesen Fällen sicherlich besonders auf die Ausgaben, die Sie für das Event in die Hand nehmen, sodass Sie sie abschließend den Einnahmen gegenüberstellen können, um ein präzises Bild von den finanziellen Zahlen zu erhalten.
• Teilnehmerzufriedenheit: Dieses Ziel ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie eine ganze Reihe von Veranstaltungen planen. Schließlich kommen begeisterte Kunden besonders gern wieder, kaufen erneut Tickets und betreiben Mundpropaganda für Sie.
• Informationen und Materialien: Möglicherweise möchten Sie mit Ihrer Konferenz vor allem wichtige Informationen und Kenntnisse zu einem bestimmten Thema vermitteln oder Materialien für Ihre Geschäftstätigkeit generieren. Ist dies der Fall, sollten Ihre Ziele auch den Evergreen-Content und den Marketingwert umfassen, die mit der Veranstaltung bei Ihnen zusammenkommen.

Nach den Zielen definieren Sie noch die KPIs (Key Performance Indicators) – die Leistungskennzahlen, die Sie während und nach der Veranstaltung messen. Welche KPIs sinnvoll sind, hängt von Ihren übergeordneten Zielen ab.

Ein Beispiel: Wenn Sie mit Ihrem Event in erster Linie Einnahmen erzielen möchten, kommt als KPI die Zahl der Eintrittskarten je Preiskategorie in Betracht, die es braucht, um die angestrebten Einnahmen zu erreichen.

Schritt 2: Rahmen für die Veranstaltung abstecken

Für die weitere Planung von Hybridevents ist es essentiell, zunächst den Rahmen abzustecken. Sie müssen wissen, wie groß und vielschichtig der Anlass wird, damit Sie einen präzisen Zeitplan für die Vorbereitung erstellen können. 

Beantworten Sie gemeinsam mit Ihrem Planungsteam zunächst diese Fragen:

1. Wie viele Leute wollen wir zum Präsenzteil einladen?
2. Wie viele Tickets sollen ausschließlich für die Teilnahme am virtuellen Teil berechtigen?
3. Welche Komponenten müssen definitiv vor Ort stattfinden?
4. Welche Möglichkeiten eignen sich dazu, die Teilnehmer*innen aus dem virtuellen Raum aktiv einzubinden?
5. Welche Inhalte und Aufnahmen, die wir auch langfristig verwenden können, wollen wir in erster Linie erstellen?

Je nach Größe und Komplexität Ihrer Veranstaltung kann der Vorlauf enorm variieren. Stellen Sie sich auf alles zwischen sechs Wochen und einem Jahr ein.

Schritt 3: Das Eventportal für Ihre hybride Veranstaltung vorbereiten

Nun geht es darum, das Eventportal herzurichten, auf dem Sie unterschiedlichste Elemente Ihrer Veranstaltung arrangieren – und zwar im Vorfeld, während der Veranstaltung selbst und auch im Nachgang.

Eine flexible Event-Plattform für hybride Veranstaltungen erlaubt Ihnen, Inhalte sowohl in Präsenz als auch remote zur Verfügung zu stellen. 

Die Hybridevent-Plattform von EventMobi ist genau für diesen Zweck konzipiert. Sie lässt sich geräteunabhängig nutzen, auch vor Ort als mobile Event-App. Ihre Teilnehmer*innen können darüber Programmpunkte ansteuern, Livestreams oder vorab aufgezeichnete Videos ansehen, sich mit Referent*innen, mit Sponsoren sowie untereinander austauschen und sich bei Umfragen, Gamification-Challenges und Quiz aktiv einbringen.

Darüber hinaus können Sie auf der Hybridevent-Plattform Ihre Video-Mediathek mit virtuellen Inhalten einrichten. Alle Beteiligten können bequem darauf zugreifen, beispielsweise, um nachträglich Programmpunkte zu sehen, die sie verpasst haben, oder besonders spannende Inhalte erneut abzurufen.

Für Sie bedeutet dies: Sie verfügen über eine virtuelle Adresse, an der sich die gesamte Veranstaltung organisieren lässt und an der einfach zugängliche, immersive und interaktive Erlebnisse Ihr Publikum begeistern werden, sodass Ihre Hybridveranstaltung allen in bester Erinnerung bleiben wird.

Und so richten Sie die Plattform für Hybridevents ein:

… und mehr. Alle wichtigen Punkte finden Sie in unserer ausführlichen Checkliste für hybride Events.

Schritt 4: Die Werbetrommel für Ihre Hybridveranstaltung rühren

Aufmerksamkeit auf Ihre Veranstaltung zu lenken, ist natürlich ein Muss. Bei Werbung für Hybridveranstaltungen ist dabei gleich noch ein bisschen mehr zu beachten.

Wie bewährt Ihre bisherigen Eventmarketingstrategien auch sind: Stellen Sie für hybride Veranstaltungen zusätzlich sicher, dass die Teilnehmer*innen erfahren, welche Komponenten ihnen dabei konkret zur Verfügung stehen.

Heben Sie hervor, dass auf Ihre virtuellen Gäste ebenfalls das ganz besondere, interaktive Erlebnis wartet, für das Live-Veranstaltungen stehen. 

Sprechen Sie Ihre Zielgruppen zum Beispiel mit Aspekten wie diesen an:

Zudem gibt es „hybridspezifische“ Vorteile, die Sie durchaus auch Ihrem Vor-Ort-Publikum schmackhaft machen können. Alle, die an Ort und Stelle dabei sind, können zugleich auf die Livestream-Inhalte zugreifen. Wer also den Raum verlässt, um zu telefonieren oder um einfach mal an die frische Luft zu gehen, muss dennoch rein gar nichts verpassen.

Außerdem können Vor-Ort-Teilnehmer*innen mit allen netzwerken, die nicht vor Ort dabei sind, also mit denen, die bei einer reinen Präsenzveranstaltung vielleicht nie mit von der Partie gewesen wären.

Machen Sie Ihren Adressat*innen klar, wie flexibel Ihre Veranstaltung sein wird. Bei unerwarteten Änderungen (etwa Wetterkapriolen oder Bahnstreiks) ist der Wechsel vom physischen Ort in die virtuelle Sphäre für Ihre Gäste ein Leichtes. Und umgekehrt selbstverständlich auch.

Schritt 5: Die Vor-Ort-Einrichtung planen

Eigentlich überflüssig zu sagen, aber: Es gilt hier, all das zu bedenken, was auch bei Planungen reiner Präsenzveranstaltungen zu berücksichtigen ist:

Allerdings gibt es einen ganz entscheidenden Aspekt, der bei der Planung von Hybridveranstaltungen leicht übersehen wird:

Ist das Internet vor Ort wirklich schnell genug?

Wenn Sie Ihre Präsenzprogrammpunkte ohne Einschränkungen live streamen wollen, ist zuverlässiges Highspeed-Internet ein Muss. In älteren Gebäuden genügt oft die Bandbreite nicht, um hochwertige Aufnahmen zu streamen. Bedenken Sie diesen Punkt bei Ihrer Standortwahl also unbedingt.

Schritt 6: Die Technik bereitstellen

Bei einer Hybridveranstaltung ist ein professioneller Livestream das A und O. Dafür muss vor allem für eine ausreichende Internetbandbreite sowie eine gute Mikrofon- und Kameratechnik gesorgt werden. Außerdem gehört zur Veranstaltungstechnik die Beleuchtung – vor allem eine gute Ausleuchtung der Bühne.Beim Thema Technik kommt es auf Know-how und detailliertes Vorgehen an. Deswegen empfehlen wir je nach Größe und Komplexität der Veranstaltung, einen AV-Dienstleister mit ins Boot zu holen. Dabei kann es sich um einen Partner der Location oder einen Drittanbieter handeln.

Wenn Sie mit EventMobi arbeiten, steht ein erfahrenes AV-Team für Sie bereit, das Ihre Event-Livestreams mit allem Drum und Dran managen kann.

In den Wochen vor der Veranstaltung stimmt sich unser AV-Team detailliert mit den AV-Techniker*innen ab, die vor Ort im Einsatz sein werden. (Die meisten EventMobi-Kunden holen eine AV-Crew ins Boot, die sie über den Veranstaltungsort oder anderweitig buchen.) Diese beiden Teams kümmern sich um alles Technische, was das Livestreaming virtueller Events für all Ihre Teilnehmergruppen erfordert. 

„In dieser Phase achten wir vor allem darauf, dass unsere Kunden über die erforderliche Internetbandbreite und reelle Kamera- und Mikrofontechnik verfügen. Außerdem helfen wir bei der Aufbereitung vorab aufgezeichneter Programmpunkte. Und wir sorgen dafür, dass alle Materialien wie Einblendungen und Videos professionell aussehen und fertig sind, wenn das Event beginnt.“

– Mitch Gibson, Video Production Manager bei EventMobi

Schritt 7: Referent*innen, Moderator*innen und Sponsoren vorbereiten

Der Erfolg Ihrer Veranstaltung lebt von Personen und Sponsoren, die souverän und gewinnend auftreten. Das bedeutet: Sie müssen bestens vorbereitet sein, bevor sie auf die Bühne oder vor die Kamera treten.

Was die Teilnehmer*innen vor Ort betrifft, bietet es sich an, alles wie gewohnt vorzubereiten. Geben Sie Referent*innen und Sponsoren eine Möglichkeit, den Veranstaltungsort zu besichtigen und ihren Auftritt vorab zu proben. Und stellen Sie sicher, dass sie ihren detaillierten Zeitplan kennen und Ihnen ihre Präsentationen, Firmenlogos usw. rechtzeitig vor der Veranstaltung bereitstellen.

Erläutern Sie wirklich allen Sponsoren und Referent*innen, was Ihr hybrides Konzept im Einzelnen bedeutet. Schließlich könnten diejenigen, die eine Vor-Ort-Teilnahme planen, in letzter Minute an der Anreise gehindert werden, sodass sie wissen sollten, was für virtuelle Präsentationen wichtig ist.

Für Vorträge, die online zugeschaltet werden, sollten Sie die Referent*innen schon frühzeitig auf Folgendes hinweisen:

• Referate und Vorträge machen sich am besten, wenn sie an einem gut ausgeleuchteten Ort ohne störende Geräusche gehalten werden.
• Mikro und Kamera müssen den heutigen Ansprüchen genügen.
• Klimpernder Schmuck und andere Accessoires können die Akustik stören.
• Es muss getestet werden, ob die Internetverbindung auch für Ihr Streaming schnell genug ist.

Schritt 8: Go-live: Scheinwerfer an für Ihre Hybridveranstaltung!

Wenn Sie bis hier stets alles im Blick und im Griff hatten, sind Sie sehr gut vorbereitet für den großen Moment.

Mit der Flexibilität, die Sie mit den Vorbereitungen für Ihr hybrides Event eingeplant haben, lassen sich im Fall der Fälle ohne Kopfzerbrechen Elemente verschieben: von Präsenz zu Online – hybrid im besten Sinne.

Schritt 9: Event-Inhalte langfristig zur Verfügung stellen

Was Ihnen besonders in die Karten spielt, wenn Sie Veranstaltungen hybrid durchführen, ist die Fülle an Inhalten, die damit bei Ihnen zusammenlaufen. Alle Vorträge, Präsentationen, Diskussionsrunden und Sponsorenbeiträge lassen sich auch langfristig als immer wieder relevante Beiträge – als Evergreen-Content – bereitstellen. Und zwar für die Teilnehmer*innen ebenso wie für alle, die nicht bei der Veranstaltung dabei waren.

Sie können diese Beiträge auf Ihre Website stellen, in Social-Media-Kanälen ausspielen und auch als Werbung für Ihre nächste Veranstaltung nutzen.

Schritt 10: Einen Schritt auf Abstand gehen und die Ergebnisse analysieren

Wenn Ihre Veranstaltung hinter Ihnen liegt, lohnt es sich, alles gründlich Revue passieren zu lassen. Die folgenden Fragen können Ihrem Team helfen, das Projekt rückblickend systematisch auszuwerten:

• Wie klingen die Rückmeldungen aus dem Präsenzpublikum, welches Feedback geben uns die Onlineteilnehmer*innen?
• Welche unerwarteten Ereignisse gab es und wie sind wir damit umgegangen?
• Welche Momente waren die besten und fesselndsten?
• Welche unserer vorab formulierten Ziele haben wir erreicht, welche nicht?
• Wie lauten die wichtigsten Lehren aus der Durchführung unseres Hybridevents?
• Was machen wir nächstes Mal anders?

Wer EventMobi nutzt, hat Zugriff auf ein Dashboard mit detaillierten Nutzungsstatistiken, aus denen sich Erkenntnisse zu Interaktionsraten und zum Return on Investment der Veranstaltung ableiten lassen. All dies können Sie heranziehen, um zu bewerten, was wie funktioniert hat (und was nicht), sodass Sie in Zukunft noch erfolgreichere Hybridveranstaltungen auf die Beine stellen können.

Daneben eignen sich Feedback-Umfragen, um ein Stimmungsbild zur Veranstaltung zu erhalten. Diese senden Sie im Nachhinein an Publikum, Mitarbeiter*innen und Sponsoren.

Dos & Don’ts bei hybriden Veranstaltungen

Zusammengefasst: Worauf sollten Sie beim Organisieren Ihres hybriden Events achten, damit es zum Erfolg wird?

Beispiele für gelungene hybride Events

Beispiel Branchenevent: Direkter Austausch über mehrere Kanäle hinweg

Als eine der ersten Präsenzveranstaltungen in der Pandemie in Deutschland fand MEET THE CHANGE am 27. August 2020 im Humboldt Carré in Berlin statt.

Der Check-In vor Ort fand kontaktlos statt, indem Besucher*innen ihr Ticket selbstständig scannten und daraufhin ihren personalisierten Badge erhielten. 57 Fachbesucher*innen nahmen dabei mit genügend Sicherheitsabstand in bequemen Sesseln Platz und lauschten gespannt der angeregten Podiumsdiskussion mit Branchengrößen. 

Auf den ersten Blick – business as usual. Doch aus der Veranstaltersicht war eines anders: Während AV-Dienstleister primär dafür da waren, Licht, Ton und Präsentationen vor Ort zu koordinieren, realisierte ein weiteres Produktionsteam einen professionellen, abwechslungsreichen Live-Stream, der die Online-Zuschauer*innen hautnah dabei sein ließ.

© MEET THE CHANGE pictures by Oliver Wachenfeld

Die virtuelle MEET THE CHANGE-Plattform von EventMobi wurde in einem einheitlichen Gestaltungskonzept aufbereitet, das dem farbenfrohen Design von MEET GERMANY entsprach. Von Teilnehmer*innen- und Referenten*innen-Profilen, über die übersichtliche Agenda bis hin zu Interaktionstools – die Zuschauer*innen zu Hause hatten alles, um gut informiert Teil der Veranstaltung zu sein. Der Livestream war direkt in der Plattform eingebettet und wurde durch den lebendigen Austausch im Livestream-Chat zum kollektiven Erlebnis. Damit wirklich nur angemeldete Teilnehmer*innen online dabei sein konnten, war ein Login nötig, um die Plattform zu betreten – so bleibt das Event exklusiv.

In einem eigenen Studioraum wenige Meter neben der Hauptbühne wurden die virtuellen Teilnehmer*innen von einem eigens für sie eingeplanten Moderator begrüßt und auch zwischendurch immer wieder abgeholt, während es vor Ort zu kurzen Umbaupausen kam. Indem für die virtuellen Zuschauer*innen niemals eine Lücke im Programm auftaucht, wird aktiv signalisiert: Ihr seid kein Nebengedanke, sondern wichtiger Bestandteil des Events. Praktisch bedeutete dies, dass es in der Hybridevent-Plattform von EventMobi zwei Agenden gab, wobei die Agenda für das Vor-Ort-Publikum in der Event-App sichtbar war und auf der virtuellen Event-Plattform nur die Programmpunkte für die Online-Teilnehmer*innen.

Begrüßung der virtuellen Teilnehmer im eigens dafür vorgesehenen Studio.
© MEET THE CHANGE pictures by Oliver Wachenfeld

Hier erfahren Sie mehr zum MEET THE CHANGE Hybrid-Event.

Beispiel Kongress: Eine flexible Lösung für den 18. Deutschen Verbändekongress

Der Deutsche Verbändekongress bringt alle zwei Jahre Fach- und Führungskräfte von Verbänden in Deutschland zusammen. 2022 fand die Veranstaltung an einem Tag vor Ort statt, wobei Informationen, Sponsoring und mehr über unsere Event-App zugänglich waren. Der zweite Tag wurde als Online-Veranstaltung realisiert, die über die EventMobi-Plattform gestreamt werden konnte. 

Im Zuge der Pandemie hat sich auch für den Verbändekongress vieles verändert. Teilnehmer*innen entscheiden sich häufig erst kurzfristig dazu, die Veranstaltung zu besuchen. Das Veranstaltungsteam muss mit diversen spontanen Veränderungen umgehen – flexibles Eventmanagement-Tool ist hier goldwert.Die EventMobi-Plattform ermöglichte es dem Planungsteam unter anderem, auch kurzfristig Teilnehmer*innen und Sponsoren einzubinden. Zusätzlich unterstützte unser Team tatkräftig bei der Umsetzung.

„Wir haben die Plattform auch stark als Community-Tool genutzt, das es den Teilnehmer*innen ermöglicht, sich in einem digitalen Raum zu treffen und auszutauschen. Außerdem bietet es unseren Sponsoren die Möglichkeit, im Vorfeld und im Nachgang mit ihrer Zielgruppe, den Verbänden, in Kontakt zu treten,” sagt Stefan Kirchner, Leiter Veranstaltungen bei Kölner Verbände Seminare. Ein großer Vorteil besteht für ihn und sein Team auch darin, dass sie nicht mehrere Tools mit verschiedenen Logins nutzen müssen, sondern alle Funktionen gebündelt auf einer Plattform haben – Streaming, Event-App, Referent*innen- und Teilnehmer*innen-Profile und vieles mehr. 

Beispiel Verband: So funktioniert eine hybride Jahrestagung

Die Organisation Peerscale unterstützt Tech-Führungskräfte und CEOs bei ihrer Entwicklung im Zuge des Unternehmenswachstums.

Ihre Jahrestagung mussten Peerscale mit dem Ausbruch der Pandemie 2020 komplett ins Virtuelle legen. Ein Jahr später realisierten sie ihr erstes Hybridevent, bei dem die meisten Mitglieder live dabei waren.

Die größte Herausforderung bestand in den ständigen Veränderungen der Regeln und Einschränkungen für persönliche Treffen von staatlicher Seite. Um weiterhin möglichst viele Mitglieder zu erreichen, musste also eine flexible Lösung her.

Die meisten Referent*innen waren vor Ort; einige wurden zugeschaltet. Dank des hybriden Konzepts konnten einige hochkarätige Gäste dabei sein, die normalerweise nicht hätten teilnehmen können.

Bei Konferenzen wie dieser gibt es oft Änderungen in letzter Minute. Aber mit dem virtuellen Format waren ausnahmslos alle Anbieter, Sponsoren und Referent*innen zur vereinbarten Zeit am vereinbarten Platz.

Die virtuelle Komponente verbesserte das Erlebnis auch für die Präsenz-Teilnehmer*innen enorm. Wer einmal kurz den Raum verlassen musste, konnte trotzdem über das Smartphone live dabeibleiben. Einige Änderungen in letzter Minute konnten virtuell gut umgesetzt werden. Und im Anschluss standen die Inhalte sofort on demand bereit.

Die Planung hybrider Veranstaltungen kann zunächst wie ein Mammutprojekt wirken. Aber mit einem handfesten Konzept ist gar nicht mal so viel Kopfzerbrechen zu befürchten. Wenn Sie diesen Leitfaden für Ihre nächste Hybrideventplanung nutzen, sind Ihnen positive Rückmeldungen von nahezu allen Teilnehmer*innen sicher. Ganz gleich, ob es um die Teilnahme live vor Ort oder um das Erlebnis online von zu Hause geht.

Die Planung hybrider Veranstaltungen kann zunächst wie ein Mammutprojekt wirken. Aber mit einem handfesten Konzept ist gar nicht mal so viel Kopfzerbrechen zu befürchten. Wenn Sie diesen Leitfaden für Ihre nächste Hybrideventplanung nutzen, sind Ihnen positive Rückmeldungen von nahezu allen Teilnehmer*innen sicher. Ganz gleich, ob es um die Teilnahme live vor Ort oder um das Erlebnis online von zu Hause geht.

EventMobi ist für Sie zur Stelle, um Ihre Hybridveranstaltungen zu echten Erfolgsgeschichten zu machen. Schauen Sie doch schon mal, für welche Preise Eventplattform und ‑App zu haben sind. Und wir laden Sie zu unserer Demo ein, bei der Sie im Chat mit unseren Veranstaltungsprofis mehr erfahren.

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