Drei Argumente, mit denen Sie Sponsoren und Aussteller für Ihr Event gewinnen
Ein Event ohne Aussteller und Sponsoren ist nur mäßig erfolgversprechend.
Wenn Sie nicht bei eigenen Mitteln finanziell aus dem Vollen schöpfen können, benötigen Sie externe Geldgeber, um Ihre Veranstaltung lebendig werden zu lassen. Die geeigneten Aussteller können den Wiedererkennungswert Ihrer Marke beflügeln und Ihnen helfen, ein größeres Publikum anzulocken.
Wir haben hier drei höchst empfehlenswerte Vorgehensweisen zusammengestellt, mit denen Sie passende Sponsoren und Aussteller für Ihr Event gewinnen, und sie dazu bewegen können, in Ihre Veranstaltung zu investieren.
Lead-Capture-Technologie nutzen – denn das ist, was Sponsoren eigentlich wollen
Das „Objekt der Begierde“ von Ausstellern und Sponsoren bei Events sind, schlicht und ergreifend:
Leads.
Mit Veranstaltungsende wollen sie wissen, wie erfolgreich die Leadgewinnung war. Idealerweise möchten sie sofort eine Liste potenzieller Kund*innen zur Hand haben, die sie einfach kontaktieren können.
Um die richtigen Sponsoren und Aussteller ins Boot zu holen, ist es tatsächlich entscheidend, ihnen die Ansprache möglicher Interessent*innen leicht zu machen.
Glücklicherweise kann Technologie hierbei sehr wirkungsvoll unterstützen. Sie können die Wertschätzung Ihrer möglichen Aussteller und Sponsoren für Ihre Veranstaltung schon allein dadurch massiv steigern, dass Sie altmodische Lead-Capture-Instrumente wie Visitenkarten und Kontaktformulare überflüssig machen und durch etwas Neues, Zeitgemäßes, Schlankes ersetzen.
Die EventMobi-Lead-Capture-Lösung erleichtert und rationalisiert den Lead-Retrieval-Prozess bei Veranstaltungen aller Art. Gegenüber Sponsoren und Ausstellern können Sie die Technik mit diesen Vorzügen bewerben:
QR-Codes machen Leaderfassung ganz einfach
Mit EventMobis Check-in-App mit integrierter Lösung für Event-Badges und Badge-Druck können Sie individuelle QR-Codes in jedes Namensschild integrieren.
Während der Veranstaltung können Aussteller und Sponsoren diese Codes in Sekundenschnelle mit gängigen Smartphones und Tablets scannen.
Im Zuge des Scans werden die Informationen automatisch an das Lead-Capture-Portal übertragen und dort gespeichert. Die leidigen Businesscard-Stapel und das zeitraubende Abtippen bzw. Übertragen der Informationen von Hand ins CRM sind somit Vergangenheit.
Leadqualifizierung bei Bedarf schon an Ort und Stelle
Umfassende Listen mit Leads für Ihre Partnerunternehmen sind schon an sich äußerst attraktiv. Doch Sie können noch eine Schippe drauflegen: Geben Sie ihnen Optionen an die Hand, all die Leads schnell und effizient zu sortieren und zu bewerten – was für Sie selbst nur wenige Mausklicks bedeutet.
Um Leads zu qualifizieren, können Aussteller direkt vor Ort beliebige Details zu den bereits über den QR-Codes erfassten Daten hinzufügen, die für die weitere Bearbeitung nützlich sind.
Und noch ein Vorzug ist erwähnenswert: Alle, die Zugang zum Lead-Portal haben, können die Leadqualifizierung weiter aufwerten. Zu diesem Zweck lassen sich maßgeschneiderte Fragen zum Formular hinzufügen und Leads filtern, bevor deren Daten in das System übertragen werden.
Diesen Argumenten, diesen Vorteilen werden Ihre potenziellen Sponsoren und Aussteller kaum widerstehen können. Wenn Sie ein Lead-Capture-Tool nutzen, sollten Sie dies also durchaus an die große Glocke hängen.
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Pakete mit unterschiedlichen Preisen schnüren – damit mehr Sponsoren anbeißen
Wie Sie Ihre Angebote für Sponsoren verpacken und bepreisen, das kann für Ihre Bemühungen um die passenden Partnerschaften einen beträchtlichen Unterschied machen.
Wichtig für Ihre Preisstruktur sind Klarheit und ein Fokus auf die Benefits. Außerdem muss eine gewisse Auswahl an Optionen gegeben sein. Damit steigen Ihre Chancen, auch solche Sponsoren für sich zu gewinnen, deren Erwartungshaltungen (und Budgets) sich stark unterscheiden.
Es gibt im Prinzip zwei Gestaltungsformen für Eventsponsoring-Pakete:
Sponsoringpakete nach Stufenmodell – Sie schnüren einige verschiedene Pakete (zum Beispiel Bronze-, Silber- und Goldpaket), wobei ein Mehr an Sponsoringoptionen mit einem Anstieg im Preis einhergeht.
Sponsoringpakete à la Carte – Sie bieten Ihre Sponsoringoptionen separat und mit jeweils eigenem Preis an, sodass Sponsoren sich genau die Pakete zusammenstellen können, die zum individuellen Bedarf passen.
Beides ist wirkungsvoll. Was sich am besten eignet, hängt von Ihrer Veranstaltung und Ihrem Idealbild der Geldgeber ab. Sie können auch beide Optionen ausprobieren, wir haben hierzu zwei kostenfreie Vorlagen für Sie vorbereitet:
Organisation und Planung großschreiben – und dies nach außen deutlich machen
Unternehmen, die bereits Erfahrung mit dem Sponsern von Veranstaltungen haben, werden auf der Hut sein, was Organisationsdefizite betrifft. Gut möglich, dass sie schon mal Enttäuschungen mit schlecht besuchten oder unzulänglich geplanten, vielleicht gar chaotischen Events erlebt haben.
Sie werden umso mehr potenzielle Sponsoren wie auch Aussteller von sich überzeugen können, je transparenter Sie ihnen darlegen, dass Sie jedes kleinste Detail für ein fesselndes Event vorbereitet haben:
- Händigen Sie möglichen Partnerunternehmen vorab eine Kopie Ihres Ablaufplans aus.
- Reichen Sie Werbematerial an Sponsoren weiter.
- Halten Sie sie regelmäßig zu Ticketverkaufszahlen auf dem Laufenden.
- Lassen Sie Referenzen und Zitate Ihrer bisherigen Sponsoren und Aussteller für sich sprechen.
- Seien Sie bei Fragen aller Art prompt mit präzisen Antworten zur Stelle.
Wenn Sie sich derart ins Zeug legen, werden Sie von Ausstellern und Sponsoren als vertrauenswürdig wahrgenommen. Das macht die Investition in Ihr Event für Ihre Partner zu einer sicheren Sache.
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