Wie finde ich die beste Event-App für meine Veranstaltung?

Die Qual der Wahl: Zu viele Event-Apps

Wussten Sie, dass es aktuell über hundert verschiedene Event-Apps auf dem Markt gibt? Normalerweise ist es gut, wenn man eine große Auswahl hat, aber so viel Auswahl macht das Leben eines Veranstaltungsplaners nicht gerade leichter.

Dieser Artikel soll Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und die beste Event-App für Ihre Veranstaltung zu finden. Bei Event-Apps gibt es nicht eine Lösung für alle, denn Ihre Veranstaltung und Ihr Team sind einzigartig. Deshalb gilt es herauszufinden, welcher Anbieter oder welche Lösung für Ihre Bedürfnisse und den Erfolg Ihrer Veranstaltung am besten geeignet ist.

Die meisten Branchenkenner sind sich einig, dass mobile Event-Apps heutzutage ein Muss sind. Derzeit verwendet fast die Hälfte der Veranstalter bereits regelmäßig eine App bei Veranstaltungen und Konferenzen, und die Nutzungsrate steigt um 30% pro Jahr.

Um herauszufinden, welche Art von Event-App für Sie am besten geeignet ist, schauen wir uns zunächst an, warum die Mehrheit der Eventplaner momentan eine Konferenz-App verwendet oder das in Zukunft vorhat.

Was möchten Sie mit einer Event-App überhaupt erreichen?

Dafür müssen Sie sich zuerst eine grundlegende Frage stellen …

Was ist das Geheimnis erfolgreicher Business-Events?

Es gibt viele Gründe, warum Veranstaltungsplaner Technologie einsetzen möchten. Ein Aspekt kommt allerdings immer wieder vor, wenn wir mit unseren Kunden sprechen. Haben Sie sich schon mal gefragt, was Teilnehmer wirklich dazu motiviert, eine Veranstaltung zu besuchen?

Laut der „The Decision to Attend“-Studie vom IAEE sind die Top-Antreiber Bildung (92%), Veranstaltungsort (78%) und Netzwerken (76%).

Es überrascht nicht, dass Bildung und Veranstaltungsort ganz oben auf der Liste stehen. Wer möchte nicht an einem Strand lernen, während es zu Hause eiskalt ist? Das können Sie haben, wenn Bildungsangebot und Veranstaltungsort stimmen – aber noch fehlt ein essenzieller Bestandteil.

Über alle befragten Generationen hinweg gaben 76% der Studienteilnehmer an, dass es ihnen sehr wichtig sei, sich bei Events vernetzen und Kontakte knüpfen zu können.

Möglichkeiten zum Netzwerken sind für Millennials besonders wichtig; 84% geben dies als Antriebsfaktor an. Die jüngeren Generationen betrachten die Teilnahme an Veranstaltungen als Gelegenheit, ihr Netzwerk zu erweitern und Jobchancen zu erhalten.

Wenn Sie diese drei Versprechen nicht einhalten, leidet das Eventerlebnis darunter und Ihre Teilnehmer werden nicht wiederkommen. Es gibt definitiv zahlreiche Gründe, warum man eine Event-App verwenden sollte. Letztendlich müssen Sie sich aber um eines kümmern: die Zufriedenheit der Teilnehmer. Das schlägt sich augenblicklich im Erfolg Ihrer Veranstaltung nieder und macht auch den Erfolg zukünftiger Events wahrscheinlicher.

Das übergeordnete Ziel der Event-App-Nutzung lautet also, den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu steigern. Weitere wichtige Gründe, warum Sie eine Event-App verwenden sollten:

• Um stärker mit Teilnehmern zu interagieren
• Um neue Umsatzmöglichkeiten zu erschließen
• Um den Informationsfluss zu vereinfachen
• Um durch das Vermeiden von Papier und die Zusammenführung von Anbietern Kosten zu sparen
• Um die aktuellen Anforderungen Ihrer Veranstaltungsgäste zu erfüllen
• Um Veranstaltungsstatistiken zu liefern
• Um die Sichtbarkeit von Sponsoren und Ausstellern zu erhöhen
• Um Teilnehmern bessere Problemlösungen anzubieten
• Um den Kundenservice zu verbessern
• Um sich von der Konkurrenz abzuheben

Die von Ihnen gewählten Gründe bilden auch die Basis dafür, wie Sie die Kennzahlen definieren, mit denen Sie den Eventerfolg messen. Beispielsweise können Sie mit einer Event-App-Umfragefunktion während und nach der Veranstaltung messen, wie aktiv eingebunden und wie zufrieden die Teilnehmer durch die Nutzung der Event-App waren.

Die obige Liste hilft Ihnen auch bei der Frage, welche Hauptfunktionen einer Event-App Sie benötigen. Wenn beispielsweise einer Ihrer Gründe für die Nutzung lautet, die Papierkosten zu senken, dann achten Sie darauf, dass Sie alle Materialien digitalisieren und in die Event-App hochladen, einschließlich Notizen, Präsentationen und ergänzende Materialien.

Nun haben Sie in der Planungsphase die Ziele für Ihren Veranstaltungserfolg festgelegt. Wie sollten Sie jetzt vorgehen, um den richtigen Event-App-Anbieter zu wählen?

3 Hauptfaktoren bei der Entscheidung für einen Event-App-Anbieter

1. Kosten / Budget
2. Technologie
3. Integrationen

Nehmen wir jeden der drei einzeln unter die Lupe:

Kosten / Budget

Viele Studien sind sich einig, dass für Eventplaner das Budget immer noch einer der wichtigsten Faktoren bei der Zusammenarbeit mit einem Event-App-Anbieter ist.

Bei hunderten von Event-App-Anbietern und Preisen von KOSTENLOS bis zu hunderttausenden Euro pro Jahr – wo liegt die goldene Mitte?

Der wahre Preis von „kostenlosen“ Apps

Oft tendieren wir dazu, den Anbieter mit dem niedrigsten Preis zu wählen. Aber Vorsicht ist geboten.

Kostenlose Event-Apps gibt es zwar, aber dafür müssen Sie bei anderen Dingen Abstriche machen. In der Regel handelt es sich dabei um Anbieter, die Ihrem Team wenig oder keinen Support bieten. Daher sind Ihre Mitglieder allein für die Entwicklung und Bereitstellung der App verantwortlich. Kostenlose Apps enthalten außerdem selten die nötigen Anpassungsoptionen, die dafür sorgen, dass die App Ihre Marke widerspiegelt und die höchste Nutzerfreundlichkeit bietet. Auch sind Gratis-Apps oft anfälliger für Fehler, wodurch die Wahrscheinlichkeit wächst, dass die Technologie Sie und Ihre Teilnehmer bei der Veranstaltung im Stich lässt.

Personalkosten: Haben Sie die richtigen Leute an Bord?

Wenn Sie einen Event-App-Anbieter wählen, fragen Sie unbedingt, welchen Supportumfang Sie benötigen, um Ihre Event-App zu erstellen. Um Ihnen einen Eindruck zu geben: Für das Erstellen der Event-App müssen eine oder sogar zwei Personen aus Ihrem Team im Vorfeld der Veranstaltung ungefähr 20 Stunden voll konzentriert arbeiten. Wenn dies Ihre erste App ist, sollten Sie diese Schätzung aufgrund der steilen Lernkurve verdoppeln. Falls Sie keine entsprechenden Personalressourcen zur Verfügung haben, benötigen Sie Hilfe von außen. In der Regel wird diese durch den Event-App-Anbieter zur Verfügung gestellt.

Plattformkosten: Intuitive Plattform und verlässliches Support-Team

Achten Sie darauf, dass die Plattform intuitiv bedienbar und leicht für Ihre Benutzer zu erlernen ist. Das ist besonders wichtig, wenn Ihre Nutzer nicht sehr technisch versiert sind. Fragen Sie den Event-App-Anbieter auch nach Services, die Ihnen im Vorfeld der Veranstaltung dabei helfen, die Event-App zu erstellen. Gehen Sie außerdem sicher, dass der Anbieter über ein umfassendes Support-Team verfügt, an das Sie sich auch kurzfristig wenden können. Ist der Support rund um die Uhr verfügbar? Gibt es eine einfach bedienbare Wissensdatenbank, die Möglichkeit zum selbstbestimmten Lernen sowie Supportangebote innerhalb der Plattform, die Benutzern beim Verstehen der Funktionen helfen? Nachdem Sie eine Demo mit einem Ihrer Anwärter hatten, fragen Sie eine kostenlose Testversion an. Demos sind informativ und werden von Profis gemacht, die sie im Schlaf durchführen können. Überzeugen Sie sich selbst, ob die Plattform wirklich so einfach zu bedienen ist und so funktioniert wie erwartet.

Kein Geld: Erstellen Sie einen Business Case

In vielen Fällen wird angenommen, dass Event-Apps das Budget negativ beeinflussen. Meistens stimmt es auch, dass mit dieser Investition Kosten verbunden sind. Diese Denkweise sollten Sie jedoch hinterfragen. Event-Apps sind nicht nur ein Kostenfaktor, sondern können auch neue Chancen eröffnen.

Mit einer Event-App können Sie:

• Ihre Veranstaltungskosten senken (Wegfall von gedruckten Programmen und Zusammenführung Ihrer Tools).
• neue Einnahmequellen generieren – durch In-App-Sponsorship-Pakete.
• Einige unserer Kunden sparen über 10.000 Euro pro Veranstaltung, indem sie alle Präsentationsmaterialien virtuell anbieten und die Papierkosten senken. Viele Event-App-Plattformen enthalten heutzutage Funktionen für Live-Abstimmungen, Umfragen, Chat und Ankündigungen, die sich alle in der App befinden. Viele Kunden wissen inzwischen, dass sie mehrere dieser Tools in einer App zusammenführen können und dadurch erhebliche Einsparungen erzielen.
• Wenn Sie Event-Sponsoren haben, achten Sie darauf, dass Ihr Event-App-Anbieter Sponsoring-Möglichkeiten direkt in der App erlaubt.

Der Preis des Stillstands

Es gibt noch einen versteckten Kostenfaktor, den fast niemand erwähnt: das Risiko, Besucher zu verlieren, wenn Sie bei Ihren Veranstaltungen keine stärkere Teilnehmereinbindung und -zufriedenheit erzielen. Die Event-App-Technologie ist darauf ausgerichtet, Teilnehmer zum Mitmachen anzuregen – nicht nur durch Funktionen, mit denen sie auf Dokumente zugreifen oder sehen können, was auf dem Programm steht, sondern es gibt auch Tools für mehr Interaktivität, wie Live-Abstimmungen, Umfragen oder Funktionen zur Terminbuchung, die die Beteiligung fördern und den Lerneffekt bei Sessions verbessern.

Andernfalls riskieren Sie, dass die Teilnehmer weniger zum Mitmachen motiviert sind als erwartet und beschließen, ihre Zeit anderswo zu verbringen.

Nachdem Sie sich erfolgreich Ihr Budget gesichert haben, ist es an der Zeit, die richtige App zu besorgen.

Event-Apps: Die wichtigsten Funktionen aus Technologie- und Serviceperspektive

An diesem Punkt ist es ratsam, sich Ihre Veranstaltungsziele in Erinnerung zu rufen. Wenn das Hauptziel Ihrer Veranstaltung lautet, die Teilhabe und Zufriedenheit Ihrer Besucher zu steigern, sollten Sie die folgenden Funktionen unbedingt für Ihre kommende Veranstaltung in Betracht ziehen.

Programm- und Lageplan – Diese Funktion ist ein Muss und ist bei der Mehrheit der Anbieter verfügbar. Wie der Name vermuten lässt, finden Benutzer hier das Veranstaltungsprogramm, persönliche Tagesordnungspunkte und einen Lageplan mit Rauminformationen usw.

Netzwerken – Achten Sie darauf, dass die Event-App über Networkingfunktionen verfügt. Zum Beispiel können Teilnehmer sich über die App vernetzen, indem sie Funktionen wie Terminbuchung oder Push-Benachrichtigungen in der App mit wichtigen Eventinformationen nutzen. Suchen Sie nach einer App, die außerdem eine In-App-Chat-Funktion anbietet oder sich mit Social Media-Konten verknüpfen lässt. Einige Apps haben sogar KI-Chatbots, die nützliche Informationen liefern, wobei diese Funktion auch zu geringerem Networking beitragen kann.

Beteiligung – Neben der Möglichkeit, sich mit Kollegen zu vernetzen, sollten Sie Ihren Nutzern auch zu mehr Teilhabe an Ihrem Event verhelfen, indem Sie ihnen eine Stimme geben. Echtzeit-Umfragen sind beispielsweise ein hervorragendes Werkzeug, um Teilnehmer aktiv in Vorträge einzubinden und ein engeres Verhältnis zwischen Referenten und Publikum herzustellen. Umfrageergebnisse können während des Vortrags live präsentiert werden und der Referent kann seine Präsentation auf die Antworten des Publikums abstimmen. Eine weitere wichtige Funktion zum Fördern der Beteiligung ist Gamification. Mit einem Spiel in der App können Sie Ihre Teilnehmer einbinden und ihr Verhalten durch lustige und informative Aufgaben beeinflussen. Dabei werden bestimmte Aktivitäten und Handlungen belohnt. Und nutzen Sie auch die Möglichkeit, während und nach der Veranstaltung Bewertungen und Feedback durch Umfragen zu sammeln. Das ist ein Muss, insbesondere wenn Sie wichtige Veranstaltungsstatistiken erfassen möchten.

Zusammenarbeit mit Event-App-Anbietern

Die Produktfunktionen sind natürlich wichtig, aber gleichzeitig sollten Sie darauf achten, dass Ihr Event-App-Anbieter Sie auf jeden Fall beim Erreichen Ihrer Veranstaltungsziele unterstützt.

Seien wir ehrlich: Für gute Zusammenarbeit muss die Chemie stimmen. Wir bevorzugen Menschen, die wir respektieren und denen wir vertrauen. Dasselbe gilt für die Auswahl Ihres Event-App-Anbieters.

Sie können den Event-App-Anbietern hunderte Fragen stellen, z. B.: Haben Sie rund um die Uhr erreichbaren, kompetenten Support? Bieten Sie passende individuelle Services an, die den Erfolg meiner Veranstaltung unterstützen? Werden Sie vor, während und nach der Veranstaltung alles geben, um den maximalen Mehrwert aus der Event-App herauszuholen? Werden Sie mir dabei helfen, meine App bei den App-Stores einzureichen? Sorgen Sie dafür, dass ich DSGVO-konform bin? Es versteht sich von selbst, dass alle Anbieter JA sagen werden oder zumindest sollten.

An dieser Stelle müssen Sie sich mit Ihren Branchenkollegen austauschen. Anstatt den Anbietern die oben genannten Fragen zu stellen (und die Antworten bereits zu kennen), besuchen Sie Websites wie G2Crowd und erhalten Sie ein unvoreingenommenes Meinungsbild aus Hunderten von Kundenbewertungen. Wenn Sie keine oder nur wenige Bewertungen finden können, bitten Sie den Anbieter um Fallstudien, Erfahrungsberichte oder auch Referenzen, idealerweise von Kunden, deren Profil und Veranstaltungsbedürfnisse Ihren sehr ähnlich sind.

Integrationen: Lassen Sie Ihre Daten einfach fließen

Veranstaltungsplaner haben es nicht leicht! Diejenigen, die Eventtechnologie nutzen, arbeiten im Durchschnitt mit fünf verschiedenen Technologieplattformen, von Online-Registrierung und Event-Apps über E-Mail-Marketing und CRM bis hin zu Umfragen und Ticketsystemen, um nur einige zu nennen. Und die Herausforderung? Viele dieser Tools sprechen nicht miteinander. Das heißt, Planer müssen Daten manuell aus einem Tool exportieren und mit einem Programm wie Excel abgleichen, bevor sie wiederum in ein anderes Tool importiert werden.

Die Inkompatibilität von Daten kann zu großen Schwierigkeiten führen. Aber es gibt eine bessere Methode: Hier kommen Integrationen ins Spiel.

Bevor wir weiter über dieses Thema sprechen, schauen wir uns erstmal an, was eine Event-Software-Integration eigentlich ist.

Stellen Sie sich eine Verbindung zwischen zwei Tools oder Systemen vor (die normalerweise nicht vom selben Anbieter stammen), sodass Daten miteinander geteilt werden können (z. B. EventBrite-Registrierung + EventMobi-Event-App).

Dadurch können Änderungen in einem System automatisch in ein anderes System übernommen werden, ohne dass manuelles Hochladen bzw. Importieren durch einen Mitarbeiter erforderlich ist.

Wenn Sie ein nachhaltiges Eventtechnologiesystem aufbauen möchten, das sich leicht für mehrere Veranstaltungen einsetzen lässt, müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Tools integriert werden. Es kommt nämlich ziemlich selten vor, dass eine Event-Management-Plattform alle Tools, die Sie brauchen, in einem Paket anbietet.

Deshalb ist es ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung für eine Event-App, ob es bei dem Anbieter möglich ist, Ihre verschiedenen Tools miteinander zu integrieren. Hat der Anbieter vorgefertigte Integrationen zur Auswahl, die Sie verwenden können? Gibt es ein Team, das Sie beim Einrichten neuer Integrationen mit den gängigsten Tools unterstützt, um die Kompatibilität zu garantieren? Hat der Anbieter eine Liste der beliebtesten Integrationen, um seinen Erfolg auf diesem Gebiet zu beweisen?

Die Universallösung

Sie ahnen wahrscheinlich schon, dass es so etwas nicht gibt. Das Konzept „Beste Event-App“ ist schwer zu greifen. Die eine Event-App ist perfekt für Ihre Konkurrenz aber furchtbar für Ihre nächste Veranstaltung. Sie müssen sich überlegen, welche Faktoren für Sie am wichtigsten sind, wenn Sie sich an die Anbieterauswahl machen.

Die siegreiche Formel lautet: Die Bedürfnisse von Ihnen und Ihren Teilnehmern + passendes Produkt + passender Anbieter = Nutzerzufriedenheit.

Wir hoffen auf jeden Fall, dass die genannten Tipps Ihnen als Ausgangspunkt dienen und zum weiteren Nachdenken anregen.

Sie möchten die Funktionen der EventMobi Event-App-Plattform kennenlernen? Dann melden Sie sich für unser nächstes Produktwebinar an!

 

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