Die besten interaktiven Formate für virtuelle Konferenzen
Wenn Sie ein ansprechendes Programm für Ihre virtuelle Konferenz erstellen möchten, ist das Format mindestens genau so wichtig wie der Inhalt. Aber wie findet man die richtige Mischung aus verschiedenen Formaten, um das virtuelle Publikum bei der Stange zu halten? In diesem Post zeigen wir einige der Best Practices für Online-Events.
Zuallererst ist es wichtig, ein paar Begriffe zu klären. Das Wort „Live“ kann bedeuten, dass ein Event vor Ort stattfindet, oder es kann heißen, dass eine Online-Veranstaltung bzw. ein bestimmter Programmpunkt in Echtzeit übertragen wird. Bei virtuellen Events unterscheidet man zwischen:
- Livestream-Format: Ein Programmpunkt wird in Echtzeit übertragen
- Simulive-Format: Ein vorab aufgezeichneter Inhalt wird einmalig übertragen, oft mit Teilnehmer-Interaktion in Echtzeit wie z. B. Live-Chat
Sie sollten strategisch darüber nachdenken, welche Elemente Ihres Online-Events live übertragen werden sollen. Das kann sich von einem Sessionformat zum anderen unterscheiden.
Außerdem ist es wichtig, den Face-to-Face-Aspekt zu bedenken. Normalerweise gehen wir davon aus, dass es sich hierbei um persönliche Begegnungen im realen Raum handelt. Aber dank Videokonferenzen kann man jetzt auch virtuell von Angesicht zu Angesicht miteinander interagieren. Virtuelle Meetings mit mehreren Teilnehmern können sehr spannend und interaktiv gestaltet werden – die Struktur ist hierbei besonders wichtig.
Zu guter Letzt müssen Eventplaner auch darüber nachdenken, welche Sessionformate sich für die Bereitstellung „on-demand“, also auf Abruf, eignen. In diesem Leitfaden erklären wir, wie Sie das beste Sessionformat für jede Stufe der Teilnehmer-Erlebnisses wählen.
Virtuelles Konferenzprogramm: Livestream oder Simulive?
Bei virtuellen Events finden die meisten Programmpunkte entweder als Livestream oder als Simulive-Format statt. Aber wann sollten Sie welche Option wählen?
Ein Livestream hat den Vorteil, dass er Improvisation ermöglicht und das Gefühl erzeugen kann, wirklich mittendrin im Geschehen zu sein. Andererseits ist bei vorab aufgezeichneten Inhalten eine optimale Produktionsqualität möglich, während das Risiko von technischen Problemen minimiert wird. Wenn sogar Premium-Events wie die Grammys unter schlechten Internetverbindungen leiden, gibt es keine Garantie, dass Ihre Veranstaltung davon verschont bleibt.
Selbst wenn Sie sich für ein Simulive-Format entscheiden, empfiehlt sich jedoch, ein Live-Intro und -Outro durch einen Moderatoren oder Referenten einzubauen.
Idealerweise sollte Ihre virtuelle Eventplattform flexibel genug sein, um Livestream- und Simulive-Formate gleichermaßen zu ermöglichen. EventMobis Produktionsservice für virtuelle Events kümmert sich um alle Ihre Bedürfnisse in Sachen Livestream und Videoproduktion. Die virtuelle Eventplattform von EventMobi verfügt außerdem über eine einfache Benutzeroberfläche, die das Einbetten von YouTube-, Vimeo- und Facebook-Live-Links ermöglicht. Sogar benutzerdefinierte URLs sind möglich, damit Sie die RTMP-Einstellungen von Zoom nutzen können.
Als Hilfestellung bei der Auswahl des besten Formats haben wir die Vor- und Nachteile von Livestreams und Voraufzeichnungen für die häufigsten Sessiontypen zusammengestellt:
1. Keynote-Vortrag
Von dem eröffnenden Keynote-Vortrag hängt viel ab, denn natürlich möchte man einen guten ersten Eindruck bei den Teilnehmern hinterlassen. Für einen Livestream spricht, dass der Referent Echtzeit-Umfragen und anderes Teilnehmer-Feedback einbauen kann. Andererseits ermöglicht es ein Simulive-Format dem Referenten, während des Vortrags im Live-Chat auf Teilnehmerfragen zu antworten. Ein vorab aufgezeichneter Vortrag kann außerdem einen nahtlosen Übergang zwischen Folien und anderen AV-Elementen garantieren.
2. Paneldiskussionen
Eine live übertragene Paneldiskussion bietet den Reiz eines spontanen, ungefilterten Austauschs. Jedoch erhalten Sie durch die Vorabaufzeichnung mehr Kontrolle über das Gespräch dank der Möglichkeit des Editings. Bei einer Live-Session gilt: Je mehr Referenten, desto mehr Risiken für technische Probleme. Treffen sich Ihre Panelgäste in einem professionellen Studio oder schalten sie sich von Hause dazu? In letzterem Fall kann eine einzige fehlerhafte Internetverbindung für störende Unterbrechungen des Gesprächsverlaufs sorgen.
3. Preisverleihungen und Abschlussfeiern
Preisverleihungen und Abschlussfeiern drehen sich stark um Verkündungen in Echtzeit, daher ist ein Livestream üblicherweise die beste Wahl. Dennoch können auch diese Veranstaltungstypen von kurzen, vorab aufzeichneten Segmenten profitieren, etwa Eröffnungsreden.
4. Produktdemos
Demos sind ein grundlegender Bestandteil von Produkteinführungen und gesponserten Programmpunkten auf Messen. Eine Demo live zu übertragen, kann das Vertrauen der Kunden erhöhen, da sich die Funktionalität des Produkts in Echtzeit überprüfen lässt. Manchmal kann sogar eine Störung zu effektiver Publicity beitragen, wie Tesla 2019 mit seinen „unzerbrechlichen“ Autofenstern bewies. Dennoch bietet eine voraufgezeichnete Demo mehr Flexibilität, um die Funktionalität des Produkt in verschiedenen Kontexten zu zeigen – und kann eine hochwertige Produktionsqualität garantieren.
5. Weiterbildung
Ob es sich um eine Rede eines bekannten Vordenkers handelt oder um eine Präsentation von Forschungsergebnissen – Bildungsinhalte können von einem knackigen Editing profitieren. Die Informationen sollten so prägnant und unterhaltsam wie möglich übermittelt werden, damit sie wirklich hängenbleiben. Folglich ist eine Voraufzeichnung meistens die beste Wahl.
Virtuelle Meetings: Interaktive Breakout-Sessions umsetzen
Während der Livestream- und Simulive-Elemente Ihrer Veranstaltung fließen AV-Inhalte in eine Richtung – zu Ihrem Publikum. Geht es jedoch um interaktive Bestandteile wie Fragerunden an den Referenten, kann ein beidseitiges Videoformat die Teilhabe extrem verstärken. Videokonferenz-Tools haben eine rasante Entwicklung durchgemacht und bieten mehr Möglichkeiten denn je, um Ihre virtuellen Teilnehmer miteinander zu vernetzen.
Die virtuelle Eventplattform von EventMobi bietet zwei Optionen, um Ihren Teilnehmern ein virtuelles Face-to-Face-Erlebnis zu ermöglichen:
- Die neue Funktion für interaktive Meetingräume, die direkt in der Plattform angeboten werden
- Die Integration mit Zoom
Die eingebauten interaktiven Meetingräume von EventMobi können jeweils von 50 Teilnehmern zur Zeit genutzt werden. Davon können sich 12 gleichzeitig per Video zuschalten, während der Rest per Mikrofon teilnehmen kann. Ein einzelnes virtuelles Event kann bis zu 100 dieser Meetingräume gleichzeitig hosten. Für ein Networking-Erlebnis in intimerer Atmosphäre empfehlen wir mehrere Sessions für kleinere Gruppen.
Wenn Sie größere Gruppen beteiligen möchten, ist EventMobis Integration mit Zoom ideal: Diese unterstützt bis zu 1000 Video-Teilnehmer gleichzeitig. Diese Integration umfasst ein hohes Grad an Sicherheit, sodass Sie sich keine Sorgen um Zoom-Bombing machen müssen. Dank geschlossener Räume können nur Teilnehmer dem Gespräch beitreten, die bereits in die Eventplattform eingeloggt sind.
1. Eröffnung und Schlusswort
Der Eröffnungsempfang und das Schlusswort einer Veranstaltung können zwar per Livestream übertragen werden, doch ein großformatiges Zoom-Meeting kann das Gemeinschaftsgefühl verstärken. Selbst wenn nur eine Person vorträgt, fühlen sich die Teilnehmer durch den visuellen Aspekt verbundener. Zoom-Meetings ermöglichen dem Moderator außerdem, zusätzliche Zoom-Funktionen zu nutzen – z. B. die Teilnehmer eines großen Meetings in Kleingruppen aufgeteilt in Breakout-Räume zu schicken – und anschließend wieder zurück zum Hauptmeeting.
2. Q&A-Sessions
Für Q&A-Sessions empfehlen wir in der Regel, die Besucher in Kleingruppen aufzuteilen und EventMobis interaktive Meetingräume zu verwenden. Das kleinere Format stellt sicher, dass alle Teilnehmer an die Reihe kommen, um ihre Frage zu stellen. Dennoch kann auch ein Zoom-Meeting funktionieren, etwa für eine Q&A-Session mit einem prominenten Redner, der wahrscheinlich eine große Anzahl Teilnehmer anziehen wird.
3. Posterpräsentationen
Die kleineren eingebauten Meetingräume von EventMobi eignen sich auch perfekt für Posterpräsentationen. Jeder Vortrag kann schnell auf den nächsten folgen und Teilnehmer können per Mikrofon ihre Fragen an den Referenten stellen.
4. Soziale Networking-Sessions
Ob eine themenbasierte Diskussion unter Gleichgesinnten oder eine lockere Happy Hour, jede virtuelle Networking-Session kann durch ein Videokonferenz-Tool aufgewertet werden. Denn Körpersprache und Mimik sind natürlich wichtige Bestandteile von sozialer Interaktion. Auch hier funktionieren kleinere virtuelle „Networking-Lounges“ am besten, damit alle Teilnehmer zu Wort kommen.
5. Gesponserte Breakout-Sessions
Ein interaktiver Breakout-Raum mit einer kleinen Anzahl Teilnehmer bietet die perfekte Gelegenheit für Sponsoren, sich in einem intimeren Rahmen mit potenziellen Leads zu unterhalten. Dieses Format gibt ihnen auch die Möglichkeit, während einer Produktdemonstration Teilnehmerfragen in Echtzeit zu beantworten.
6. Workshops und Schulungen
Auch Workshops und Schulungen können von Videochats profitieren. Dieses Format ermöglicht Teilnehmern, ihre Körpersprache miteinzubeziehen. Face-to-Face-Kontakt ist auch für Nutzerkonferenzen wertvoll, bei denen Kunden nach Lösungsansätzen oder Expertentipps fragen.
7. Helpdesk
Auch wenn es sich hierbei nicht direkt um einen Programmpunkt handelt, kann auch ein Helpdesk bei Ihrem Event ein interaktives Format nutzen. Wenn Kundenservice-Mitarbeiter über einen eigenen Raum verfügen, können Teilnehmer dort persönlichere Unterstützung erhalten.
Eine virtuelle Event-Community aufbauen mit Video-on-Demand
Zu guter Letzt sollten Sie sich auch Gedanken darüber machen, welche Sessiontypen sich zum Dauerbrenner eignen. Eine Content-Bibliothek, wo Videos auf Abruf bereitstehen, ist der ideale Ausgangspunkt, um eine Event-Community aufzubauen. Dadurch können Sie sogar zusätzliche Einnahmen generieren, indem Sie den Zugang kostenpflichtig machen.
Mit der EventMobi-Plattform können Sie außerdem die Videoaufrufe jedes Nutzers nachverfolgen. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Weiterbildungszertifikate auszustellen, wenn jemand ein Schulungsvideo vollständig angesehen hat.
Im Allgemeinen funktioniert Content am besten, der entweder lehrreich oder unterhaltsam ist. Dazu gehören:
- Schulungseinheiten
- Vorträge mit Bildungscharakter
- Reden von bekannten Vordenkern
- Produktdemos
Wenn Sie Ihre On-Demand-Inhalte aus einem aufgezeichneten Livestream generieren, sollten Sie jegliche Pausen oder wiederholte Aussagen herausschneiden. Wenn eine Aufnahme die Aufmerksamkeit der Zuschauer nicht fesselt, kann es passieren, dass sie Abschnitte überspringen oder sogar ganz abschalten.
So wird Ihre virtuelle Konferenz zum Erfolg
Mit einer flexiblen Eventplattform haben Sie die Freiheit, das passende Format für jede Art von virtueller Session zu wählen. Dabei ist ein intuitives Benutzererlebnis von Vorteil – sowohl für Sie als Veranstalter als auch für Ihre Teilnehmer.
Deshalb bietet EventMobi sowohl ein eigenes virtuelles Event-Produktionsteam als auch einen einfachen Einrichtungsprozess für eingebettete Livestream- und Videoinhalte. Auch unsere neue Meetingraum-Funktion macht es deutlich leichter, den virtuellen Austausch zwischen mehreren Personen zu ermöglichen. Mit EventMobi erschaffen Sie ein ganz persönliches virtuelles Eventerlebnis in Echtzeit.
