Virtuelle Konferenzen in Profiqualität: zwölf Tipps

Für die meisten Eventplanungsprofis und -teilnehmer*innen ist längst klar: Konferenzen, Messen und andere Events in der virtuellen Sphäre haben ihre Vorzüge.

Manche sehen Onlineevents nur als Ersatz für den Fall, dass persönliche Treffen nicht möglich sind. Andere stützen ihre gesamte Planung von vornherein auf eine Hybridevent-Plattfom, nicht zuletzt dank der besonders großen Reichweiten. Und wieder andere entscheiden sich für ein rein virtuelles Format. Doch selbst wenn man Eventualitäten wie Wetterkapriolen und Reisebeschränkungen außer Acht lässt, haben virtuelle Events ihre logistischen, wirtschaftlichen und ökologischen Vorteile.

Das bedeutet: Digitale Konferenzen mit ihren spezifischen Interaktionen spielen auch in Zukunft eine wichtige Rolle. Allerdings gibt es eine steile Lernkurve für Onlineeventplaner*innen, die erst wenig Erfahrung mit diesem Format haben und die Best Practices noch nicht im Schlaf herunterbeten können.

Als Konferenzen vor Ort die Norm waren, konnten sich die Veranstalter auf Audio/Video-Teams (AV-Teams) verlassen, die für einen reibungslosen Ablauf der Präsentationen auf der Bühne sorgten. Podiumsdiskussionen wurden meist von den Referent*innen selbst betreut. Jetzt, da viele Veranstaltungen auf virtuelle Formate umgestellt haben, müssen die Organisator*innen die Qualität der Liveprogrammpunkte und die Organisation des gesamten Ablaufs stärker in die Hand nehmen.

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Konferenz-Livestreaming-Technologie hat sich um Lichtjahre weiterentwickelt, verglichen mit den berüchtigten Zoom-Konferenzen Anfang 2020. In der Erwartungshaltung des Publikums muss Onlinecontent heute ebenso packend sein wie eine Präsentation vor Ort. Oder noch besser, versteht sich. Da der Wettbewerb in Sachen virtuelle bzw. digitale Events immer intensiver wird, kann es nach hinten losgehen, wenn man nicht mit professionellen, eleganten Livestream-Produktionen aufwartet: Die Teilnehmer*innen bleiben beim nächsten Mal vielleicht einfach weg.

Was ist eine virtuelle Konferenz? Unsere Definition:

Eine virtuelle Konferenz oder Veranstaltung ist ein organisiertes Zusammentreffen von Personen, das vollständig oder fast vollständig online stattfindet.

Erfolgreiche virtuelle Konferenzen nutzen Audio- und visuelle Technologien sowie eine ausgeklügelte Event-App, um das Publikum und die Referent*innen miteinander zu verbinden.

Virtuelle Konferenzen können Menschen zusammenbringen, die in verschiedenen Teilen der Welt leben, und es ihnen ermöglichen, an Gesprächen, Networking und Workshops mit Personen teilzunehmen, die sie sonst nie treffen würden.

Eine hybride Veranstaltung ähnelt einer virtuellen Konferenz, bringt aber auch Elemente einer Vor-Ort-Veranstaltung mit ein. So kann es beispielsweise eine begrenzte Anzahl von Tickets für die persönliche Teilnahme geben, die zu einem höheren Preis angeboten werden, oder ein Unternehmen kann die virtuelle Seite der Veranstaltung nutzen, um Personen einzuladen, die nicht zum Veranstaltungsort reisen können.

Die Kosten schlechter Livestreams digitaler Konferenzen

Eine Studie von EventMB hat ergeben, dass Interaktion als größte Herausforderung bei virtuellen Konferenzen gilt. Besondere Unzufriedenheit mit der einschlägigen Konferenztechnologie rührte daher, dass die Interaktionen weniger ergiebig waren als bei Vor-Ort-Veranstaltungen. Es lohnt sich ein Blick auf die Ursachen des Problems:

Zoom-Müdigkeit

Streaming-Dienste wie Netflix und informative Reihen wie TED-Talks legen die Messlatte für Onlinecontent hoch. Bei hochwertigen Produktionen fällt es dem Publikum besonders leicht, bei der Sache zu bleiben und sich selbst aktiv einzubringen. Eine virtuelle Konferenz auf Zoom, bei der sich zwei Leute bei dürftiger Beleuchtung in ihren Wohnzimmern unterhalten, eignet sich besser als Podcast. Dabei kann man wenigstens mit dem Hund rausgehen. Um eine digitale Konferenz zu einem echten Erfolg zu machen, müssen Planer*innen sich schon etwas einfallen lassen und erstklassige Streamingqualität bieten. Dazu gehört auch, sicherzustellen, dass das Publikum nicht wegen technischer Fehler abspringt, bevor es überhaupt einen Nutzen aus der Veranstaltung ziehen kann.

Überangebot an Onlineevents

Virtuelle Veranstaltungen müssen sich gegen Ablenkungen zu Hause und gegen eine Fülle anderer Events behaupten. De facto ist die Teilnahme an solchen Anlässen mittlerweile kaum noch mit Hürden verbunden. Und die Konkurrenz durch andere (häufig kostenlose) Onlineinhalte nimmt zu. Wer eine digitale Konferenz plant, muss sich abheben von dem Überfluss an Inhalten, die auf digitalen Kanälen laufen. Dabei ist auch eine hochwertige Produktion in guter Livestream-Qualität entscheidend.

Glaubwürdigkeit der Eventmarke

Da ständig neue Events aus dem Boden schießen, suchen die Zielgruppen immer mehr nach Möglichkeiten, die seriösesten Anbieter zu erkennen. Ein professionell aussehender Stream auf einer eigenen Plattform kann die Fachkompetenz ausstrahlen, mit der Sie sich von der Masse abheben können. Dass Ihre Marke unprofessionell oder ungeschliffen erscheint, ist gewiss das Letzte, was Sie wollen.

Beste Livestreams für virtuelle Konferenzen: ein umkämpftes Feld

Was treibt die Konkurrenz? Wie können Sie mithalten oder am besten sogar den anderen voraus sein?

So wie sich die Eventtechnologie seit Jahren rasant weiterentwickelt, so gehen auch viele Eventprofis beeindruckend mit der Zeit.

Eine aktuelle Studie von EventMB zeigt, dass Interaktion nach wie vor die größte Herausforderung bei der Organisation virtueller Events darstellt. Aber immer mehr scheinen diese Lücke zu schließen. Weniger als ein Viertel (24 %) der Befragten nannten Interaktion als größten Knackpunkt im zweiten Quartal 2021, verglichen mit mehr als einem Drittel (36 %) im vierten Quartal 2020.

Einige zusätzliche positive Trends gewinnen im Bereich virtuelle Konferenzen an Dynamik. Immer weniger der von EventMB Befragten halten virtuelle Eventtechnologie für „unerprobt“. Zudem gaben nur 9 % der Befragten an, „fehlendes technisches Wissen“ sei ihre größte Herausforderung (im Vergleich zu 21 % weniger als ein Jahr zuvor). Zudem gaben mehr als doppelt so viele Planer*innen an, ihre eigenen Onlineevents hätten ihre Erwartungen übertroffen.

Das Erfolgsgeheimnis von Konferenzen in der virtuellen Sphäre

Was steckt hinter diesen zunehmenden Erfolgserlebnissen? Brauchte es einfach Zeit, bis Veranstaltungsplaner*innen sich an die neuen Technologien gewöhnt hatten? Das ist zweifellos ein Teil der Antwort, doch erklärt es längst nicht alles. Man kann von Planer*innen nicht erwarten, dass sie die Qualität ihrer Onlineevents steigern, wenn sie nicht über ein entsprechendes Budget verfügen.

Werfen wir wieder einen Blick auf die EventMB-Umfrage: Die Zahl derer, die sich mit kostenloser Onlineevent-Technologie begnügen, fiel von 14 % im dritten Quartal 2020 auf nur 9 % im zweiten Quartal 2021. Mit anderen Worten: Allem Anschein nach haben viele Eventplaner*innen – und die Finanzabteilungen, die ihre Budgets festlegen – die Warnungen vor der „Zoom-Müdigkeit” beherzigt.

Darüber hinaus stieg die Zahl derer, die bereit sind, 15.000 USD (oder mehr) auszugeben, um 70 %. Fast ein Viertel der Befragten fällt jetzt in diese Spitzengruppe, wohingegen es im Vorjahr nur 14 % waren.

Wie Sie das Budget für wirklich gute Onlineevent-Technologie festlegen

So erfreulich und ermutigend all die Fortschritte auch sind: Die Realität sieht so aus, dass nicht alle Eventplaner*innen Ausgaben in diesem Umfang stemmen können.

De facto bezeichnen mehr und mehr Teilnehmer*innen der EventMB-Umfrage das Budget als ihre größte Herausforderung. Das gilt sogar für diejenigen, deren Teilnehmerzahlen steigen und die nicht sonderlich um Sponsoren kämpfen müssen.

Wie können Planer*innen also die steigenden Kosten für Eventtechnologie mit den Einnahmen virtueller Konferenzen decken?

Die Lösung ist im Grunde genommen, die richtige Technologie für die Anforderungen zu finden, die mit dem jeweiligen Event einhergehen. Die größten und am besten etablierten Veranstalter können sich vielleicht professionelle Livestream-Produktionsdienste leisten. Für viele andere hingegen kann die Produktion von Livestreams in Eigenregie das Mittel der Wahl sein.

Was Livestream-Produktion in Eigenregie bedeutet

Mit Livestream-Produktionssoftware wie EventMobi Studio können Sie direkt in Ihrem Browser unkompliziert sehr professionell aussehende Livestreams hervorbringen.

Das Studio ist vollständig in Ihre Eventplattform integriert und ermöglicht Ihnen, Ihre Livestream-Programmpunkte mit nur wenigen Klicks einzurichten. Die Plattform setzt Ihre RTMP-Streaming-Verbindung für Sie auf, sodass Sie nicht länger Links in eine Drittanbieter-Anwendung kopieren müssen. Zugleich behalten Sie die volle Kontrolle über das gesamte Erscheinungsbild Ihrer Veranstaltung. Sie möchten mehrere Referent*innen unter einen Hut bringen und visuelle Effekte hinzufügen? Schalten Sie einfach die entsprechenden Regler ein und aus. Alles ist in einem leicht verständlichen visuellen Format gestaltet. Auch ohne technische Fachkenntnisse kommen Sie hiermit also zu tollen Ergebnissen.

Die zwölf Best Practices für Onlineevent-Produktion in Profi-Qualität

In unserem kürzlich veröffentlichten Webinar Live Streaming Made Easy: How to Create On-Brand and On-Budget Virtual Events erklären wir, wie Livestream-Produktion in Eigenregie funktioniert. Dabei gehen wir auf besonders bewährte Vorgehensweisen für digitale Konferenzen ein.

Unsere Highlights kreisen dabei um das, was es braucht, damit Ihre virtuelle Konferenz aus der Masse herausragt.

Zu diesem Thema ebenfalls lesenswert: Die besten interaktiven Formate für virtuelle Konferenzen

1. Legen Sie fest, wie viel Interaktion Ihre digitale Konferenz braucht

Führen Sie ein einmaliges Meeting durch, bei dem jemand im Hintergrund Protokoll führt? Oder präsentieren Sie gesponserte Inhalte mit einer ganzen Reihe von Referent*innen und steht das Material auch später noch online on demand bereit?

Wenn Ersteres der Fall ist, lohnt sich der finanzielle Aufwand vermutlich nicht, den eine profimäßige Übertragung mit umfassendem Branding erfordern würde. Doch für Letzteres empfiehlt sich eine DIY-Livestream-Plattform oder sogar die Unterstützung durch ein professionelles Produktionsteam. So stellen Sie sicher, dass Ihr Produktionsniveau auch auf lange Sicht überzeugt und den inhaltlichen Ansprüchen gerecht wird.

2. Nehmen Sie sich genügend Zeit

Es kann Monate in Anspruch nehmen, eine virtuelle Konferenz zu planen. Und doch ist Reaktionsschnelligkeit gefragt, da ab und zu Unerwartetes dazwischenkommt. So kann zum Beispiel eine recht plötzliche Umstellung auf ein Hybridformat nötig werden. Auch Zeit und Budget spielen eine wichtige Rolle bei der Entscheidung, ob Fernsehqualität für die Produktion Priorität hat. Selbst wenn Sie im Prinzip eine reine Präsenzveranstaltung anstreben, kann ein Plan B sinnvoll sein, der die Produktion von hochwertigem Onlinecontent abdeckt.

Vor diesem Hintergrund empfehlen wir Ihnen, mindestens einen Monat einzuplanen, in dem Sie die folgenden Punkte abarbeiten können:

• Programm und Ablaufplan fertigstellen
• Inhalte zusammentragen
• Referent*innen, Moderator*innen und Sponsoren vorbereiten
• Alle Inhalte vorab aufzeichnen, die nicht live übertragen werden soll
• Aufgenommene Videos aufbereiten
• Mindestens einen Probedurchlauf absolvieren – aber nicht erst in letzter Minute
• Wenn nötig, Änderungen am Ablauf vornehmen
• Sichergehen, dass Sie aus technischer Perspektive bestens vorbereitet sind

Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie jeden dieser Schritte in einem virtuellen oder hybriden Kontext handhaben sollen, keine Sorge! Wir gehen nun auf jeden Punkt im Detail ein.

3. Sorgen Sie mit einem gründlichen Ablaufplan für beste Erfolgsvoraussetzungen

Sobald Sie Ihr Programm und die Themen skizziert haben, sollten Sie zügig damit beginnen, einen Ablaufplan, einen Showflow, zu erarbeiten.

Im Idealfall enthält Ihr Showflow nicht nur einen detaillierten Zeitplan für jede Phase Ihres Livestreams, sondern dient auch als Projektmanagement-Tool Ihre gesamte digitale Konferenz. Im Grunde genommen umfasst er gleich auch eine Liste Ihrer Referent*innen mitsamt Jobtiteln, eine Liste der Sponsoren und ihrer Ressourcen sowie Ihren Plan für Interaktionsmöglichkeiten, etwa Live-Umfragen und Gamification.

Damit Sie von Anfang an richtig vorgehen, stellt das Produktionsteam von EventMobi seine Vorlage für den Ablaufplan für Ihre virtuelle Konferenz zum Download bereit. Sie ist für das Team eine unverzichtbare Ressource bei der Produktion von hunderten Onlineevents Jahr für Jahr, bei denen die Teilnehmerzahlen von 200 bei nichtöffentlichen Veranstaltungen bis zu 5.000 und mehr bei großen öffentlichen Anlässen reichen.

Die Vorlage wurde eigens für Eventorganisator*innen entwickelt. Kernbestandteile sind:

• dynamischer Projektplan inklusive To-Do-Liste
• Greenroom-Checkliste mit Backstage-Tipps
• Tabellen zur Verwaltung von Referent*innen & Sponsoren
• klassischer Event-Ablauf mit Zeitplan

4. Setzen Sie passende visuelle Elemente für Ihr Branding ein

Stellen Sie sicher, dass alle Folien für markenspezifische Präsentationen, Bauchbinden, Einblendungen und Übergänge in hoher Auflösung bereitstehen, und das nicht erst auf den letzten Drücker.

Mit EventMobi Studio können Sie unter anderem aus einer Fülle vorgefertigter Grafiken wählen und eigene hinzufügen. Wenn Sie keine Self-Service-Software für die Livestream-Produktion nutzen, kann ein technischer Produzent Ihnen bei der Zusammenstellung dieser Materialien und bei der richtigen Auflösung helfen.

Sie sollten auch Ihre Sponsoren rechtzeitig über diese Spezifikationen informieren, damit sie genügend Zeit haben, Ihnen Logos, Overlay-Grafiken und Videoclips zur Verfügung zu stellen. Denken Sie daran, all diese Elemente mit einem Projektmanagementsystem wie unserer Showflow-Vorlage zu verwalten.

Setzen Sie Bild- und Videomaterial großzügig ein, damit das Publikum visuell angeregt wird und nicht pausenlos nur die Gesichter von Referent*innen zu sehen bekommt. Nehmen Sie sich ein Beispiel an Nachrichtensendungen, die Aufnahmen von Reporter*innen und Moderator*innen mit Schnittbildern und Statistiken auflockern.

Starke, klare Bilder bieten den Teilnehmer*innen tolle Gelegenheiten für Screenshots, die sie dann über Social Media verbreiten.

5. Bereiten Sie Ihre Referent*innen vor und proben Sie Ihre virtuelle Show

Nicht nur den Planer*innen verlangen digitale Konferenzen, Onlinemessen und Co. Neues ab. Referent*innen, Sponsoren, Moderator*innen, Teilnehmer*innen: Sie alle passen sich gemeinsam an neue Formate an. Da lauern Stolpersteine, wohin man auch schaut.

Bevor Sie den Vorhang Ihrer Digitalkonferenz lüften, sollten Sie zum Beispiel Folgendes klären: 

• Nutzen die Referent*innen zuverlässige Mikrofone? 
• Finden gesponserte Gesprächsrunden in gut beleuchteten Räumen statt? 
• Verfügen die Moderator*innen über verlässliche Internetverbindungen?

Probeläufe eignen sich bestens, um diese und andere Knackpunkte offenzulegen, mit denen das Live-Event zu einem weniger erfreulichen Erlebnis würde. Testen Sie das Equipment und die Einstellungen aller Referent*innen. Stellen Sie sicher, dass alle Präsentationsfolien in bester Ordnung sind und dass alle Beteiligten wissen, wann sie wo gebraucht werden.

6. Gehen Sie Referent*innen und Moderator*innen beim technischen Set-up zur Hand

Mit unscharfen Videos bekommt man professionelle Livestreams nicht hin. EventMobis Produktionsteam empfiehlt: Referent*innen sollten Webcams mit einer Auflösung im Bereich 720 bis 1080 Pixel und Mikros nutzen. (Mit Headsets lassen sich Hintergrundgeräusche und Echos anderer Referent*innen gut vermeiden.)

Diese Technik braucht keineswegs teuer zu sein; schon 20-Euro-Mikrofone sorgen für eine sehr anständige Tonqualität. Auch die Beleuchtung ist wichtig: Eine günstige LED-Lampe hinter dem Bildschirm setzt Referent*innen gut ins Licht. Alternativ können Sie sie auch bitten, sich gegenüber von einem hellen Fenster zu positionieren. Vor allem gilt es, Gegenlicht zu vermeiden, denn es gibt nichts Schlimmeres als Referent*innen, die als schemenhafte Silhouetten erscheinen.

Unsere Showflow-Vorlage für Onlineevents beinhaltet eine praktische „Green-Room-Checkliste“. Sie erinnert Sie daran, diese Elemente vorab zu prüfen. Ansonsten können technische Produzent*innen Gold wert sein, wenn es um den Probedurchlauf und die Einstellungen der Referent*innen sowie Moderator*innen geht. Diese Profis wissen, worauf es ankommt, können alle etwaigen technischen Probleme ausräumen und Ihnen mit passgenauen Tipps unter die Arme greifen.

Sofern Sie die EventMobi-Plattform für Online- und Hybridevents nutzen, ist unser GoLive!-Produktionsteam für Sie da, wenn Sie es rufen. Es kümmert sich um all das bei Ihrer Veranstaltung, was in puncto Streaming zu beachten ist. Dabei stimmen unsere Leute sich auch mit Ihrem AV-Team ab, damit das Feld für unkomplizierte Aufnahmen bzw. Übertragungen beim Eventformat Ihrer Wahl geebnet ist und Sie das Publikum im virtuellen Raum begeistern können.

7. Loten Sie die technischen Grenzen Ihrer Plattform aus

Es kommt vor, dass Onlineevent-Technik während der Veranstaltung nicht so gut funktioniert wie bei den Proben. Der Grund: Wenn sich jemand Neues zu Ihren Programmpunkten zuschaltet, kommt immer auch eine zusätzliche Internetverbindung mit der Plattform hinzu. Das wiederum bedeutet eine höhere Belastung für die Server. Kann Ihre virtuelle Eventplattform auch große Volumina bewältigen, die sich ergeben, wenn sehr viele Teilnehmer*innen sich gleichzeitig einloggen, Videos streamen, Fragen einreichen und per Chat mitmischen?

Vielleicht können Sie keinen Testlauf mit der für das Event anberaumten Teilnehmerzahl durchführen. Aber Sie können Ihren Dienstleister fragen, wie hoch seine maximale Kapazität ist. Berücksichtigen Sie dabei auch die zusätzliche Datenlast, die durch zusätzliche Teilnehmeraktivitäten entsteht, beispielsweise mit Chat-Kommentaren.

Kleiner Tipp: Wenn Sie kurz vor der maximalen Teilnehmerzahl stehen, die Ihre Plattform bewältigen kann, sollten Sie Ihr Publikum nicht um Kommentare im Chat bitten. (Fragen Sie zum Beispiel nicht: „Von wo sind Sie alle zugeschaltet?“)

Um sich zusätzlich abzusichern, sollten Sie Ihren Anbieter nach Statistiken über die Ausfallzeiten seiner Plattform fragen. Die Eventplattform von EventMobi zum Beispiel garantiert eine Betriebszeit von 99,9 %. So steht es in unserem Service Level Agreement (SLA) und dieses Versprechen haben wir noch nie gebrochen.

Es empfiehlt sich übrigens, eine Plattform zu verwenden, bei der Sie von den Teilnehmer*innen selbst dann ein Log-in verlangen können, wenn die Veranstaltung kostenlos ist. So müssen Sie nicht befürchten, von doppelt und dreimal so hohen Teilnehmerzahlen überrascht zu werden, wie es die Anmeldungen vorher erwarten ließen.

EventMobi macht es Ihnen leicht, den Umfang der Teilnehmerzahlen jederzeit im Blick zu behalten. Unsere ausgefeilte Teilnehmermanagement-Software kann Sie stets in Echtzeit benachrichtigen, wenn jemand ein Ticket kauft oder sich für das Event registriert.

8. Nutzen Sie die Vorzüge von vorab aufgezeichneten und „simulive“ ausgestrahlen Programmpunkten

Ein Kniff, mit dem ein Programmpunkt die Blicke auf sich zieht und reibungslos abläuft: Zeichnen Sie ihn im Vorfeld auf und integrieren Sie das Material in die Liveübertragung. So können Sie mehr zusätzliches Bildmaterial einfügen und fehlerhafte Elemente herausschneiden oder überarbeiten. Mit EventMobi Studio können Sie unter anderem Ihre gebrandeten Programmpunkte jederzeit vor dem Event aufzeichnen.

Eine weitere Option: Nehmen Sie die zentralen Inhalte der Programmpunkte im Vorfeld auf und knüpfen Sie dann Live-Blöcke wie Q&A-Runden daran an. Der Begriff „simulive“, also simuliert live, steht übrigens für die Verbindung von echter Liveübertragung und vorab aufgezeichnetem Material. Damit die Übergänge dabei nicht zu erkennen sind, können Sie sie mit Präsentationsfolien überspielen. Hier bieten sich etwa die Kontaktdaten der Referent*innen oder auch Sponsorenbotschaften an.

Mit aufgezeichneten Inhalten können Sie zudem mehrere Programmpunkte parallel ausstrahlen, ohne dafür jeweils Produzent*innen abstellen zu müssen. Falls in Ihrem Programm nichts gleichzeitig läuft, sind Sie damit dennoch in einer komfortableren Lage: Sie verfügen über mehr Spielraum für die Vorbereitung des nächsten Liveabschnitts, können Referent*innen „parken“ und denen, die im Hintergrund arbeiten, eine Pause verschaffen.

9. Sorgen Sie mit Interaktion und variablen Formaten sowie Layouts für Abwechslung

Anknüpfend an den vorigen Punkt: Setzen Sie Ihrem Publikum nicht stundenlang dieselbe Referentenansicht vor. Sorgen Sie für Auflockerung, nämlich mit interaktiven Funktionen wie Live-Umfragen, Q&A-Sessions und einem regen Live-Chat in der Seitenleiste. Es empfiehlt sich auch, unterschiedliche Layouts und Anordnungen visueller Elemente einzusetzen. Man denke hier an Überlagerungen, Bauchbinden, Einblendungen, Hintergründe, Folien und Grafiken.

Ihr Ablaufplan kann Ihnen helfen, den Überblick über alle Variablen zu behalten, sodass bei der Livestream-Produktion am Tag der Veranstaltung nur noch eine einfache Checkliste abzuarbeiten ist. Professionelle Produzent*innen können Ihnen auch verraten, welche Wahlmöglichkeiten gegeben sind und wie sich die attraktivsten Aufmachungen und Übergänge gestalten lassen.

10. Nutzen Sie virtuelle Green-Rooms für die Koordination der Referent*innen

Wie bei Vor-Ort-Veranstaltungen benötigt man bei Events in der virtuellen Sphäre eine Möglichkeit, Referent*innen einzuweisen und sich mit ihnen kurzzuschließen. Sie müssen etwaige Änderungen mitteilen und sicherstellen können, dass sie im richtigen Moment für ihren Vortrag bereit sind.

Bei solch einem Bereich, häufig Green-Room genannt, handelt es sich um einen virtuellen Raum, der nicht in der eigentlichen Liveübertragung auftaucht. Referent*innen können hier auf ihren Auftritt warten oder sich nach der Präsentation in den Backstage-Bereich zurückziehen. Die Bezeichnung Green-Room ist übrigens der Theaterwelt entlehnt, in der Wartebereiche hinter den Kulissen so genannt werden.

EventMobi Studio ermöglicht es Livestream-Produzent*innen, Referent*innen jederzeit in den Backstage-Bereich zu holen. Zusätzlich gibt es eine private Chatfunktion, über die Referent*innen, Moderator*innen und Produzent*innen während der Programmpunkte nichtöffentlich kommunizieren können.

11. Erhöhen Sie die Produktionsqualität mit einer virtuellen Eventlocation

Was ist eine virtuelle Eventlocation?

Gute Frage!

Dabei handelt es sich um einen nur virtuell existierenden Raum, der speziell für die Präsentation Ihrer digitalen Konferenz oder Ihrer vorab erstellten Aufnahmen hergerichtet ist. Virtuelle Eventlocations werden in der Regel von Bild- und Tontechnikfirmen oder von Anbietern virtueller Eventtechnologie betrieben. Das heißt, sie sind mit genau der Infrastruktur ausgestattet, die für die Produktion und Übertragung von hochwertigem, professionellem Material erforderlich ist. 

Virtuelle Eventlocations oder virtuelle Studios eignen sich vortrefflich, wenn Sie sich professionelle Livestreams wünschen, jedoch die Risiken oder Investitionen meiden möchten, die an die Einrichtung eines eigenen Studios geknüpft wären. Zudem erhalten Sie dabei so gut wie immer auch Beratung oder handfeste Unterstützung bei der Eventproduktion.

12. Gehen Sie bei Handlungsaufforderungen und Datensammlung strategisch vor

Ein professionelles Erscheinungsbild sollte für Ihr Event natürlich eine der obersten Prioritäten sein. Doch auch an Marketingkriterien will gedacht sein. Welches ist der wichtigste Call-to-Action für jeden Programmpunkt im Einzelnen? Und mit welchen visuellen Elementen werden die CTAs beworben? Vermerken Sie diese Elemente auf jeden Fall zu jedem Livestream im Ablaufplan für Ihre digitale Konferenz, Ihr virtuelles Meeting, Ihren virtuellen Kongress.

Übrigens: Nutzen Sie eine virtuelle Eventplattform, mit der Sie Kennzahlen zur Interaktion erfassen können, seien es Zuschauerstunden oder auch Klicks? Derartige Informationen können mitentscheidend sein, wenn Sie den ROI von Sponsoren nachweisen wollen. Auch für die Ausstellung von Zertifikaten bezüglich der Teilnahme an Webinaren kann dies nützlich sein.

Wie virtuelle Konferenzen von technischen Produzenten profitieren

Bei Onlineevents ist ein Produktionspartner häufig enorm von Nutzen. Für viele Planer*innen solcher Veranstaltungen (besonders für die, die gerade so zurechtkommen) ist noch Luft nach oben, wenn hohe Produktionsqualität gefragt ist, damit das Event rundum fachmännisch daherkommt.Ihre Onlineevent-Plattform kann hierbei ein exzellentes Hilfsmittel sein. Wie unlängst eine Erhebung von EventMB ergab, lagern 33 Prozent aller Veranstaltungsplaner*innen die Produktion virtueller Events aus. Weitere 20 Prozent vertrauen dabei auf ihren einschlägigen Eventtech-Anbieter.

Erfahrene Onlineevent-Producer*innen punkten in vielerlei Hinsicht:

• Expertenwissen
  Sie führen Probeläufe durch und legen Schwachstellen offen, die weniger erfahrenen Beobachter*innen womöglich nicht auffallen oder in den Sinn kommen würden.

• Technologie-Support
  Technikprofis stellen sicher, dass das AV-Equipment, die Internetverbindung, die Onlineevent-Plattform und sämtliche integrierte Technologie die Anforderungen für Ihre virtuelle Konferenz erfüllen und störungsfrei laufen.

• Bildbearbeitung
  Technische Produzent*innen kennen sich mit Videoschnittsoftware aus. Wenn Sie vorab aufgezeichnetes Filmmaterial einbringen wollen, können sie Ihnen bei der Aufnahme und Bearbeitung helfen, sodass das Ergebnis sauber und fachgerecht zusammengestellt wird.

• Koordination
  Bei virtuellen Events ist vieles in Bewegung: Referent*innen wechseln vom Green-Room in den Livestream, Breakouts müssen punktgenau beginnen und enden, Einblendungen wechseln sich ab, aufgezeichnete Videos werden integriert, Bildmaterial wird ausgetauscht; die Liste lässt sich fortsetzen. Spezialist*innen für virtuelle Eventproduktionen koordinieren all dies so, dass es dabei keinerlei Brüche gibt.

• Teilnehmermanagement
  Technische Produzenten virtueller Events können helfen, die Teilnehmer*innen zur rechten Zeit an den rechten Ort zu lenken, damit sie sich auf dem Portal nicht verlieren. Zudem schalten sie das Publikum bei Bedarf stumm, managen Chats sowie Q&A-Runden und verwalten den Zugang zu unterschiedlichen Bereichen.

• Glückliche Sponsoren
  Bei Sponsoren genießen Onlineevents durchaus einen Vertrauensvorschuss. Also ist es entscheidend, dass deren Marke und Präsentation professionell rüberkommen. Technische Produzent*innen virtueller Events verleihen nicht nur der gesamten Eventproduktion Professionalität, sondern stellen auch sicher, dass Pop-ups, Einblendungen, Bauchbinden und andere markenspezifische visuelle Elemente gekonnt und genau im richtigen Moment auf den Bildschirmen erscheinen.

Zusammengefasst

Der Zoom-Müdigkeit etwas entgegensetzen und sich von der steigenden Flut an virtuellen Veranstaltungen abheben: Dies kann Sie vor Herausforderungen stellen. Doch fesselnde, professionell aussehende Livestreams sind ein geeignetes Mittel, Ihren Teilnehmer*innen schnell und einfach zu verdeutlichen, dass Sie eine zuverlässige, glaubwürdige und professionelle Instanz sind. 

Wenn Sie Ihre Vorstellungen mit genau der Produktionsqualität realisieren wollen, die das Publikum heutzutage erwartet, kann ein Produktionsstudio für die Livestream-Produktion in Eigenregie das perfekte Mittel sein. Und wenn Sie lieber einem Profi die Zügel überlassen möchten, können technische Produzent*innen Ihnen helfen, damit das Projekt wie eine gut geölte Maschine läuft.